L'eDiscovery è il processo di identificazione, raccolta e produzione di informazioni archiviate elettronicamente (ESI) per scopi legali, ad esempio nelle indagini o come prove in cause legali. Le ESI possono includere e-mail, documenti, post sui social media e dati digitali.
Le informazioni digitali sono diventate parte integrante pressoché di ogni aspetto della società, tra cui contenziosi e analisi forense. Mentre le comunicazioni digitali continuano a sostituire i canali analogici più tradizionali e i dispositivi elettronici diventano onnipresenti in tutti i settori e stili di vita, la quantità di ESI sta crescendo a un ritmo sbalorditivo. Ciò offre evidenti opportunità per i professionisti del settore legale e gli investigatori di reati penali; le prove (sotto forma di informazioni digitali) forniscono dati approfonditi sui casi legali e sulle persone in essi coinvolte. Naturalmente, con il volume di ESI disponibili, i metodi di individuazione tradizionali non sono più sufficienti.
Per far fronte a questa esigenza, le organizzazioni e i professionisti del settore legale si avvalgono dell'eDiscovery.
Nuovo metodo di individuazione per un mondo sempre più digitale, l'eDiscovery è una soluzione completa al problema della gestione delle prove digitali. Capace di identificare, raccogliere e produrre ESI in risposta a richieste legali autorizzate e indagini interne, l'eDiscovery comprende l'intera gamma di tipi di dati digitali. Ciò include:
- Documenti
- Presentazioni
- Database
- Posta vocale
- File audio e video
- Social media
- Siti Web
I documenti cartacei non sono più diffusi come una volta. Ora che la maggior parte delle comunicazioni e dei record aziendali è archiviata elettronicamente, è necessario un nuovo approccio digitale per tenere pienamente conto della documentazione non cartacea. eDiscovery consente alle organizzazioni di individuare e recuperare in modo efficiente prove elettroniche e altre informazioni digitali, anche quando tali prove sono distribuite su vari server complessi. Ciò lo rende indispensabile per la risoluzione delle controversie legali e delle indagini.
eDiscovery semplifica il processo di individuazione. A differenza dei tradizionali metodi con supporti cartacei, che possono richiedere molto tempo e risorse, l'eDiscovery sfrutta la tecnologia per cercare, raccogliere e organizzare rapidamente le ESI. Tale efficienza consente di risparmiare tempo e di ridurre significativamente i costi associati al controllo e al recupero manuale dei documenti.
In ultima analisi, l'importanza dell'eDiscovery risiede nella sua capacità di far risparmiare tempo e denaro alle aziende. Consentendo un accesso rapido e preciso alle prove digitali, le organizzazioni possono affrontare le sfide di natura legale in modo più efficace, mitigare i rischi e allocare le risorse. Con il continuo aumento del volume di dati elettronici, l'adozione dell'eDiscovery è diventata essenziale per le aziende che mirano a rimanere competitive e conformi nel moderno panorama legale.
Nonostante tutta la fatica e il tempo che l'eDiscovery può far risparmiare alle organizzazioni, si tratta comunque di un processo meticoloso che richiede il rigoroso rispetto di una sequenza specifica di azioni. Sebbene le procedure specifiche possano variare tra i diversi studi legali dell'eDiscovery, in genere ci sono nove fasi che aiutano a semplificare la raccolta, la conservazione e la presentazione delle ESI. Queste fasi costituiscono complessivamente il processo di eDiscovery, consentendo alle organizzazioni di gestire e presentare in modo efficiente le informazioni archiviate elettronicamente, garantendo la conformità ai requisiti legali e aiutando a risolvere le controversie:
Il processo di eDiscovery inizia con la governance delle informazioni, che comprende l'istituzione di procedure, controlli e policy per la raccolta e la conservazione dei dati. Il modello di riferimento per la governance delle informazioni (IGRM) funge da framework guida, garantendo che le agenzie di eDiscovery seguano costantemente le best practice consolidate.
