La gestione dei workflow descrive i sistemi e le strategie utilizzate dalle aziende per aumentare la produttività, ridurre la frustrazione e semplificare il flusso delle attività.
Le procedure migliorano la tua attività. Per qualsiasi obiettivo, è necessario seguire una sequenza di fasi per trasformare concetti e idee in risultati notevoli. Quando si combinano queste procedure, unendo persone e attività interdipendenti per raggiungere un obiettivo altrimenti inaccessibile, si ottiene un workflow. I migliori workflow sono automatizzati per eliminare rallentamenti ed errori, spesso associati ad attività e processi lunghi e manuali.
Per facilitare ulteriormente l'efficacia dei workflow aziendali, molte organizzazioni si avvalgono di una vera e propria gestione.
La gestione dei workflow comporta l'identificazione, la classificazione, la strutturazione, il monitoraggio, la documentazione e l'ottimizzazione di procedure e attività aziendali per garantire procedure fluide e precise che portino ai risultati desiderati. Spesso, la gestione dei workflow viene suddivisa in due categorie:
- Integrazione delle procedure
L'integrazione delle procedure definisce le procedure aziendali che riguardano applicazioni e fornitori. - Automazione degli eventi
Insieme all'automazione del workflow, l'automazione degli eventi consente di automatizzare le singole attività a esso correlate.
La gestione dei workflow è fondamentale per rispondere a quattro semplici domande relative a qualsiasi attività a essi correlata:
- Cosa si deve fare?
- Chi deve farla?
- Quando deve essere completata?
- Come dovrebbe essere realizzata?
Se correttamente applicata, la gestione dei workflow offre una visione chiara, procedure automatizzate e strumenti di supporto per guidare persone e procedure. Inoltre, i team che lavorano con workflow accurati hanno una maggiore produttività ed efficienza, oltre a essere più orientati agli obiettivi rispetto agli altri. Ciò deriva dal facile accesso ai dati dei workflow, che offrono una maggiore visibilità di fasi e procedure correnti, oltre alle responsabilità dei ruoli per determinate azioni.
Così come i workflow mettono insieme persone e procedure, i progetti sono le attività in cui più workflow operano in sinergia per ottenere un risultato specifico. La gestione dei progetti descrive le strategie e gli strumenti associati alla guida e all'ottimizzazione di questi progetti. Ad esempio, laddove la gestione dei workflow può aiutare a illustrare e ottimizzare le procedure necessarie per l'onboarding di nuovi dipendenti, la gestione dei progetti illustra e regola le attività necessarie per ingaggio, assunzione e onboarding di un nuovo dipendente.
D'altro canto, visto il crescente miglioramento dei software di gestione dei workflow, potrebbe esserci una notevole sovrapposizione tra queste due discipline. Infatti, i migliori sistemi di gestione dei workflow attualmente disponibili sono in grado di svolgere praticamente tutti i compiti di gestione dei progetti di un'azienda.
Data la dimensione e la complessità della maggior parte delle procedure aziendali più moderne, il coordinamento e il monitoraggio delle attività e delle persone associate ai workflow richiede strumenti efficaci. I sistemi di gestione sono soluzioni software create per aiutare le aziende a semplificare meglio i workflow. Questi strumenti in genere includono funzionalità integrate che consentono di automatizzare attività e procedure ripetitive, pianificare promemoria e follow-up, avvisare gli utenti di attività non completate, monitorare i valori delle prestazioni e lavorare con una panoramica completa di ogni aspetto del workflow.
