Voor veel bedrijven voelt het beheren van HR-processen als te veel ballen tegelijk in de lucht houden: je moet de salarisadministratie doen, secundaire arbeidsvoorwaarden bijhouden, je houden aan compliance en personeelsdossiers op orde houden. En naarmate een bedrijf groeit, stapelen deze verantwoordelijkheden zich op, waardoor een administratief doolhof ontstaat waar HR-teams voortdurend doorheen moeten navigeren. Kleine inefficiënties, zoals verouderde spreadsheets of verspreid papierwerk, kunnen snel escaleren tot kostbare fouten, compliancerisico's of gefrustreerde werknemers die gewoon zonder gedoe hun secundaire arbeidsvoorwaarden willen bijwerken.
Gelukkig biedt de informatietechnologie (IT) een kans om deze chaos in orde te brengen. Een Human Resource Information System (HRIS) centraliseert en automatiseert HR-functies, waardoor bedrijven een soepele aanpak krijgen voor veel aspecten van Human Capital Management (HCM) en ondersteuning krijgen bij het beheer van werknemersgegevens, salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden en compliance. In plaats van te worden overspoeld door handmatige processen, kunnen HR-teams zich richten op strategische initiatieven die de werknemerservaring en de groei van het bedrijf ondersteunen. Met de juiste HRIS wordt HR een drijvende kracht achter het succes van de organisatie.
HRIS is ontworpen om te helpen bij het bijhouden van records, maar het doet ook zoveel meer: het stroomlijnt, automatiseert en optimaliseert HR-processen om de efficiëntie in een organisatie te verbeteren. Dit wordt mogelijk gemaakt door de belangrijkste HR-functies in één systeem te integreren. Hierdoor worden de administratieve lasten verminderd en kunnen HR-teams zich richten op meer strategische initiatieven voor het personeelsbestand.
Deze technologie verbetert eveneens de nauwkeurigheid van gegevens, fungeert als extra controle om compliance met regelgeving te garanderen en biedt werknemers via selfserviceportals eenvoudig toegang tot HR-services. Een modern HRIS is doorgaans cloudgebaseerd, waardoor het vanaf elke locatie toegankelijk is, schaalbaar is om de groei van de organisatie aan te kunnen en eenvoudiger kan worden bijgewerkt met nieuwe functies en compliancevereisten.
Daarom ondersteunt een goed ontworpen HRIS diverse essentiële HR-functies, waaronder:
- Werving en onboarding
HRIS helpt bij het beheren van vacatures, het bijhouden van sollicitanten en het vereenvoudigen van de workflows voor het aannemen van personeel. Zodra een nieuwe werknemer is geselecteerd, automatiseert het systeem veel essentiële taken voor de onboarding van werknemers, zoals papierwerk en de inschrijving voor secundaire arbeidsvoorwaarden. - Salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden
Door de verwerking van salarisadministratie en het beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden te automatiseren, vermindert het HRIS handmatige fouten en zorgt het ervoor dat werknemers correct gecompenseerd worden. Met selfservicetools kunnen werknemers hun selectie van secundaire arbeidsvoorwaarden bekijken en beheren zonder hulp van een HR-professional. - Tijd- en aanwezigheidsregistratie
Het systeem biedt een gecentraliseerde manier om werkschema's van werknemers te beheren, afwezigheden bij te houden en de salarisadministratie te berekenen op basis van de gewerkte tijd. Ingebouwde automatisering zorgt voor compliance van alle bedrijfs- en brancheregels (zoals wetgeving inzake overuren en vakantiebeloningsstructuren). - Compliancebeheer
HR-teams kunnen op de hoogte blijven van wettelijke vereisten door gebruik te maken van een HRIS om certificeringen van werknemers bij te houden, wijzigingen in arbeidswetgeving te monitoren, compliancerapporten te genereren en meer. - Personeelsanalyses en -rapportage
Met ingebouwde analyses biedt een HRIS realtime inzicht in trends in het personeelsbestand en de prestaties van werknemers. Leidinggevenden kunnen deze gegevens gebruiken om hun besluitvormingsprocessen te ondersteunen.
