Il legal matter management si occupa dell'intera gamma di attività originate dai processi legali interni dell'organizzazione e dai sistemi di matter management esterni.
Tradizionalmente, il matter management riguarda la gestione di tutte le attività e strategie che hanno a che vedere con il coinvolgimento di consulenti esterni e con la fatturazione elettronica. Ma in molti casi, questo approccio si è rivelato insufficiente. Oggi, l'approccio moderno al legal matter management copre l'intera gamma di attività originate dai processi legali interni dell'organizzazione, tra cui ricerca, reclami, conformità, controversie, contenziosi, contratti, proprietà intellettuale, oltre agli aspetti più comuni associati ai sistemi di matter management esterni. Guardando a tutti gli affari legali come a questioni interne, l'organizzazione può assegnare meglio le priorità e allocare il lavoro, in alcuni casi decidendo di fare gestire internamente un lavoro che altrimenti svolgerebbe un consulente esterno dai propri avvocati di talento o dai team di servizi condivisi dedicati.
Il matter management interno descrive processi e strumenti che aiutano i team operativi a ottimizzare la fornitura di servizi legali.
Strutturando i servizi legali, è possibile raccogliere in anticipo i dati relativi al servizio legale, riducendo inefficienze e tagliando il tempo perso per passare informazioni tra i/le dipendenti e i team legali. Inoltre, creando un'unica area di lavoro centrale in cui rivedere le richieste e semplificare le attività complesse, questi team possono fornire un adempimento più rapido e accurato.
In termini più semplici, il matter management consente alle organizzazioni di affrontare e risolvere meglio i problemi legali interni, in modo rapido, affidabile e coerente.
Talvolta, i termini matter management e gestione del caso vengono utilizzati come sinonimi. Tuttavia, descrivono approcci diversi e implicano soggetti diversi.
Il matter management, come descritto in precedenza, è un approccio completo alla gestione del lavoro legale che riguarda questioni legali interne ed esterne. La maggior parte delle questioni legali tende a originare come questione interna e l'organizzazione può utilizzare tali informazioni per rivolgersi a consulenti esterni, se necessario. Le strategie più efficaci si basano fortemente sul software di "matter management" per semplificare, coordinare e supportare queste attività. Tuttavia, la maggior parte dei software di matter management è stata progettata per essere utilizzata da studi legali esterni: tali sistemi non sono ideati per risalire alla genesi interna dietro una questione o per consentire all'organizzazione di coinvolgere prima stakeholder interni/e per risolvere i problemi per poi rivolgersi a consulenti esterni solo se necessario. A questo proposito, il matter management descrive nello specifico questi processi in relazione a qualsiasi azienda o organizzazione.
La gestione del caso, invece, si riferisce specificamente alle attività e alle strategie utilizzati dagli studi legali e da altre organizzazioni legali. La gestione del caso fornisce soluzioni di supporto per gli avvocati e le avvocatesse che devono essere nelle condizioni di organizzare e gestire grandi quantità di documenti utilizzati per le controversie legali. Ma anche se gli strumenti di gestione del caso possono essere preziosi per le organizzazioni legali, non sono progettati per essere utilizzati in altri settori.
Le questioni legali interne sono inevitabilmente presenti in tutte le aziende moderne. Questioni legali gestite in modo errato possono creare gravi problemi in tutta l'organizzazione, facendo incorrere potenzialmente in sanzioni e stabilendo precedenti errati che possono creare ulteriori problemi negli anni a venire.
Purtroppo, le organizzazioni moderne devono affrontare diverse sfide nell'implementazione di un matter management corretto nel reparto delle operazioni legali. Tra queste, ci sono:
In assenza di un'unica fonte di informazioni o di una piattaforma centralizzata, coloro che si occupano di questioni legali interne sono costretti a prendere le proprie decisioni in merito ai processi. Anche se alcuni team legali possono continuare a godere di questa libertà, in generale ciò crea ostacoli in termini di collaborazione tra team diversi. Un matter management efficace richiede che tutti i soggetti coinvolti in questioni legali in tutta l'organizzazione utilizzino processi standardizzati, altrimenti non è possibile ottenere una reale visibilità.
Quando le organizzazioni non dispongono di processi legali standardizzati, creano anche silos di informazioni. Questi silos rappresentano delle barriere nei confronti di una collaborazione efficace, impedendo ai team di accedere a informazioni pertinenti o aggiornate ed eliminando la possibilità di creare una comprensione condivisa dei casi e di altri problemi.
Quando si tratta di affrontare questioni legali, le scadenze raramente sono flessibili. Purtroppo, molti singoli membri del team legale tendono a utilizzare i propri calendari e sistemi di promemoria. In questo modo si crea una disconnessione a livello dell'intera organizzazione in termini di scadenze critiche.
Gli strumenti manuali, sotto forma di fogli di calcolo, cartelle e documenti cartacei non sono in grado di aggiornarsi automaticamente con le informazioni più recenti. Quando le organizzazioni si affidano a questi strumenti e processi manuali, devono costantemente ordinare e aggiornare i dati in un campo potenzialmente illimitato di documenti per garantire l'accesso a informazioni affidabili.
La documentazione legale è uno dei dati più sensibili che le organizzazioni moderne possiedono. Senza misure di sicurezza affidabili e standardizzate che garantiscano l'accesso solo alle persone autorizzate, le organizzazioni si espongono a rischi significativi.
ServiceNow è da tempo leader nelle soluzioni basate su cloud per i processi aziendali interni. Ora, questa esperienza nella creazione di soluzioni coordinate, in tempo reale e basate sui dati è stata applicata al matter management interno con Legal Service Delivery.
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I silos di informazioni sono il nemico mortale di un matter management efficace. Legal Service Delivery con ServiceNow consente ai team legali di acquisire automaticamente le informazioni relative all'assistenza legale e di renderla disponibile quando e dove necessario. Supportato da analisi e report potenti e intelligenti, Legal Service Delivery fornisce ai team operativi legali informazioni utili per perfezionare e ottimizzare i servizi legali. Queste informazioni e i dati correlati sono facilmente accessibili tramite dashboard visivi e intuitivi.
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