Gestione lavoro è il coordinamento strategico di workflow, attività e risorse per ottimizzare la produttività, l'efficienza e la collaborazione all'interno di un'organizzazione. Comporta la pianificazione, l'organizzazione, la definizione delle priorità e il monitoraggio del lavoro per raggiungere gli obiettivi in modo efficace.
La gestione del lavoro comprende una varietà di discipline e approcci per garantire un'esecuzione efficiente ed efficace delle attività, il completamento dei progetti e la produttività complessiva. Ecco alcuni esempi chiave di gestione del lavoro.
La gestione dei progetti prevede la pianificazione, l'esecuzione e la supervisione di attività o iniziative specifiche con obiettivi, tempistiche e budget definiti. Garantisce che i progetti elaborati vengano suddivisi in fasi gestibili, assegnati alle persone o ai team giusti e monitorati per ottenere risultati di successo.
La gestione del tempo si concentra sull'ottimizzazione del modo in cui le persone ripartiscono il loro tempo ai compiti e alle attività. Si tratta di definire le priorità, creare programmi e utilizzare tecniche per aumentare la produttività e ridurre al minimo le distrazioni, migliorando l'equilibrio tra vita lavorativa e vita privata e l'efficienza.
La gestione delle risorse riguarda l'allocazione e l'utilizzo degli asset di un'organizzazione, comprese le risorse umane, finanziarie, le attrezzature e i materiali. Un'efficace gestione delle risorse garantisce la disponibilità delle risorse giuste al momento giusto per supportare le esigenze operative e di progetto.
La gestione dei processi comporta la progettazione, l'implementazione e il miglioramento dei workflow e delle procedure all'interno di un'organizzazione. Mira a semplificare le operazioni, eliminare le inefficienze e migliorare la qualità standardizzando e ottimizzando i processi.
La gestione delle relazioni con la clientela si concentra sulla cura e sul mantenimento di relazioni solide con la clientela o i clienti. Comprende strategie, strumenti e pratiche per migliorare la soddisfazione, la fidelizzazione e il coinvolgimento a lungo termine della clientela.
La Business Intelligence (BI) comprende la raccolta, l'analisi e l'interpretazione dei dati per prendere decisioni aziendali informate. Si tratta di utilizzare strumenti e tecnologie BI per trasformare i dati grezzi in informazioni preziose che guidano la pianificazione strategica e il miglioramento delle prestazioni.
La prospettiva di business nella gestione del lavoro implica l'allineamento di tutte le attività correlate al lavoro con gli obiettivi generali dell'azienda. Sottolinea l'importanza di una visione olistica del lavoro, considerando come influisce sui profitti, sulla soddisfazione della clientela e sulla sostenibilità a lungo termine dell'azienda. Una gestione del lavoro efficace tiene sempre presente il contesto aziendale più ampio, garantendo che tutti gli sforzi contribuiscano al successo dell'azienda.
