Un software di gestione delle risorse comprende gli strumenti digitali utilizzati per allocare, assegnare e tenere traccia di dipendenti, finanze e attrezzature distribuiti tra i progetti aziendali.
La maggior parte dei progetti aziendali moderni richiede una serie di risorse diverse per raggiungere il completamento. E forse la più vitale di queste risorse sono le risorse umane. I dipendenti a tempo pieno, part-time e a contratto sono la linfa vitale della maggior parte delle organizzazioni aziendali, che si collegano con i clienti, svolgono attività specializzate e contribuiscono alle decisioni strategiche.
Purtroppo, i dipendenti, insieme al loro tempo e alle loro capacità, sono risorse limitate . E in qualsiasi momento, ogni singolo dipendente può trovarsi in un solo posto, lavorare su un'unica attività e applicare le proprie competenze in modo da favorire un progetto. Altre risorse limitate, come apparecchiature, spazio di lavoro e capitale, sono anch'esse limitate dalla disponibilità.
Il software di gestione delle risorse risolve questo problema consentendo alle aziende di pianificare, tenere traccia e ottimizzare il modo in cui vengono utilizzate le risorse. Il software di gestione delle risorse supporta la gestione delle risorse semplificando molti dei processi coinvolti.
La gestione delle risorse è un termine generico che si riferisce ai processi e alle iniziative volti a ottimizzare il modo in cui le organizzazioni distribuiscono e controllano le proprie risorse.
Una "risorsa" è qualsiasi costo che può riguardare lo sforzo di completare un progetto. Una forma di gestione dei progetti, la gestione delle risorse considera tutti i diversi tipi di risorse, comprese le risorse materiali (come materiali, attrezzature e budget), le risorse intangibili (come tempo e competenze) e le risorse umane.
La gestione delle risorse prevede l'inventario delle risorse disponibili, la programmazione o la riprogrammazione delle date di inizio e fine utilizzo di esse, la gestione dei conflitti o delle dipendenze correlati alle risorse, il monitoraggio dell'utilizzo e della necessità delle risorse nel tempo e l'utilizzo di informazioni supportate dai dati per apportare eventuali correzioni.
Il software di gestione delle risorse offre supporto e strumenti aggiuntivi per ottimizzare i processi di gestione delle risorse. Con il software di gestione delle risorse, le organizzazioni hanno l'opportunità di posizionare l'utilizzo delle risorse sotto un microscopio, analizzando la domanda e la capacità delle risorse e allocando le risorse in modo più efficace ed efficiente in tutta l'azienda. Pertanto, il software di gestione delle risorse offre alle aziende una serie di vantaggi importanti:
Senza le risorse giuste al momento giusto, i progetti si fermano. Il software di gestione delle risorse garantisce che ogni progetto abbia ciò di cui ha bisogno per andare avanti, anche quando più progetti dipendono dalle stesse risorse. Ciò consente di mantenere le cose in funzione, eliminare i tempi di inattività costosi e dispendiosi e consentire a team e reparti di produrre di più.
Il software di gestione delle risorse può tenere traccia di vari attributi delle risorse, come competenze, disponibilità, costi, ecc. Quindi, man mano che nascono i progetti, il reparto IT aiuta a trovare le risorse più appropriate e adatte per soddisfare i requisiti del progetto.
Quando le risorse vengono condivise tra più progetti e reparti, l'overbooking può diventare un problema importante. Il software di gestione delle risorse aiuta a prevenire i conflitti che si verificano quando più project manager prenotano le risorse contemporaneamente. Nel caso in cui venga richiesta una risorsa per più di un progetto, tale richiesta può essere aggiunta a una lista d'attesa e confrontata con le priorità del progetto stabilite.
Il software di gestione delle risorse è eccellente nel fornire alle organizzazioni una visione dettagliata delle esigenze del progetto e della disponibilità delle risorse. Queste informazioni possono essere applicate alle decisioni di assunzione, consentendo ai datori di lavoro di definire più chiaramente ciò che cercano e di proporre i candidati più adatti a soddisfare le esigenze di risorse.
I requisiti di progetto monitorati dal software di gestione delle risorse includono i requisiti di budget . I leader di progetto possono vedere più chiaramente i limiti finanziari dei loro progetti e capire con largo anticipo se dovranno richiedere più budget e quando.
