Un grafico di Gantt è uno strumento che aiuta a visualizzare un progetto nel corso del tempo, mostrando l'ordine e la durata delle attività.
Utilizzato correttamente, un grafico di Gantt fornisce un aggiornamento immediato sullo stato di un progetto e sulle attività da portare a termine prima del suo completamento. Esso include informazioni sulla pianificazione delle sottoattività, date di inizio e di fine di ogni attività, tempo stimato richiesto per ogni attività, team e membri del team responsabili del completamento di ciascuna attività, relazioni di dipendenza tra le attività e in che modo ognuna contribuisce al progetto, sequenze temporali per riunioni e approvazioni e una panoramica generale del programma dall'inizio alla fine.
Semplificando, un grafico di Gantt è studiato per comunicare esattamente ciò che bisogna fare per garantire il corretto completamento di un progetto entro una scadenza stabilita. Pertanto, è ampiamente utilizzato in qualsiasi area in cui sia necessaria una pianificazione chiara ed efficace per coordinare team e risorse verso il raggiungimento di obiettivi strategici.
I grafici di Gantt possono essere utilizzati in modo efficace anche come parte della pianificazione del portfolio e delle roadmap. Di solito, un portfolio è costituito da molteplici iniziative che sono gestite congiuntamente per raggiungere obiettivi strategici. Integrando i grafici di Gantt nella pianificazione del portfolio, le aziende possono ottenere una panoramica completa di tutti i progetti che include e gestire in modo efficace l'allocazione delle risorse e le dipendenze.
Se utilizzati come parte della pianificazione delle roadmap (che delinea la direzione strategica e le iniziative future di un'azienda), i grafici di Gantt aiutano le imprese a visualizzare la sequenza temporale dei vari progetti e le relative dipendenze, consentendo un migliore coordinamento e allineamento tra diversi team e reparti. Questa visione olistica fornita dai grafici di Gantt assicura che le attività vengano introdotte senza difficoltà in progetti più ampi e che la roadmap generale proceda come da programma.
Il moderno grafico di Gantt era già ben consolidato in tutti i settori fin dagli anni '90, ma le sue origini si possono far risalire a molto tempo prima, alla fine del XIX secolo. Nel 1896, l'ingegnere polacco Karol Adamiecki crea l'"armonogramma", la prima versione conosciuta di quello che successivamente avrebbe preso il nome di grafico Gantt. Contemporaneamente, l'ingegnere meccanico americano Henry Gantt sviluppa idee simili su come organizzare le attività nei settori produttivi.
Nel 1923, l'ingegnere consultivo Henry Wallace Clark descrive la struttura, l'utilizzo e i vantaggi del lavoro di Gantt nel suo libro "The Gantt Chart; a Working Tool of Management" (Il grafico di Gantt; uno strumento di lavoro per il management), coniando il termine "grafico di Gantt" e introducendolo nel lessico del management moderno. Se i primi grafici di questa tipologia venivano disegnati a mano, aspetto che li rendeva poco adatti alla crescente complessità dei processi produttivi degli anni '50, la successiva introduzione del software di calcolo li ha riportati in uso.
Oggi, i grafici di Gantt sono tra le tecniche di pianificazione e creazione di grafici più utilizzate al mondo.
I grafici di Gantt sono utili per la pianificazione, il rilevamento e la comunicazione visiva delle informazioni di un progetto e consentono agli stakeholder e ai membri dei team di visualizzare il piano in un colpo d'occhio.
I grafici di Gantt consentono a tutti i soggetti coinvolti di visualizzare l'intero ambito di applicazione dell'iniziativa, inclusi la durata delle attività, il loro ordine, la loro assegnazione, le dipendenze e le fasi seguenti (precedenti e successive). Questo semplifica le fasi di pianificazione e offre una visione completa e approfondita del lavoro che verrà svolto.
I progetti di grandi dimensioni, che prevedono più adempimenti e l'integrazione di interi team o reparti, possono risultare complicati e difficili da gestire. I grafici di Gantt consentono ai responsabili di suddividerli in attività più piccole e più gestibili, permettendo di gestire in modo efficace anche le iniziative più complesse.
Per gestire progetti complessi, dall'ideazione fino al completamento, è necessario che i membri del team comunichino e collaborino in modo efficace. Un grafico di Gantt fornisce loro trasparenza, in quanto indica chiaramente quali attività devono ancora essere svolte e chi le deve portare a termine. Avendo una visione chiara degli obiettivi correnti, dei passi successivi da compiere, delle dipendenze tra le attività e di eventuali ritardi o altri problemi che potrebbero rallentare i processi, i team possono coordinare i propri sforzi senza trascurare accidentalmente fasi importanti ed evitando di svolgere lavori ridondanti.
