Viele Unternehmen haben mit der Verwaltung von HR-Prozessen zu kämpfen, weil einfach zu viele Elemente gleichzeitig gemanagt werden müssen: Es müssen Gehälter abgerechnet, Leistungen nachverfolgt, Compliance-Anforderungen erfüllt und Mitarbeiterdatensätze organisiert werden. Und mit dem Wachstum des Unternehmens häufen sich diese Aufgaben und schaffen ein Verwaltungslabyrinth, in dem sich HR-Teams zurechtfinden müssen. Kleine Ineffizienzen, wie veraltete Tabellen oder verstreute Dokumente, können schnell zu kostspieligen Fehlern, Compliance-Risiken oder zu Frust bei Mitarbeitern führen, die einfach nur ihre Leistungen problemlos aktualisieren wollen.
Glücklicherweise ist Informationstechnologie (IT) in der Lage, dieses Chaos in Ordnung zu bringen. Ein Human Resources-Informationssystem (HRIS) zentralisiert und automatisiert HR-Funktionen. Diese Systeme bieten Unternehmen einen reibungslosen Ansatz für viele Aspekte des Human Capital Management (HCM) und unterstützen die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnungen, Leistungen und Compliance. Anstatt in manuellen Prozessen zu versinken, können sich HR-Teams auf strategische Initiativen konzentrieren, die die Mitarbeiter-Experience verbessern und das Geschäftswachstum fördern. Mit dem richtigen HRIS wird HR zu einer treibenden Kraft für den Unternehmenserfolg.
HRIS ist darauf ausgelegt, bei der Dokumentation zu helfen, aber es kann noch viel mehr leisten: Es automatisiert und optimiert HR-Prozesse, um die Effizienz im gesamten Unternehmen zu verbessern. Hierzu werden zentrale HR-Funktionen in ein zentrales System integriert. So wird der Verwaltungsaufwand reduziert, und HR-Teams können sich auf strategischere Personalinitiativen konzentrieren.
Diese Technologie verbessert außerdem die Datengenauigkeit, dient als zusätzliche Kontrolle zur Gewährleistung der Compliance und bietet Mitarbeitern einfachen Zugriff auf HR-Services über Selfservice-Portale. Ein modernes HRIS ist in der Regel cloudbasiert. Hierdurch ist es überall verfügbar, lässt sich skalieren, um mit dem Unternehmenswachstum Schritt zu halten, und kann einfacher mit neuen Funktionen und Compliance-Anforderungen aktualisiert werden.
Entsprechend unterstützt ein gut konzipiertes HRIS eine Vielzahl wichtiger HR-Funktionen, darunter:
- Personalbeschaffung und Onboarding
Ein HRIS hilft bei der Verwaltung von Stellenausschreibungen, der Nachverfolgung von Bewerbern und der Vereinfachung von Einstellungs-Workflows. Sobald ein neuer Mitarbeiter ausgewählt wurde, automatisiert das System viele wichtige Aufgaben für das Mitarbeiter-Onboarding, wie z. B. Papierkram oder die Anmeldung für Leistungen. - Vergütungs- und Leistungsverwaltung
Indem das HRIS die Gehaltsabrechnung und das Leistungsmanagement automatisiert, reduziert es manuelle Fehler und stellt sicher, dass Mitarbeiter eine genaue Vergütung erhalten. Selfservice-Tools ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Leistungsauswahl zu überprüfen und zu verwalten – ganz ohne Hilfe von einem HR-Experten. - Zeit- und Anwesenheitserfassung
Das System bietet eine zentrale Möglichkeit, Mitarbeiterarbeitspläne zu verwalten, Abwesenheiten nachzuverfolgen und Gehälter basierend auf der Arbeitszeit zu berechnen. Integrierte Automatisierung gewährleistet die Einhaltung aller Unternehmensrichtlinien und Branchenvorschriften (wie Überstundengesetze und Lohnstrukturen für Feiertage). - Compliance-Management
HR-Teams können mit rechtlichen und regulatorischen Anforderungen Schritt halten, indem sie mit einem HRIS Mitarbeiterzertifizierungen nachverfolgen, Änderungen am Arbeitsrecht überwachen, Compliance-Berichte erstellen und vieles mehr. - Personalanalysen und -berichte
Ein HRIS bietet integrierte Analytics, um Echtzeiteinblicke in Personaltrends und Mitarbeiterleistung bereitzustellen. Führungskräfte können diese Daten nutzen, um ihre Entscheidungsprozesse zu unterstützen.