HR-technologie zit vol overlappende termen en technologieën, en de drie die het meest door elkaar worden gehaald zijn Human Resource Information Systems (HRIS), Human Resources Management Systems (HRMS) en Human Capital Management (HCM). Hoewel deze termen vaak door elkaar worden gebruikt, vertegenwoordigen ze verschillende toepassingsgebieden:
- HRIS
Human Resource Information Systems zijn gericht op de belangrijkste HR-functies, zoals het bijhouden van personeelsgegevens, salarisadministratie, administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden en compliancebeheer. Het vormt de basis voor het beheren van personeelsgegevens en het automatiseren van essentiële HR-processen. - HRMS
Een Human Resources Management System omvat alle HRIS-mogelijkheden, maar kan ook extra functies bevatten, zoals talentwerving, prestatiebeheer, en leren en ontwikkelen. Sommige providers gebruiken HRMS als een geavanceerder systeem met een bredere functionaliteit. - HCM
Human Capital Management is het meest uitgebreide van de drie, met alle HRIS- en HRMS-functies, maar ook met strategische personeelsplanning, opvolgingsbeheer en geavanceerde HR-analyses. In plaats van alleen administratieve HR-taken af te handelen, richt HCM zich op het verbeteren van het personeelsbeheer door de volledige levenscyclus van werknemers te optimaliseren.
Het is ook goed om te weten dat voor bedrijven die HR-software evalueren, de verschillen tussen deze termen vaak afhangen van wat de leverancier aanbiedt. Sommige providers beschouwen HRIS en HRMS als synoniemen, terwijl andere HCM als een allesomvattende oplossing voor personeelsbeheer zien. Organisaties moeten hun behoeften zorgvuldig beoordelen om ervoor te zorgen dat ze een systeem kiezen met de juiste balans tussen kernfunctionaliteit en strategische mogelijkheden.
HRIS biedt een reeks tools die zijn ontworpen om HR-taken te vereenvoudigen en personeelsbeheer te verbeteren. De meest geavanceerde HRIS-oplossingen kunnen worden aangepast aan de veranderende behoeften van een bedrijf en helpen HR-teams unieke levenscycli van werknemers eenvoudig en efficiënt te beheren.
Om dit mogelijk te maken, bevat de beste HRIS-software een aantal belangrijke functies en mogelijkheden, zoals:
Sollicitanten bijhouden en wervingsbeheer
Een HRIS stroomlijnt het wervingsproces door HR-teams te helpen vacatures te plaatsen, sollicitanten bij te houden en evaluaties van kandidaten te beheren. Veel systemen omvatten geautomatiseerde screening van cv's, planning van sollicitatiegesprekken en integratie van achtergrondcontroles, waardoor recruiters zich minder hoeven te richten op handmatige taken en meer op het aantrekken van toptalent.
Salarisverwerking en compensatiebeheer
Door salarisberekeningen, belastingaftrek en bijdragen aan secundaire arbeidsvoorwaarden te automatiseren, vermindert een HRIS de kans op fouten, waardoor werknemers correct en op tijd worden betaald. Afhankelijk van het bedrijfsbeleid bieden sommige systemen ook flexibele betalingsmogelijkheden, waardoor directe stortingen, betaalkaarten of toegang tot vervroegd loon mogelijk zijn.
Prestaties bijhouden en ontwikkeling van werknemers
HRIS-oplossingen bevatten vaak tools voor het bijhouden van de prestaties van werknemers, het stellen van doelen en het beheren van prestatiebeoordelingen. Sommige platforms stellen managers in staat om in real time feedback en coaching te geven, terwijl andere platforms integreren met leer- en ontwikkelingsprogramma's om carrièregroei te ondersteunen.
