Che cos'è la gestione delle licenze SaaS?

Ogni utente che utilizza SaaS ottiene la propria licenza.

Un'azienda paga l'uso di un'applicazione SaaS, indipendentemente dal fatto che la utilizzi o meno.

Una tariffa forfettaria viene solitamente fatturata su base ricorrente, solitamente mensile o annuale.

Il prezzo aumenta man mano che vengono aggiunte altre funzioni.

Le aziende possono ritrovarsi con licenze in più se non vengono più utilizzate; questo può derivare da acquisti ad hoc che portano a un eccesso di acquisti. Le licenze possono anche diventare eccessive se le aziende non sfruttano gli accordi aziendali e non tengono traccia dell'uso e dell'installazione delle applicazioni SaaS.

A volte vengono acquistate licenze che non vengono mai utilizzate, anche nel caso in cui ci sia l'intenzione di utilizzarle. La mancanza di gestione degli/delle utenti può portare a un numero eccessivo di utenti, se alcuni devono essere sottoposti a de-provisioning, il che può essere costoso se l'applicazione è pagata per utente.

Gli/le utenti che lasciano l'azienda devono inoltre revocare l'accesso alle applicazioni, in quanto ciò può rappresentare un rischio per la sicurezza quando persone esterne all'organizzazione hanno ancora accesso ad applicazioni destinate esclusivamente ai/alle dipendenti.

Alcune applicazioni prevedono un costo maggiore per le funzioni premium. Valuta se ogni persona che utilizza l'applicazione deve accedere a determinate funzioni per svolgere il proprio lavoro.

Non tutte le applicazioni SaaS vengono acquistate nello stesso momento, il che può portare a problemi di rinnovo se non sono organizzate di conseguenza. La maggior parte delle applicazioni avvisano dell'imminente rinnovo, ma non tutte lo fanno. È importante tenere traccia dei rinnovi, qualunque sia la loro data. La disorganizzazione può anche portare a costi inutili se una licenza non è più necessaria, o se è possibile negoziare il prezzo.

Alcune applicazioni offrono funzioni a livelli e non tutti/e gli/le utenti devono accedere a tutte le funzioni. Per motivi di sicurezza, si consiglia di concedere la minima quantità di accesso a un'applicazione che un utente deve eseguire per svolgere il proprio lavoro. È inoltre importante che il reparto IT controlli un prodotto prima di acquistarlo per garantire che segua i protocolli di sicurezza appropriati.

Esistono importanti Best practice da prendere in considerazione per la gestione delle licenze SaaS.

Qualsiasi strategia SaaS dipenderà dalla sua capacità di identificare e catalogare accuratamente gli asset SaaS esistenti. Pertanto, prima di sviluppare la strategia, è necessario comprendere lo stato delle licenze SaaS all'interno della tua organizzazione. Individua tutte le licenze attualmente in uso, e poi determina chi la possiede, se ci sono licenze duplicate, se esiste IT ombra e quali costi di acquisto associati, commissioni di servizio e contratti di manutenzione possono essere inclusi.

Non tutte le organizzazioni dispongono del know-how necessario per tracciare e gestire i costi SaaS, e potrebbe mancare la visibilità su quale software viene utilizzato su quali dispositivi. Dedica del tempo alla ripartizione per comprendere meglio i costi passati, presenti e potenziali futuri dell'uso delle applicazioni SaaS. L'uso futuro è particolarmente importante da monitorare, in quanto può aiutare l'organizzazione a pianificare e preventivare eventuali necessità di applicazioni SaaS future.

La gestione delle licenze SaaS cambia radicalmente la posizione dell'IT e degli acquisti, passando da un approccio centralizzato e reattivo a una gestione potenziata e guidata dagli insight dello stack di fornitori SaaS in continua evoluzione. Per un'implementazione più efficace, il tipo e la qualità dei dati sono importanti. Di seguito sono riportati i quattro flussi di dati SaaS necessari per ottenere un quadro più accurato del tuo stack SaaS.

Quattro flussi di dati SaaS:

1. Dati di pagamento finanziario: Per tracciare un quadro dell'impronta totale dei fornitori con cui l'azienda è attualmente impegnata, è necessaria una sana analisi del lato spese della contabilità generale e dei dati sulle spese. I dati effettivi sono interessanti, ma è possibile inserire anche le informazioni di budget per tracciare un quadro del bilancio rispetto ai dati effettivi.
2. Dati sui contratti con i fornitori: I contratti possono spaziare dagli accordi aziendali, agli SOW, agli SLA, alle revisioni di sicurezza, fino alla semplice ricevuta di un'e-mail nella casella di posta elettronica di qualcuno. Sapere a che punto si è con ogni fornitore è fondamentale per navigare in questa relazione e ridurre i rischi, aumentare il valore e controllare i costi.
3. Licenze dei fornitori e dati di consumo: I driver di determinazione dei prezzi cambiano costantemente nel settore del software, da quelli basati sulle licenze a quelli basati sul consumo, fino a un mix di driver multipli nella maggior parte dei contratti odierni. La comprensione dell'utilizzo è correlata al valore aziendale: stai ottenendo ciò per cui ha pagato?
4. Conoscenza tribale (foglio di calcolo): La maggior parte delle aziende ha una qualche forma di foglio elettronico o di database di informazioni. Dalle date di rinnovo alla proprietà, alle licenze e al costo approssimativo, tutti i tipi di informazioni confluiscono in questo foglio elettronico. Se una colonna esiste, deve essere stata abbastanza preziosa da essere tracciata. Ecco perché è importante riunire questi dati in un'unica piattaforma.

La gestione delle licenze SaaS suggerirebbe che, dopo aver combinato tutti i flussi di dati SaaS in un'unica piattaforma integrata, tutte le parti interessate dell'azienda, dall'IT, dagli acquisti, dai/dalle proprietari/proprietarie del software e dai/dalle titolari del budget, devono essere coinvolte.

Può essere difficile ricordare quando le licenze devono essere rinnovate o quando scadono. Imposta dei promemoria per tutto, dalle date di rinnovo delle licenze ai tempi di manutenzione, per mantenere tutto conforme, aggiornato e sicuro.

Tutte le parti necessarie devono essere consapevoli dell'importanza della gestione delle licenze SaaS e del motivo per cui è necessario monitorarle e osservarle attentamente. Illustrare il processo da solo non è sufficiente. I team IT devono prendere le redini sulla gestione delle applicazioni SaaS attraverso la descrizione dei processi e delle procedure, spiegarli alle parti interessate e assicurarsi che tutto sia conforme.

Ciò può verificarsi a causa della mancanza di comunicazione tra l'amministratore di un'applicazione SaaS e il reparto di fatturazione, che potrebbe continuare a pagare un'app senza essere a conoscenza della sua annullamento. Esiste anche la possibilità che un/una team leader si iscriva a una prova gratuita di un'applicazione e inserisca le informazioni della carta di credito, quindi dimentichi di aver utilizzato la versione di prova.

Un team potrebbe avere una sottoscrizione a un'app, ma potrebbe non utilizzare l'intero set di funzionalità. In questo modo si ha la possibilità di effettuare il downgrade dell'abbonamento o di limitare i ruoli utente se alcuni membri del team non utilizzano l'applicazione. Potrebbero essere presenti anche altre applicazioni che si adattano meglio a livello finanziario e alle caratteristiche.

Esiste la possibilità che i team utilizzino applicazioni diverse che hanno funzioni e funzionalità sovrapposte. I team IT devono valutare regolarmente le applicazioni SaaS utilizzate da ciascun team, gratuite o a pagamento, eliminare eventuali ridondanze e selezionare un'applicazione che sia adatta agli scopi di ciascun team.

La persona che detiene diritti amministrativi sull'applicazione SaaS. Aggiunge o rimuove utenti o modifica le autorizzazioni in tutta l'organizzazione.

Acquirente principale o decision maker che sceglie l'applicazione SaaS. Di solito un/una team leader.

La persona che detiene il contratto per l'applicazione SaaS.

Qualsiasi membro del team che utilizza l'applicazione. Il livello di accesso di ciascun/a utente è generalmente definito dall'amministratore IT, che viene solitamente concesso all'onboarding o quando si verifica un cambiamento nello stato dei/delle dipendenti.

Supervisiona la gestione, l'implementazione, la manutenzione e l'utilizzo degli asset software.

Monitora le applicazioni SaaS nel cloud man mano che vengono distribuite, utilizzate e chiuse.

I/le dipendenti devono essere efficacemente assunti/e quando entrano a far parte dell'organizzazione. Il processo di onboarding può essere affrontato ad hoc, il che può essere difficile da gestire. L'accesso deve essere concesso il primo giorno per essere produttivo e prevenire eventuali tempi di inattività non necessari.

Esiste sempre la possibilità che un dipendente avanzi all'interno di un'organizzazione e possa cambiare reparto o ruolo. I/le dipendenti avranno bisogno di accessi e responsabilità differenti, il che significa che devono ricevere un determinato accesso privilegiato. Esistono anche alcuni soggetti che potrebbero non richiedere più lo stato di amministratore, il che significa che deve essere revocato.

Una volta che un/una dipendente esce da un'organizzazione o viene licenziato/a, è fondamentale disattivare immediatamente tutti i relativi accessi alle licenze SaaS. L'accesso a una licenza SaaS può consentire di accedere a dati aziendali sensibili, per cui è fondamentale revocare immediatamente ogni accesso.