La gestione del portfolio applicazioni (APM) è la disciplina che consente di sviluppare e gestire la strategia delle applicazioni per ottimizzare lo stack tecnologico di un'azienda.
Data la crescente accelerazione verso la digitalizzazione e la sempre più larga adozione di applicazioni a supporto della trasformazione, le organizzazioni si stanno rendendo conto del fatto che la gestione e la visibilità dei loro portfolio applicazioni stanno diventando estremamente complesse. Inoltre, con l'aumento delle funzionalità software, le aziende stanno adottando un numero maggiore di applicazioni per supportare la loro attività. Di conseguenza, le aziende prevedono che l'aumento dell'adozione digitale porti a uno svantaggio specifico nel passaggio alla trasparenza delle applicazioni: la proliferazione incontrollata delle applicazioni.
Per supportare la trasformazione digitale e l'azienda, nell'ambiente vengono aggiunte sempre più applicazioni. Alcune applicazioni sono note, ma per gli utenti oggi è più facile che mai acquistare applicazioni nell'ambiente stesso. Basta una rapida ricerca online con relativa conferma dei dettagli di pagamento e l'app compare nello stack tecnologico dell'azienda. Quando l'app non è più necessaria, però, molto (troppo) spesso rimane attiva. Molte di queste applicazioni continuano a risucchiare risorse aziendali anche se non forniscono più valore di business.
Questo è un esempio di proliferazione incontrollata delle applicazioni. Le aziende cercano di gestire la proliferazione incontrollata delle applicazioni e l'inventario creando un elenco di applicazioni in Excel, ma ciò può facilmente portare alla duplicazione dei dati e all'obsolescenza dell'elenco stesso. Per garantire che gli stack tecnologici rimangano efficienti e applicabili alle esigenze attuali e future, le aziende si stanno rendendo conto di aver bisogno di una panoramica completa dell'intero portfolio software.
La soluzione è la gestione del portfolio applicazioni (APM). L'APM rafforza le organizzazioni con dati e analisi dei dati in tempo reale essenziali per gestire l'intero panorama delle applicazioni. I risultati finali? Una migliore allocazione dei costi, una più chiara comprensione delle applicazioni che supportano le funzionalità aziendali, un maggiore allineamento dell'APM alla strategia aziendale e la riduzione dei rischi grazie alla comprensione di quali applicazioni sono prossime alla fine del ciclo di vita. Gli architetti aziendali devono supportare l'infrastruttura delle applicazioni odierna, pianificando nel contempo la roadmap aziendale del futuro.
L'APM esamina con attenzione l'intero stack software di un'azienda, fornendo un quadro dettagliato di tutte le applicazioni e allineandole alla strategia generale dell'impresa. In questo modo, la gestione del portfolio applicazioni:
Un aspetto centrale dell'APM, verosimilmente il suo vantaggio più importante e potenzialmente prezioso, è la capacità di contrastare i pericoli posti dalle app in disuso. Quando le applicazioni raggiungono la fine del loro ciclo di vita, possono iniziare a rappresentare un serio rischio nonché una vulnerabilità. La gestione del portfolio applicazioni aiuta le aziende a creare piani efficaci per la fine del ciclo di vita delle applicazioni, in modo che queste potenziali falle di sicurezza e di processo non si trasformino in problemi in futuro.
Le grandi e le piccole imprese potrebbero scoprire di avere migliaia di applicazioni software diverse nella loro infrastruttura. La gestione del portfolio applicazioni mappa le applicazioni in base alle funzionalità aziendali, identificando facilmente le applicazioni che non sono più utili o che non supportano l'azienda. Inoltre, è possibile utilizzare indicatori delle app per misurare le prestazioni complessive. Grazie a questi indicatori, l'APM identifica e categorizza rapidamente ogni applicazione, consentendo alle aziende di eliminare le tecnologie ridondanti, sostituire gli strumenti obsoleti e garantire che ogni software apporti un valore reale.
