Un ufficio gestione progetti (PMO) può essere un gruppo interno o un gruppo esterno incaricato di gestire i prodotti. I PMO si differenziano da altri aspetti di un team di gestione dei progetti. I PMO hanno un'ampia portata e sono composti da persone provenienti da molte discipline e sono responsabili degli standard di gestione dei progetti piuttosto che di un singolo progetto. L'ufficio comprende in genere un mix di professionisti provenienti da IT, pianificazione, finanza e gestione dei rischi, che collaborano per garantire che tutti i progetti soddisfino i risultati organizzativi definiti.
Non tutte le organizzazioni avranno bisogno di un PMO, ma tutte avranno bisogno di un project manager. Il project manager è la persona responsabile del controllo generale e del successo dei progetti. I responsabili portfolio supervisionano tutti i progetti e i programmi di un'organizzazione, ma si concentrano sugli obiettivi generali e sul modo in cui i progetti e i programmi si allineano a tali obiettivi.
Un PMO conserva la documentazione sui progetti e offre direzione e parametri chiave nell'esecuzione dei progetti sotto la sua governance. Molto spesso, un PMO è anche responsabile del budget e dei finanziamenti dei progetti di sua competenza.
L'utilizzo di un PMO in un'organizzazione può essere vantaggioso per le strategie di gestione dei progetti e per l'azienda stessa. Nel complesso, un PMO può fornire una supervisione e una pianificazione di alto livello a un'azienda. La gestione dei progetti è un processo supervisionato ed esistono procedure standard per l'organizzazione.
Di seguito sono riportarti altri tre modi in cui i PMO possono essere utili e fornire un valore reale a un'azienda:
Con un PMO, tutti coloro che lavorano ai progetti dell'azienda avranno metodi e procedure chiare e standardizzate. Un PMO definisce e mantiene gli standard di gestione del progetto per l'organizzazione, rendendo più semplice per i project manager e gli altri membri del team di gestione dei progetti conoscere le procedure approvate. Un PMO standardizza questi elementi e semplifica il processo.
Quando un PMO standardizza le procedure, si crea una fantastica opportunità di allineamento organizzativo. Il dipartimento o gruppo PMO può garantire che gli standard e le procedure per la gestione dei progetti siano allineati con lo scopo generale dell'azienda, la sua traiettoria e altri obiettivi di prodotto. L'allineamento organizzativo contribuisce inoltre a garantire che i progetti creino un reale valore aggiunto. Un PMO è anche in una posizione unica per segnalare eventuali somiglianze tra i progetti, per evitare sovrapposizioni o perdite di risorse. Al contrario, ogni progetto può essere allineato agli altri e all'obiettivo dell'azienda.
Una responsabilità di un PMO è quella di identificare e formare i project manager. Il fatto che un PMO si assuma questa responsabilità aiuta un'organizzazione a disporre di project manager più preparati e più qualificati. Invece di lasciare la formazione a chi ha poca esperienza nella gestione dei progetti, un dipartimento creato esclusivamente per la gestione dei progetti può garantire che la formazione avvenga e che sia di alta qualità. Quindi, le aziende che dispongono di un ufficio gestione progetti (o che assumono PMO) possono avere project manager migliori.
Non tutte le aziende avranno un PMO e non tutti i PMO avranno lo stesso aspetto. Non esiste uno standard per lo sviluppo di PMO. Tuttavia, esistono alcune forme comuni che un PMO assumerà all'interno della strategia di gestione dei progetti di un'organizzazione. Queste sono due delle forme più comuni che illustrano i diversi ruoli che un PMO può svolgere all'interno di un'azienda.
Un tipo comune di PMO è il PMO di supporto o consulenza. Un PMO di supporto raccoglie tutti i progetti di un'organizzazione, fornisce le best practice per i progetti e fornisce modelli e formazione, ma lo fa in modo più consultivo. Questo tipo di PMO può essere esterno; può anche far parte di un PMO specifico di un dipartimento, di una regione o di una divisione.
Un PMO direttivo ha un alto livello di controllo manageriale e il potere di imporre standard e pratiche organizzative. In sostanza, un PMO direttivo è l'autorità centrale all'interno dell'organizzazione in materia di gestione dei progetti. Mentre un PMO consultivo potrebbe solo fornire consigli sulle best practice per un particolare progetto, un PMO direttivo avrebbe l'autorità di imporre l'uso delle best practice per quel progetto.
I PMO svolgono alcuni ruoli importanti per la gestione dei progetti. Quando un'organizzazione utilizza un PMO, in genere si avvale di tre tipi principali di ruoli e responsabilità: guida, documentazione e creazione di report.