Tijd- en aanwezigheidsregistratie
Met de ingebouwde functies voor tijdregistratie kan een HRIS de werkuren, afwezigheid, overuren, enz. monitoren. Deze tools worden doorgaans direct gesynchroniseerd met de salarisadministratie, zodat werknemers op de juiste manier worden gecompenseerd voor hun tijd en bedrijven hulp krijgen bij het beheren van governance, risico's en compliance (GRC).
Training- en leerbeheer
HRIS-platforms kunnen de training van werknemers verder ondersteunen door integraties van het Learning Management System (LMS) of ingebouwde trainingsmodules aan te bieden. Met deze functies kunnen bedrijven onboarding-programma's maken, certificeringen bijhouden en voortdurende ontwikkelingsmogelijkheden voor werknemers bieden.
HR-analyses en -rapportage
HRIS-software centraliseert HR-gegevens en biedt rapportagetools waarmee bedrijven trends in het personeelsbestand kunnen analyseren, de werknemersbetrokkenheid kunnen meten en kritieke prestatie-indicatoren kunnen volgen. Sommige systemen bieden realtime dashboards en voorspellende analyses ter ondersteuning van gegevensgestuurde besluitvorming.
Administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden
Het beheren van secundaire arbeidsvoorwaarden is eenvoudiger met een HRIS dat de geschiktheid van werknemers bijhoudt en integreert met verzekeraars. Werknemers hebben toegang tot selfserviceportals om de opties voor secundaire arbeidsvoorwaarden te bekijken, selecties te maken en hun informatie indien nodig bij te werken.
HRIS-certificering is een professionele referentie waarmee expertise op het gebied van het beheren en optimaliseren van Human Resource Information Systems wordt gevalideerd. Niet elke certificering is hetzelfde, maar ze bestrijken meestal belangrijke gebieden zoals systeembeheer, gegevensbeheer, HR-analyses en procesautomatisering. Het behalen van een HRIS-certificering toont een dieper inzicht in het configureren, implementeren en benutten van HR-technologie om personeelsbeheer en HR-activiteiten te verbeteren.
Veel certificeringen worden aangeboden door softwareleveranciers of brancheorganisaties, elk op maat voor specifieke platforms of bredere HRIS-competenties. Een HRIS-certificering kan de carrièremogelijkheden van diverse HR-professionals en IT-specialisten verbeteren.
HRIS biedt een groot aantal mogelijkheden, maar het grootste overkoepelende voordeel van een hoogstaand Human Resource Information System is misschien wel de mogelijkheid om organisaties te helpen hun HR-activiteiten te moderniseren. Het centraliseert HR-gegevens, waardoor informatie gemakkelijker toegankelijk wordt, terwijl het ook HR-professionals ondersteunt door taken te automatiseren en te helpen bij het beheer van complexe workflows voor een efficiëntere en responsievere HR-omgeving.
Voordelen van HRIS
De implementatie van HRIS biedt vooral een breed scala aan voordelen die zijn ontworpen om HR-activiteiten te vereenvoudigen en de efficiëntie van de organisatie te verbeteren. Hieronder volgen enkele van de belangrijkste voordelen:
- Nauwkeurige en toegankelijke gegevens
Door alle werknemersgegevens samen te voegen, zorgt een HRIS voor consistentie in alle records. - Meer tijdsbesparing
Door repetitieve taken te automatiseren vermindert de administratieve werklast voor HR-teams aanzienlijk. - Verbeterde werknemerservaring
Een HRIS verbetert de werknemerservaring door selfservicetools te bieden waarmee individuen persoonlijke gegevens kunnen bijwerken, toegang kunnen krijgen tot loonstrookjes, verlof kunnen aanvragen en zich kunnen inschrijven voor secundaire arbeidsvoorwaarden, ongeacht waar ze zich bevinden. - Eenvoudigere compliance
Dankzij HRIS-oplossingen kunnen bedrijven zich houden aan de veranderende arbeidswetten en brancheregels. - Betere rapportage
Met geïntegreerde analyse- en rapportagemogelijkheden biedt een HRIS waardevolle inzichten in personeelstrends, verloopcijfers, wervingsefficiëntie en metrische prestatiegegevens. - Verbeterde schaalbaarheid
Naarmate bedrijven groeien, nemen ook hun HR-behoeften toe. Een cloudgebaseerd HRIS biedt de flexibiliteit om op of af te schalen op basis van wijzigingen in het personeelsbestand, bedrijfsuitbreiding of verschuivende zakelijke prioriteiten.
