Che cos'è IT Asset Management (ITAM)?

Gli asset hanno un tempo di utilizzo limitato e un'organizzazione può massimizzare il proprio valore con l'ITAM e una gestione proattiva. Le fasi del ciclo di vita in genere includono pianificazione, approvvigionamento, distribuzione, manutenzione, ritiro e smaltimento.

La gestione degli asset dell'IT comprende sia la gestione degli asset hardware sia quella degli asset software. Tuttavia, questi due tipi di gestione sono concettualmente diversi. La gestione dell'hardware si basa sulla gestione degli asset fisici, come server, notebook, PC, dispositivi mobili, stampanti, ecc. Gli asset software includono qualsiasi tipo di software scaricato direttamente su un computer, licenze per l'uso del software e servizi cloud.

L'International Standards Organization (ISO) dispone di una famiglia ufficiale di normative per l'ITAM: l'ISO 19770, che è composto da cinque parti:

1. ISO/IEC 19770-1: delinea le best practice per la gestione degli asset dell'IT all'interno di un'azienda. Le organizzazioni hanno l'opportunità di dimostrare che stanno eseguendo le procedure di ITAM in conformità alle normative per soddisfare i requisiti di governance e supportare le attività IT.
2. ISO/IEC 19770-2: aiuta le aziende a identificare il software su un determinato dispositivo. Si tratta di una normativa per i tag ID del software.
3. ISO/IEC 19770-3: descrive in dettaglio le autorizzazioni associate a un software e il metodo di misurazione del consumo.
4. ISO/IEC 19770-4: consente la creazione di report standardizzati sull'uso delle risorse. Ciò è particolarmente importante quando si gestiscono licenze più complesse e software e hardware basati su cloud.
5. ISO/IEC 19770-5: panoramica degli standard e del vocabolario ISO ITAM.

Il tracciamento e la gestione delle attrezzature essenziali contribuiscono a garantire una gestione efficace degli asset. È necessaria una posizione centralizzata e dettagliata in cui gli/le utenti autorizzati/e possono richiedere gli asset in prestito. Tale posizione dovrebbe includere campi come chi richiede l'asset, il luogo in cui deve essere fornito l'asset richiesto, il modello dell'asset richiesto, l'intervallo di date nel quale l'asset sarà utilizzato e il motivo o la giustificazione per cui è stato richiesto.

Dati efficaci sul prestito di attrezzature possono contribuire a garantire che ogni asset venga tracciato e che un'azienda abbia sempre un'idea chiara di chi sta utilizzando cosa e per quanto tempo. Al di là di ciò, l'individuazione degli asset può fornire ulteriori informazioni sui dispositivi in uso, potenzialmente più precise di ciò che si pensa di avere, sulla configurazione di tali dispositivi e su chi li utilizza. Le attività di individuazione e gestione dell'inventario devono andare di pari passo, pertanto, è necessario implementare l'automazione in modo che, man mano che si individuano gli asset, tutte le informazioni pertinenti possano essere inserite automaticamente in un database per una facile revisione.

È estremamente importante sapere chi dovrebbe disporre degli asset e chi ne dispone davvero nonché quali sono esattamente gli asset disponibili. Altrettanto fondamentale è sapere esattamente dove si trovano gli asset. Il tracciamento della posizione degli asset, che spesso avviene mediante RFID, GPS o scansione dei codici a barre, può aiutare a verificare che gli asset siano dove dovrebbero essere. Inoltre, nel caso in cui una risorsa dovesse mancare, il tracciamento è fondamentale per individuare e proteggere l'asset in questione.

Il repository di ITAM è il database centrale per l'archiviazione e la gestione dei dati finanziari, fisici e contrattuali essenziali. Ma più che servire semplicemente come tracciamento per questi dati, un repository di ITAM efficace deve essere in grado di eseguire le attività di gestione degli asset dell'IT correlate. I repository devono essere strettamente integrati con i set di strumenti adiacenti, tra cui l'inventario, l'utilizzo del software, la gestione supporto servizi IT, la gestione delle modifiche e la gestione degli acquisti e della configurazione.