Le aziende devono affrontare tutti i tipi di sfide, che vanno dagli intensi carichi di lavoro, ai progressi e alle complicazioni della tecnologia, ai dati digitali, all'assistenza clienti, alle gestione delle risorse e dei dipendenti, e a molti altri fattori. La gestione del lavoro comprende tutte queste responsabilità e consente alle organizzazioni di valorizzare ogni ottimizzazione e processo, in particolare creando workflow riutilizzabili che ogni team può sfruttare. Questi sono alcuni dei vantaggi e degli effetti positivi più significativi di una gestione del lavoro ben eseguita:
Ottimizzazione della produttività
Una gestione del lavoro efficace semplifica attività e progetti, migliorando la produttività, riducendo i ritardi e aumentando la produzione.Utilizzo delle risorse
La gestione del lavoro massimizza l'efficienza delle risorse, allocando in modo saggio gli asset umani, finanziari e tecnologici per minimizzare gli sprechi e ottimizzare il potenziale.Adattabilità
La gestione del lavoro consente inoltre alle aziende di adattarsi rapidamente ai cambiamenti, mantenendo un vantaggio competitivo in un panorama aziendale dinamico.Controllo qualità
Le aziende possono garantire risultati costanti e di alta qualità stabilendo e migliorando i processi e migliorando la soddisfazione dei clienti.Raggiungimento degli obiettivi
La gestione del lavoro allinea tutti gli sforzi agli obiettivi strategici, facilitando il monitoraggio dei progressi e il raggiungimento degli obiettivi.Collaborazione e comunicazione
Una gestione del lavoro efficace favorisce la collaborazione e chiarisce i ruoli, riducendo le incomprensioni e migliorando il lavoro di squadra.Riduzione del rischi
La gestione del lavoro identifica i problemi in anticipo, consentendo la risoluzione proattiva dei problemi e la riduzione dei rischi per tenere i progetti in linea con i tempi.Soddisfazione dei clienti
Infine, la gestione del lavoro dà la priorità alle esigenze della clientela e dei clienti, portando a una maggiore soddisfazione attraverso la fornitura tempestiva e di alta qualità di servizi e prodotti.
Il processo di gestione del lavoro può variare da un'organizzazione all'altra, ma ci sono alcuni passaggi fondamentali che funzionano su tutta la linea quando si tratta di elaborare un processo efficace.
Il primo passo del processo di gestione del lavoro è identificare il lavoro che deve essere svolto. Ciò implica il riconoscimento di attività, progetti o iniziative che si allineano con gli obiettivi dell'azienda. L'identificazione include anche la determinazione dell'ambito di lavoro, delle risorse necessarie e dei principali stakeholder coinvolti. Definendo chiaramente ciò che deve essere svolto, le aziende possono preparare le basi per una gestione efficace del lavoro.
Una volta definito il lavoro, il passo successivo è creare un piano completo. La pianificazione prevede la definizione di finalità e obiettivi chiari, la definizione di strategie per raggiungerli e la definizione dei ruoli e delle responsabilità dei membri del team. Un piano ben congegnato include anche il budget, la valutazione dei rischi e una tempistica per il completamento del progetto. La pianificazione fornisce una roadmap per l'intero processo di gestione del lavoro, garantendo che tutti siano allineati e comprendano il percorso da seguire.
La pianificazione è il processo di allocazione di tempo e risorse a specifiche attività all'interno del piano di lavoro. Si tratta di impostare sequenze temporali, scadenze e compiti cardine per tenere traccia dei progressi. Una pianificazione efficace considera fattori come la disponibilità delle risorse, le dipendenze tra attività e i potenziali colli di bottiglia. Una pianificazione ben strutturata aiuta i team a gestire il proprio tempo in modo efficiente, rispettare le scadenze e a rimanere in linea con gli obiettivi del progetto.
Documentare il lavoro è fondamentale per la trasparenza, la responsabilità e la conservazione delle conoscenze. Questa fase prevede la creazione di record, report e documentazione che acquisiscono informazioni chiave sul lavoro svolto. Include la documentazione degli obiettivi del progetto, degli aggiornamenti dei progressi, delle decisioni prese e di eventuali modifiche o problemi che si verificano. Una documentazione adeguata garantisce che tutte i soggetti coinvolti nel processo di gestione lavoro abbiano accesso alle informazioni essenziali e possano farvi riferimento in caso di necessità.
L'analisi è un processo continuo durante l'intero ciclo di gestione del lavoro. Richiede la valutazione dei progressi, delle prestazioni e dei risultati rispetto alle finalità e agli obiettivi stabiliti. Analizzando i dati e gli indicatori chiave delle prestazioni, le aziende possono identificare le aree di miglioramento, prendere decisioni informate e modificare le proprie strategie, se necessario. L'analisi fornisce informazioni preziose che possono guidare gli sforzi futuri di gestione del lavoro, portando a un miglioramento continuo e a un maggiore successo nel raggiungimento degli obiettivi organizzativi.
