La gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM) è il processo automatizzato e disciplinato per supervisionare ogni aspetto di un contratto, dall'avvio al rinnovo o alla scadenza. Garantisce un monitoraggio, una gestione e una conformità efficienti, mitigando i rischi e migliorando le prestazioni degli accordi cruciali.
Indipendentemente dal settore o dal pubblico, quando si toglie tutto il resto dell'azienda, tutto dipende dalle interazioni tra le persone. Spesso, queste interazioni sono complesse, coprono più fasi e delineano obblighi reciproci. I contratti giuridicamente vincolanti che aiutano a formalizzare questi accordi e a specificare chiaramente ciò che ciascuna parte può aspettarsi di ricevere (e che deve fare) sono fondamentali per stabilire il framework per le operazioni organizzative. Naturalmente, man mano che le aziende si muovono in un panorama legale e normativo sempre più complesso, gestire e mantenere efficacemente i contratti diventa sempre più difficile.
La gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM) ha lo scopo di semplificare questi processi, guidando i contratti essenziali lungo l'intero ciclo di vita, dalla concezione alla negoziazione fino all'esecuzione, alla conformità continua e all'eventuale rinnovo o conclusione.
Per comprendere l'importanza della gestione del ciclo di vita dei contratti, è opportuno esaminare più da vicino i processi che definiscono il modo in cui i contratti vengono sviluppati, eseguiti e seguiti. Ciascuna delle seguenti fasi rappresenta una fase cruciale del percorso del contratto, dalla concezione alla conclusione:
Il processo inizia con la necessità aziendale di una transazione con un'altra parte. Potrebbe trattarsi di acquistare beni o servizi, chiudere una vendita, formalizzare una partnership o altre transazioni. La richiesta può essere inviata da qualsiasi dipendente di un'organizzazione. Le richieste possono riguardare un nuovo contratto o la revisione del contratto di terze parti. Per un nuovo contratto, la richiesta include lo scopo del contratto, il tipo di parte (cliente, partner, fornitore), il nome delle parti e altre informazioni richieste per il tipo di contratto specifico. Una richiesta di revisione del contratto di terze parti includerebbe il contratto, come un MSA (contratto di servizio principale) e qualsiasi documento di supporto, come un accordo di non divulgazione (NDA) o un SOW (dichiarazione di lavoro).
Il processo descrive in dettaglio i termini, le condizioni e gli obblighi di base del contratto. Questa fase getta le basi per un accordo chiaro e inequivocabile, stabilendo aspettative per tutte le parti coinvolte. I contratti, per definizione, non includono solo una singola parte. La negoziazione consente ai decision maker di entrambe le parti del tavolo di perfezionare i termini del contratto, garantendo un accordo e una soddisfazione reciproci. Una negoziazione efficace riunisce e spiana la strada a interessi in conflitto e apre la strada a una soluzione reciprocamente vantaggiosa. La revisione da parte del personale legale e degli stakeholder pertinenti aiuta a identificare (e risolvere) eventuali potenziali insidie nel contratto. Nelle aziende di medie e grandi dimensioni, più reparti possono essere chiamati a rivedere sezioni specifiche. Ciò garantisce che il contratto sia allineato ai requisiti legali e alle politiche organizzative, fornendo una valutazione completa prima di procedere.
La firma e l'attivazione formali del contratto lo danno vita. Questa fase prevede l'ottenimento di firme da tutte le parti coinvolte, la segnalazione di impegni e l'avvio degli obblighi contrattuali. Le tecnologie eSignatures sono utilizzate maggiormente, anche se a volte è necessaria una firma bagnata.
I contratti firmati devono rimanere disponibili e recuperabili in modo che possano essere referenziati in qualsiasi momento. Un repository centralizzato garantisce l'accessibilità, facilitando il monitoraggio della conformità e le risposte rapide a domande o controversie. Può essere on premise o utilizzando un sistema di archiviazione cloud di terze parti.
I contratti non si fermano una volta archiviati. Le organizzazioni devono gestire gli obblighi continui, tenere traccia dei compiti cardine chiave e delle date di scadenza. I workflow possono essere utilizzati per rispettare gli obblighi.
L'utilizzo dell'analisi consente alle organizzazioni di ricavare informazioni sull'efficacia dei contratti e su altre aree di miglioramento, fornendo una base per il processo decisionale basato sui dati. Il monitoraggio della conformità, delle prestazioni e dei rischi durante la durata del contratto consente un maggiore controllo nella gestione e nell'ottimizzazione delle relazioni contrattuali.