HR-Technologie umfasst viele sich überschneidende Begriffe und Ansätze – drei von ihnen, die am häufigsten für Verwirrung sorgen, sind HR-Informationssysteme, HR-Managementsysteme (HRMS) und Human Capital Management (HCM). Obwohl diese Begriffe oft synonym verwendet werden, spiegeln sie verschiedene Funktionsbereiche wider:
- HRIS
HR-Informationssysteme konzentrieren sich auf zentrale HR-Funktionen wie Mitarbeiterdokumentation, Gehaltsabrechnung, Leistungsverwaltung und Compliance-Management. Sie dienen als Grundlage für die Verwaltung von Personaldaten und die Automatisierung wichtiger HR-Prozesse. - HRMS
Ein HR-Managementsystem beinhaltet alle HRIS-Funktionen, kann aber auch zusätzliche Funktionen wie Talentgewinnung, Leistungsmanagement sowie Lernen und Entwicklung beinhalten. Einige Anbieter verwenden den Begriff „HRMS“, um ein fortschrittlicheres System mit umfassenderer Funktionalität zu beschreiben. - HCM
Human Capital Management ist der umfassendste der drei Bereiche, der alle HRIS- und HRMS-Funktionen abdeckt und gleichzeitig strategische Personalplanung, Nachfolgemanagement und erweiterte HR-Analytics umfasst. Anstatt nur administrative HR-Aufgaben zu erledigen, konzentriert sich HCM auf die Verbesserung der Mitarbeiterverwaltung, indem der gesamte Mitarbeiterlebenszyklus optimiert wird.
Unternehmen, die HR-Software in Betracht ziehen, sollten beachten, dass die Unterschiede zwischen diesen Begriffen häufig von den spezifischen Anbieterlösungen abhängen. Einige Anbieter betrachten HRIS und HRMS als Synonyme, andere positionieren HCM als allumfassende Lösung für das Personalmanagement. Unternehmen sollten ihre Bedürfnisse sorgfältig bewerten, um sicherzustellen, dass sie ein System mit der richtigen Balance zwischen Kernfunktionen und strategischen Fähigkeiten wählen.
HRIS bietet eine Suite von Tools, die HR-Aufgaben vereinfachen und das Personalmanagement verbessern. Die fortschrittlichsten HRIS-Lösungen können sich an die dynamischen Anforderungen des Unternehmens anpassen und HR-Teams dabei unterstützen, einzigartige Mitarbeiterlebenszyklen einfach und effizient zu verwalten.
Um das zu ermöglichen, umfasst HRIS-Software mehrere wichtige Features und Funktionen, darunter:
Bewerberverfolgung und Personalbeschaffungsmanagement
Ein HRIS optimiert den Einstellungsprozess, indem es HR-Teams bei der Ausschreibung von Stellenangeboten, der Nachverfolgung von Bewerbern und der Verwaltung von Kandidatenbewertungen unterstützt. Viele Systeme umfassen die automatisierte Prüfung von Lebensläufen, die Planung von Vorstellungsgesprächen und die Integration von Hintergrundprüfungen. So müssen Personalbeschaffer weniger Zeit mit manuellen Aufgaben verbringen und können sich stattdessen stärker auf die Gewinnung von Top-Talenten konzentrieren.
Gehaltsabrechnung und Vergütungsmanagement
Durch die Automatisierung von Gehaltsberechnungen, Steuerabzügen und Leistungsbeiträgen trägt ein HRIS dazu bei, die Wahrscheinlichkeit von Fehlern zu reduzieren. So wird sichergestellt, dass Mitarbeiter genau und pünktlich bezahlt werden. Je nach Unternehmensrichtlinien bieten einige Systeme auch flexible Zahlungsoptionen, die direkte Zahlungen, Zahlungskarten oder Vorauszahlungen umfassen.