Ci sono diverse cose da fare per gestire efficacemente un workflow dall'inizio alla fine. I principali sistemi di gestione dei workflow devono essere in grado di ottimizzarne ogni aspetto e di supportare in ogni modo le persone. Di conseguenza, dipendono da una serie di caratteristiche e funzionalità avanzate, tra cui:
- Monitoraggio dell'analisi
- Notifiche automatizzate
- Elaborazione dati basata su cloud
- Progettazione di workflow senza codici
- Strumenti intuitivi
- Integrazione con applicazioni di terze parti
- Sviluppo di app low-code
- Diramazioni parallele
- Generazione di report
- Controllo dell’accesso basato sui ruoli
- Indicatori di stato dell'accordo sul livello del servizio (SLA)
Gli strumenti software per la gestione dei workflow sono progettati per gestire la maggior parte dei lavori pesanti associati. Detto questo, l'efficacia di qualsiasi strumento dipende in larga misura dalla capacità di chi lo utilizza: è necessario farlo nel modo corretto e ottenere il massimo da ciò che offre. Mentre lavori per implementare una soluzione di gestione dei workflow per la tua azienda, prendi in considerazione le seguenti best practice:
I workflow possono andare oltre i confini dei singoli reparti, coinvolgendo persone e procedure in tutta l'organizzazione. È probabile che queste soluzioni avranno un impatto sull'intera azienda. Per questo è fondamentale ottenere il massimo supporto dalla leadership aziendale. Parla della gestione dei workflow con manager e dirigenti Executive assicurandoti di avere il loro supporto prima di iniziare.
Oltre alla leadership aziendale, dovrai coinvolgere anche singoli referenti. Identifica chi sarà responsabile delle diverse attività all'interno del workflow. Collabora a stretto contatto con queste persone per verificare che sia tutto pronto per guidare efficacemente le procedure dall'inizio alla fine.
La mappatura è un aspetto cruciale della gestione dei workflow, ma non tutti i workflow hanno la stessa urgenza o importanza. I workflow prioritari (quelli relativi ai settori Finance, IT, Risorse Umane e così via) e i workflow relativi al contatto con i clienti devono essere al primo posto. È necessario che siano agili, pienamente operativi ed efficienti. Una volta pronti, puoi dare la priorità a quelli di supporto.
L'automazione è fondamentale per una gestione efficace dei workflow e deve essere applicata laddove possibile. Puoi utilizzare il tuo workflow per individuare qualsiasi attività o approvazione semplice e ripetitiva; queste possono essere particolarmente adatte all'automazione e possono aiutare i dipendenti a eseguire altre azioni più strategiche.
La mappatura dei workflow offre una panoramica delle attività coinvolte. Questo può aiutare a identificare azioni ridondanti che richiedono tempo ai dipendenti, ma che non offrono ulteriori vantaggi. Lavora a stretto contatto con le parti interessate per rivedere i workflow, individuare le aree di lavoro duplicate e rimuoverle.
Molti workflow potrebbero dover essere rivalutati e rivisti dopo l'implementazione. Stabilisci le metriche pertinenti e monitora gli indicatori chiave delle prestazioni (KPI) per assicurarti che tutto proceda in modo ottimale e che le singole procedure funzionino come previsto. In questo modo, potrai identificare le aree con potenziali problemi da migliorare.
Anche se le tecnologie avanzate di automazione possono creare workflow autogestiti, è sempre meglio far supervisionare la procedura da una persona. Controlla i tuoi workflow, apporta correzioni in corso se necessario e utilizza le informazioni sviluppate per ottimizzare ulteriormente la tua azienda.
L'ottimizzazione delle procedure attraverso l'eliminazione di rallentamenti e attività duplicate è uno dei principali vantaggi della gestione dei workflow. Tuttavia, sebbene la velocità sia un sottoprodotto naturale di questo approccio, in genere stabilire da zero un sistema di gestione dei workflow non è un'operazione che può essere eseguita dal giorno alla notte. La configurazione degli strumenti pertinenti, la formazione degli utenti, l'integrazione dei sistemi associati e la distribuzione finale della soluzione potrebbero richiedere giorni, settimane o addirittura mesi. In alternativa, la gestione dei workflow utilizzata come parte di una piattaforma di gestione più ampia e che utilizza strumenti low-code potrebbe non richiedere formazione o configurazioni eccessive. Ciò consente un'implementazione più rapida, spesso in un solo giorno.
Le procedure migliorano la tua attività e il modo in cui gestisci i workflow può definire la loro efficacia. ServiceNow, leader nei sistemi di gestione IT, sta portando la gestione dei workflow a un livello mai visto prima.
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