Ciascuna delle fasi descritte sopra rappresenta aree di potenziale rischio in cui un singolo errore o una responsabilità trascurata può rapidamente sfuggire al controllo, interrompendo i contratti che definiscono le interazioni aziendali. Un framework CLM ben definito semplifica l'intero processo, offrendo una serie di vantaggi:
La trasparenza funge da terreno per relazioni aziendali fruttuose. Con il CLM, gli stakeholder possono accedere, comprendere e agire rapidamente sui dati dei contratti, promuovendo una comunicazione chiara e diretta. Questa trasparenza si estende anche al monitoraggio e alla creazione di report sulle prestazioni, garantendo che tutte le parti coinvolte siano ben informate e collaborino per creare un ambiente favorevole alle relazioni di lavoro.
CLM offre funzionalità avanzate per il monitoraggio e la gestione dei rischi associati all'interazione con altre parti. Fornendo un accesso rapido ai dati e facilitando audit regolari, CLM protegge da errori potenzialmente costosi, garantendo al contempo il rispetto delle policy di conformità e delle norme normative.
Se l'efficienza è la valuta delle aziende moderne, il CLM è una vera e propria macchina per la stampa del denaro. I workflow consolidati e il controllo amministrativo all'interno dei sistemi CLM identificano e risolvono tempestivamente i problemi, accelerando i processi e ottimizzando il tempo e il valore di ciascun contratto. Il risultato è un ambiente aziendale più agile e produttivo.
Il processo di gestione dei contratti semplificato non limita il rischio di perdita di ricavi; grazie alla maggiore efficienza menzionata in precedenza, contribuisce anche alla riduzione dei costi. Grazie alla trasparenza, al processo decisionale basato sui dati e ai valori ottimizzati del ciclo di vita dei contratti, il CLM può essere fondamentale per migliorare i ricavi complessivi e garantire il successo finanziario dell'organizzazione.
Oltre ai vantaggi identificati nella sezione precedente, la gestione del ciclo di vita dei contratti supporta ulteriormente le organizzazioni fornendo:
Cicli di vita dei contratti più rapidi
CLM accelera l'intero processo contrattuale, dalla creazione all'esecuzione e oltre. I workflow automatizzati e i processi semplificati riducono significativamente il tempo necessario per portare un contratto dall'inizio al completamento.
Creazione di contratti più semplice
modelli standardizzati, linguaggio chiaro e strumenti di collaborazione sono tutti elementi fondamentali per la maggior parte delle soluzioni CLM. Queste rappresentano opportunità per semplificare il processo di creazione dei contratti, mantenendo al contempo tutto coerente e accurato.
Chiara negoziazione dei contratti
attraverso strumenti CLM collaborativi, tutti gli stakeholder possono partecipare a discussioni in tempo reale, tenere traccia dei cambiamenti e raggiungere rapidamente il consenso, portando a termini contrattuali più chiari e soddisfacenti.
Processi di firma semplici
le funzionalità di firma elettronica integrate hanno la capacità di accelerare l'esecuzione dei contratti, riducendo al contempo la necessità di documenti cartacei difficili da tenere traccia.
Gestione agevole degli obblighi
CLM garantisce che gli obblighi contrattuali siano chiaramente definiti, monitorati attentamente e gestiti in modo accurato. Gli avvisi e i promemoria automatizzati aiutano le organizzazioni a rispettare gli impegni, riducendo il rischio di supervisione e non conformità.
Analisi dettagliate
in grado di gestire grandi volumi di informazioni, le soluzioni CLM forniscono analisi dettagliate dei dati, rivelando informazioni su parametri, rischi e opportunità chiave. Questo approccio basato sui dati consente un processo decisionale informato e un miglioramento continuo.
Gestione ottimale dei cambiamenti
CLM consente di gestire le modifiche ai contratti in modo semplice. Che si tratti di modifiche, rinnovi o modifiche, il sistema garantisce che le modifiche siano documentate, comunicate ed eseguite con precisione.
I contratti di accessibilità mobile
possono essere estremamente sensibili al tempo e non sempre aspettano che revisori o firmatari si accontentino di un computer desktop. L'accessibilità mobile consente agli stakeholder di accedere e gestire i contratti da qualsiasi luogo. Ciò favorisce la flessibilità, soprattutto in un ambiente aziendale dinamico in cui la collaborazione remota sta diventando sempre più fondamentale.
Miglioramento della collaborazione dei workflow
infine, CLM migliora la collaborazione tra i membri del team coinvolti nel ciclo di vita del contratto. L'accesso centralizzato, gli aggiornamenti in tempo reale e le funzionalità collaborative promuovono un workflow coeso, promuovendo l'efficienza e riducendo le lacune nella comunicazione.
