Nell'odierno clima commerciale instabile, le organizzazioni devono fare particolare attenzione alle risorse dell'IT per garantire che ogni asset venga tenuto in considerazione, sia economicamente conveniente e venga utilizzato in modo corretto. Oggi più che mai, è essenziale che i decision maker del reparto IT abbiano un quadro chiaro e preciso dell'ecosistema IT. Tuttavia, con l'aumento costante del numero di soluzioni IT valide, molte organizzazioni scoprono che tenere traccia degli asset dell'IT, men che meno ottimizzarli, è un compito molto più grande di quello che i tradizionali reparti IT sono in grado di gestire in autonomia.
Per visualizzare, organizzare e coordinare gli asset dell'IT, le aziende di tutto il mondo utilizzano il ciclo di vita degli asset dell'IT.
Il ciclo di vita degli asset dell'IT in genere segue un processo formalizzato e spesso viene monitorato e supportato da strumenti software. Sebbene le diverse organizzazioni di diversi settori possano scegliere di adottare una propria versione del ciclo di vita degli asset dell'IT, la maggior parte segue lo stesso formato di base. Analizziamo le sei fasi del ciclo di vita degli asset dell'IT:
La prima fase del ciclo di vita degli asset dell'IT è precedente all'acquisto o alla distribuzione degli asset. È possibile pensare alla fase di richiesta come a una fase di ideazione o pianificazione, dove gli stakeholder si riuniscono, discutono degli obiettivi e determinano quali asset sono necessari e perché. La fase culmina con la richiesta formale di un asset dell'IT.
Una volta effettuata una richiesta, questa deve passare attraverso i canali di approvazione appropriati. I responsabili dell'approvazione delle richieste IT dovrebbero anzitutto confrontare la richiesta con gli asset disponibili in magazzino, al fine di verificare se siano in grado di soddisfare la richiesta. In caso contrario, l'asset dell'IT dovrà essere acquistato.
Una volta selezionati e ottenuti gli asset dell'IT giusti, occorre poi utilizzarli. Il provisioning degli asset dell'IT può avvalersi dell'automazione dei workflow, consentendo alle organizzazioni di fornire automaticamente applicazioni, risorse cloud, hardware ecc.
La fase di monitoraggio è incentrata sull'aumentare la visibilità, garantendo un utilizzo ottimale ed efficiente degli asset, e sull'identificazione e la mitigazione dei rischi. In questa fase è possibile raccogliere dati rilevanti per l'analisi, così da ottenere informazioni per la futura strategia relativa agli asset dell'IT.
Durante il ciclo di vita dell'asset, sarà necessario disporre di varie forme di servizio per mantenere la funzionalità ottimale. Ciò può includere la manutenzione continua, gli aggiornamenti occasionali o anche le riparazioni di emergenza. I membri del team devono pianificare regolarmente del tempo per assicurarsi che i vari passaggi vengano adottati per ogni singolo asset aziendale, in modo da garantire la massima efficienza operativa.
Infine, quando un asset giunge al termine del ciclo di vita, deve essere smaltito e sostituito da un nuovo asset. Il team IT deve comprendere e seguire i passaggi stabiliti per garantire che lo smaltimento degli asset non comporti rischi futuri per la sicurezza.
La gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT offre alle aziende gli strumenti e le strategie di cui hanno bisogno per garantire un ciclo di vita ottimale degli asset dell'IT. In particolare, la gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT offre alle organizzazioni le seguenti funzionalità:
La gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT ha lo scopo di offrire alle organizzazioni una visione accurata e completa di tutti gli asset dell'IT esistenti. Queste informazioni possono essere utilizzate per analizzare gli asset dell'IT esistenti e ottimizzare il loro intero ciclo di vita per supportare gli asset essenziali, migliorare l'efficienza e pianificare per migliorare l'efficacia futura. Infatti, una pianificazione efficace informata dal giusto sistema di gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT può contribuire a creare miglioramenti su tutta la linea, dalla pianificazione all'acquisto, passando per i cicli di aggiornamento e fino al ritiro degli asset.
La gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT aiuta a effettuare acquisti intelligenti identificando le opportunità di consolidamento. I sistemi di gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT possono anche tenere traccia delle future scadenze della garanzia e della data di fine vita dei vari asset aziendali.