Date le numerose variabili associate alla pianificazione, può essere difficile stabilire con precisione quanto tempo e impegno richiederà. I grafici di Gantt rappresentano un approccio efficace alla valutazione dei carichi di lavoro e delle sequenze temporali, in quanto realizzano proiezioni affidabili che possono essere utilizzate per pianificare le date di scadenza, creare budget e allocare risorse.
I grafici di Gannt funzionano in modo efficace come strumenti finanziari e di budgeting. Integrando l'allocazione delle risorse a determinate scadenze, i grafici di Gannt consentono alle aziende di calcolare i costi, monitorare le spese reali e ottimizzare l'allocazione delle risorse per una maggiore efficienza. Inoltre, permettono di illustrare chiaramente eventuali ritardi nella pianificazione che potrebbero influire sui budget. Ciò consente un migliore controllo sui budget e contribuisce a garantire il raggiungimento degli obiettivi finanziari.
I grafici di Gantt hanno infinite applicazioni e possono essere utilizzati sia da lavoratori autonomi che da aziende di vari settori. La loro versatilità risiede nella capacità di rappresentare visivamente strategia e avanzamento, aspetto che li rende utili per chiunque desideri pianificare, coordinare e rivedere le iniziative nel tempo nonché tenerne traccia. I responsabili della pianificazione e i team di settori come la costruzione, lo sviluppo software, il marketing e la produzione, si affidano ai grafici di Gantt per gestire in modo efficace i progetti, fornendo una panoramica visiva delle relative attività, sequenze temporali e dipendenze.
Un grafico di Gantt potrebbe scoraggiare gli inesperti. In realtà, però, questi grafici sono stati pensati per essere facili da usare. Con un minimo di orientamento, chiunque è in grado di leggerli a colpo d'occhio, riconoscendone i vari elementi e comprendendo come funzionano insieme per fornire un resoconto accurato dello stato corrente e delle fasi successive di un progetto. Un grafico di Gantt è costituito da diversi elementi chiave che forniscono una rappresentazione strutturata e visiva della pianificazione dell'iniziativa. Tra questi:
L'elenco delle attività è posizionato verticalmente lungo il lato sinistro del grafico e descrive ogni attività relativa all'iniziativa, suddividendo quelle più ampie in sottoattività. Le attività possono anche essere raggruppate in gerarchie o raggruppamenti logici del lavoro. Questo consente ai team di identificare facilmente ogni azione che deve essere completata e di tenerne traccia.
La sequenza temporale si trova in orizzontale, lungo la parte superiore del grafico e indica la durata stimata dell'iniziativa. Può essere suddivisa in giorni, settimane, mesi o altro ancora. La sequenza temporale includerà le date di inizio e di fine che sono state pianificate, nonché quelle di inizio delle singole attività e mansioni secondarie.
Gli assegnatari sono i singoli o i team responsabili del completamento di ogni attività. Sul grafico di Gantt, le informazioni sugli assegnatari possono essere inserite insieme ai nomi delle attività o all'interno delle barre delle attività. In questo modo si chiariscono i ruoli e le responsabilità, ma si favorisce anche un efficace coordinamento e una buona comunicazione all'interno di ogni attività e nell'intera iniziativa.
I compiti cardine sono punti fondamentali o traguardi significativi raggiunti entro la sequenza temporale stabilita. Rappresentano adempimenti chiave, scadenze importanti o eventi critici. Sul grafico di Gantt, i compiti cardine sono spesso contrassegnati da simboli a forma di diamante; questo li rende facilmente identificabili e consente ai team di tenere traccia dei progressi. Poiché i compiti cardine rappresentano i traguardi raggiunti, non le attività, di solito sono segnalati con una durata pari a zero.
Spesso, le attività essenziali dipendono dal completamento di quelle precedenti. Le dipendenze indicano le relazioni tra attività diverse o mansioni differenti e definiscono l'ordine in cui devono essere completate, evidenziando il rapporto di subordinazione che le lega e il loro impatto sulla sequenza temporale. Generalmente, sono rappresentate da frecce che collegano le barre delle attività corrispondenti, fornendo una rappresentazione visiva della sequenza delle attività.