In questa fase, gli stakeholder lavorano per identificare quali dati devono essere conservati. Tale risultato si ottiene attraverso colloqui, un esame dei dati dei casi e un'analisi dell'ambiente digitale. È essenziale determinare quali informazioni sono rilevanti per il contenzioso in corso.
Una volta identificati, i dati devono essere conservati e ai proprietari dei dati deve essere formalmente comunicato di non eliminarli. La conservazione garantisce che le informazioni potenzialmente fondamentali rimangano disponibili e inalterate.
Esistono varie tecnologie per la raccolta dei dati, ma i metodi scelti devono rispettare il processo legale definito. Il team di raccolta garantisce che gli asset digitali vengano raccolti senza modificare i metadati essenziali, come la data di creazione dei file, le dimensioni e i registri di audit associati a ciascun file.
I dati raccolti non elaborati sono in genere disorganizzati e non adatti alla presentazione in ambito legale. La fase di elaborazione prevede l'organizzazione dei dati e l'estrazione di informazioni pertinenti. Gli strumenti di automazione possono aiutare a estrarre i dati pertinenti dalla babele di informazioni irrilevanti.
La revisione della documentazione e degli asset digitali può essere effettuata manualmente o con l'assistenza dell'intelligenza artificiale. Durante questa fase, le informazioni pertinenti vengono separate dai dati non necessari che non sono pertinenti al contenzioso in corso. In questa fase vengono inoltre identificati i documenti soggetti ai privilegi del cliente dello studio legale.
In questa fase, gli asset digitali diventano più organizzati per essere presentati. I revisori identificano i modelli e le informazioni chiave fondamentali per il contenzioso e progettano un layout di presentazione da utilizzare durante il processo o la deposizione.
Per prepararli per i procedimenti giudiziari, gli asset digitali devono essere trasformati in documentazione fisica da poter presentare in tribunale. Gli avvocati selezionano e preparano i dati fondamentali per la presentazione.
Le prove del contenzioso devono infine essere presentate a varie parti, tra cui avvocati, giudici, giurie, mediatori e chi effettua una deposizione. Durante questa fase, i dati sono organizzati in modo chiaro e intelligibile, rendendoli facilmente comprensibili e consultabili per il pubblico a cui sono destinati.
Come indicato in precedenza, l'eDiscovery può comportare determinate sfide. Affrontare tali difficoltà in modo efficace è fondamentale per qualsiasi azienda che desideri sfruttarne i vantaggi riducendo al minimo rischi e interruzioni. Di seguito sono elencati alcuni degli ostacoli principali associati all'eDiscovery, insieme ai suggerimenti per mitigarli:
L'enorme volume di informazioni archiviate elettronicamente (ESI) può rendere l'eDiscovery complessa e sovraccarica.
Soluzione: L'utilizzo di strumenti avanzati di analisi dei dati e machine learning consente alle organizzazioni di identificare rapidamente i dati pertinenti all'interno di grandi volumi di informazioni. Anche l'implementazione di strategie di riduzione dei dati, come la deduplicazione e l'eliminazione selettiva dei dati, può aiutare a gestirne il volume in modo efficace.
Sebbene l'eDiscovery offra un approccio più rapido e semplificato rispetto ai tradizionali metodi di individuazione basati su documenti cartacei, il processo di eDiscovery, con le sue molteplici fasi e la vasta revisione dei dati, può comunque essere un processo che richiede molto tempo, causando potenzialmente ritardi nei procedimenti giudiziari.
Soluzione: Le aziende dovrebbero investire in software e tecnologie di eDiscovery altamente apprezzate per le funzionalità di elaborazione e revisione efficienti dei dati. Anche un personale adeguatamente formato può contribuire ad accelerare il processo, così come lo sviluppo di protocolli e flussi di lavoro di eDiscovery chiari.
Un'eDiscovery efficace richiede la collaborazione tra team legali e IT, che spesso hanno priorità e competenze diverse.
