Kanban is een framework voor workflowbeheer dat gebruikmaakt van visuele tools om taken te vertegenwoordigen en processen te stroomlijnen. De methode werd oorspronkelijk door Toyota ontwikkeld in de productiebranche, met als doel de waardeketen van leveranciers tot consumenten te beheren en tegelijkertijd onder andere onderbrekingen in de leveringsketen, overbevoorrading en knelpunten tot een minimum te beperken. Door constante monitoring bood het Kanban-systeem bedrijven mogelijkheden om de productie-efficiëntie te optimaliseren en levertijden te verkorten. 

Sinds de opkomst is Kanban doorontwikkeld en wordt het op grote schaal toegepast in verschillende branches, waaronder softwareontwikkeling. In deze context biedt Kanban een framework voor het visualiseren van taken en het versnellen van de levering door processen te vereenvoudigen en te optimaliseren. Taken en workflows worden visueel in kaart gebracht, waardoor softwareteams hun voortgang in real time kunnen bewaken. Dat garandeert op zijn beurt betere communicatie, transparantie en aanpasbaarheid wanneer de prioriteiten veranderen. 

De Kanban-methode 

De basis van Kanban is een bord waarop de workflow wordt afgebeeld. Dit bord bevat meestal kolommen die fasen van het werk aangeven, zoals 'Openstaand', 'In uitvoering' en 'Gereed'. Elke taak wordt vertegenwoordigd door een kaart die tijdens de uitvoering de kolommen doorloopt. Zo kunnen teams in één oogopslag de hele workflow zien, inefficiënties opsporen en zich concentreren op het verkorten van doorlooptijden. 

Een specifiek kenmerk van Kanban is de focus op het beperken van werk in uitvoering (work in progress, WIP). Door te beperken aan hoeveel taken op een bepaald moment kan worden gewerkt, worden teams aangemoedigd om taken efficiënt af te ronden voordat ze nieuwe taken starten. Dit voorkomt niet alleen knelpunten, maar zorgt er ook voor dat teamleden gericht en productief blijven toewerken naar het grotere doel van het project. Daarnaast maakt continue bewaking van workflows voortdurende, incrementele verbetering van processen mogelijk. 

Hoe Kanban er in de praktijk uitziet 

Stel dat een marketingteam een Kanban-bord gebruikt voor het maken van content. Taken zoals schrijven, bewerken en publiceren worden weergegeven als kaarten die kolommen zoals 'Backlog', 'In uitvoering', 'Wordt beoordeeld' en 'Gepubliceerd' doorlopen. Teamleden verplaatsen taken naar de kolom 'In uitvoering' op basis van hun beschikbaarheid en de WIP-limieten. 

Als een knelpunt ontstaat, bijvoorbeeld omdat zich te veel taken in de kolom 'Wordt beoordeeld' opstapelen, kan het team het probleem identificeren en oplossen voordat de rest van het proces wordt verstoord. Deze visuele benadering zorgt voor een duidelijk overzicht, waardoor teams doeltreffend prioriteiten kunnen stellen en hun workflow voortdurend kunnen verbeteren. 

Scrum is een agile framework dat een verbeterde structuur en discipline biedt voor projectmanagement, waardoor teams incrementele waarde kunnen leveren door middel van korte, gerichte iteraties, ook wel 'sprints' genoemd. Door de nadruk te leggen op verantwoordelijkheid, samenwerking en transparantie, helpt Scrum teams zich aan te passen aan veranderende vereisten, terwijl de focus duidelijk gericht blijft op het leveren van resultaten. Een belangrijk onderdeel van Scrum is de backlog, die de volledige omvang van de werkzaamheden beschrijft die vereist zijn voor het project (georganiseerd en naar prioriteit gerangschikt door de producteigenaar). 

Scrum is gebaseerd op tijdgebonden sprints, die meestal een tot vier weken duren. Tijdens deze sprints werken teams samen om een vooraf gedefinieerde reeks taken uit te voeren. Aan het einde van elke sprint levert het team een bruikbaar deelproduct dat bijdraagt aan de algemene projectdoelstellingen. Scrum-borden kunnen een rol spelen in dit proces, door taken visueel te organiseren en teamleden te helpen gecoördineerd te blijven, ondanks het snelle tempo van sprints. 

De Scrum-methode 

Bij Scrum wordt het werk opgesplitst in sprints, die meestal een tot vier weken duren. Aan het begin van elke sprint maakt het team een sprintplanning om te bepalen welke taken uit de productbacklog in die periode worden uitgevoerd. Deze taken worden vervolgens bijgehouden op een Scrum-bord, dat (net als bij Kanban) vaak kolommen bevat zoals 'Openstaand', 'In uitvoering' en 'Gereed'. 