HRIS-uitdagingen
Een HRIS kan de HR-activiteiten aanzienlijk verbeteren. Desondanks brengt de implementatie en het beheer van zo'n systeem wel uitdagingen met zich mee. Door deze potentiële problemen in een vroeg stadium aan te pakken, kunnen bedrijven potentiële verstoringen voorkomen.
- Compliance
HRIS-systemen helpen bedrijven om te blijven voldoen aan arbeidswetten en branchevoorschriften, maar ze vereisen ook zorgvuldig toezicht om ervoor te zorgen dat ze in staat zijn te voldoen aan de veranderende wettelijke vereisten, met name bij organisaties die wereldwijd actief zijn. Om compliancerisico's te beperken, moeten bedrijven kiezen voor een HRIS met ingebouwd volgsysteem voor compliance en geautomatiseerde updates van regelgeving die compatibel zijn met de regio's waarin ze actief zijn. - Beveiliging en privacy
Een HRIS bevat zeer gevoelige werknemersgegevens, waaronder salarisgegevens, persoonlijke gegevens en prestatiegegevens. Als deze systemen niet goed zijn beveiligd, kunnen ze kwetsbaar worden voor gegevensinbreuk of andere vormen van ongeoorloofde toegang. Een uitgebreide benadering van cyberbeveiliging en strenge toegangscontroles voor gebruikers kunnen helpen deze gevoelige gegevens (en degenen die ervan afhankelijk zijn) te beschermen. - Uitdagingen bij de overgang naar HRIS
De overgang van handmatige processen of standalone HR-tools naar een uitgebreid HRIS-systeem kunnen complex, tijdrovend en verstorend zijn, vooral bij de migratie naar een cloudgebaseerd systeem. Om de overgang te vergemakkelijken, moeten bedrijven een gefaseerde implementatiemethode volgen en nauw samenwerken met hun HRIS-leverancier om een effectieve integratie met bestaande systemen te waarborgen.
Een HRIS werkt door verschillende HR-functies te integreren in één centraal platform, waardoor gegevens naadloos kunnen worden doorgegeven aan salarisadministratie, administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden, tijdregistratie en andere HR-processen. In plaats van meerdere losgekoppelde systemen te beheren, gebruiken bedrijven een HRIS om werknemersgegevens in real time op te slaan, bij te werken en op te halen.
Wanneer een nieuwe werknemer wordt aangenomen, wordt zijn of haar informatie één keer ingevoerd en automatisch gedeeld met alle relevante modules (zoals salarisadministratie en inschrijving voor secundaire arbeidsvoorwaarden). Naarmate de werknemer zich binnen het bedrijf ontwikkelt en salarisverhogingen, promoties of bijgewerkte werkschema's krijgt, worden deze wijzigingen in het hele systeem doorgevoerd zonder dat dubbele gegevensinvoer nodig is. Met HRIS-oplossingen met selfserviceportals kunnen werknemers persoonlijke gegevens bijwerken, verlof aanvragen en toegang krijgen tot belangrijke HR-documenten zonder contact op te nemen met een HR-vertegenwoordiger.
De keuze van het juiste HRIS is een cruciale beslissing die van invloed is op de efficiëntie, compliance en langetermijnstrategie voor het personeelsbestand van een organisatie. Met zo veel opties moeten bedrijven ervoor zorgen dat het systeem dat ze kiezen het juiste is voor hun huidige operationele behoeften en toekomstige groeiplannen.
