La gestione progetti consiste in un processo volto alla consegna di un lavoro che ha una specifica data di inizio e di fine, nel rispetto dello scopo e il budget prefissati.
La gestione prodotti differisce dalla gestione progetti in vari aspetti. La gestione prodotti rappresenta gli interessi del mercato, conduce la strategia a lungo termine per un prodotto e non è limitata a una data di inizio o di fine specifica: il processo e l'evoluzione del prodotto sono continui. Un altro modo per esaminare le differenze tra questi due tipi di gestione è considerare le persone responsabili.
Un product manager deve capire il futuro del proprio ambiente aziendale e deve definire strategie per apportargli valore. Esternamente, un product manager è responsabile di tutti i prodotti digitali che costituiscono l'offerta finale per il cliente, inclusi i requisiti e le roadmap in corso. Internamente, rappresentano la funzione aziendale supportata dal prodotto. Diversamente, a un project manager viene assegnato uno scopo specifico da raggiungere con date precise di inizio e di fine. I product manager sono coinvolti nella gestione di un prodotto anche dopo la conclusione di un progetto specifico. Sono responsabili di molti elementi del progetto, ad esempio:
- La programmazione
- L'allocazione delle risorse
- La gestione del budget
- La gestione dello scopo
Inoltre, differentemente della gestione progetti, la gestione prodotti di solito non ha una data di fine; ma si evolve continuamente in base al feedback dei clienti e alle fluttuazioni del mercato.
Con l'Agile development, ci sono ulteriori differenze tra la gestione di prodotti e progetti. L'Agile development può essere utile in entrambi i tipi di gestione perché è molto adattabile. Ecco alcune delle differenze principali nel modo in cui la parola "agile" viene utilizzata relativamente ai prodotti o i progetti:
- Basata su prodotto
- Le storie e gli sprint sono legati a un prodotto in Agile development
- Approccio a lungo termine che si incentra sul prodotto dall'inizio alla fine
- Si svolge a tempo indeterminato per tutto il ciclo di vita del prodotto
- Basata su progetto
- Anche in questo caso, le storie e gli sprint sono legati a un prodotto
- Scopo di applicazione e data di fine ben definiti
L'importante differenza dell'Agile development basato su prodotti e quello basato su progetti è che per i progetti vengono stabiliti uno scopo e una data di fine.
In modo analogo, la gestione progetti e la gestione portfolio, anche se strettamente correlate, servono scopi distinti all'interno di un'organizzazione e soddisfano livelli diversi di pianificazione strategica.
Come menzionato in precedenza, la gestione progetti si concentra sulla pianificazione, il coordinamento e l'esecuzione dettagliati di un singolo progetto specifico e si occupa di garantire che i singoli progetti vengano completati nei tempi prestabiliti e nel rispetto dello scopo e il budget prefissati. D'altro canto, per il portfolio, la gestione avviene a un livello superiore che prevede la supervisione di un insieme di progetti (o programmi) come un unico portfolio.
L'obiettivo principale della gestione portfolio è garantire che l'intero portfolio sia in linea con gli obiettivi strategici generali dell'organizzazione. Ciò significa prendere decisioni su quali progetti avviare, continuare o interrompere in base all'allineamento strategico, alla disponibilità di risorse e al potenziale return on investment. La gestione portfolio considera anche fattori come rischio e ricompensa a livello di portfolio, per equilibrare le risorse e ottenere un impatto organizzativo ottimale.
Il processo di gestione progetti consiste in cinque passaggi o fasi per le quali passano tutti i progetti.
- Caso aziendale
Il caso aziendale serve a dimostrare la necessità del progetto, gli obiettivi e il return on investment. - Studio di fattibilità
Lo studio di fattibilità dimostra che il progetto può essere eseguito in tempi e costi ragionevoli per l'azienda. - Carta del progetto
La carta del progetto illustra gli obiettivi del progetto e il modo in cui porterà un valore aggiunto all'azienda.