Per essere efficace, il software di gestione delle risorse deve unire i processi con le soluzioni tecnologiche e di automazione. Per essere efficace, un software di gestione delle risorse deve unire i processi con soluzioni tecnologiche e di automazione. Con la giusta soluzione di gestione delle risorse, le organizzazioni sono in grado di pianificare, programmare, distribuire e monitorare tutti i tipi di risorse in modo da eliminare i tempi di inattività, massimizzare la disponibilità e l'utilizzo delle risorse e tenere conto di fattori chiave come le competenze, la posizione, le preferenze e molto altro.
Detto questo, il software di gestione delle risorse potrebbe non essere una soluzione irreprensibile. Qui, evidenziamo diverse BEST practice per aiutare le aziende a ottenere il massimo dal loro software di gestione delle risorse:
Gestire le risorse significa comprendere appieno quali risorse sono necessarie, quali sono disponibili e quali possono essere difficili, o addirittura insostenibili, da acquisire. In termini di risorse umane che possono avere una domanda elevata e una disponibilità limitata, lavora con i dipendenti in questione e i loro team leader per pianificare i loro programmi. I piani delle risorse devono anche quantificare le risorse, tenendo conto dell'impegno previsto che investiranno e del valore che porteranno in tavola. Infine, crea un programma di progetto funzionante in modo che tutti i partecipanti sappiano quali risorse sono necessarie, quando e per quanto tempo.
Non tutte le attività all'interno di un progetto hanno lo stesso livello di importanza o urgenza; classificare o dare priorità al lavoro che dipende dalle risorse condivise può contribuire a garantire che le risorse preziose non vengano utilizzate al di là della loro capacità. Collabora con tutti gli stakeholder per creare un sistema di valutazione del lavoro con largo anticipo, in modo che le priorità siano chiaramente definite per facilitare il processo decisionale obiettivo.
È improbabile che qualsiasi progetto che dipende da risorse limitate e finite venga completato senza che si verifichi una qualche forma di conflitto. Tuttavia, sebbene i cambiamenti imprevisti e gli eventi emergenti possano mettere a dura prova il progetto, possono essere risolti attraverso una cooperazione continua. Lavora insieme tra team e reparti per affrontare i conflitti man mano che si verificano e rimanda spesso alle priorità stabilite per evitare che i progetti più importanti perdano slancio.
Le risorse, in particolare le risorse umane, possono fare molto solo in un dato momento. La tecnologia, d'altra parte, non è quasi così limitata. Le soluzioni di automazione possono supportare risorse limitate gestendo attività essenziali, ripetitive e dispendiose in termini di tempo. Ciò consente di liberare risorse per ottenere di più con meno risorse e di applicare la propria esperienza alle attività non automatizzabili.
Il monitoraggio e il reporting dei tempi potrebbero non sembrare di vitale importanza per il completamento del progetto. Tuttavia, è una parte importante della valutazione delle tendenze e della pianificazione dei progetti futuri. Aiuta a garantire che il tempo venga monitorato in modo accurato senza distogliere l'attenzione dalle principali priorità dei progetti, stabilendo processi di reporting del tempo semplici e facili da usare. Inoltre, assicurati che vengano presi in considerazione anche i tempi diversi dal progetto (tempo amministrativo, ferie pagate, ecc.), sia nella pianificazione che nella creazione di report.
Sebbene possa essere allettante cercare di ottenere risorse per eseguire più attività contemporaneamente, il multitasking comporta quasi sempre un calo della qualità del lavoro e un aumento degli errori. Durante la gestione delle risorse, evita le assegnazioni parallele e consenti l'applicazione di risorse preziose a un solo progetto o attività alla volta.
ServiceNow Project Portfolio Management (PPM) fornisce soluzioni software essenziali per la gestione delle risorse, consentendo alle organizzazioni di tutte le dimensioni e in tutti i settori di pianificare, distribuire e monitorare in modo più efficace le risorse di progetto vitali. Basato sulla Now Platform e che funge da unica fonte di dati per la gestione delle esigenze di risorse di un'azienda, PPM offre visibilità e controllo impareggiabili. Applica soluzioni di gestione delle risorse durante la fase della domanda per capire quali sono i costi stimati prima che la domanda venga approvata. Quindi, rivedi continuamente la gestione delle risorse in e durante la fase di esecuzione, con dati in tempo reale e dati effettivi sul budget.
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