Leistungsnachverfolgung und Mitarbeiterentwicklung
HRIS-Lösungen enthalten oft Tools, um die Mitarbeiterleistung nachzuverfolgen, Ziele festzulegen und Leistungsbeurteilungen zu verwalten. Einige Plattformen ermöglichen es Managern, in Echtzeit Feedback zu geben und zu coachen, während andere in Lern- und Entwicklungsprogramme integriert werden, um die Karriereentwicklung zu fördern.
Zeit- und Anwesenheitsverfolgung
Mit integrierten Zeiterfassungsfunktionen kann ein HRIS Arbeitsstunden, Abwesenheiten, Überstunden usw. überwachen. Diese Tools werden in der Regel direkt mit der Gehaltsabrechnung synchronisiert, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter für ihre Zeit richtig bezahlt werden, und um Unternehmen bei der Verwaltung von Governance, Risiko und Compliance (GRC) zu helfen.
Schulungs- und Lernmanagement
HRIS-Plattformen können Mitarbeiterschulungen weiter unterstützen, indem sie LMS-Integrationen (Learning Management System) oder integrierte Schulungsmodule bereitstellen. Mit diesen Funktionen können Unternehmen Onboarding-Programme erstellen, Zertifizierungen nachverfolgen und fortlaufende Möglichkeiten zur Mitarbeiterentwicklung anbieten.
HR-Analytics und -Reporting
HRIS-Software zentralisiert HR-Daten und stellt Reporting-Tools bereit, mit denen Unternehmen Personaltrends analysieren, die Mitarbeitereinbindung messen und Leistungskennzahlen nachverfolgen können. Einige Systeme bieten Echtzeit-Dashboards und prädiktive Analytics, um die datengestützte Entscheidungsfindung zu unterstützen.
Leistungsverwaltung
Die Verwaltung von Mitarbeiterleistungen wird durch ein HRIS vereinfacht, das die Leistungsberechtigung nachverfolgt und sich in Versicherersysteme integrieren lässt. Mitarbeiter können auf Selfservice-Portale zugreifen, um Leistungsoptionen zu überprüfen, eine Auswahl zu treffen und ihre Informationen nach Bedarf zu aktualisieren.
HRIS-Zertifizierung ist eine professionelle Zertifizierung, die die Kompetenz in der Verwaltung und Optimierung von HR-Informationssystemen bestätigt. Nicht jede Zertifizierung ist gleich, aber sie alle decken in der Regel Schlüsselbereiche wie Systemverwaltung, Datenverwaltung, HR-Analytics und Prozessautomatisierung ab. Eine HRIS-Zertifizierung zeigt, dass Sie wissen, wie Sie HR-Technologie konfigurieren, implementieren und nutzen können, um Personalmanagement und HR-Betrieb zu verbessern.
Viele Zertifizierungen werden von Softwareanbietern oder Branchenorganisationen angeboten, die jeweils auf bestimmte Plattformen oder breitere HRIS-Kompetenzen zugeschnitten sind. Eine HRIS-Zertifizierung kann die Karrierechancen für verschiedene HR-Experten und IT-Spezialisten verbessern.
Ein HRIS umfasst verschiedenste Funktionen, doch der vielleicht größte übergreifende Vorteil eines erstklassigen HR-Informationssystems ist die Fähigkeit, Unternehmen bei der Modernisierung ihres HR-Betriebs zu unterstützen. Es zentralisiert HR-Daten, macht Informationen leichter zugänglich und unterstützt HR-Experten, indem es Aufgaben automatisiert und Teams bei der Verwaltung komplexer Workflows unterstützt, um eine effizientere und reaktionsfähigere HR-Umgebung zu schaffen.