Soluzione: Stabilire linee di comunicazione e protocolli di collaborazione chiari tra questi team. È importante creare team eDiscovery interfunzionali con rappresentanti sia del reparto legale che dell'IT per garantire un approccio unificato. La formazione di entrambi i team sulle best practice dell'eDiscovery può colmare il divario nelle conoscenze.
I costi dell'eDiscovery possono aumentare rapidamente, in particolare in casi complessi con vasti volumi di dati.
Soluzione: Implementa strategie di controllo dei costi gestendo con attenzione la raccolta e l'elaborazione dei dati. Se necessario, considera l'outsourcing di specifiche attività di eDiscovery a provider di terze parti (se sono disponibili provider convenienti). Valuta i modelli di prezzo del software e dei service provider di eDiscovery per assicurarti che siano in linea con il budget dell'organizzazione.
La gestione dei dati sensibili durante l'eDiscovery richiede estrema attenzione per preservare la privacy e la sicurezza dei dati.
Soluzione: Utilizza una vasta crittografia dei dati e controlli degli accessi per proteggere le informazioni sensibili durante l'intero processo di eDiscovery. Verifica e monitora regolarmente le pratiche di gestione dei dati per garantire la conformità alle normative sulla protezione dei dati, come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) o l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).
L'eDiscovery deve essere considerata un aspetto fondamentale per qualsiasi organizzazione che sia (o possa essere) coinvolta in questioni legali. Disporre di un set di strumenti in grado di passare al setaccio vari gigabyte di dati fornisce una rete di sicurezza affidabile nel caso in cui sia necessario individuare rapidamente ESI specifiche. Di conseguenza, il potenziale dell'eDiscovery va oltre il settore legale; i tipi di professionisti che possono trarre vantaggio dall'eDiscovery includono:
Gli avvocati sono i principali utenti delle soluzioni di eDiscovery, che le impiegano per raccogliere, esaminare e presentare prove in formato elettrico nei procedimenti giudiziari. Questi strumenti aiutano i professionisti del settore legale a identificare e organizzare in modo efficiente documenti elettronici, e-mail e altre informazioni digitali rilevanti per i loro casi. Semplificando il processo di individuazione, l'eDiscovery consente di risparmiare tempo e ridurre i costi.
Proprio come i singoli professionisti del settore, gli studi legali, in particolare quelli specializzati in contenziosi, si affidano moltissimo all'eDiscovery come componente fondamentale delle loro pratiche legali. Le soluzioni di eDiscovery consentono a questi studi di fornire servizi completi ed efficienti ai propri clienti, gestendo i casi che coinvolgono volumi considerevoli di dati elettronici in modo più efficace.
I team legali all'interno delle aziende sfruttano l'eDiscovery per gestire questioni legali, conformità normativa e indagini interne. Gli strumenti di eDiscovery aiutano i team legali aziendali a identificare e conservare le prove in formato aziendale, garantendo che possano rispondere in modo tempestivo ed efficace alle sfide di natura legale o alle richieste normative.
Le agenzie governative, tra cui le forze dell'ordine, gli enti normativi e i dipartimenti legali, impiegano l'eDiscovery per supportare le proprie indagini e i procedimenti giudiziari. Le soluzioni che incorporano l'eDiscovery svolgono un ruolo fondamentale nell'aiutare le agenzie governative a raccogliere, esaminare e organizzare le prove in formato elettronico da utilizzare nei procedimenti di casi penali e nell'applicazione di azioni normative.
I responsabili e i revisori della conformità utilizzano l'eDiscovery per verificare la conformità delle organizzazioni ai requisiti legali e normativi. L'approccio corretto all'eDiscovery aiuta questi professionisti a identificare e affrontare potenziali violazioni della conformità fornendo un'analisi più approfondita delle comunicazioni e dei record elettronici più pertinenti. Analogamente, l'eDiscovery aiuta a garantire l'integrità dei dati e a dimostrare la conformità alle normative del settore.
