Kanban è un framework utilizzato nello sviluppo di software in cui gli elementi del lavoro vengono rappresentati visivamente per garantire la comunicazione e la trasparenza in tempo reale.
Kanban è stato pensato originariamente per il settore manifatturiero e il sistema controlla la catena del valore dal punto di inizio (molto probabilmente il fornitore) fino al raggiungimento del consumatore. In questo modo, i sistemi Kanban aiutano le aziende a evitare interruzioni delle forniture, eccesso di scorte e colli di bottiglia nella filiera. Grazie al monitoraggio costante, un sistema Kanban può contribuire a ridurre i tempi di consegna.
Fin dalla sua nascita, il metodo Kanban è stato utilizzato non solo nel settore manifatturiero ma anche in altri sistemi di produzione, come lo sviluppo di software. Il monitoraggio continuo consente inoltre agli sviluppatori di controllare la filiera dallo sviluppo alla produzione con una rappresentazione visiva del workflow. L'obiettivo finale del metodo Kanban nello sviluppo di software è quello di ottenere tempi di consegna più efficienti ed evitare interruzioni nella produzione.
Il metodo Kanban viene utilizzato da anni e, in questo arco di tempo, si è evoluto e i suoi principi sono il risultato della collaborazione di molte persone. I principi del metodo Kanban possono essere suddivisi in quattro categorie principali:
Lavorare con processi già consolidati può essere difficile, quindi questi principi sono progettati per aiutare a combinare e integrare il cambiamento in modo non invasivo.
Inizia dai processi già in corso
Il primo principio di gestione del cambiamento inizia da quanto è già noto. Il metodo Kanban è progettato per essere integrato senza dover revisionare i processi correnti. Questo principio si basa invece sul riconoscimento del valore dei processi, dei ruoli e delle responsabilità esistenti e sulla conservazione di ciò che funziona bene in ciascuno di essi. Partendo da ciò che è noto, verranno evidenziati anche i problemi presenti.
Persegui un cambiamento incrementale ed evolutivo
L'implementazione del metodo Kanban dovrebbe avvenire in modo non invasivo. Per fare ciò, i cambiamenti devono avvenire in modo incrementale. Nel metodo Kanban, i cambiamenti vengono apportati insieme alla raccolta dei feedback e all'implementazione della collaborazione. I cambiamenti e le revisioni di portata più ampia possono incontrare resistenza, per questo l'ideale è procedere con cambiamenti evolutivi fatti a piccoli passi, in modo incrementale.
Incoraggia le azioni di leadership a tutti i livelli
La leadership fa parte dell'implementazione del metodo Kanban e dei processi di cambiamento. Le azioni di leadership non possono però riguardare solo il management di alto livello. Incoraggiare la leadership a tutti i livelli aiuta tutti ad avere una mentalità di miglioramento continuo che collaborerà con il metodo Kanban per far progredire l'azienda.
Il metodo Kanban aiuta le aziende a sviluppare un approccio orientato ai servizi. Per utilizzare in modo efficace il metodo Kanban, è necessario avere una profonda comprensione delle esigenze del cliente, con processi in continuo miglioramento per soddisfare tali esigenze.
Concentrati sulle esigenze e sulle aspettative del cliente
L'obiettivo principale di qualsiasi organizzazione di successo è quello di offrire un prodotto o un servizio di alta qualità al cliente. La comprensione delle esigenze e delle aspettative di un cliente dovrebbe essere al centro dei processi Kanban e aziendali.
Gestisci il lavoro
Invece di fare micro-management, assicurati che la rete di servizi e il lavoro da svolgere siano organizzati e curati correttamente. Tutti sanno che cosa deve essere fatto e quando deve essere fatto.
Rivedi regolarmente le reti di servizi
Il metodo Kanban incoraggia il miglioramento dei risultati che un'azienda fornisce al cliente. La revisione delle attuali reti di servizi offre l'opportunità di migliorare i risultati e di valutare il funzionamento dei processi per raggiungere l'obiettivo finale di fornire risultati di alta qualità.
Il metodo Kanban consente di visualizzare il concetto di flusso. Le schede sulla lavagna Kanban devono creare un flusso uniforme attraverso un sistema, in modo che il sistema Kanban possa mettere in evidenza i blocchi che si verificano per poterli esaminare criticamente. Il concetto di flusso è fondamentale per migliorare e operare in modo efficace. Misurando i parametri del flusso e lavorando per migliorarli, le aziende possono incrementare notevolmente la velocità dei processi di consegna. Le tecniche Kanban possono contribuire al miglioramento continuo del flusso di processo.