I vantaggi associati al CLM non devono essere trascurati. Purtroppo, la gestione del ciclo di vita dei contratti comporta anche diverse sfide che le organizzazioni devono superare prima di poter sfruttare appieno i vantaggi che offre. Riconoscere e affrontare questi ostacoli è fondamentale per le organizzazioni che mirano a massimizzare l'efficacia delle loro strategie CLM:
I contratti spesso contengono un linguaggio legale complesso, con conseguenti ambiguità e potenziali interpretazioni errate. Risolvi questo problema standardizzando i modelli di contratto con un linguaggio chiaro e conciso. Coinvolgi esperti legali per garantire chiarezza e allineare i contratti agli standard del settore. Implementa programmi di formazione per migliorare la comprensione tra gli stakeholder.
Senza un set standardizzato di processi, è probabile che le organizzazioni subiscano ritardi, errori e inefficienze nei cicli di vita dei contratti. La risposta è implementare un workflow CLM coerente. Definisci chiaramente ruoli e responsabilità e stabilisci gerarchie di approvazione. Automatizza qualsiasi attività semplice e ripetitiva. Rivedi e ottimizza regolarmente il processo per un miglioramento continuo.
Un singolo contratto può essere facile da tenere traccia, ma con l'aumento di tale numero aumenta anche la complessità del CLM. La gestione di un elevato volume di contratti può causare problemi di disorganizzazione e accessibilità. I repository centralizzati dei contratti e i sistemi di gestione dei documenti aiutano a risolvere i problemi associati all'archiviazione e all'organizzazione. Utilizza questi strumenti per implementare sistemi dettagliati di categorizzazione e tagging per un facile recupero dei contratti. Controlla e archivia regolarmente i contratti obsoleti per disattivare il sistema.
Il monitoraggio manuale dello stato e delle prestazioni dei contratti può essere dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori. Si tratta di un problema relativamente semplice da risolvere: Implementa un sistema CLM con funzionalità di rilevamento e creazione di report e utilizza indicatori chiave di prestazioni per monitorare i compiti cardine, le scadenze e la conformità dei contratti. Porta le cose a un livello superiore sfruttando l'automazione per fornire aggiornamenti in tempo reale.
Non tutti coloro che sono coinvolti in un contratto hanno necessariamente le stesse idee su come dovrebbe progredire e l'assenza di allineamento tra gli stakeholder può portare a priorità contrastanti. Per creare un ambiente di collaborazione e obiettivi comuni tra i decision maker, stabilire canali di comunicazione chiari e condurre riunioni regolari allo scopo di allineare obiettivi e aspettative. Assicurati che tutte le parti interessate siano coinvolte nei processi di creazione e approvazione dei contratti fin dall'inizio.
Come sempre, la trasparenza è fondamentale. Senza una chiara visibilità su dati, obiettivi e contratti pertinenti, gli stakeholder potrebbero fraintendere determinate specifiche o trovarsi a lavorare per scopi diversi. I meccanismi di reporting sull'accessibilità possono migliorare la trasparenza e gli strumenti CLM creano audit trail e tengono traccia delle modifiche ai documenti in modo che tutti possano vedere dove si trova il contratto e dove si trova.
Una gestione efficace del ciclo di vita dei contratti si basa su una serie comprovata di BEST practice associate a tre aree chiave: Pianificazione, implementazione e utilizzo:
Inizia comprendendo i processi contrattuali esistenti. Visualizza lo stato futuro desiderato, identificando le aree di miglioramento e di aumento dell'efficienza.
Definisci chiaramente i parametri di successo per l'implementazione CLM, allineandoli agli obiettivi organizzativi. Ciò fornisce una roadmap per misurare l'efficacia della strategia CLM.
Semplificare gradualmente l'implementazione del CLM. Iniziare con un progetto pilota consente miglioramenti iterativi e riduce al minimo le interruzioni delle operazioni in corso.
Garantisci il supporto dei dirigenti e il consenso per le iniziative CLM. Un impegno a livello di leadership promuove l'allineamento organizzativo e dà priorità al successo dell'implementazione CLM.
Implementare una struttura di governance sana per CLM. Definisci ruoli, responsabilità e processi decisionali per garantire un'implementazione fluida e una gestione continua.
Fornisci una formazione completa ai membri del team coinvolti nel CLM. I team più competenti e competenti contribuiscono all'adozione di strumenti e processi CLM.
Assegna priorità ai contratti in base alla criticità e all'urgenza della migrazione. Un approccio graduale consente una migrazione sistematica, riducendo al minimo le interruzioni e garantendo l'integrità dei dati.
