I sistemi integrati di gestione del luogo di lavoro (IWMS, Integrated Workplace Management System) possono aiutare un'organizzazione nella gestione delle strutture, dei progetti e del ciclo di vita delle proprietà immobiliari.
Le soluzioni IWMS (sistemi integrati di gestione del luogo di lavoro) sono applicazioni che integrano più piattaforme software. Aiutano le aziende a ottimizzare la gestione delle strutture, la gestione dei progetti di investimento, la manutenzione delle strutture, la gestione del ciclo di vita delle proprietà immobiliari e delle risorse. Per tutte le soluzioni IWMS è necessario seguire importanti passaggi di implementazione. Individuare la soluzione IWMS più adeguata dipende dall'analisi delle esigenze in ambito dei dati, dell'interfaccia utente e del possibile consolidamento di altre applicazioni.
Gartner, leader nel campo della ricerca tecnologica, ha utilizzato per la prima volta l'espressione "sistema integrato di gestione del luogo di lavoro" nel 2004 per descrivere un programma di livello Enterprise in grado di gestire diverse aree funzionali. Il concetto di integrazione, come descritto da Gartner, è "una singola piattaforma tecnologica, un unico repository di dati". L'ascesa di Internet alla fine degli anni '90 e all'inizio degli anni 2000 ha reso l'integrazione e tali piattaforme ancora più possibili e ancora più fondamentali.
Il software IWMS ideale integra in un luogo di lavoro una serie di aree funzionali, inizialmente non combinate o non funzionanti simultaneamente, che ora fungono da aree per le quali è necessario un funzionamento congiunto.
Si riferisce alle operazioni e alla manutenzione delle strutture del luogo di lavoro, tra cui la gestione del servizio dipendenti, la gestione degli spostamenti, la pianificazione delle risorse, la progettazione assistita da computer, la modellazione delle informazioni sugli edifici e la gestione dello spazio. Planimetrie e altre mappe sono disponibili in una vista intuitiva che consente di svolgere analisi o raccogliere le informazioni necessarie. Anche con i sensori dell'Internet of Things (IoT) è possibile accedere ai dati dei prodotti relativi all'ingombro e analizzare il possibile ingombro di spazio e qualsiasi variazione ideale dei costi.
La gestione dei progetti di investimento implica in genere la progettazione e l'implementazione di espansioni o ristrutturazioni di edifici, la sostituzione di strutture e progetti, ognuno dei quali coordinato su un sistema IWMS per supportare la progettazione, la gestione del capitale, i costi, il procurement, la pianificazione, le gare d'appalto, l'analisi dei percorsi critici e la documentazione.
È fondamentale garantire il comfort e la sicurezza di coloro che occupano l'edificio. Le strutture devono essere manutenute e le soluzioni IWMS offrono un database delle informazioni necessarie come richieste di manutenzione, inventario, fornitori, garanzie, ordini di lavoro e costi associati. È possibile analizzare e applicare anche procedure di manutenzione preventiva per evitare costi futuri più alti. Gli/le occupanti possono inviare richieste tramite un portale self-service, in cui l'addetto\a alla manutenzione delle strutture può assegnare priorità alle richieste.
I sistemi IoT vengono integrati nelle piattaforme IWMS anticipando le esigenze di manutenzione e fornendo il monitoraggio in tempo reale delle strutture e degli asset associati.
La gestione immobiliare richiede set di dati combinati relativi alle proprietà gestite, tra cui metratura, costi, asset, termini di leasing e occupazione. La gestione delle proprietà immobiliari in una soluzione IWMS consente di visualizzare diversi spazi per mostrarne le dimensioni e tenere traccia delle diverse opzioni e configurazioni disponibili. Ciò consente la comunicazione tra locatari attuali e potenziali, nonché tra chiunque altro interagisca con la proprietà, incluse aziende manutentrici e appaltatrici esterne.
Con una soluzione IWMS è inoltre possibile gestire le informazioni in caso di acquisizione, necessità di gestione del portfolio, gestione del leasing, contabilità e gestione fiscale.