Vorteile von HRIS
Die Implementierung eines HRIS bietet viele spezifische Vorteile, die den HR-Betrieb vereinfachen und die betriebliche Effizienz steigern. Hier einige der wichtigsten Vorteile:
- Genaue und zugängliche Daten
Durch die Zusammenführung aller Mitarbeiterinformationen sorgt ein HRIS für einheitliche Datensätze. - Gesteigerte Zeiteffizienz
Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wird der Verwaltungsaufwand für HR-Teams erheblich reduziert. - Verbesserte Mitarbeiter-Experience
Ein HRIS verbessert die Mitarbeiter-Experience, indem es Selfservice-Tools bereitstellt, mit denen Mitarbeiter selbst persönliche Daten aktualisieren, auf Gehaltsabrechnungen zugreifen, Urlaub beantragen und sich für Leistungen registrieren können – unabhängig von ihrem Standort. - Einfachere Compliance
HRIS-Lösungen helfen Unternehmen dabei, immer neue Arbeitsgesetze und Branchenvorschriften einzuhalten. - Besseres Reporting
Mit integrierten Analytics- und Reporting-Funktionen bietet ein HRIS wertvolle Einblicke in Personaltrends, Fluktuationsraten, Einstellungseffizienz und Leistungsmetriken. - Verbesserte Skalierbarkeit
Wenn Unternehmen wachsen, wachsen auch ihre HR-Anforderungen. Ein cloudbasiertes HRIS bietet die nötige Flexibilität, um den Betrieb basierend auf Personaländerungen, Expansionen oder neuen Geschäftsprioritäten zu skalieren.
Herausforderungen eines HRIS
Ein HRIS kann den HR-Betrieb erheblich verbessern. Doch die Implementierung und Verwaltung dieser Lösungen bringt auch ganz eigene Herausforderungen mit sich. Wenn Unternehmen diese potenziellen Probleme frühzeitig angehen, können sie potenzielle Unterbrechungen vermeiden.
- Compliance
HRIS-Systeme helfen Unternehmen dabei, Arbeitsgesetze und Branchenvorschriften einzuhalten. Sie erfordern jedoch auch eine sorgfältige Überwachung, um sicherzustellen, dass sie mit neuen gesetzlichen Anforderungen Schritt halten – insbesondere in Unternehmen, die weltweit tätig sind. Um Compliance-Risiken zu mindern, sollten sich Unternehmen für ein HRIS mit integrierter Compliance-Nachverfolgung und automatisierten Updates entscheiden, das mit den Regionen kompatibel ist, in denen sie tätig sind. - Sicherheit und Datenschutz
Ein HRIS speichert hochsensible Mitarbeiterdaten, einschließlich Gehaltsabrechnungsdaten, personenbezogener Daten und Leistungsdaten. Wenn diese Systeme nicht ordnungsgemäß geschützt werden, können sie anfällig für Datenschutzverletzungen oder andere Formen von unbefugtem Zugriff werden. Ein umfassender Ansatz für Cybersicherheit und eine strenge Anwenderzugriffssteuerung können dazu beitragen, diese sensiblen Daten (und diejenigen, die darauf angewiesen sind) zu schützen. - Herausforderungen bei der Umstellung auf ein HRIS
Der Umstieg von manuellen Prozessen oder separaten HR-Tools auf ein umfassendes HRIS kann komplex und zeitaufwendig sein und für Unterbrechungen sorgen – insbesondere bei der Migration zu einem cloudbasierten System. Um den Übergang zu erleichtern, sollten Unternehmen einen schrittweisen Implementierungsansatz verfolgen und eng mit ihrem HRIS-Anbieter zusammenarbeiten. So können sie eine effektive Integration in bestehende Systeme gewährleisten.
Ein HRIS integriert verschiedene HR-Funktionen in eine zentrale Plattform, wodurch Daten aus Gehaltsabrechnung, Leistungsverwaltung, Zeiterfassung und anderen HR-Prozessen nahtlos synchronisiert werden können. Anstatt mehrere separate Systeme zu verwalten, nutzen Unternehmen ein HRIS, um Mitarbeiterinformationen in Echtzeit zu speichern, zu aktualisieren und abzurufen.