I responsabili dei record che supervisionano le policy della governance delle informazioni di un'organizzazione possono utilizzare l'eDiscovery per garantire pratiche corrette di conservazione e smaltimento dei dati. L'eDiscovery aiuta i responsabili dei record a individuare i record pertinenti ai problemi legali, aiutando allo stesso tempo a gestire i dati in conformità alle policy di conservazione. In definitiva, i responsabili dei record che utilizzano correttamente le soluzioni di eDiscovery riducono i rischi legali per le loro organizzazioni.
Con una tale attenzione verso l'utilità dell'eDiscovery nell'aiutare le indagini di natura penale, è naturale che alcuni professionisti considerino l'eDiscovery come un sinonimo di analisi forense digitale. Detto questo, sebbene entrambe implichino l'esame approfondito di dati elettronici, l'eDiscovery e l'analisi forense digitale hanno scopi distinti e sono caratterizzate da differenze fondamentali nell'approccio e negli obiettivi.
L'analisi forense digitale si occupa principalmente della conservazione, dell'estrazione e dell'analisi dei dati elettronici a scopi investigativi o legali. Un esperto forense, con una formazione in informatica e sicurezza informatica, assume il comando, con la responsabilità primaria di salvaguardare l'integrità delle prove digitali ed estrarre le informazioni memorizzate all'interno dei dispositivi digitali.
Gli esperti di analisi forense digitale impiegano tecniche e strumenti specializzati per acquisire i dati in modo metodico e scientifico, garantendo che tutte le prove originali rimangano inalterate. Per ottenere questo risultato, si immergono nel mondo digitale, scoprendo dati nascosti, file eliminati e metadati. L'analisi forense digitale è comunemente utilizzata nelle indagini di reati penali, negli incidenti di sicurezza informatica e nei casi in cui l'integrità dei dati è fondamentale.
Rispetto all'analisi forense digitale, l'eDiscovery è un processo che si concentra sull'identificazione, la raccolta e l'organizzazione delle ESI ai fini della revisione e della produzione di natura legale. A differenza dell'analisi forense digitale, l'eDiscovery è coinvolta nell'analisi approfondita dei dati da parte di un esperto di analisi forense (sebbene alcuni strumenti di eDiscovery includano l'analisi dettagliata dei dati). L'eDiscovery è più orientata alla raccolta e all'organizzazione delle informazioni in un formato facilmente comprensibile per i professionisti del settore legale e altri stakeholder. In altre parole, l'obiettivo dell'eDiscovery è rendere le ESI accessibili agli avvocati, ai team di supporto legale e ad altre parti pertinenti durante il processo di individuazione legale.
L'eDiscovery funge da pilastro per una gestione efficiente delle informazioni archiviate elettronicamente nei procedimenti giudiziari, facilitando l'identificazione, la raccolta e la presentazione di prove elettroniche essenziali. Tuttavia, il volume e la complessità dell'eDiscovery richiedono soluzioni innovative per semplificarne i processi complessi. Legal Service Delivery di ServiceNow è una potente soluzione software di natura legale, progettata per supportare e modernizzare l'approccio dei reparti legali all'eDiscovery e all'analisi forense digitale. Con ServiceNow, le aziende possono eliminare i silo, ridurre i passaggi manuali e aumentare l'efficienza riducendo al contempo i rischi. Ciò trasforma il percorso legale dall'acquisizione ai dati, migliorando la visibilità e la produttività generali.
Una caratteristica distintiva dell'ecosistema di Legal Service Delivery è l'app Legal Digital Forensics. Questo software fornisce una base forense che consente di semplificare i processi per la richiesta, l'assegnazione e il rilevamento delle domande relative all'eDiscovery nell'intera azienda. Ciò semplifica l'identificazione di fonti di dati sia custodiali che non custodiali e si integra perfettamente con strumenti di eDiscovery specializzati di terze parti per fornire servizi a valore aggiunto.
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