Zoals eerder vermeld, is het primaire doel van HRIS het moderniseren van de belangrijkste HR-functies. Met dit in gedachten moeten dit de belangrijkste overwegingen bij het evalueren van een HRIS zijn:
- Schaalbaarheid en flexibiliteit
Een HRIS moet zowel op de huidige omvang van het personeelsbestand als op de verwachte groei inspelen. Cloudgebaseerde systemen bieden een grotere schaalbaarheid, waardoor organisaties hun personeelsbestand kunnen uitbreiden of nieuwe markten kunnen betreden zonder grote systeemaanpassingen. Zoek naar iets dat organisatorische veranderingen aankan, waaronder herstructurering, nieuwe businessunits of internationale uitbreiding. - Integratiemogelijkheden
Een HRIS moet soepel kunnen worden geïntegreerd met bestaande bedrijfssystemen. Vooraf gemaakte integraties met veelgebruikte bedrijfstoepassingen verminderen de implementatietijd en voorkomen gegevenssilo's. Bedrijven moeten ook overwegen of het systeem API-gebaseerde integraties voor aangepaste workflows ondersteunt. - Gegevensbeveiliging en compliance
Omdat HRIS-platforms gevoelige werknemersgegevens opslaan, moet beveiliging de hoogste prioriteit hebben. Zoek naar systemen met sterke encryptie, op rollen gebaseerde toegangscontrole en die voldoen aan de geldende voorschriften voor gegevensprivacy. Geautomatiseerd compliance volgen en audittrails kunnen de risico 's verder helpen beperken en beheren. - Automatisering en AI-gestuurde workflows
Automatisering reduceert handmatige HR-taken en minimaliseert fouten. Systemen met geautomatiseerde workflows op basis van geavanceerde artificial intelligence (AI) kunnen de HR-efficiëntie verbeteren door goedkeuringen af te handelen, GenAI te gebruiken om rapporten te maken en compliancerisico's te identificeren. AI-mogelijkheden kunnen ook voorspellende analyses ondersteunen, waardoor HR-leiders beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen over het personeelsbestand. - Gebruikerservaring en selfservicefunctionaliteit
Een intuïtieve interface verbetert de acceptatie en minimaliseert de trainingstijd. Selfserviceportals stellen werknemers in staat een grotere rol te spelen in hun eigen HR-traject. Bovendien stelt een systeem dat mobiele toegankelijkheid biedt, werknemers en managers in staat om vanaf elke locatie gebruik te maken van HR-functies. - Continue ondersteuning en betrouwbaarheid van leveranciers
Een goed ondersteund HRIS biedt een soepele implementatie en stabiliteit van het systeem op de lange termijn. Leveranciers moeten speciale klantenondersteuning, regelmatige updates en trainingsresources bieden om organisaties te helpen de waarde van het systeem te maximaliseren. Bedrijven moeten de staat van dienst van de leverancier, de responsiviteit en het streven naar productverbeteringen evalueren.