Esegui test rigorosi dei sistemi CLM prima della distribuzione su larga scala. Identifica e risolvi eventuali problemi, assicurandoti che il sistema funzioni senza problemi, soddisfacendo al contempo le esigenze organizzative.
Scegli un repository centralizzato basato su cloud per il monitoraggio e la gestione dei contratti. Ciò migliora l'accessibilità e la collaborazione e garantisce aggiornamenti in tempo reale.
Incorpora le firme elettroniche per semplificare i processi di approvazione. Ciò accelera l'esecuzione dei contratti, riducendo i ritardi e migliorando l'efficienza complessiva.
Implementa notifiche automatizzate per compiti cardine e obblighi contrattuali chiave. Ciò garantisce un'azione tempestiva e riduce al minimo il rischio di supervisione.
Esegui audit regolari per valutare le prestazioni dei contratti e rivedere la conformità. Questo approccio proattivo riduce i rischi e garantisce il rispetto degli obblighi contrattuali.
Dai priorità alla sicurezza sfruttando le funzionalità Single Sign-On (SSO), crittografia dei dati e autorizzazioni. Proteggi le informazioni sensibili sui contratti e limita l'accesso al personale autorizzato.
Monitora costantemente i dati finanziari associati ai contratti. Questa pratica facilita la pianificazione finanziaria, la mitigazione dei rischi e l'identificazione delle opportunità di ottimizzazione.
Valuta regolarmente le tendenze dei contratti per identificare modelli, opportunità e potenziali aree di miglioramento. Le informazioni basate sui dati contribuiscono a un processo decisionale informato e a un miglioramento continuo.
La gestione del ciclo di vita dei contratti descrive il processo complessivo di gestione dei cicli di vita dei contratti. In genere, gli strumenti utilizzati dalle organizzazioni per ottimizzare questo processo assumono la forma di soluzioni software per la gestione del ciclo di vita dei contratti. Il software CLM è progettato per ottimizzare e automatizzare l'intero workflow dei contratti all'interno delle organizzazioni. Comprende una gamma completa di funzionalità, dalle fasi iniziali della creazione dei contratti al monitoraggio e alla creazione di report continui, fornendo un approccio integrato alla gestione dei contratti.
Il software CLM si distingue dalle soluzioni puntuali (come il software di negoziazione dei contratti o di promemoria) offrendo funzionalità che si adattano a ogni fase del ciclo di vita del contratto. Anziché concentrarsi su aspetti isolati, le piattaforme CLM forniscono un'area di lavoro unificata che consente ai team di supervisionare in modo efficiente l'inizio e la fine dei contratti. Questo approccio olistico garantisce un processo di gestione fluido e consolidato, migliorando la collaborazione e l'efficacia in tutta l'organizzazione.
Non tutte le soluzioni software CLM sono uguali, ma le opzioni più efficaci condividono molte funzionalità comuni. Tra i più significativi vi sono:
Un aspetto fondamentale di una gestione efficace dei contratti è la possibilità di ricevere avvisi e notifiche sulle attività cardine principali. Questi possono includere avvisi per punti di escalation, date di rinnovo e date di scadenza. Gli avvisi proattivi consentono un'azione tempestiva, riducendo il rischio di scadenze non rispettate e facilitando una supervisione efficace dei contratti durante l'intero ciclo di vita.
La ricerca indicizzata consente agli utenti di trovare rapidamente termini specifici all'interno dei contratti. Questa funzionalità migliora l'efficienza eliminando la necessità di ricerche manuali, consentendo un rapido accesso alle informazioni critiche. Ciò è particolarmente utile nei grandi portfolio di contratti in cui il rapido recupero di dettagli specifici è essenziale per un processo decisionale tempestivo.
Le funzionalità di redazione dei contratti nel software CLM sfruttano librerie di clausole pre-approvate, firme digitali e modelli specifici del settore. Ciò non solo accelera il processo di redazione, ma garantisce anche coerenza e conformità agli standard di settore. L'uso delle firme digitali accelera ulteriormente l'esecuzione dei contratti, riducendo la dipendenza da processi manuali e documenti cartacei.
Una funzionalità fondamentale del software CLM è la gestione dei documenti. Ciò comporta la gestione di un repository centrale che ospita i contratti attivi, i modelli e la cronologia completa dei contratti. Questo storage centralizzato garantisce una facile accessibilità e facilita il controllo delle versioni, riducendo al minimo il rischio di errori e fornendo una panoramica completa del panorama contrattuale dell'organizzazione.