Il progetto può essere approvato dopo la redazione di questi documenti. Dopo l'approvazione, il project manager deve formare un team per l'esecuzione del progetto e definire i dettagli man mano che il progetto si sviluppa. Questa prima fase di gestione termina quando il team effettua la riunione iniziale.
- Pianificazione del progetto
Questo documento definisce la tempistica per ogni attività e l'allocazione delle risorse. - Budget del progetto
Questo documento riassume in modo centralizzato tutti i costi stimati per la realizzazione del progetto. - Programma della gestione dello scopo
Questo documento spiega come verrà monitorato lo scopo durante il progetto. - Programma di gestione dei rischi
Questo documento illustra i rischi che potrebbero compromettere il progetto e include anche possibili strategie per mitigarli. - Programma di gestione delle risorse
Questo documento descrive il modo in cui verranno ottenute, assegnate e gestite le risorse durante il progetto. - Programma di gestione degli stakeholder
Questo documento serve a individuare tutti gli stakeholder del progetto e le strategie per gestirli. - Programma di comunicazione
Questo documento dovrebbe essere in grado di stabilire un metodo di condivisione delle informazioni essenziali durante il progetto, per definire chi riceve le comunicazioni, come e quando (e con quale frequenza) i membri del team possono riceverle.
Il monitoraggio e il controllo dei progetti avvengono durante la fase di esecuzione del progetto. Questa fase prevede il monitoraggio dell'avanzamento di esecuzione del progetto affinché il team rispetti le scadenze e il budget prefissati.
Potrebbe essere necessario apportare modifiche in caso di difficoltà o di cambiamenti delle circostanze. Le procedure di controllo qualità vengono applicate per garantire qualità in questa fase.
La fase di chiusura avviene quando il progetto viene completato e i risultati finali del progetto sono presentati agli stakeholder. Dopo l'approvazione della chiusura, le risorse vengono rilasciate, la documentazione viene completata e tutto il progetto viene approvato in via definitiva. Infine, il team crea un documento che contiene le "lezioni imparate" durante il progetto per prendere nota delle impressioni, le informazioni e gli insegnamenti da applicare nei progetti futuri.
La gestione progetti ha molti vantaggi per un'organizzazione. I project manager hanno molte attività dietro le quinte, quindi spesso il loro valore non viene pienamente compreso. L'utilizzo totale della gestione progetti offre molti vantaggi:
- Team più efficienti
Il project manager è la persona responsabile affinché ogni aspetto del progetto venga eseguito entro le scadenze. Avere una persona dedicata che si assume questa responsabilità contribuisce a rendere i team più efficienti. - Team e clienti più soddisfatti
Quando i progetti vengono realizzati entro le scadenze e nel rispetto del budget, tutti sono più soddisfatti. I project manager aiutano a realizzare questo obiettivo sia per i team che per i clienti. - Organizzazione migliore
I project manager sono quelli che supervisionano il come, il quando e il perché di ogni lavoro. Mantengono tutto organizzato, il che consente di tenere i progetti sulla strada giusta. - Crescita e sviluppo del team
Quando un project manager supervisiona un progetto, le persone dei team hanno l'opportunità di crescere e lavorare sulle proprie competenze, invece di dover sorbire anche lo stress del monitoraggio di un progetto. - Maggiore flessibilità
Un project manager può dedicarsi esclusivamente ad aiutare il team a cambiare e ad adattarsi quando si verificano dei cambiamenti. Questo aspetto permette al team di progetto una maggiore flessibilità. - Qualità migliore
Quando un membro del team si concentra solo sulle proprie abilità, lavora meglio, e il project manager consente proprio questo, migliorando così anche la qualità del progetto in generale. - Risultati migliori
Quando un'azienda rimuove il carico della gestione dal team e ha invece una persona dedicata, il team può lavorare su più progetti e aumentare la produttività. - Maggiore trasparenza e responsabilità
Il project manager deve costantemente compilare dei report che migliorano il monitoraggio e la gestione del progetto stesso.
