Che cos'è il Software Asset Management (SAM)?

Il SAM include costi, budget, strategia e processi decisionali nell'acquisizione, utilizzo e smaltimento delle risorse software, sia interne che esterne, in sede o nel cloud.

Il SAM ha una natura più tattica, in quanto si concentra sul bilanciamento e sulla contabilità delle licenze software e degli accordi acquistati oltre che del software in uso. Gli asset software vengono gestiti in modo da garantire che l'utilizzo di tutto il software sia conforme ai termini e alle condizioni e ad altre condizioni del fornitore del software. Il SAM è un processo continuo con obiettivi strategici che:

• Negozia contratti a volume per eliminare o riallocare le licenze software poco utilizzate.
• Collabora con le pratiche di sicurezza e rischio aziendali per garantire che l'organizzazione e il software siano conformi alle licenze e alla sicurezza e non siano vulnerabili agli attacchi.
• Migliora la produttività e il workflow.
• Limita i costi di overhead semplificando i processi IT attraverso l'automazione o la gestione, incluse la distribuzione delle patch e il controllo dei problemi.
• Stabilisce e gestisce i processi associati agli obiettivi SAM a lungo termine, tra cui acquisizione, documentazione, implementazione e utilizzo del software.

I processi SAM sono supportati da una serie di tecnologie:

• Gestione delle licenze: Un repository intelligente per la riconciliazione delle licenze a fronte dei dati forniti dagli strumenti di inventario. Ciò fornisce all'organizzazione una posizione di licenza efficace o una panoramica degli ambiti in cui l'organizzazione ha licenze eccessive o insufficienti.
• Gestione delle patch: Automatizza la distribuzione delle patch del software. L'obiettivo è garantire che tutti i computer e il software siano aggiornati e conformi agli standard di sicurezza dell'organizzazione.
• Inventario software: Tiene conto del software in tutta la rete dei computer, incluse informazioni sui file del software, titolo, dimensioni, data, versione, percorso e ID prodotto.
• Misurazione del software: Misurazione dell'utilizzo e della conformità del software.
• Controllo delle applicazioni: Gestione di chi e cosa può accedere a determinati software o a determinate aree del software.

L'organizzazione internazionale per la normazione (ISO) dispone di una serie di standard classificati secondo la famiglia di standard ISO/IEC 19770 che assistono i team IT nella gestione degli asset, inclusi gli asset software.

Una panoramica completa delle esigenze software di un'organizzazione e dell'uso attuale fornisce una comprensione approfondita dei costi. Una volta compresa, le licenze software possono essere personalizzate e negoziate per soddisfare le esigenze di un'organizzazione.

Le organizzazioni prive di un sistema SAM spendono una quantità superflua di tempo per la contabilità degli asset software. Un sistema SAM automatizzato aiuta i dipendenti a contabilizzare tutte le informazioni necessarie sugli asset software, lasciando così più tempo per le task più importanti.

Esistono processi SAM automatizzati che consentono di dedicare più tempo alle task più complesse correlate al software. Uno strumento SAM rileva la non conformità, individua configurazioni ad alto rischio, suggerisce opzioni di ottimizzazione e completa le richieste software nell'ambito di una licenza corrente.

Un buon rapporto con il fornitore può durare anni, supponendo che il prodotto del fornitore sia un buon rapporto e una costante innovazione. È fondamentale mantenere un dialogo aperto e coerente con i fornitori per garantire che i fornitori comprendano le esigenze e gli obiettivi di Software Asset Management.

L'uso del software richiede spesso controlli per garantire la conformità alle leggi, alle normative, ai contratti e agli accordi di licenza. Un controllo non pianificato crea perdite finanziarie, oltre a una perdita di fiducia nell'organizzazione e nei relativi prodotti o servizi. È importante sapere in anticipo se un'organizzazione è conforme o meno, cosa che SAM contribuisce a garantire con una gestione e una comunicazione costanti con i fornitori di software.

SAM riduce la necessità di intervento dell'IT nell'installazione del software, che può essere facilmente scaricato e installato da un fornitore o da Internet. L'uso di strumenti SAM contribuisce al controllo globale della spesa per il software cloud. Inoltre, fornisce trasparenza su quali prodotti software cloud vengono utilizzati dall'organizzazione e su quali dispositivi. Le licenze di un'organizzazione possono essere contabilizzate, compresi i termini e le condizioni, il contratto di manutenzione e i diritti di utilizzo.

Le licenze software fanno parte del software e devono essere gestite e contabilizzate. Ogni licenza contiene standard e informazioni sulle modalità di installazione e utilizzo del software, ed è compito dell'organizzazione assicurarsi che la propria azienda sia conforme ai termini e alle condizioni del contratto di licenza.

Spesso i fornitori eseguono degli audit per assicurarsi della conformità dei contratti di licenza, compresi i termini e le condizioni. I risultati possibili sono due: conforme o non conforme. Non esiste una via di mezzo. Effettua regolarmente degli audit interni per garantire che un'organizzazione sia conforme a un contratto di licenza, in quanto gli audit effettuati dai fornitori possono essere costosi e richiedere molto tempo.

La conformità è incredibilmente importante, ma è altrettanto importante assicurarsi che un'organizzazione non paghi eccessivamente le licenze a causa del timore di non essere conforme. Le licenze non necessarie a lungo termine possono essere più costose di un controllo o di una mancata conformità in alcuni casi, quindi è fondamentale dedicare del tempo per garantire che un'organizzazione utilizzi solo le licenze necessarie e mantenga la conformità allo stesso tempo.

SAM offre a un'organizzazione la possibilità di avere informazioni coerenti sulle esigenze del software, sia attuali che future. I team hanno quindi la possibilità di pianificare in anticipo le esigenze del software o di rielaborare le strategie in base alle attuali modifiche o capacità del software, offrendo un approccio strategico proattivo. Ciò include anche la conduzione di verifiche proattive per garantire che tutto sia conforme.