De methode kent drie gedefinieerde rollen: 

• Scrum-master 

  Deze rol heeft de meeste verantwoordelijkheid voor het succes van Scrum: de houder zorgt ervoor dat de principes van Scrum worden nageleefd en neemt obstakels uit de weg die de voortgang van het team kunnen belemmeren. 

• De producteigenaar 

  De producteigenaar definieert de productbacklog en stelt prioriteiten om het team te helpen maximale waarde te leveren door zich op het juiste moment op de juiste taken te richten. 

• Het ontwikkelingsteam 

  Het team voert het werk uit, levert incrementele productontwikkelingen en neemt collectieve verantwoordelijkheid voor alle resultaten. 

Neem als voorbeeld een softwareontwikkelingsteam dat volgens de Scrum-methodologie aan een nieuwe functie bouwt. Om te beginnen verfijnt het team samen met de producteigenaar de productbacklog om de taken te prioriteren (zoals het ontwerpen van de gebruikersinterface, backend-integratie en testen). Tijdens de vergadering over de sprintplanning selecteren ze een subset van taken die ze redelijkerwijs kunnen voltooien in een sprint van twee weken. Elke taak wordt toegevoegd aan een Scrum-bord. Het team houdt dagelijks een korte stand-up (overleg om de voortgang te bespreken en eventuele obstakels aan te pakken). Teamleden kunnen eenvoudig zien wie aan wat werkt en ervoor zorgen dat hun taken elke fase soepel doorlopen. 

Aan het einde van de sprint demonstreert het team de functie tijdens een sprint-review en wordt er feedback verzameld van verschillende belanghebbenden. Het team houdt vervolgens een retrospectieve vergadering om te bespreken wat er goed is gegaan en verbeteringen voor toekomstige sprints vast te stellen. Dankzij deze iteratieve aanpak kan het team hoogwaardige, bruikbare productstappen leveren, met behoud van flexibiliteit. 

Ideologie 

• Kanban legt de nadruk op continue flow en flexibiliteit, zodat teams hun prioriteiten op elk gewenst moment kunnen aanpassen. 
• Scrum richt zich op tijdgebonden iteraties, waardoor discipline en gestructureerde levering worden bevorderd. 

Rollen en verantwoordelijkheden

• Kanban kent geen vooraf gedefinieerde rollen. Teams werken samen en nemen gedeelde verantwoordelijkheid voor de workflow.
• Scrum vertrouwt op snelheid om te meten hoeveel werk het team kan voltooien binnen een sprint.   

Levering van assets 

• Kanban levert continu werk, waarbij taken worden vrijgegeven zodra ze zijn voltooid.  
• Scrum levert werk in stappen aan het einde van elke sprint. 

Kanban en Scrum verschillen in structuur en implementatie, maar delen veel kernprincipes die hun wortels in de agile beweging weerspiegelen. Prominente gebieden waar Kanban en Scrum elkaar overlappen zijn: 

Het vermogen om complexe taken uit te splitsen 

Beide frameworks splitsen grote projecten op in kleinere, beheersbare taken. Door deze iteratieve aanpak kunnen teams zich richten op stapsgewijze voortgang, maar houden ze de flexibiliteit om zich aan te passen als de prioriteiten veranderen. 

Inzet voor continue verbetering 

In beide frameworks is continue verbetering een kernwaarde. Kanban-teams bereiken dit door hun workflows regelmatig te evalueren op basis van meetwaarden zoals de doorloop- en cyclustijd om inefficiënties te identificeren. Op een vergelijkbare manier voeren Scrum-teams retrospectief overleg over een sprint om na te gaan wat goed is gegaan en wat beter kan.  

Focus op zichtbaarheid van de workflow 

Beide methodologieën zijn gebaseerd op visuele tools om transparantie te bevorderen en de voortgang bij te houden. Kanban gebruikt een bord met kolommen om de werkfasen weer te geven, terwijl Scrum sprint-borden gebruikt om taakstatussen weer te geven. In beide gevallen kunnen teamleden en belanghebbenden de werkstroom duidelijk zien en goed onderbouwde beslissingen nemen. 

Pull-systeem voor taakbeheer 

Zowel Kanban als Scrum gebruiken een pull-systeem om taken te beheren. Teamleden nemen pas nieuwe taken op zich als ze de capaciteit hebben, zodat ze niet overbelast raken en het werk soepel verloopt. 