Wenn ein neuer Mitarbeiter zum System hinzugefügt wird, werden seine Informationen einmal eingegeben und automatisch für alle relevanten Module bereitgestellt (z. B. Gehaltsabrechnung und Leistungserfassung). Wenn sich die Situation des Mitarbeiters im Unternehmen ändert – Gehaltserhöhungen, Beförderungen oder aktualisierte Arbeitszeitpläne –, werden diese Änderungen systemweit berücksichtigt, ohne dass eine doppelte Dateneingabe erforderlich ist. Mit HRIS-Lösungen, die Selfservice-Portale umfassen, können Mitarbeiter ihre persönlichen Daten aktualisieren, Urlaub beantragen und auf wichtige HR-Dokumente zugreifen, ohne das HR-Team kontaktieren zu müssen.
Die Auswahl des richtigen HRIS ist eine wichtige Entscheidung, die sich auf Effizienz, Compliance und die langfristige Personalstrategie des Unternehmens auswirkt. Angesichts der vielen verfügbaren Optionen müssen Unternehmen sicherstellen, dass das ausgewählte System den aktuellen betrieblichen Anforderungen entspricht und die künftigen Wachstumspläne unterstützt.
Wie bereits erwähnt, ist der primäre Zweck eines HRIS die Modernisierung zentraler HR-Funktionen. Deshalb sollten Unternehmen bei der Bewertung eines HRIS folgende wichtige Überlegungen berücksichtigen:
- Skalierbarkeit und Flexibilität
Ein HRIS muss sowohl den aktuellen Personalumfang als auch das erwartete Wachstum unterstützen. Cloudbasierte Systeme bieten bessere Skalierbarkeit, sodass Unternehmen ihre Belegschaft erweitern oder neue Märkte erschließen können, ohne dass das System überholt werden muss. Wählen Sie eine Lösung aus, die Unternehmensänderungen bewältigen kann, einschließlich Umstrukturierung, neuen Geschäftsbereichen oder internationaler Expansion. - Integration
Ein HRIS muss sich nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme integrieren lassen. Vorgefertigte Integrationen für gängige Geschäftsanwendungen reduzieren die Implementierungszeit und verhindern Datensilos. Unternehmen sollten auch prüfen, ob das System API-basierte Integrationen für anwenderdefinierte Workflows unterstützt. - Datensicherheit und Compliance
Da HRIS-Plattformen sensible Mitarbeiterdaten speichern, muss Sicherheit oberste Priorität haben. Wählen Sie ein System mit starker Verschlüsselung und rollenbasierter Zugriffssteuerung, das die Einhaltung der geltenden Datenschutz-Bestimmungen gewährleistet. Automatisierte Compliance-Nachverfolgung und Audit-Pfade können Risikominderung und Risikomanagement weiter verbessern. - Automatisierung und KI-gestützte Workflows
Automatisierung reduziert manuelle HR-Aufgaben und minimiert Fehler. Systeme mit automatisierten Workflows, die auf fortschrittlicher künstlicher Intelligenz (KI) basieren, können die HR-Effizienz verbessern, indem sie Genehmigungen bearbeiten, Berichte mithilfe generativer KI erstellen und Compliance-Risiken identifizieren. KI-Funktionen können auch prädiktive Analytics unterstützen, sodass HR-Führungskräfte fundiertere Personalentscheidungen treffen können. - Anwender-Experience und Selfservice-Funktionalität
Eine intuitive Anwenderoberfläche steigert die Akzeptanz und minimiert die Einarbeitungszeit. Mit Selfservice-Portalen können Mitarbeiter eine größere Rolle in ihrer eigenen HR-Verwaltung übernehmen. Und mit einem System, das mobilen Zugriff bietet, können Mitarbeiter und Manager von überall aus mit HR-Funktionen interagieren. - Laufender Support und Anbieterzuverlässigkeit
Ein HRIS mit gutem Support gewährleistet eine reibungslose Implementierung und langfristige Systemstabilität. Anbieter sollten einen speziellen Kundensupport, regelmäßige Updates und Schulungsressourcen bereitstellen, um Unternehmen dabei zu unterstützen, den Wert des Systems zu maximieren. Unternehmen sollten die Erfolgsbilanz des Anbieters, seine Reaktionsfähigkeit und sein Engagement für Produktverbesserungen bewerten.