Le aziende tendono verso l'adozione di pratiche più sostenibili e il software IWMS è in grado di adattarsi. Nelle strutture è possibile misurare, analizzare e ridurre il consumo di risorse e o spreco, ad esempio l'uso di acqua ed energia e l'emissione di gas serra. Con IWMS la gestione delle strutture può sfruttare le funzionalità per migliorare le pratiche sostenibili, raccogliere i parametri delle prestazioni e pianificare una migliore gestione energetica.
I/le responsabili delle strutture possono inoltre registrare e tenere traccia degli obiettivi utilizzando la raccolta di dati e report automatizzati che indicano se gli obiettivi sono stati raggiunti o se devono essere ridefiniti in modo più realistico. Gli obiettivi possono fornire una visione più ampia sulle pratiche di sostenibilità e aiutare le aziende a comprendere meglio il consumo sul luogo di lavoro. Anche l'IoT ha un ruolo nella gestione delle strutture: i sensori intelligenti possono regolare qualsiasi impianto, dall'illuminazione alla regolazione della temperatura in base all'utilizzo, fino alla rilevazione dell'ambiente e all'occupazione dello spazio.
Un sistema integrato di gestione del luogo di lavoro può fungere con efficacia da unico punto di accesso per diverse piattaforme software. Le piattaforme IWMS possono fungere inoltre da eccellente strumento per semplificare i workflow tra team, agevolando l'ottimizzazione delle operazioni e supportando i sistemi IT esistenti.
I team sono estremamente preziosi quando sono disponibili diverse funzionalità in un unico sistema che ne offre molteplici. Un numero ridotto di piattaforme software può eliminare gli ostacoli e ridurre la possibilità di incorrere in tempi di inattività, oltre a falle o ridondanze nelle funzionalità. Sistemi utili, come IWMS, possono semplificare i processi, ridurre i costi e fornire dati esclusivi utilizzando sistemi di reporting di livello superiore in grado di supportare obiettivi, analisi e processi decisionali informati.
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Una corretta strategia di implementazione IWMS è fondamentale per il successo nel luogo di lavoro e nei diversi sistemi funzionali. È necessario fare alcune considerazioni importanti e identificare le esigenze.
Prendi il tempo necessario per identificare i membri del team, in base alle esigenze note in termini di risorse, per l'implementazione e l'uso continuo del software IWMS. La composizione ideale dei gruppi di lavoro è avere gruppi funzionali più piccoli che lavorano in sinergia per semplificare i processi di implementazione: la comunicazione è ancora necessaria, ma verrà impiegato un minor numero di teste per ogni fase del processo.
Il processo di implementazione presenta una serie di esigenze necessarie che devono essere identificate sia in via preventiva che con l'avanzamento del processo. Vi sono diverse opportunità che potrebbero essere utilizzate per semplificare i processi, pur continuando a usare i workflow connessi attualmente in uso. Prendi il tempo necessario per identificare le risorse prontamente disponibili e quelle che potrebbero essere necessarie al momento e in futuro.
Sono inoltre necessarie modifiche ai processi IT, tra cui possibili modifiche all'infrastruttura fisica, al cloud computing e a tutti i sistemi IT adeguati per la transizione.
Gli obiettivi a lungo e breve termine sono fondamentali in tutte le fasi dell'implementazione. È necessario prendere in considerazione i tipi di dati che si intende raccogliere e archiviare, quali informazioni verranno ricavate dai dati e come utilizzarle. Una volta definiti questi standard, inizia a definire gli obiettivi. Alcuni possibili obiettivi potrebbero essere i compiti cardine fondamentali del team durante il roll out dei programmi IWMS, la sequenza temporale delle modifiche all'infrastruttura IT secondo necessità e i compiti cardine per la raccolta dei dati durante il processo.
Dopo aver identificato le esigenze, le risorse e gli obiettivi, sono necessarie varie considerazioni. Innanzitutto, è bene considerare la misura in cui i sistemi IT devono essere estesi e integrati per supportare il software IWMS. Pensa alle opzioni di costo per l'implementazione e le modifiche che potrebbero supportare l'infrastruttura software IWMS. Considera i sistemi software aggiuntivi necessari per implementare e supportare continuamente la soluzione IWMS e i relativi costi. Analizza le possibili ottimizzazioni dei processi per i roll out iniziali e futuri di IWMS e scoprire in che modo influenzeranno i processi attuali e possibili futuri.