La gestione del lavoro e la gestione dei progetti sono due discipline correlate ma distinte, spesso utilizzate in contesti diversi. Approfondendo, la differenza di base tra gestione del lavoro e gestione dei progetti è che la gestione del lavoro è un processo molto più a lungo termine per le esigenze, le preoccupazioni e i workflow dell'intera azienda, mentre la gestione dei progetti è molto più incentrata su un singolo progetto. Analizziamo ulteriormente questo aspetto.
Nella gestione del lavoro, le fasi principali funzionano in questo modo:
Ambito di applicazione
La gestione del lavoro comprende un'ampia gamma di attività all'interno di un'azienda, tra cui progetti, operazioni quotidiane, attività di routine e processi in corso.Purpose
Il suo obiettivo principale è garantire che tutto il lavoro, sia basato su progetti sia operativo, venga eseguito in modo efficiente, allineandosi agli obiettivi organizzativi.Focus
La gestione del lavoro si concentra sull'ottimizzazione delle risorse, dei workflow e dei processi di tutta l'azienda, con l'obiettivo di migliorare la produttività e l'efficacia complessiva.Esempi
Richiede la gestione delle attività di routine, delle operazioni quotidiane, delle iniziative strategiche a lungo termine e del miglioramento continuo dei processi.
La gestione dei progetti è un po' diversa:
Ambito di applicazione
La gestione dei progetti è un sottoinsieme della gestione del lavoro, che si concentra in particolare sulla pianificazione, l'esecuzione e la chiusura di progetti distinti con obiettivi, sequenze temporali e budget definiti.Purpose
Si occupa principalmente di garantire che un progetto venga completato con successo, raggiungendo gli obiettivi e ottenendo i risultati desiderati.Focus
La gestione dei progetti sottolinea gli aspetti logistici della gestione di risorse, attività, pianificazioni e rischi nel contesto di un progetto.Esempi
Include attività come la pianificazione del lancio di un prodotto, la costruzione di un edificio o l'implementazione di un aggiornamento software.
La gestione del lavoro collaborativa descrive un approccio più completo che combina i principi della gestione del lavoro e della gestione dei progetti. Sottolinea la collaborazione, il coordinamento e la comunicazione tra vari tipi di lavoro, sia che si tratti di operazioni in corso che di progetti distinti. Gli strumenti e le pratiche di CWM mirano a creare una piattaforma unificata in cui i team possano gestire attività, progetti e processi promuovendo al contempo la collaborazione e la trasparenza.
In sostanza, mentre la gestione del lavoro copre uno spettro più ampio di attività all'interno di un'azienda, la gestione dei progetti si concentra specificamente sulla pianificazione e l'esecuzione di singoli progetti. La gestione del lavoro collaborativa cerca di colmare il divario tra questi due aspetti offrendo una soluzione olistica che integra sia gli aspetti di gestione del lavoro sia di gestione dei progetti per migliorare la produttività complessiva e la collaborazione all'interno di un'azienda.
Work Management System (WMS) è un insieme di strumenti e software di gestione progettati per semplificare il coordinamento, la pianificazione, l'esecuzione e il monitoraggio di diverse attività e iniziative correlate al lavoro. Questo sistema funziona come un hub centralizzato strategicamente, progettato per migliorare l'allocazione delle risorse, semplificare i workflow, promuovere la collaborazione e aumentare l'efficienza organizzativa complessiva.
Il software di gestione del lavoro offre diversi vantaggi essenziali alle aziende in vari aspetti delle loro operazioni. Ecco i pilastri principali del software di gestione del lavoro e il modo in cui serve alle aziende.
