Quando si crea un Business Continuity Plan, è necessario concentrarsi su quattro aree principali.
La gestione della continuità aziendale è efficace solo se è stata implementata prima che si verifichi l'emergenza. Anticipando i potenziali rischi e preparandoti a essi creando un team di pronto intervento, sarai in grado, in caso di disastri, di reagire in modo adeguato. La fase di preparazione deve includere queste operazioni:
Disporre di un inventario dettagliato dei materiali di consumo essenziali, il più fornito possibile, garantisce che anche in caso di interruzioni delle filiere, non ti manchino le risorse necessarie per continuare le tue attività.
I moderni processi aziendali non operano a vuoto: sono una rete complessa e connessa di funzioni interdipendenti. Identificare quali processi, funzioni e sistemi dipendono da quali altri processi, funzioni e sistemi ti fornirà un quadro più chiaro delle aree in cui concentrare gli sforzi. Inoltre, anche all'esterno dell'organizzazione, possono essere presenti dipendenze da prendere in considerazione.
Un'analisi dell'impatto aziendale e una valutazione dei rischi ti aiuteranno a comprendere meglio dove si trovano gli elementi chiave più a rischio della tua azienda. Una volta identificate queste aree, puoi assegnare loro delle priorità, in modo che durante la mappatura del BCP siano presi in considerazione gli elementi più importanti e potenzialmente di impatto.
Quando crei il tuo piano di continuità aziendale, probabilmente inizierai a identificare i potenziali punti deboli all'interno della tua organizzazione. Queste vulnerabilità possono creare problemi aggiuntivi durante un evento di emergenza. Affrontare i difetti esistenti e svolgere regolarmente attività di prevenzione può aiutare a ridurre la probabilità di un'interruzione. La fase di prevenzione deve includere le seguenti operazioni:
Spesso, con i controlli giusti, le aziende possono evitare le interruzioni che si verificano in caso di molti disastri e altre emergenze. Identificare e stabilire quali controlli possono essere implementati in risposta a quali emergenze, come i controlli di sicurezza informatica in caso di attacco informatico o le barriere in caso di inondazioni, è una parte essenziale della gestione della continuità aziendale nella fase di prevenzione.
Nella creazione del piano, non aspettare che si verifichi un'emergenza per verificare la sua efficacia. La formazione dei dipendenti, l'istruzione e le revisioni del programma ti aiuteranno a risolvere eventuali problemi relativi al piano e ti consentiranno di prevenire meglio eventuali problemi prima che si verifichino.
Una risposta rapida può essere la protezione più efficace contro le interruzioni. Monitora in maniera attiva i sistemi per rilevare eventuali segni di interruzione e rispondere di conseguenza quando si verificano. Strumenti di monitoraggio avanzati consentono anche di designare risposte automatiche a determinate situazioni, eliminando in modo efficace i tempi di risposta in caso di problemi.
In caso di interruzioni, la risposta determinerà il risultato per la azienda. Assicurati che le responsabilità siano chiaramente delineate per ogni membro del team e che sia stata adottata una strategia per fornire direttive e garantire la stabilità. La fase di risposta deve includere le seguenti operazioni:
La prima cosa da fare in caso di interruzione è ripartire, in modo da poter riprendere le attività. Lavora per ripristinare rapidamente i sistemi interessati, assegnando priorità ai sistemi critici rispetto a quelli non critici. Sappi che alcuni sistemi e applicazioni potrebbero richiedere più tempo per ricominciare a funzionare.
La comunicazione deve essere una parte essenziale della tua risposta in caso di emergenza. Fai affidamento sui canali di comunicazione disponibili e non interessati per fornire indicazioni al personale e tenerlo informato sulla situazione. Le comunicazioni di emergenza devono essere brevi e chiare, e devono venire seguiti i protocolli di comunicazione stabiliti. Inoltre, se l'evento potrebbe avere un impatto sui clienti, è tua responsabilità assicurarti che siano aggiornati su ciò che sta accadendo e su come stai lavorando per risolvere il problema.
Poiché i processi e le linee di comunicazione essenziali funzionano correttamente, devi concentrarti sul ripristino dei sistemi danneggiati o compromessi. Il ripristino può richiedere molto tempo, ma se disponi di un piano di continuità efficace, dovresti poter risolvere per primi gli elementi a rischio più elevato, consentendo così un ritorno alla normalità dell'azienda molto più rapido.
Nessun piano sopravvive all'incontro con il nemico. Inoltre, sebbene un piano di continuità aziendale solido e dettagliato possa rappresentare un ottimo modo per proteggere l'azienda durante un'emergenza, si presenteranno momenti in cui è necessario adattare il piano in base a circostanze nuove o impreviste. La fase di adattamento deve includere le seguenti operazioni:
Adotta un processo sistematico per identificare la causa originaria di problemi o eventi e un approccio per prevenire e rispondere a tali problemi. Ciò si basa sull'idea che una gestione efficace richiede molto più che il semplice rilevamento dei problemi in essere, ovvero trovare i modi per evitarli.
Valuta l'efficacia dei controlli. Ovvero, valuta se sono stati messi in atto controlli e se funzionano come previsto. Se vengono identificate delle lacune, è necessario implementare nuovi controlli.