Nonostante ogni singola organizzazione possa apportare delle varianti diverse alle metodologie standard, la maggior parte degli approcci alla gestione progetti rientra in una delle seguenti categorie:
Questa fase del ciclo di gestione progetti è fondamentale per delineare gli obiettivi e lo scopo del progetto, determinare le risorse necessarie e stabilire le tempistiche. Grazie alla completa pianificazione, i project manager sono in grado di fornire indicazioni chiare, stabilire aspettative e mitigare i potenziali rischi. Un piano di progetto efficace funge da modello per accompagnare gli stakeholder per l'intera durata del progetto e per garantire che gli obiettivi organizzativi generali vengano realizzati.
Con la gestione a cascata, ogni attività del progetto deve essere completata per poter iniziare quella successiva. I passaggi del progetto sono lineari e vanno tutti nella stessa direzione, ovvero verso la fase successiva, proprio come una cascata. Le tempistiche sono fondamentali nella gestione a cascata perché ogni fase deve rispettare la propria scadenza per poter consegnare l'intero progetto nei tempi previsti.
Il concetto di Agile project management arriva dal settore informatico dei software. Inizialmente, c'erano 12 principi fondamentali del manifesto Agile, ma al giorno d'oggi, questo tipo di gestione prevede un processo iterativo, cioè volto al monitoraggio continuo e al miglioramento dei risultati finali. In sostanza, i risultati finali di alta qualità sono la conseguenza del valore fornito al cliente.
L'Agile project management non segue un approccio in sequenza passo dopo passo, come la gestione a cascata, ma prevede il completamento in parallelo delle varie fasi del progetto dai membri del team in un'organizzazione. Questo approccio consente di individuare e correggere gli errori senza dover ricominciare l'intero processo.
Il concetto base del metodo Lean è evitare lo spreco di tempo e risorse. L'idea principale di questa strategia è aumentare il valore per i clienti utilizzando al contempo meno risorse. Le uniche risorse utilizzate nel progetto sono quelle che contribuiscono al completamento dello stesso in modo diretto.
La gestione progetti Scrum è una tecnica che dà priorità alla consegna iterativa e graduale del prodotto. Questa gestione avviene grazie alla condivisione costante di feedback e un processo decisionale collaborativo. La gestione Scrum fissa i tempi e i costi per controllare i requisiti attraverso la collaborazione, l'utilizzo di segmenti temporali, cicli regolari di feedback e un backlog di prodotti con priorità.
Questo metodo è un framework utilizzato per lo sviluppo di software, che prevede la rappresentazione visiva di tutti gli elementi del progetto per garantire comunicazione e trasparenza in tempo reale. Le lavagne Kanban aiutano i team e i project manager a tenere traccia di ogni elemento del progetto e di tutte le persone responsabili per ogni fase. Il metodo Kanban si prepone di migliorare la scorrevolezza del progetto: ai fini di gestione, ogni attività viene contrassegnata come incompleta, in corso o terminata.
Il termine Six Sigma raggruppa una serie di metodi e di strumenti utilizzati per migliorare i processi aziendali grazie alla riduzione dei difetti e degli errori. Questo metodo ha come obiettivo l'accuratezza e la riduzione delle varianti. Fornisce un framework sistematico per identificare ed eliminare le varianti che rischiano di compromettere le prestazioni dei progetti.
Dall'inglese Critical Path Method (CPM), questo metodo è volto alla ricerca del percorso critico del progetto o della sequenza più lunga di attività che deve essere completata per consegnare il progetto. La mappatura delle attività e la loro tempistica serve a illustrare il percorso o le scadenze critiche, il budget e lo scopo dell'intero progetto.
Dall'inglese Critical Chain Project Management (CCPM), questo metodo prevede che ogni attività del progetto venga inserita in una catena con dei buffer da utilizzare in caso di necessità. Questa gestione valorizza i buffer: il monitoraggio e il controllo del progetto si basano sul loro utilizzo.