Ogni applicazione aziendale ha una funzione chiave: supportare l'azienda. La gestione del portfolio applicazioni è efficace nel fornire una visione di base delle applicazioni e delle dipendenze. Eccelle però anche nella raccolta di dati essenziali per la trasformazione IT su larga scala. Mentre i paesaggi delle applicazioni si evolvono e cambiano per supportare nuove iniziative strategiche, l'APM crea report affidabili in tempo reale per aiutare leader e decision maker a comprendere meglio l'impatto degli investimenti IT. Inoltre, la gestione del portfolio applicazioni si estende all'intero portfolio applicazioni, fornendo ai decision maker i dati necessarie per allineare ogni software attuale alle esigenze aziendali di ampio respiro.
La gestione del portfolio applicazioni classifica e valuta le applicazioni in base al Total Cost of Ownership (TCO), insieme ad altri fattori rilevanti. In questo modo, i decision maker hanno una visione chiara del valore effettivo di ogni software, in modo da poter prendere decisioni informate e massimizzare il ritorno su ogni investimento IT che attinge al budget.
Un altro vantaggio della classificazione e della valutazione delle app nella gestione del portfolio applicazioni è che consente alle aziende di comprendere più facilmente che cosa è necessario fare e di identificare e dare priorità al proprio stack tecnologico. La gestione del portfolio applicazioni permette di capire quali applicazioni sono prossime alla fine del loro ciclo di vita e di pianificare altre iniziative e priorità aziendali.
Lacune, ridondanze e tecnologie obsolete possono rallentare importanti processi aziendali fino a bloccarli. La gestione del portfolio applicazioni scopre questi colli di bottiglia nascosti e si spinge oltre, delineando i miglioramenti fattibili per consentire ai processi di raggiungere la massima efficienza.
Riunendo tutte le applicazioni e gli strumenti in un unico luogo, i team e i reparti dell'intera azienda possono lavorare con un'unica fonte di dati per quanto riguarda le funzionalità delle applicazioni e i relativi investimenti. Ciò consente una migliore comunicazione tra gli stakeholder e impedisce di destinare risorse ad acquisti IT non necessari (e al supporto di applicazioni che non servono a nulla).
La gestione del portfolio applicazioni, come sottolinea il termine, può semplificare l'approccio di un'azienda alla documentazione e alla gestione del proprio portfolio applicazioni. Detto ciò, le fasi necessarie nella creazione di una soluzione APM efficace non sono sempre così ovvie. Qui di seguito analizziamo le fasi che le aziende devono seguire per avere successo con l'APM:
Il primo passo nella gestione del portfolio applicazioni è la catalogazione del software utilizzato dall'organizzazione. Contatta la persona responsabile del servizio di ogni reparto e crea un inventario di tutte le applicazioni che vengono utilizzate o per cui l'azienda paga un abbonamento ma che sono inutilizzate. In questa fase, è consigliabile che le aziende raccolgano anche altre informazioni rilevanti su ciascuna applicazione, comprese quelle specifiche relative ai contratti e ai costi, per contribuire a valutazioni più approfondite delle applicazioni in un secondo momento.
Oltre a fare il punto su ogni applicazione corrente, le aziende devono associare ogni applicazione al suo potenziale proprietario. Questi proprietari sono coloro che utilizzeranno l'applicazione e devono essere informati sul processo di gestione del portfolio applicazioni e sugli obiettivi di una migliore APM. Inoltre, applicando i workflow di certificazione dei dati, le aziende possono riunire l'onboarding e il controllo di qualità dei dati delle app per ottenere una strategia semplificata.
Ogni applicazione passerà naturalmente attraverso un ciclo di vita di utilità man mano che passa dall'uso attivo all'attività parziale quando l'app viene gradualmente dismessa e infine diventa inattiva. Una volta che l'applicazione non è più utile per l'azienda, deve essere sostituita con una versione aggiornata o ritirata completamente. La definizione di questo ciclo di vita consente di identificare dove si colloca ciascuna applicazione.
Anche tra le applicazioni attive vi sarà un'ampia gamma di valore. Determinando la frequenza di utilizzo di queste applicazioni e l'importanza che anche le applicazioni ben utilizzate rivestono per i team e i workflow, sarà più facile assegnare il valore.
Partendo dalla fase precedente, le organizzazioni devono determinare il costo totale e il valore di business di ogni software attivo. La determinazione del TCO e del valore di ogni applicazione in relazione alle funzionalità aziendali fornisce un benchmark rispetto al quale le aziende possono valutare altre potenziali soluzioni.