Die Integration eines HRIS im Unternehmen ist ein wichtiger Schritt zur effektiven digitalen Transformation des HR-Betriebs. Ein erfolgreicher Rollout erfordert jedoch eine sorgfältige Planung. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, sollten Sie bei der Implementierung eines HRIS folgende Schritte ausführen:
- Ziele und Anforderungen definieren
Beginnen Sie damit, die wichtigsten Herausforderungen zu ermitteln, die das HRIS lösen muss. Berücksichtigen Sie Personalumfang, Compliance- und Integrationsanforderungen sowie das prognostizierte Geschäftswachstum. Ein klares Verständnis der Unternehmensanforderungen hilft bei der Auswahl des richtigen Systems und der Definition der richtigen Implementierungsprioritäten. - Führungsebene an Bord holen
Die Unterstützung der Führungsebene ist entscheidend, wenn es darum geht, Budgets genehmigen zu lassen und die unternehmensweite Einführung zu fördern. Präsentieren Sie einen starken Business Case, der Effizienzgewinne, Compliance-Verbesserungen und die langfristige Kapitalrendite (ROI) hervorhebt. - Ein Implementierungsteam zusammenstellen
Stellen Sie ein funktionsübergreifendes Team mit Mitgliedern aus HR, IT, Finanzwesen und anderen relevanten Abteilungen zusammen. Weisen Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten zu, und stellen Sie sicher, dass das Team über das nötige Fachwissen verfügt, um Datenmigration, Sicherheitsmaßnahmen und Systemkonfiguration zu verwalten. - Das richtige HRIS auswählen
Bewerten Sie HRIS-Lösungen basierend auf den Anforderungen Ihres Unternehmens. Stellen Sie sicher, dass das System auf die Geschäftsziele abgestimmt ist und künftige Personalerweiterungen unterstützen kann. - Auf Datenmigration vorbereiten
Indem Sie vorhandene HR-Daten vor der Migration bereinigen und standardisieren, können Sie Fehler und Unstimmigkeiten vermeiden. Entwickeln Sie einen Migrationsplan, der die genaue Übertragung von Mitarbeiterdatensätzen, Gehaltsabrechnungsdetails, Compliance-Dokumentation und anderen relevanten Daten gewährleistet. - Sicherheits- und Compliance-Einstellungen konfigurieren
Stellen Sie sicher, dass das HRIS branchenspezifische Datenschutzvorschriften erfüllt. Implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen und regelmäßige Systemaudits, um vertrauliche Mitarbeiterinformationen zu schützen. - Vor der vollständigen Bereitstellung Tests durchführen
Durch Pilotprojekte können Sie Systemfehler und Probleme mit der Anwenderfreundlichkeit ermitteln, bevor Sie die Lösung vollständig bereitstellen. Führen Sie Testszenarien für Gehaltsabrechnung, Leistungsregistrierung und Mitarbeiter-Selfservice aus, um die Systemgenauigkeit und -verfügbarkeit zu überprüfen. - Mitarbeiter und HR-Teams schulen
Wenn Mitarbeiter nicht wissen, wie sie das HRIS verwenden, werden sie sich dagegen wehren. Stellen Sie also interaktive Lernsitzungen, Anwenderleitfäden und kontinuierliche Supportressourcen bereit, um Mitarbeitern und HR-Experten beim Umgang mit dem neuen System zu helfen. - Leistung überwachen und im Laufe der Zeit optimieren
Sobald das HRIS bereitgestellt wurde, sollten Sie kontinuierlich die Systemleistung nachverfolgen und Anwenderfeedback sammeln. Kontinuierliche Updates und Optimierungen tragen dazu bei, dass sich das System weiterentwickelt, um mit den Geschäftsanforderungen Schritt zu halten.
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