Una gestione efficace degli asset dell'IT dipende dalla capacità di tenere traccia dei parametri pertinenti. A tale scopo, è necessario identificare i KPI a cui vale la pena dare priorità. Il monitoraggio dei parametri giusti aiuta a garantire prestazioni degli asset migliori, costi di riparazione e manutenzione ridotti e un utilizzo e un'efficacia ottimali. I parametri di tracciamento comuni includono:

• Costi
  
• Numero di asset
• Software con licenza/senza licenza
• Licenze sottoutilizzate/sovrautilizzate
• Garanzie scadute

Il successo della gestione degli asset dell'IT si basa fortemente su dati sugli asset accurati e aggiornati che possono provenire da più fonti tra database, server, piattaforme e soluzioni. L'importazione dei dati in una posizione centralizzata è un passaggio fondamentale per ottenere un quadro accurato sui propri asset.

La gestione degli asset crea un ordine. Gli asset tendono a essere tracciati in molti luoghi diversi da persone diverse: non c'è una sola persona che possiede gli asset e non esiste uno strumento unico che centralizza le informazioni sugli asset. La gestione degli asset dell'IT offre il consolidamento dei dati, fornendo sistemi che funzionano senza la necessità di tracciare continuamente gli artefatti, monitorare l'utilizzo e interpretare le dipendenze.

Le informazioni restano aggiornate, consentendo ai team di eliminare gli sprechi e aumentare l'utilizzo. Il controllo impone inoltre la sicurezza e la conformità alle policy legali, riducendo i rischi associati alle sanzioni normative.

Gli strumenti di gestione degli asset sono estremamente utili poiché i team adottano i principi DevOps e SRE. Vi è una maggiore dipendenza dai servizi di infrastruttura e piattaforma. Inoltre, una gestione degli asset efficace offre la possibilità di gestire i consumi.

La gestione degli asset supporta i processi di ITSM e ITIL come la gestione di cambiamenti, incidenti e problemi. Con le informazioni giuste sempre a disposizione, i team possono muoversi più rapidamente e prevedere meglio l'impatto dei problemi prima che si verifichino. Inoltre, supporta il reparto HR (per onboarding e off-boarding), il reparto Finanza nel tracciamento, il reparto Sicurezza per la correzione delle vulnerabilità e la gestione delle operazioni attraverso l'assistenza nell'individuazione e la mappatura di determinati asset critici e delle relative dipendenze.

A volte è possibile disporre di più licenze, istanze o risorse che vengono utilizzate troppo o non vengono utilizzate affatto. Il consolidamento e la costante revisione degli asset possono fornire informazioni su tutte le risorse e sull'eventuale risparmio di denaro conseguibile.

Vi sono diversi motivi per cui la gestione degli asset dell'IT può aiutare la tua organizzazione a prosperare.

Una delle strategie principali per ridurre i costi consiste nell'ottimizzare la spesa per software, infrastrutture e servizi di piattaforma. Le organizzazioni possono ridurre le spese fino al 30% utilizzando queste best practice per ottimizzare le licenze software e l'utilizzo degli asset.

Le aziende continuano a tracciare i propri asset utilizzando fogli di calcolo, ma vi è un'elevata probabilità che i fogli di calcolo non siano sempre accurati. Inoltre, i fogli di calcolo creano silos di dati, rendendo difficile l'accesso alle stesse informazioni aggiornate per tutti gli/le utenti autorizzati/e.

Gli asset sono sempre in movimento e il tracciamento manuale può diventare un problema. Affrontare situazioni come il furto, la sostituzione e il ritiro degli asset dell'IT, le nuove spedizioni, ecc. può creare un ambiente IT caotico che richiede maggiore attenzione ai dettagli.

Il termine "shadow IT" si riferisce ad applicazioni, licenze e altri asset dell'IT acquistati e utilizzati senza che il team IT ne sia a conoscenza. Il software di ITAM centralizzato tiene aggiornato l'IT ed evita spese eccessive, rischi e problemi di conformità. Lo shadow IT è una realtà che le aziende moderne sono costrette ad affrontare: il modo in cui viene gestito farà la differenza nel livello di controllo necessario per ridurre i rischi e le spese.