In genere si consiglia di implementare IWMS e gli aggiornamenti in fasi. Gli aggiornamenti in genere si riferiscono a una determinata area e vengono creati per migliorare i processi o applicare patch al sistema.
Quando si sceglie un sistema IWMS è necessario considerare molti fattori, tra cui le funzionalità per integrazione, interfaccia utente, usabilità e qualità.
Un software può essere eccezionale, ma senza un'interfaccia utente utilizzabile può comportare esperienze negative e abbassamento della qualità. Il software IWMS non fa eccezione. Rifletti attentamente sulla qualità del software: valuta se presenta numerosi difetti o bug e il grado a cui fornisce l'esperienza, la presentazione, l'usabilità, la raccolta dei dati e la creazione di report di qualità richiesta dal luogo di lavoro. È inoltre importante verificare se l'interfaccia utente viene facilmente compresa da tutti i tipi di utenti in tutta l'organizzazione e se è sufficientemente intuitiva per i nuovi utenti.
La migrazione completa della piattaforma può causare perdite di dati, frustrazione ed errori. Una soluzione IWMS ideale può essere integrata con le altre piattaforme in uso per creare un'esperienza olistica in un'unica piattaforma pur utilizzando le funzionalità di altre piattaforme utili per le organizzazioni, per una migliore esperienza utente.
I workflow digitali possono abbattere i silo tra le organizzazioni. Grazie alla progettazione dei workflow è possibile creare workflow automatizzati e beneficiare di sviluppo IT accelerato, servizi integrati e azioni per workflow specifiche per tutta la produttività e l'organizzazione, ideali per un maggiore successo e il rispetto dei requisiti necessari.
Il software CAFM (gestione delle strutture assistita da computer) tende a concentrarsi su una visione unica della gestione di spazi e asset, è completamente ottimizzato per la gestione delle strutture e vanta un certo grado di integrazione con Workplace Service Request. Si tratta della soluzione ideale per le piccole aziende e le strutture che non necessitano di software di gestione più complessi e tendono a limitarsi alla gestione dei servizi e al tracciamento delle richieste. I programmi CAFM tendono inoltre a estendersi su più piattaforme piuttosto che su una sola.
Le soluzioni IWMS sono ideali per le organizzazioni di grandi dimensioni e di livello Enterprise che supervisionano più aree di gestione. Questi sistemi sono disponibili su un'unica piattaforma che aiuta nella gestione delle richieste, nella pianificazione di strategie ideali, nella gestione di energie e risorse, nei progetti di investimento, nell'ambito immobiliare, nella gestione dei leasing e nella manutenzione delle strutture.
Il futuro delle soluzioni IWMS comporterà un'evoluzione atta a soddisfare le sempre crescenti aspettative di leader e organizzazioni: così come si è registrata un'impennata delle aspettative agli albori di Internet, ora che la tecnologia si sviluppa e distribuisce da ogni direzione, le aspettative saranno ancora più elevate. Attualmente la tecnologia è incentrata sullo sviluppo di piattaforme compatibili con il cloud, mobili, accessibili e connesse con dispositivi IoT. In particolare, i dispositivi IoT stanno registrando un aumento di rilevanza e disponibilità e la loro applicabilità è sempre più importante per gli utenti IWMS, soprattutto per la raccolta di dati automatizzati e intelligenti da dispositivi intelligenti.
Vi è inoltre una forte richiesta di interfacce utente più intuitive, in grado di offrire tutte le funzioni necessarie senza difficoltà o con pochi passaggi tra pagine e collegamenti. Idealmente, le piattaforme IWMS si evolveranno con interfacce e metodi di raccolta dei dati in continua evoluzione, indipendentemente dalla complessità. Le piattaforme IWMS diventeranno più scalabili, semplici, flessibili e ricche di possibilità.
Servizi digitali modernizzati per un luogo di lavoro in costante evoluzione.