WIP-limieten 

Kanban dwingt WIP-limieten expliciet af door het aantal taken in de kolom 'In uitvoering' op het bord te beperken. In Scrum worden WIP-limieten indirect beheerd tijdens de sprintplanning, waarbij het team bepaalt hoeveel werk realistisch kan worden uitgevoerd binnen een sprint. Beide methoden maken gebruik van WIP-limieten om knelpunten te voorkomen en een geleidelijke voortgang te behouden. 

Incrementele en iteratieve workflows 

Bij zowel Kanban als Scrum ligt de nadruk op het opsplitsen van werk in kleinere, beheersbare stukken, zodat teams incrementele waarde kunnen leveren en iteraties kunnen uitvoeren op basis van feedback. Bij Scrum worden iteraties expliciet gemaakt in sprints. Kanban vergemakkelijkt stapsgewijze verbeteringen door waar nodig nieuwe taken of updates toe te voegen. 

Kanban biedt een flexibele, visuele aanpak voor workflowbeheer, waardoor het een sterke keuze is voor teams die dynamische en doorlopende taken uitvoeren. Zoals elk framework heeft het echter zijn beperkingen en de effectiviteit ervan hangt af van de specifieke behoeften en structuur van het team. 

Voordelen 

• Visualiseert de workflow 

  Kanban-borden bieden een duidelijk, realtime overzicht van taken en taakstatussen, zodat teams het grotere plaatje kunnen zien en knelpunten kunnen identificeren. Visuele helderheid maakt een betere prioritering mogelijk en zorgt ervoor dat iedereen de huidige status van het werk begrijpt. Kanban bevordert ook de transparantie, die van cruciaal belang is voor samenwerking. 

• Beperkt de hoeveelheid werk in uitvoering om kwaliteit te garanderen 

  Door het aantal taken in uitvoering te beperken, helpt Kanban voorkomen dat teams overbelast raken en wordt ervoor gezorgd dat het werk efficiënt wordt uitgevoerd. Deze focus op kwaliteit boven kwantiteit helpt teams betere resultaten te leveren zonder dat dit ten koste gaat van de consistentie of aandacht voor detail. 

• Brengt continue feedbackloops tot stand 

  Kanban integreert mechanismen voor regelmatige feedback, zodat teams de voortgang kunnen beoordelen en verbeterpunten kunnen identificeren. Feedbackloops bevorderen een cultuur van continu leren en dragen eraan bij dat processen zich ontwikkelen om te voldoen aan veranderende behoeften. 

• Verbetert de samenwerking en het aanpassingsvermogen van teams 

  Kanban legt de nadruk op gedeelde verantwoordelijkheid, waardoor teamleden effectiever kunnen samenwerken en elkaar kunnen helpen wanneer dat nodig is. 

• Past zich aan veranderende workflows en prioriteiten aan 

  Kanban is zeer flexibel, waardoor teams workflows kunnen aanpassen en taken opnieuw kunnen prioriteren zonder de voortgang te verstoren. Een groter aanpassingsvermogen is met name nuttig in omgevingen waar de eisen en prioriteiten vaak kunnen veranderen. 

Nadelen 

• Geen vooraf gedefinieerde rollen voor verantwoordelijkheid 

  Binnen Kanban worden geen specifieke rollen of verantwoordelijkheden afgedwongen. Hierdoor kan verwarring ontstaan over wie verantwoordelijk is voor bepaalde taken. Teams zonder sterke interne discipline kunnen moeite hebben om structuur en helderheid te behouden. 

• Kan complex en overweldigend worden 

  Als een Kanban-bord te veel kolommen, taken of slecht gedefinieerde workflows bevat, kan het lastig worden om het werk te beheren. Deze complexiteit kan de productiviteit belemmeren en het voor teamleden moeilijker maken om zich te concentreren op het voltooien van de taken. 

• Geen duidelijke deadlines 

  Kanban heeft geen vaste tijdlijnen en dus geen ingebouwde deadlines voor het voltooien van taken. Zonder externe discipline of overeengekomen mijlpalen lopen teams mogelijk vertraging op of leveren ze hun werk niet op tijd. 

Scrum biedt een gestructureerde, iteratieve benadering voor projectmanagement. Dit maakt deze methode zeer geschikt voor teams die werken aan complexe projecten met gedefinieerde doelen. Aan de andere kant kunnen de starheid en de vraag naar resources uitdagingen opleveren in omgevingen waar de prioriteiten vaak veranderen. 