Lead, lag e float sono elementi aggiuntivi di un grafico di Gantt e rappresentano la flessibilità delle attività e la loro successione temporale. Il lead indica il tempo di anticipo con cui un'attività successiva può iniziare prima del completamento di quella precedente, consentendone la sovrapposizione. Il lag, invece, rappresenta il tempo che deve trascorrere tra il completamento di un'attività precedente e l'inizio di quella successiva. Il float (noto anche come slack) indica l'intervallo di tempo in cui un'attività può essere ritardata senza che ciò influisca sulla sequenza temporale generale.
Il percorso critico rappresenta la sequenza di attività più lunga e deve essere affrontato in tempo affinché il progetto venga completato entro la data di scadenza.
Spesso, le attività essenziali dipendono dal completamento di quelle precedenti. Le dipendenze indicano le relazioni tra attività diverse o mansioni differenti e definiscono l'ordine in cui devono essere completate, evidenziando il rapporto di subordinazione che le lega e il loro impatto sulla sequenza temporale. Generalmente, sono rappresentate da frecce che collegano le barre delle attività corrispondenti, fornendo una rappresentazione visiva della sequenza delle attività.
I grafici di Gantt offrono numerosi vantaggi alle aziende, in quanto le aiutano a gestire efficacemente i progetti e a migliorare la collaborazione e i risultati complessivi. In genere, utilizzando questi grafici l'azienda ottiene i seguenti vantaggi:
I grafici di Gantt forniscono una rappresentazione visiva delle attività e delle sequenze temporali delle iniziative, consentendo ai team di comprenderne meglio l'ambito di applicazione, la successione temporale e le dipendenze. Ciò permette di ottenere una pianificazione efficace; per portare correttamente a termine i progetti, infatti, i team possono allocare risorse, definire scadenze realistiche e identificare i percorsi critici.
I grafici di Gantt consentono alle aziende di gestire le attività e le risorse in modo più efficiente nonché di tenerne traccia. Forniscono, infatti, una visione centralizzata delle assegnazioni delle attività, migliorano l'allocazione delle risorse, bilanciano i carichi di lavoro ed evitano i rischi di overbooking o di scarso utilizzo. Questo favorisce un migliore coordinamento e una maggiore collaborazione tra i membri dei team, che si traduce in un miglioramento dell'efficienza e della produttività.
Grazie ai grafici di Gantt, le aziende possono facilmente monitorare l'avanzamento delle iniziative e tenere traccia dei compiti cardine fondamentali. Ciò contribuisce a far sì che i team rispettino i tempi di consegna e identifichino potenziali ritardi o colli di bottiglia, ma li mantiene al contempo concentrati sugli obiettivi più importanti. Grazie a una chiara panoramica della sequenza temporale, le aziende possono adottare misure proattive per mitigare i rischi, rispettare le scadenze e garantire il completamento tempestivo dei progetti.
I grafici di Gantt facilitano una comunicazione e una collaborazione efficace all'interno dei team e con altri stakeholder. L'aspetto visivo dei grafici di Gantt agevola la comunicazione di progetti, sequenze temporali e dipendenze, garantendo che tutti siano allineati. Ciò favorisce la collaborazione, promuove la trasparenza e consente di prendere decisioni più informate ed efficaci.
I grafici di Gantt sono utili nella gestione delle risorse e del budget, in quanto forniscono alle aziende una visione chiara delle attività, delle sequenze temporali e delle dipendenze necessarie per un'efficace allocazione delle risorse. Ciò consente di identificare potenziali conflitti di risorse e di ottimizzarne l'utilizzo. Inoltre, collegando le attività ai costi stimati e confrontandoli poi con i costi effettivi, i grafici di Gantt permettono alle aziende di controllare le spese e di tenerne traccia.
Supportando la pianificazione iterativa, i grafici di Gantt consentono alle aziende di adattarsi in modo più semplice ed efficace ai requisiti e alle priorità delle iniziative in continua evoluzione. Man mano che si presentano nuove informazioni o nuove esigenze, i grafici di Gantt possono essere aggiornati rapidamente tenendo conto delle circostanze riviste; questo contribuisce a garantire il successo anche negli ambienti aziendali più dinamici.
L'utilizzo dei grafici di Gantt richiede un approccio sistematico. Inoltre, sebbene alcune aziende adottino varianti, la maggior parte di esse ritiene che questo strumento sia più efficace quando segue un processo specifico. Ecco alcuni passaggi chiave per utilizzare in modo efficace i grafici di Gantt:
Inizia con lo stabilire con chiarezza gli obiettivi dell'iniziativa. Suddividila in attività più piccole o in mansioni da completare. Assicurati che le attività siano specifiche, misurabili, attuabili, rilevanti e temporalizzabili (SMART).