PRINCE2 è l'acronimo di Projects IN Controlled Environments (progetti in ambienti controllati). Questo metodo prevede la gestione delle risorse e dei rischi attraverso la suddivisione dei progetti in fasi più piccole, la chiara definizione dei ruoli e delle responsabilità e il rispetto di sette principi definiti durante il ciclo del progetto.
L'utilizzo di approcci diversi in un progetto può essere una scelta valida in determinate circostanze. La gestione ibrida dei progetti prevede appunto l'utilizzo di più metodi. Con la gestione ibrida, l'azienda mischia due (o più) metodi di gestione diversi per crearne uno completamente nuovo che soddisfi le esigenze del progetto.
La gestione progetti può essere diversa nell'era della rivoluzione digitale e il framework project to products (dal progetto ai prodotti) è stato pensato proprio per contrastare questo aspetto. Con questo modello, i membri del team si dedicano esclusivamente a un prodotto particolare.. Non ci sono date di fine dei team o delle responsabilità solitamente richieste dai prodotti.
La gestione progetti ha sempre vincoli tripli (triple constraints), anche definiti come il triangolo della gestione progetti. Ogni progetto è sempre vincolato da:
- Tempo
- Scopo del progetto
- Costi
La gestione progetti permette di bilanciare questi tre aspetti. I progetti devono raggiungere lo scopo nel minor tempo possibile e al costo più basso. Trovare tale equilibrio può essere difficile ed è per questo che gli strumenti per la gestione dei progetti sono molto importanti.
Per una gestione progetti efficace bisogna utilizzare gli strumenti giusti. Ecco alcuni di quelli più utilizzati.
Questa tecnica di gestione del tempo viene utilizzata principalmente durante la pianificazione dei progetti. Si focalizza sulla sequenza e sulla durata delle attività, per determinare il percorso più lungo dei compiti in programma dall'inizio alla fine del progetto. Identificando questo "percorso critico", i project manager possono controllare la durata più breve possibile del progetto ed evidenziare le attività che condizionano la data di completamento in modo diretto. Il CPM permette di analizzare l'interdipendenza delle varie attività, allocare le risorse in modo efficiente e mitigare potenziali ritardi.
Questo diagramma è una rappresentazione visiva della sequenza temporale di un progetto, per monitorare le attività e la loro durata in un calendario. Ogni attività è rappresentata con una linea, la cui lunghezza corrisponde alla durata. Disponendo le attività in ordine cronologico, il diagramma di Gantt fornisce maggiore chiarezza sulla progressione del progetto, evidenzia le interdipendenze e aiuta il coordinamento efficace delle risorse. Questo strumento è fondamentale per la pianificazione e il monitoraggio poiché offre un'immagine chiara dello stato del progetto in qualsiasi momento.
Le lavagne Kanban sono uno strumento di gestione basato sulla visualizzazione delle informazioni e il miglioramento graduale del workflow. Dona ai team una visione complessiva delle attività per monitorarne il progresso e ottenere un'efficienza ottimale dei workflow. Le lavagne più convenzionali sono suddivise in colonne per indicare le varie fasi del workflow. Per segnalare il progresso graduale nel workflow, ogni attività viene spostata da una colonna all'altra. Questo passaggio può essere fatto su un foglio di carta (ad esempio utilizzando i post-it), ma viene spesso rappresentato visivamente con strumenti digitali. Un sistema digitale visivo serve a incentivare la trasparenza, facilitare la collaborazione e identificare i colli di bottiglia o le inefficienze in tempo reale.
Questo report è uno strumento di comunicazione costante che fornisce agli stakeholder un aggiornamento sull'avanzamento di un progetto. Generalmente, contiene informazioni relative alle attività completate, il rispetto del budget, le potenziali difficoltà e qualsiasi deviazione dal piano iniziale. Offrendo un'istantanea dello stato di salute e dei progressi del progetto, questi report aumentano la trasparenza, facilitano il processo decisionale informato e garantiscono che tutte le parti rimangano concentrate sugli obiettivi e i risultati finali del progetto.