Voordelen 

• Stimuleert een snellere taakvoltooiing 

  Het werken met tijdgebonden sprints helpt teams zich te concentreren op het voltooien van specifieke leveringen binnen een bepaalde periode. Deze aanpak versnelt niet alleen de voortgang, maar zorgt er ook voor dat werk regelmatig en in beheersbare stappen wordt geleverd.

• Bevordert een betere taakorganisatie 

  Gedefinieerde rollen, zoals Scrum-master en producteigenaar, zorgen voor duidelijke verantwoordelijkheid en een soepele coördinatie. Gestructureerde ceremonies, zoals sprintplanning en retrospectieven, houden teams op één lijn en maken het eenvoudiger om op schema te blijven met de projectdoelen. 

• Levert snel succes om teams te motiveren 

  Door projecten op te splitsen in kleinere, leverbare stappen, helpt Scrum teams om regelmatig zichtbare vooruitgang te boeken. Deze snelle successen verhogen het moreel van het team en zorgen ervoor dat het team tijdens de hele projectcyclus momentum behoudt. 

• Geeft duidelijk inzicht in de voortgang 

  Scrum-borden, dagelijks overleg en sprint-reviews zorgen voor transparantie en inzicht in de status van de taken. Deze duidelijkheid geeft belanghebbenden en teamleden inzicht in de voortgang en helpt ze problemen vroegtijdig te identificeren. 

• Brengt een doelgerichte workflow tot stand 

  Met sprints die zijn gericht op het leveren van tastbare waarde, helpt Scrum teams om prioriteit te geven aan resultaten boven output. Een resultaatgerichte benadering zorgt dat de activiteiten relevant blijven, zodat elke sprint een zinvolle bijdrage levert aan de algemene projectdoelstellingen. 

Nadelen 

• Vraagt om intense focus en toewijding 

  Het snelle tempo van sprints vereist consistente inspanning en aandacht van alle teamleden. Teams die deze focus niet kunnen behouden, kunnen moeite hebben om sprint-doelen te halen of hoogwaardige resultaten te leveren. 

• Verschillende snelheden binnen een team kunnen leiden tot tempoproblemen 

  De gestructureerde sprints van Scrum zijn afhankelijk van een consistente snelheid. Deze kan verstoord raken als sommige teamleden langzamer werken of als het team onvoorziene obstakels tegenkomt. Deze tempoproblemen kunnen invloed hebben op de voortgang van de sprint en de productiviteit. 

• Vereist grondige planning en aanzienlijke resources 

  De effectieve uitvoering van Scrum-ceremonies, zoals sprintplanning, dagelijkse stand-ups en retrospectieven, vereisen tijd en moeite. Kleinere teams of teams met beperkte resources kunnen moeite hebben om deze activiteiten vol te houden. 

• Geen flexibiliteit voor wijzigingen tijdens een sprint 

  Door de starheid van Scrum is het na de start van een sprint moeilijk om aanpassingen vanwege veranderende prioriteiten aan te brengen. Als halverwege de sprint nieuwe taken worden toegevoegd of de scope wordt gewijzigd, kan dat de voortgang verstoren en een negatieve invloed hebben op het vermogen van het team om verplichtingen na te komen. 

Of je team nu prioriteit geeft aan flexibiliteit of structuur, agile frameworks kunnen je organisatie helpen zich aan te passen zonder de resultaten uit het oog te verliezen. ServiceNow biedt een krachtig platform om deze benaderingen voor agile projectmanagement te ondersteunen en biedt tools die Kanban en Scrum integreren in uniforme, bedrijfsbrede strategieën.  Met ServiceNow Strategisch portfoliobeheer kunnen teams workflows consolideren, werk afstemmen op de strategie en sneller dan ooit resultaten behalen. Strategisch portfoliobeheer is gebaseerd op het ServiceNow AI Platform en brengt al je relevante gegevens samen op één centrale locatie. Vervolgens biedt het de extra apps en ondersteuning die je nodig hebt om zelfs in de meest complexe workflows resultaten neer te zetten.  

Visuele taakoverzichten bieden een Kanban-achtige interface om taken bij te houden en knelpunten op te lossen, terwijl Agile ontwikkeling 2.0 Scrum-programma's ondersteunt met gecentraliseerde planning, backlog-beheer en multi-teamcoördinatie. ServiceNow stelt teams in staat om effectief prioriteiten te stellen, naadloos aan te passen en op schaal waarde te leveren – van het simuleren van investeringsscenario's tot het beheren van multifunctionele sprints.  

Zet de volgende stap in de transformatie van je agile processen. Vraag vandaag nog een demo van ServiceNow Strategisch portfoliobeheer aan!