Anche il provisioning può essere migliorato attraverso la gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT. Le funzionalità automatizzate possono inserire direttamente le informazioni rilevanti sugli asset nei database ITAM, collegandole allo stesso tempo ai sistemi di gestione delle identità e ai record delle Risorse umane, riducendo quindi al minimo l'inserimento manuale.
La gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT può fornire una visione più completa dei portfolio di asset. In questo modo le organizzazioni possono mappare le tendenze d'uso e ottimizzare l'utilizzo degli asset esistenti. Alcuni sistemi di gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT possono anche collaborare con l'ERP e altri sistemi di
Le funzionalità fornite dalla gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT comportano una serie di vantaggi evidenti. Tra questi:
La gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT offre visibilità e trasparenza complete sugli inventari IT. In questo modo, le organizzazioni saranno in grado di prendere decisioni informate e basate su numeri concreti, piuttosto che su stime o approssimazioni.
Se impiegata correttamente, la gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT può ridurre in modo significativo il tempo e l'impegno che molte organizzazioni dovrebbero altrimenti investire per gestire manualmente gli asset dell'IT. Questo non solo consente alle aziende di risparmiare sui costi della tecnologia e sulle ore di lavoro, ma promuove anche un uso più efficace ed efficiente delle risorse. Inoltre, la gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT consente una comprensione più chiara del Total Cost of Ownership di un determinato asset, in modo che i responsabili possano prendere decisioni consapevoli in merito a strumenti e altre risorse.
La gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT è uno strumento efficace per tracciare e applicare le politiche e i requisiti normativi agli asset, aiutando a identificare ed eliminare i rischi prima che possano diventare problemi reali.
Infine, garantendo che gli asset dell'IT siano conservati meglio, aggiornati regolarmente e disponibili quando necessario, la loro gestione può effettivamente eliminare un importante punto critico per il personale IT.
Ottenere il massimo dal ciclo di vita degli asset dell'IT significa adottare il giusto approccio alla loro gestione. Di seguito evidenziamo alcune best practice da prendere in considerazione:
I diversi reparti hanno esigenze diverse, che devono essere tenute in considerazione quando si apportano cambiamenti all'infrastruttura degli asset dell'IT. È importante assicurarsi che tutti coloro che verranno interessati dal cambiamento siano d'accordo e che vengano prese in considerazione le loro esigenze.
Gli asset hanno cicli di vita diversi. I reparti IT devono avere una mappatura completa di tali cicli di vita e dei processi che ne derivano, in modo da poter capire dove l'attuale tecnologia potrebbe risultare inadeguata.
È necessario stabilire, misurare e riferire i KPI relativi ai cambiamenti apportati alla gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT, in modo che tutti gli stakeholder e i responsabili delle decisioni possano determinare se le modifiche alla politica degli asset hanno influito positivamente sul workflow aziendale.
L'automazione nella gestione del ciclo di vita degli asset dell'IT non solo aumenta l'efficienza e riduce gli errori umani, ma aiuta anche a massimizzare il numero di risorse umane che le organizzazioni possono dedicare alle attività che non possono essere automatizzate.
La crescita aziendale può avvenire sia aumentando la propria base di clienti sia riducendo le inefficienze dei workflow aziendali. Il miglioramento degli asset dell'IT consente alle organizzazioni di eliminare le inefficienze per contribuire a rendere i workflow più efficienti in tutta l'azienda.
Per beneficiare appieno della chiarezza del ciclo di vita degli asset dell'IT, le organizzazioni hanno bisogno di strumenti in grado di gestirli e amministrarli, adattandosi al contempo ai mutevoli bisogni aziendali. ServiceNow, leader nella gestione dell'IT aziendale, ha la soluzione, con l'IT Asset Management.
Basato sulla pluripremiata ServiceNow AI Platform, l'IT Asset Management consente alle aziende di automatizzare i workflow durante l'intero ciclo di vita degli asset: acquisto, inventario, distribuzione, monitoraggio, manutenzione e ritiro. L'IT Asset Management tiene traccia degli asset nelle varie fasi del ciclo di vita e all'interno di ciascuna di esse, fornendo una gestione con controllo e flessibilità senza precedenti da cui molti dipendono.
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