Molto spesso il personale delle aziende ha troppi WIP (Works-in-Progress, lavori in corso). Un principio fondamentale di Kanban consiste nel limitare che ciò avvenga: il personale deve concentrarsi su un WIP alla volta e completarlo prima di passare all'attività successiva. Questo principio aiuta a ridurre il multitasking e a mantenere i processi sempre fluidi.
L'utilizzo del metodo Kanban con qualsiasi tipo di sviluppo di prodotti o software offre numerosi vantaggi. Può portare a:
- Maggiore visibilità del flusso
Kanban è un metodo visivo che aiuta gli sviluppatori a visualizzare il flusso di un processo. Una lavagna Kanban diventa un hub di informazioni che tutti possono vedere (quindi contribuisce a ridurre il numero di attività che vanno perse). - Miglioramento delle tempistiche di consegna
Il metodo Kanban offre una visualizzazione chiara del progetto e del workflow corrente, consentendo così di identificare i colli di bottiglia e di ridurli rapidamente. Se una parte del progetto si blocca, è facile accorgersene e risolvere il problema. Migliorare il workflow e correggere i colli di bottiglia può quindi incrementare la velocità di consegna di un progetto. - Allineamento tra obiettivi aziendali e l'esecuzione
Talvolta può verificarsi un divario tra gli obiettivi di un progetto e il modo in cui viene effettivamente eseguito. Il metodo Kanban può aiutare a unire questi due elementi. Le pratiche Kanban sono progettate per aiutare ad allineare il lavoro quotidiano con gli obiettivi strategici. L'allineamento degli obiettivi con l'esecuzione aiuta un'azienda a rimanere agile e pronta ad adattarsi ai cambiamenti del settore o della clientela. - Maggiore prevedibilità
La prevedibilità aiuta le aziende a prendere decisioni migliori e a pianificare i calendari in modo più accurato. Con il metodo Kanban, le aziende possono avere un quadro chiaro del workflow di un processo, in modo da poter prevedere meglio sequenze temporali e risultati. - Maggiore capacità di gestire scalabilità e dipendenze
La gestione delle dipendenze può fornire informazioni dettagliate sul workflow e sul processo di sviluppo. Migliorare la gestione di scalabilità e dipendenze aiuta le aziende a comprendere meglio i propri processi e a capire come crescere. - Maggiore soddisfazione della clientela
Kanban riduce gli sprechi di tempo e di energia per produrre un risultato finale migliore per la clientela. L'obiettivo è quello di soddisfare o superare le aspettative del cliente. Eventuali problemi che dovessero insorgere devono essere affrontati con tempestività per aumentare costantemente la soddisfazione della clientela.
Il metodo Kanban è un sistema di gestione dei cambiamenti che può aiutare i team a migliorare in modo incrementale affinché siano in grado di offrire un'esperienza clienti migliore. Nell'implementazione del metodo Kanban è fondamentale il fatto che dovrebbe essere riscontrata pochissima o addirittura nessuna resistenza grazie alla perfetta integrazione dei cambiamenti incrementali.
Il primo passaggio del metodo Kanban consiste nella visualizzazione del workflow. La maggior parte delle persone visualizza il workflow con una lavagna Kanban. La lavagna può essere una lavagna bianca o una bacheca di qualche tipo (o anche una lavagna digitale) con note adesive o schede che rappresentano ogni attività da svolgere. In genere, la bacheca viene suddivisa in tre categorie: Da fare, In corso e Fatto. La colonna "Da fare" mostra ciò che non è ancora stato avviato; la colonna "In corso" mostra quali membri del team stanno lavorando attivamente e la colonna "Fatto" mostra tutte le attività completate.
Una visualizzazione semplice contribuisce a migliorare la trasparenza e la distribuzione del lavoro. Le lavagne Kanban possono mostrare workflow elaborati, se necessario, e il workflow Kanban visualizzato può aiutare i team a individuare i colli di bottiglia e a eliminarli.