I PMO possono fornire indicazioni sulle strategie e sugli strumenti di gestione dei progetti. In particolare, i PMO forniscono indicazioni sulle metodologie e sulle best practice. Ecco alcune delle metodologie e dei framework più comuni e utili per la gestione dei progetti in cui i PMO possono essere d'aiuto:
- Approccio Agile
Agile è un approccio iterativo alla pianificazione e alla guida dei processi di progetto che li suddivide in cicli più piccoli chiamati sprint. È flessibile e potente.
- Approccio Cascata
Con l'approccio Cascata, ogni attività passa da una all'altra, come una cascata. La tempistica richiede un'attenta pianificazione, ma il flusso può far avanzare i progetti in modo efficace.
- Approccio Scrum
Scrum è simile all'approccio Agile, ma i suoi risultati devono essere consegnati ogni 30 giorni. È un ottimo metodo per i team che hanno difficoltà a gestire la produttività.
- Approccio Six Sigma
Six Sigma è una metodologia utilizzata per migliorare i processi eliminando quelli che sono considerati difetti. L'obiettivo è ridurre gli errori di qualsiasi tipo per ottenere la massima precisione e ottimi prodotti.
Un ruolo importante di un PMO riguarda la documentazione. I PMO forniscono indicazioni e best practice per la gestione dei progetti, e le best practice derivano da progetti passati. Quando i PMO conservano la documentazione sui progetti, possono prendere decisioni e previsioni migliori su ciò che funzionerebbe bene e sarebbe meglio per un particolare progetto. La documentazione aiuta a comunicare la pratica.
I report PMO sono uno strumento prezioso per il successo della gestione dei progetti. La creazione di report consente di mantenere i progetti nelle tempistiche e gli stakeholder vengono aggiornati sui progressi. Quando un PMO gestisce la creazione di report, può tenere traccia dei progressi del progetto, informare tutti gli stakeholder e riferire ai vertici aziendali in merito al progetto. In questo modo si riduce l'onere di creazione di report per i membri del progetto, mantenendo il progetto entro le tempistiche stabilite, dall'inizio alla fine.
I PMO possono fornire molti vantaggi all'azienda e svolgere molti ruoli e responsabilità importanti, ma possono comunque presentare delle sfide. Queste sfide possono essere difficili da affrontare, ma sono tutte superabili per le aziende che desiderano trarre vantaggio dall'utilizzo di un PMO per il successo della gestione dei progetti. Ecco quattro delle sfide più comuni dei PMO e come superarle:
Un PMO è utile solo se comunica con i membri del team che lavorano al progetto. La mancanza di comunicazione tra un PMO e i membri del team significa che il team non beneficia delle conoscenze e degli standard che il PMO può fornire. Per superare questa sfida, è importante disporre di diverse vie di comunicazione e avere un confronto regolare tra PMO e membri del team.
Per alcune aziende è meglio che sia il project manager a fare da tramite, e questo può essere efficace a patto che ci sia una comunicazione regolare.
Il personale del PMO è particolarmente importante per il suo successo. La sfida si presenta quando i team PMO non dispongono delle competenze necessarie per fornire un valore reale al team di gestione dei progetti. La soluzione per superare questa sfida consiste nel selezionare attentamente i team che hanno le competenze necessarie per svolgere i ruoli e le responsabilità di un PMO. Molte aziende assumono una grande varietà di individui.
Alcuni PMO non hanno visibilità sull'andamento dei progetti e sulle attività dei team. Questa mancanza di visibilità limita il potenziale e il valore che i PMO possono apportare. Quando i PMO non hanno visibilità, non possono fornire ai team una guida sulle best practice di gestione dei progetti per quel progetto. Per superare questa sfida, è importante fornire ai PMO visibilità sulle attività dei team. Ciò può anche contribuire a migliorare la comunicazione.
I conflitti possono far deragliare qualsiasi tipo di progetto. L'incapacità di risolvere i conflitti all'interno del team può portare a molti problemi con i PMO. Il segreto è fornire dei mezzi per risolvere i conflitti prima che possano degenerare. La mitigazione dei problemi nelle fasi iniziali può mantenere i team più produttivi e ridurre il rischio di bloccare un progetto.
Il software PMO giusto si allineerà anche agli obiettivi aziendali. Purtroppo, non tutte le aziende utilizzano il software giusto. Molte organizzazioni utilizzano Gestione portfolio progetti (PPM) come software PMO. Ma la verità è che non mantiene le sue promesse. È difficile sviluppare e mantenere l'allineamento tra strategie, investimenti e risultati nonostante l'utilizzo del PPM.
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