Il software Gestione lavoro semplifica la gestione delle attività fornendo una piattaforma centralizzata per la creazione, l'assegnazione, il monitoraggio e la definizione delle priorità. Questo aiuta le aziende nei seguenti modi:
Efficienza
Garantisce che le attività siano organizzate e che i membri del team conoscano le proprie responsabilità, riducendo la confusione e i ritardi.Produttività
I team possono concentrarsi sul completamento delle attività anziché sul coordinamento del lavoro.Visibilità
I manager possono monitorare l'avanzamento delle attività, identificare i colli di bottiglia e prendere decisioni informate per tenere i progetti in linea con i tempi.
Le organizzazioni non possono prosperare senza una comunicazione forte, soprattutto perché riguarda tutti i processi. Una comunicazione efficace è fondamentale per il successo aziendale e il software di gestione del lavoro la migliora offrendo:
Collaborazione in tempo reale
Offre funzioni come chat, commenti e notifiche, consentendo la comunicazione immediata tra i membri del team, anche se remoti.Trasparenza
La cronologia delle comunicazioni viene spesso archiviata, fornendo un record chiaro delle decisioni e delle discussioni.Riduzione del sovraccarico di e-mail
Riduce la dipendenza dalle e-mail per le comunicazioni interne, evitando l'ingombro della casella di posta.
La condivisione sicura di informazioni e dati è una sfida moderna nel mondo di oggi, in cui dispositivi e Internet offrono molte comodità ma anche pericoli. Il software di gestione del lavoro facilita la condivisione dei file senza problemi, includendo:
Archiviazione centralizzata
Offre un repository centralizzato per documenti e file, semplificando l'accesso e la collaborazione dei membri del team.Controllo delle versioni
Molti sistemi prevedono il controllo delle versioni per tracciare le modifiche e mantenere l'integrità dei documenti.Sicurezza
Spesso include misure di sicurezza per proteggere i file sensibili e controllare l'accesso.
Il monitoraggio del tempo è essenziale per la gestione dell'efficienza e dei costi e il software di gestione del lavoro può migliorare le funzionalità e i vantaggi del monitoraggio del tempo in questi modi:
Fatturazione accurata
Consente alle aziende di fatturare accuratamente ai clienti in base al tempo dedicato alle attività o ai progetti.Allocazione delle risorse
I manager possono valutare in che modo il tempo viene assegnato a diverse attività e progetti, ottimizzando l'allocazione delle risorse.Analisi delle prestazioni
I dati del monitoraggio del tempo aiutano a valutare la produttività individuale e del team, a identificare le aree di miglioramento e prendere decisioni basate sui dati.
In definitiva, il software Gestione lavoro svolge un ruolo fondamentale nel semplificare la gestione delle attività, nel miglioramento della comunicazione, nella semplificazione della condivisione dei file e nell'ottimizzazione del monitoraggio del tempo. Questi vantaggi, nel complesso, contribuiscono ad aumentare la produttività, a migliorare la collaborazione e a migliorare l'efficienza operativa per le aziende di ogni dimensione e settore.
Gestione del lavoro è un termine ampio utilizzato per molte piccole promesse ma di grande impatto: può significare cose diverse per le diverse aziende. Indipendentemente da come un'azienda consideri la gestione del lavoro, le aziende devono avere un approccio strategico che traduca la loro visione in risultati tangibili. È qui che entra in gioco il sistema Strategic Portfolio Management (SPM) di ServiceNow. SPM consente ai leader di colmare il divario tra strategia e risultati, garantendo che il lavoro svolto sia allineato agli obiettivi generali dell'azienda.
Con SPM, le aziende acquisiscono la capacità di stabile le priorità finanziare ed eseguire ciò che è veramente importante, creando al contempo una roadmap chiara che guida gli investimenti e comunica i piani in modo efficace. Questo approccio consolidato e centralizzato alla gestione della domanda aziendale è fondamentale per una gestione del lavoro efficiente. Scopri di più sulla piattaforma SPM di ServiceNow per perfezionare oggi stesso la tua strategia di gestione del lavoro.