Identifica le dipendenze tra le attività. Individua le attività che devono essere completate prima che le altre possano iniziare. Ciò serve a stabilire la sequenza delle attività e consente di portare avanti il progetto senza problemi.
Assegna risorse (ad esempio, membri dei team, attrezzature) a ogni attività e stabilisci sequenze temporali realistiche per il loro completamento. Al momento dell'allocazione delle risorse, tieni conto della loro disponibilità e delle loro competenze. Utilizza il grafico di Gantt per rappresentare le attività con barre orizzontali, con le rispettive date di inizio e fine.
Aggiorna regolarmente il grafico di Gantt affinché rifletta l'avanzamento effettivo delle attività. Man mano che saranno completate o nel caso subissero ritardi, apporta le relative modifiche al grafico, aggiornando le barre delle attività e i compiti cardine.
Condividi il grafico di Gantt con i membri del team e gli stakeholder per favorire una collaborazione efficace. La rappresentazione visiva della sequenza temporale e delle attività aiuta le persone coinvolte a comprendere ruoli, scadenze e dipendenze. Revisiona regolarmente il grafico di Gantt durante le riunioni del team per risolvere eventuali problemi e apportare le modifiche necessarie.
Monitora continuamente lo stato del progetto utilizzando il grafico di Gantt. Identifica i potenziali rischi, i limiti delle risorse o le modifiche ai requisiti e rivedi il grafico variando le sequenze temporali delle attività, aggiungendone di nuove o modificando le dipendenze dove necessario. Ciò garantisce che l'iniziativa proceda come da programma e si adatti alle mutevoli circostanze.
Come precisato in precedenza, i grafici di Gantt non si limitano alle singole iniziative. Possono infatti essere utilizzati anche all'interno di un ufficio gestione progetti (PMO) ed essere integrati in roadmap più ampie e in attività di pianificazione del portfolio. I PMO svolgono un ruolo fondamentale nella supervisione di più progetti e nel garantire il loro allineamento con gli obiettivi aziendali. I grafici di Gantt sono uno strumento prezioso per i PMO, in quanto consente loro di gestire e visualizzare in modo efficace i portfolio progetti.
Integrando i grafici di Gantt nel toolkit dei PMO, le aziende possono ottenere una panoramica di alto livello di tutti i progetti del proprio portfolio. Questo consente ai PMO di identificare potenziali sovrapposizioni, limiti delle risorse o priorità in conflitto. Inoltre, i grafici di Gantt possono essere integrati nelle roadmap avanzate e nelle attività di pianificazione del portfolio. Aggiungendo questi grafici alle roadmap, i PMO possono rappresentare visivamente le sequenze temporali e le dipendenze di vari progetti e iniziative, favorendo un migliore coordinamento tra molteplici team e reparti. Il grafico di Gantt consente ai PMO di valutare l'impatto dei nuovi progetti su quelli esistenti, di stimare la disponibilità delle risorse e di prendere decisioni informate in merito all'assegnazione delle priorità e all'ordine di sequenza dei progetti.
I grafici di Gantt sono soluzioni di pianificazione efficaci che possono essere applicate praticamente a qualsiasi tipo di iniziativa. La rappresentazione visiva di attività, sequenze temporali e dipendenze migliora la gestione dei progetti, l'allocazione delle risorse e la collaborazione. Inoltre, sia che vengano applicate a singoli progetti, alla pianificazione del portfolio o a roadmap strategiche d'insieme, i grafici di Gantt offrono chiarezza, struttura e flessibilità alle aziende di ogni settore.
Per far sì che i grafici di Gantt forniscano i dettagli e l'allineamento necessari alla tua azienda per raggiungere gli obiettivi, sfrutta ServiceNow Strategic Portfolio Management (SPM). Le soluzioni ServiceNow SPM forniscono alle imprese gli strumenti e le risorse necessari per dare un orientamento ai progetti e ottenere un valore di business senza pari. ServiceNow ottimizza i tradizionali grafici di Gantt. Incorporando la codifica a colori, i grafici illustrano in modo semplice e trasparente lo stato delle singole attività e la percentuale di quelle completate. Le icone visualizzate accanto alle attività mostrano a quale fase appartiene ciascun elemento tramite un interruttore di commutazione che mostra/nasconde il percorso critico. Sono inoltre incluse opzioni per aggiungere ed eliminare attività, modificare date e dipendenze e accedere con precisione all'avanzamento del progetto. I grafici di Gantt di SPM sono progettati per favorire l'allineamento e sono facili da usare. Inoltre, possono essere inseriti in roadmap, portfolio e programmi più ampi, dimostrandosi uno strumento di pianificazione di iniziative tra i più completi.
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