De integratie van een HRIS in een bedrijf is een belangrijke stap in de richting van effectieve digitale transformatie voor HR-activiteiten. Een succesvolle uitrol vereist echter een zorgvuldige planning. Voor een soepele overgang moet je de volgende stap overwegen bij de implementatie van HRIS:
- Definieer doelstellingen en vereisten
Begin met het identificeren van de belangrijkste uitdagingen die HRIS moet oplossen. Houd rekening met de omvang van het personeelsbestand, de compliancevereisten, de integratievereisten en de groeiprognoses van het bedrijf. Een duidelijk inzicht in de behoeften van de organisatie zal als leidraad dienen bij de selectie van systemen en de implementatieprioriteiten. - Zorg voor draagvlak bij het management
Steun van het management is essentieel om budgetgoedkeuring te verkrijgen en de acceptatie binnen het hele bedrijf te bevorderen. Presenteer een sterke business case waarin efficiëntieverbeteringen, verbeteringen op het gebied van compliance en Return on Investment (ROI) worden benadrukt. - Stel een implementatieteam samen
Vorm een multidisciplinair team met leden van HR, IT, financiën en andere relevante afdelingen. Wijs duidelijke rollen en verantwoordelijkheden toe, zodat het team over de expertise beschikt om toezicht te houden op gegevensmigratie, beveiligingsmaatregelen en systeemconfiguratie. - Kies de juiste HRIS
Evalueer HRIS-oplossingen op basis van de behoeften van het bedrijf. Zorg ervoor dat het systeem is afgestemd op de zakelijke doelstellingen en toekomstige uitbreiding van het personeelsbestand ondersteunt. - Bereid de gegevensmigratie voor
Door bestaande HR-gegevens vóór de migratie op te ruimen en standaardiseren, worden fouten en inconsistenties voorkomen. Ontwikkel een migratieplan dat zorgt voor een nauwkeurige overdracht van personeelsgegevens, loongegevens, documentatie over compliance en andere relevante gegevens. - Configureer beveiligings- en compliance-instellingen
Zorg ervoor dat de HRIS voldoet aan branchespecifieke voorschriften voor gegevensbescherming. Implementeer beveiligingsmaatregelen en voer regelmatig systeemaudits uit om gevoelige werknemersinformatie te beschermen. - Voer tests uit vóór volledige implementatie
Met tests kunnen organisaties storingen in het systeem en problemen met de bruikbaarheid identificeren voordat ze in gebruik worden genomen. Voer testscenario's uit voor de verwerking van salarisadministratie, de inschrijving voor secundaire arbeidsvoorwaarden en selfservicefuncties voor werknemers om de nauwkeurigheid en beschikbaarheid van het systeem te controleren. - Train werknemers en HR-teams
Als het personeel niet begrijpt hoe het HRIS moet worden gebruikt, zal het zich hiertegen verzetten. Bied interactieve trainingssessies, gebruikershandleidingen en doorlopende ondersteuningsresources om werknemers en HR-professionals te helpen bij het navigeren door het nieuwe systeem. - Monitor de prestaties en optimaliseer deze na verloop van tijd
Volg regelmatig de systeemprestaties zodra het HRIS live is en verzamel feedback van gebruikers. Continue updates en verbeteringen helpen het systeem te ontwikkelen naast veranderende bedrijfsbehoeften.
Een modern HRIS stroomlijnt de bedrijfsvoering, centraliseert personeelsgegevens en verbetert de werknemerservaring. ServiceNow doet dit en nog veel meer, en biedt een krachtige oplossing voor bedrijven die HR-services willen optimaliseren door middel van intelligente automatisering, naadloze integratie en AI-gestuurde inzichten. Het Now Platform® biedt een uniforme benadering van Human Resource Management, waardoor organisaties hun efficiëntie kunnen verbeteren, compliance kunnen garanderen en werknemers gedurende hun hele traject kunnen ondersteunen.
ServiceNow HR-servicelevering breidt deze mogelijkheden uit door een gecentraliseerde service-ervaring van werknemers te bieden, compleet met selfservicetools, geautomatiseerde workflows en AI-ondersteuning. Werknemerscentrum vereenvoudigt de toegang tot HR-services op meerdere afdelingen, terwijl Werknemerstrajectbeheer werknemers en managers helpt bij het navigeren door carrièreovergangen. Case and Knowledge Management helpt HR-teams processen te standaardiseren en tijdige, nauwkeurige ondersteuning te bieden. Automatische probleemafhandeling maakt gebruik van AI om routinematige HR-verzoeken effectief af te handelen. En dat is nog maar het begin.
Door ServiceNow HR-servicelevering te implementeren kun je je HR-activiteiten transformeren in krachtige concurrentievoordelen. Ontdek het verschil: vraag vandaag nog een demo van HR-servicelevering aan!