Un altro prezioso strumento è la pianificazione delle risorse, perché permette di programmare le risorse necessarie per un progetto e il loro utilizzo. Queste informazioni sono importanti per la riuscita del progetto e il rispetto del budget. La pianificazione delle risorse ha tre elementi chiave:
- L'ottimizzazione dell'allocazione delle risorse
- Il bilanciamento del carico di lavoro
- La gestione dei vincoli delle risorse
Grazie alla pianificazione delle risorse, i project manager possono accertarsi di avere tutto il necessario per la riuscita di un progetto.
In modo analogo, la pianificazione finanziaria è lo strumento parallelo per calcolare i costi del progetto. Comprende:
- La gestione dei budget
- Il controllo dei costi
- La valutazione dei risultati finanziari del progetto
- La pianificazione/gestione dei rischi e altri problemi
La gestione progetti non viene effettuata da un solo project manager. Spesso, all'interno di un team di gestione progetti, ci sono vari ruoli fondamentali per il successo dei progetti. Ecco alcuni dei ruoli più diffusi di gestione progetti:
- Project Manager
Il project manager è responsabile delle aree di conoscenza durante il progetto, e generalmente dirige il progetto. - Sponsor del progetto
Lo sponsor è il cliente del progetto. A seconda dell'organizzazione, possono esserci vari gradi di sponsorizzazione del progetto. - Membri del team per il progetto
I membri del team sono professionisti qualificati che collaborano al processo di produzione dei risultati finali e al raggiungimento degli obiettivi del progetto. Il numero di membri nel team può variare a seconda del progetto. - Stakeholder del progetto
Si tratta di una persona o un gruppo di persone che ha un forte interesse o "ha investito" nel progetto. In genere, un project manager deve comunicare con tutti gli stakeholder durante l'intero progetto. - Manager del portfolio progetti
Il manager del portfolio progetti ha il compito di ottimizzare il portfolio dei progetti, bilanciare la capacità in rapporto alla domanda e collegare i programmi e le risorse per l'esecuzione dei progetti. Può anche radunare tutti i processi e le strategie utilizzate dal project manager. - Clienti
Si tratta di un gruppo di persone o di una persona al quale viene consegnato il progetto o un elemento chiave del progetto.
Ci sono varie certificazioni per la gestione progetti volte al miglioramento delle competenze e al conseguimento delle qualifiche necessarie. Ecco alcune di quelle più diffuse:
Certificato per la gestione progetti di Google: questo programma fornisce le nozioni di base sulla gestione dei progetti. · Certificazioni PMI: ci sono più livelli di certificazione e la maggior parte dei project manager ottiene la certificazione Project Management Professional (professionista per la gestione progetti) che è uno standard del settore.
- Certificato per la gestione progetti di Google
Questo programma fornisce le basi per la gestione dei progetti. - Certificazioni PMI
Ci sono più livelli di certificazione e la maggior parte dei project manager ottiene la certificazione Project Management Professional (professionista per la gestione progetti) che è uno standard del settore. - Certificazioni Agile
Ci sono varie certificazioni che sono un requisito per i project manager che utilizzano i metodi Agile o Scrum. - Certificati PRINCE2
La maggior parte delle aziende richiede una certificazione PRINCE2 per poter lavorare su un progetto PRINCE2. Viene utilizzato maggiormente nel Regno Unito, in Australia e in Europa. - Certificazione di ServiceNow
Questa certificazione è l'applicazione di metodi, strumenti e tecniche per sviluppare nuove abilità, soddisfare le richieste, rispondere ai cambiamenti organizzativi o realizzare una nuova opportunità. È particolarmente utile per i manager del portfolio progetti.
La gestione dei progetti è fondamentale per un'azienda, quindi è importante disporre degli strumenti che consentano ai team di svolgere al meglio i loro compiti. Noi di ServiceNow crediamo che sia possibile grazie alla gestione portfolio strategica,
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