- Visualizzazione del workflow
Per iniziare, il team ha bisogno di una lavagna Kanban per visualizzare il workflow e delle schede di qualche tipo sulle quali riportare le attività. Per creare la bacheca in modo efficace, è importante capire che cosa serve per passare dal punto A al punto B. Una volta creato il workflow, i membri del team possono spostare le attività da una colonna all'altra per rappresentare l'avanzamento del progetto. Una lavagna Kanban può avere aspetti diversi, a seconda delle esigenze dell'azienda. - Limitazione dei WIP
L'obiettivo di Kanban è avere solo una quantità gestibile di lavori in corso per evitare il multitasking. Limitare il numero di attività su cui i membri del team possono lavorare, in modo che non ce ne siano mai troppe "appena iniziate". Se non vi sono limiti al numero di attività nella colonna "In corso", allora non è Kanban. I vincoli possono anche aiutare a far sorgere problemi che altrimenti potrebbero essere trascurati. - Gestione del flusso
Gestire il flusso significa gestire il lavoro stesso, senza dover gestire le persone coinvolte. Invece di fare micro-management, l'attenzione si concentra sulle modalità con cui far avanzare il lavoro rapidamente. - Esplicitazione delle policy di processo
Se non comprendi le policy di processo, non puoi migliorarle. Il processo deve essere chiaramente definito, reso pubblico e condiviso. Le persone non vogliono partecipare a qualcosa che non ritengono utile. Se tutti hanno familiarità con l'obiettivo del progetto, tutti possono utilizzare il processo Kanban e portare avanti il progetto. - Cicli di feedback
Per le aziende che desiderano essere più agili, i cicli di feedback sono un passaggio obbligatorio. I cicli di feedback aiutano a garantire che le organizzazioni reagiscano correttamente ai cambiamenti e che gli stakeholder siano a conoscenza di tutto ciò di cui dovrebbero essere al corrente. - Miglioramento collaborativo
L'implementazione collaborativa dei cambiamenti può contribuire a creare una cultura di miglioramento continuo. È inoltre importante implementare i cambiamenti sulla base di metodi, feedback e parametri scientificamente collaudati.
La differenza principale tra Kanban e Scrum è che Kanban è un processo, mentre Scrum è un framework. Il metodo Kanban crea un modello di fornitura incentrato sulla crescita continua, mentre il framework Scrum si concentra sull'organizzazione del lavoro in "sprint". Kanban utilizza un approccio su misura e Scrum utilizza regole predeterminate. La scelta dell'uno o dell'altro dipende dalla natura del processo, ma Kanban può essere adeguato a una varietà di processi.
Kanban è un approccio adattivo, Scrum è un approccio prescrittivo.
Kanban si basa sui seguenti principi:
- Inizia dai processi che usi già
- Accetta di perseguire un cambiamento evolutivo
- Incoraggia le azioni di leadership a tutti i livelli
- Concentrati sulle esigenze del cliente
- Gestisci il lavoro
- Esamina regolarmente la rete di servizi
Mentre Scrum include i principi di:
- Empirismo
- Trasparenza
- Ispezione
- Adattamento
Il processo Kanban prevede cadenze a livello di team e cadenze orientate ai servizi, mentre Scrum ha:
- Sprint fissi
- Pianificazione sprint
- Daily Scrum
- Revisione sprint
- Valutazione retrospettiva sprint
Kanban non richiede ruoli predeterminati, ma alcune aziende utilizzano un responsabile di fornitura servizio e un responsabile di richiesta servizio. Scrum ha tre ruoli predefiniti:
- Proprietario prodotto
- Scrum Master
- Team di sviluppo
Il processo Kanban si concentra sulla misurazione della durata del ciclo di completamento di un processo, sul modo in cui le attività passano dallo stato "WIP" allo stato "Fatto" e della produttività. Le metriche Scrum sono velocità e capacità pianificata. Ciascuno misura idee diverse.
Per utilizzare il metodo Kanban, le aziende hanno bisogno di una lavagna per visualizzare il workflow. ServiceNow Visual Task Board è un modo semplice per visualizzare i processi con cui lavori, identificare e correggere i colli di bottiglia, spostare gli elementi di lavoro nelle varie fasi del processo e mostrare il lavoro in modo trasparente.
Una lavagna digitale come questa è progettata per aiutare le organizzazioni a utilizzare Kanban in un ambiente moderno e frenetico. La diffusione del lavoro in remoto sta portando con sé moltissimi cambiamenti, tra cui la necessità di lavagne di attività digitali per ottenere il massimo da Kanban. Visual Task Board ti offre la possibilità di visualizzare i progetti, consentendoti di iniziare facilmente a implementare il processo Kanban nella tua organizzazione senza doverti preoccupare della configurazione. Scopri di più su Visual Task Board di ServiceNow per iniziare a utilizzare il metodo Kanban.