Le funzionalità di conformità comprendono il controllo delle versioni e un audit trail, garantendo la trasparenza e la tracciabilità di tutte le modifiche apportate ai contratti. Ciò supporta la governance interna e contribuisce al contempo a tenere traccia del rispetto dei requisiti normativi e normativi.
La funzionalità di creazione di report nel software CLM va oltre l'analisi di base. Consente la creazione di report personalizzati sulle prestazioni dei fornitori e sullo stato dei contratti. Una dashboard visiva fornisce una visione completa dei parametri critici, consentendo agli stakeholder di ottenere informazioni utili. Questi report contribuiscono al processo decisionale strategico, alla valutazione delle prestazioni e al miglioramento continuo delle pratiche di gestione dei contratti.
I contratti possono assumere molte forme. Una distinzione che vale la pena riconoscere nella gestione del ciclo di vita dei contratti è la differenza tra CLM buy-side e sell-side.
La CLM buy-side prevede la stesura di contratti per l'approvvigionamento di beni e servizi da parte dei fornitori. Si concentra sulla negoziazione del prezzo migliore, sull'ottimizzazione della spesa in gestione e sul miglioramento dell'efficienza per rispettare le scadenze di approvvigionamento.
La CLM sell-side si riferisce ai contratti che organizzano la vendita e la consegna di beni e servizi a un acquirente. Per i contratti sell-side, il time-to-sale è un parametro fondamentale e le moderne soluzioni CLM vengono adottate per semplificare i processi, evitando ritardi e potenziali perdite di contratti. Le informazioni sui prezzi nei contratti esistenti aiutano a definire strategie di prezzo efficaci.
La scelta del software CLM giusto è una decisione strategica che richiede un'attenta deliberazione. Ecco i fattori chiave da tenere a mente quando si fa questa scelta cruciale:
Valuta quali fasi del ciclo di vita dei contratti rappresentano le sfide più impegnative per la tua azienda. Valuta il modo in cui ogni piattaforma CLM offre valore in queste fasi specifiche e identifica eventuali funzionalità principali mancanti. Personalizzare il software per affrontare i punti critici specifici del workflow è essenziale per massimizzare l'efficienza.
Considera la complessità dei tuoi contratti. Determina se gestisci accordi standard che richiedono coerenza o contratti fortemente negoziati con termini complessi. Scegli un sistema CLM in linea con la complessità dei contratti, garantendo una gestione fluida e il rispetto di requisiti specifici.
Comprendi il budget allocato per uno strumento CLM, considerando le potenziali commissioni di onboarding e i costi iniziali. Valuta se i prezzi basati sull'utente sono allineati al budget del tuo team e se sono necessari strumenti aggiuntivi. Trovare un equilibrio tra funzionalità e convenienza è fondamentale per un investimento sostenibile.
Identifica le piattaforme aziendali che desideri integrare con il tuo software CLM. Conferma la disponibilità di queste integrazioni in potenziali strumenti e valuta la loro efficacia e convenienza. La perfetta integrazione con altri sistemi aziendali migliora la produttività e la collaborazione complessive.
Determinare l'urgenza di derivare valore dallo strumento CLM. Valuta se il tuo team dispone del tempo e delle risorse per un'implementazione estesa o se preferisci una soluzione più rapida e preconfigurata. L'allineamento del periodo di implementazione alle esigenze aziendali garantisce un processo di adozione fluido.
La tua azienda si basa su relazioni e tali relazioni sono definite da contratti. ServiceNow, il principale fornitore di soluzioni di gestione IT, è qui per aiutarti a ottimizzare il tuo approccio alla gestione del ciclo di vita dei contratti.
ServiceNow Contract Management Pro (cm Pro) è una soluzione agile, conveniente e basata su workflow per i clienti che prendono in considerazione uno strumento di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM). Costruito in stretta collaborazione con i clienti ServiceNow, cm Pro offre le funzionalità di maggior valore di un CLM legacy, ma è facile da implementare, configurare e utilizzare. I team legali, di approvvigionamento, di vendita e IT possono utilizzare cm Pro per aumentare l'efficienza e ridurre i rischi. Le funzionalità chiave includono self-service, modelli, repository, audit trail e gestione degli obblighi tramite funzionalità di workflow di livello aziendale. CM Pro è inoltre dotato di funzionalità integrate preconfigurate conServiceNow Sourcing and Procurement Operations, che consentono ai team di procurement di sfruttare la potenza della soluzione per semplificare ulteriormente il processo di procurement.
Per ulteriori informazioni, consulta la scheda dati di Contract Management Pro.