Infine, l'ultima fase del processo di gestione del portfolio applicazioni è l'implementazione di un framework di indicatori applicazioni basato sui dati. Da lì, il personale responsabile può rivedere e gestire continuamente il portfolio applicazioni, definendo un valore a lungo termine e mantenendo l'IT perfettamente in linea con gli obiettivi aziendali.
Se implementata correttamente, la gestione del portfolio applicazioni può diventare una base affidabile per la trasformazione aziendale, in quanto fornisce informazioni per fare investimenti più intelligenti, massimizzandone l'impatto e promuovendo l'innovazione continua. Ecco alcune best practice per aiutare le aziende a trarre il massimo profitto dalle soluzioni di APM:
La gestione del portfolio applicazioni ha lo scopo di aiutare la leadership e gli altri stakeholder a prendere decisioni migliori su quali applicazioni forniscono il maggior valore all'azienda. Comprendendo le esigenze degli utenti attuali e le applicazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro, l'APM può aiutare a far coincidere le funzionalità aziendali con la strategia aziendale. Il team di APM deve essere in grado di lavorare a stretto contatto con una serie di figure, tra cui executive, project manager, app architect e altre figure di pianificazione tecnologica, per fornire loro il software necessario per svolgere il proprio lavoro, supportare la strategia aziendale e rispondere alle loro domande.
La raccolta e la manutenzione dei dati nella gestione del portfolio applicazioni è un lavoro che non può essere condotto da un solo team. I fornitori di altri team e reparti dovranno contribuire regolarmente con i dati, al di là delle loro responsabilità tradizionalmente definite. Per assicurarsi che abbiano la direzione e l'ispirazione necessarie per ricoprire la posizione di fornitore di dati APM, le aziende dovrebbero prima selezionare un gruppo di fornitori di dati "pilota" da formare in merito ai processi importanti e alle best practice. Il feedback di questi early adopter può poi essere utilizzato per perfezionare il processo di formazione per gli altri fornitori di dati. Tuttavia, non si tratta sempre di un processo manuale: Discovery, per l'IT, e IT asset management (ITAM) possono raccogliere automaticamente i dati rilevanti.
Il successo della gestione del portfolio applicazioni non implica necessariamente una rivoluzione completa dell'intero portfolio app. Al contrario, spesso il successo arriva in modo silenzioso.
Con una gestione efficace del portfolio applicazioni, le organizzazioni possono avere una chiara comprensione delle applicazioni presenti nel proprio ambiente e di come ridurre i costi eliminando quelle che non sono in linea con la strategia aziendale. I fondi possono essere utilizzati per le applicazioni che contribuiscono ad accelerare la crescita aziendale. Stakeholder e leader possono utilizzare in modo efficace i dati nell'APM per allineare le applicazioni alle funzioni aziendali e lavorare insieme verso una roadmap comune relativa alla strategia. Condividere questo successo in tutta l'organizzazione può aiutare gli stakeholder di tutti i livelli a riconoscere il valore dell'APM.
Gli ecosistemi delle applicazioni stanno diventando più complessi che mai. Per gestire efficacemente i portfolio delle applicazioni in crescita e proteggere nel contempo gli investimenti aziendali, le organizzazioni hanno bisogno di strumenti di gestione del portfolio applicazioni affidabili. Allo stesso tempo, tutti i settori stanno subendo un cambiamento di paradigma nei loro modelli di distribuzione preferiti: stanno migrando una parte significativa dei dati e dei servizi nel cloud. ServiceNow, leader nella gestione IT, fornisce le soluzioni.
Application Portfolio Management di ServiceNow crea un inventario completo di ogni software attribuito all'azienda, categorizzando queste applicazioni in base a quattro aree di interesse principali: pianificazione delle funzionalità aziendali, razionalizzazione delle applicazioni, utilizzo delle informazioni e gestione del rischio tecnologico. La leadership può quindi utilizzare queste informazioni per costruire strategie tecnologicamente rilevanti che allineino pienamente le funzionalità delle applicazioni agli obiettivi stabiliti. Inoltre, poiché APM di ServiceNow è una soluzione basata sul cloud che incorpora senza problemi i dati provenienti da altri workflow IT integrati, le aziende ottengono un ulteriore vantaggio: la completa accuratezza dei dati provenienti dall'intero ecosistema, accessibili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
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