Che cos'è la gestione strutture?

La gestione strutture comprende un'ampia gamma di discipline e ruoli. La gestione strutture garantisce che le strutture dell'ambiente siano in armonia con le persone che le occupano. Il successo dipende fortemente dalla capacità di creare un ambiente in cui le persone sono al sicuro e comode, sia esso un luogo di lavoro o uno spazio industriale o un complesso di appartamenti.

Un/una responsabile della struttura supervisiona le persone e le organizzazioni, oltre allo spazio e all'infrastruttura. Le persone e le organizzazioni includono ruoli quali marketing, contabilità, ospitalità, HR, ICT e pulizia. Un/una responsabile della struttura supervisiona anche i costi degli spazi e delle infrastrutture per il luogo di lavoro, la loro costruzione, il leasing, l'occupazione, la manutenzione e l'arredamento.

Esistono diverse funzioni aziendali che necessitano di responsabili delle strutture: fondamentalmente sono concepite per mantenere tutti e tutte sotto il loro controllo in modo sicuro e attivo. Un/una responsabile della struttura deve operare su due livelli. In primo luogo, tatticamente, deve supervisionare la comprensione dello spazio, dei rischi aziendali, dei costi e dei servizi. In secondo luogo, operativamente, deve sovrintendere all'efficienza economica di un ambiente aziendale per i suoi e le sue occupanti.

• Sicurezza antincendio: gli incendi possono essere letali e contribuire alla perdita di produttività e di asset. Il/la responsabile della struttura deve sempre disporre di un solido piano, essere in grado di comunicarlo chiaramente e assicurarsi che siano presenti gli strumenti necessari per spegnere gli incendi o fornire metodi per la fuga in sicurezza.
• Sicurezza: i/le responsabili delle strutture supervisionano la protezione di persone e asset. Ciò include l'uso di hardware di sicurezza, telecamere e possibili protezioni fisiche come le protezioni di sicurezza.
• Pianificazione della continuità di business: in caso di incendio, furto o guasto completo delle operazioni aziendali, i/le responsabili delle strutture devono disporre di un piano che possa aiutare l'azienda a riprendere le attività con la quantità minima di perdita di tempo e interruzioni delle operazioni. Ciò può includere un sito di ripristino, alimentazione di emergenza, software di backup o hardware di emergenza.
• Manutenzione: i/le responsabili della struttura devono assicurare la tempestiva esecuzione della manutenzione appropriata per garantire la sicurezza e un funzionamento regolare. Questi possono includere qualsiasi cosa: la sostituzione dell'illuminazione dell'edificio, la manutenzione dell'edificio stesso, la verniciatura e la decorazione, le riparazioni necessarie, le tubazioni e la conformità alle normative edilizie per scopi di sicurezza.
• Ambiente: l'organizzazione è necessaria per la salute dell'ambiente e la sua sicurezza. Il personale potrebbe ammalarsi, avere problemi di salute legati a condizioni di lavoro non sicure o subire lesioni a causa della mancanza di sicurezza. Questo non solo interrompe le operazioni e comporta rischi legati alla sicurezza, ma mette l'azienda in una posizione di responsabilità civile e assicurativa.
  
• Cambiamenti di spazio: modifiche alle attrezzature, turnover e aumento del personale possono sempre portare a un cambiamento nella disposizione dell'ufficio. La gestione strutture deve prestare attenzione alla progettazione dell'ufficio in quanto vi sono normative da rispettare. Ad esempio, è necessario che ci sia una quantità di spazio minima per ogni membro del personale, l'edificio deve rispettare le normative antincendio, deve essere presente una segnaletica per indicare le uscite di sicurezza e le vie di fuga, la temperatura deve essere ben controllata, la stanza deve essere ventilata correttamente, l'area deve essere ben illuminata e devono essere presenti altri servizi come acqua potabile e bagni.
  
• Pulizia: un'area non pulita può rappresentare una responsabilità e può anche diffondere malumori tra i/le dipendenti. La pulizia viene generalmente effettuata al di fuori dell'orario lavorativo ed è necessario eseguire una pulizia adeguata delle superfici, dei tappeti, dei bagni e dei bidoni dei rifiuti con una certa frequenza durante la settimana.

L'implementazione della tecnologia nella gestione strutture non è mai stata così importante. Idealmente, un sistema di gestione del luogo di lavoro orienterà il processo decisionale raccogliendo dati: spetta al/alla responsabile della struttura identificare e implementare i sistemi tecnologici più adatti alla struttura e contribuire a prendere decisioni più informate.

Un/una responsabile della struttura deve essere diligente nella ricerca di diverse opzioni software, nel calcolo dei costi e del ROI, nella valutazione dei vantaggi e delle esigenze e nella comprensione delle funzionalità di alcuni software. È necessario prendere in considerazione le tecnologie più recenti e il loro modo di integrarsi nel software.

Un buon esempio di tecnologia che può essere integrata è rappresentato dai dispositivi connessi alla rete o Internet of Things (IoT). I dispositivi IoT possono raccogliere i dati automaticamente e inviarli al software di gestione strutture, che può generare rapporti e individuare tendenze che vale la pena di esplorare per prendere decisioni basate sui dati.

I dispositivi IoT possono includere:

• Sensori di monossido di carbonio: è necessario prestare attenzione a questo gas tossico presente nell'ambiente per evitare lesioni o morte.
• Consumo di acqua ed energia: monitoraggio dell'utilizzo per eliminare gli sprechi e promuovere la sostenibilità.
• Termostati: regolano automaticamente le temperature e le mantengono costanti per eliminare ulteriori sprechi e tenere la climatizzazione e il riscaldamento sotto controllo all'interno di un ambiente, quindi la temperatura ideale all'interno di un ufficio o di una stanza piena di macchinari.
• Sensori di movimento: consentono di spegnere o accendere le luci in base all'eventuale presenza umana.
• Sistemi di rilevamento degli incendi: consentono di rilevare e spegnere rapidamente gli incendi prima che si propaghino o causino danni irreparabili.
• Dispositivi di monitoraggio RFID: consentono di monitorare il movimento delle persone nell'edificio e di limitare l'accesso a determinate aree.

Esistono inoltre tendenze nel software di gestione strutture:

• Intelligenza artificiale (AI): l'analisi predittiva può fornire dati presenti e futuri utili per il processo decisionale. Consente di rilevare, riparare o sostituire le apparecchiature danneggiate o deteriorate prima che si rompano. L'intelligenza artificiale consente inoltre di ridurre gli errori umani, poiché può accelerare e rendere il processo decisionale più accurato. I sistemi di intelligenza artificiale possono inoltre raccogliere informazioni sull'utilizzo delle risorse, sulla soddisfazione e sulle prestazioni del personale e aziendali.
• Cloud computing: il software sta rapidamente migrando al cloud e la gestione strutture può diventare più semplice solo con l'accesso a dati e software da postazioni esterne a una rete o a un server locale. Il lavoro e i dati diventano così "portatili" e le strutture sono più facili da scalare e offrono più spazio di storage e analisi disponibili.

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