La gestione delle assenze è il processo di rilevamento e riduzione al minimo delle assenze dei dipendenti per mantenere la produttività. Ciò comporta l'utilizzo di policy e strumenti per tenere traccia dei tipi di congedi dei dipendenti, come congedi per malattia, ferie e altre ferie, per contribuire a ridurre al minimo le interruzioni del posto di lavoro e mantenere la produttività.
I dipendenti non sono solo asset, ma persone. E che si tratti di malattie, emergenze, appuntamenti o semplicemente di una pausa meritata, ogni dipendente può (e deve) essere esentato dal lavoro. Tuttavia, sebbene il tempo libero sia una necessità, le assenze non pianificate hanno le loro conseguenze. Quando gli attori chiave sono inaspettatamente mancanti, l'IT può ridurre la produttività del team fino a bloccarla, interrompendo i processi e influenzando i profitti dell'azienda. Anche il congedo pianificato può creare potenziali problemi se gestito in modo errato. Per contrastare questi pericoli e prepararsi e gestire meglio le assenze dei dipendenti, le organizzazioni si affidano a soluzioni di gestione delle assenze.
La gestione delle assenze è il processo strategico di monitoraggio, comprensione e dimensionamento corretto delle assenze dei dipendenti. Grazie a una combinazione di policy, programmi e strumenti, le aziende possono garantire che il congedo dei dipendenti, pianificato o non pianificato, non interrompa le operazioni quotidiane. Ciò non solo aiuta a mantenere la produttività del team, ma supporta anche il benessere dei dipendenti riconoscendo e soddisfacendo la loro necessità di ferie personali. Si tratta di un equilibrio delicato, che deve considerare ciò che distingue una legittima assenza da quelle frivole, eccessive o ingannevoli. Detto questo, se gestito in modo efficace, può portare a un luogo di lavoro più sano e produttivo.
Le aziende esistono per generare denaro, quindi probabilmente non è una grande rivelazione che essenzialmente tutto ciò che accade all'interno di un ambiente aziendale abbia un importo in denaro associato. La formazione e l'allestimento dei dipendenti, il pagamento degli spazi dell'ufficio e dei servizi pubblici, la fornitura di assicurazioni, ecc., rappresentano ciascuno spese che devono essere costantemente compensate dal lavoro svolto dai team interni. Le assenze eliminano temporaneamente i singoli membri del team dall'equazione, con conseguente perdita di produttività e spreco di costi operativi.
Si tratta di un problema significativo; si stima che l'assenteismo dei dipendenti rappresenti miliardi di dollari di produttività persa negli Stati Uniti ogni anno. Più specificamente, i pericoli del congedo dei dipendenti gestito in modo errato rientrano in almeno una delle due categorie:
- Problemi finanziari
Le assenze, anche quelle che durano solo per un breve periodo di tempo, possono influire direttamente sui profitti di un'organizzazione. I costi associati alla ricerca di una sostituzione e l'impatto sulla produttività potenzialmente ridotta del sostituto si sommano rapidamente. Senza la gestione delle assenze, l'azienda è spesso costretta a reagire piuttosto che anticipare e pianificare in modo proattivo questi scenari, portando a interruzioni e insuccessi finanziari. - Problemi culturali
Il denaro può essere una preoccupazione importante quando si tratta di assenze dei dipendenti, ma non è l'unica area interessata. Quando i dipendenti perdono il lavoro, spesso gli altri devono coprirli: Lavoro straordinario, assumersi ulteriori responsabilità e ridurre l'efficienza e il coinvolgimento dei dipendenti. Se non viene selezionato, questo può anche arrivare a definire la cultura aziendale, creando risentimento e malcontento tra i dipendenti. Nel corso del tempo, ciò può attenuare il coinvolgimento dei dipendenti e causare un aumento del burnout. Assenze lunghe o ricorrenti potrebbero anche segnalare problemi organizzativi sottostanti, come il bullismo sul posto di lavoro o il basso morale.
Per fortuna, l'implementazione di un software di gestione delle assenze per tenere traccia e monitorare i dati dei dipendenti può contribuire a ridurre il numero di assenze non pianificate, aiutando al contempo le organizzazioni a gestire meglio i congedi pianificati e non pianificati in modo da favorire i dipendenti, proteggere la cultura aziendale e garantire la produttività continua della forza lavoro.
Sebbene la gestione delle assenze possa offrire vantaggi a qualsiasi organizzazione che lavora con i dipendenti, alcune aziende hanno più bisogno di una politica di gestione delle assenze dedicata rispetto ad altre. Di seguito sono riportati diversi indicatori di cui tenere conto quando si considera se la gestione delle assenze può essere utile:
- Riduci la produttività
Troppe assenze non pianificate possono comportare una riduzione significativa della produttività, mentre troppe assenze o un congedo pianificato troppo ridotto portano a dipendenti sovraccarichi che diventano improduttivi. Entrambe le situazioni sono caratterizzate da un calo della produttività e sono chiari segnali che l'azienda potrebbe trarre vantaggio dalla gestione delle assenze.
- Scarsa qualità del lavoro
Proprio come la produttività, la qualità del lavoro diminuisce quando le assenze diventano troppo frequenti o troppo rare. Se le attività vengono svolte in modo inadeguato, potrebbe essere correlato allo stress emotivo o a impegni personali non presidiati. La gestione delle assenze può aiutare a identificare questi problemi.
- Aumento del tasso di abbandono dei dipendenti
Un approccio rigido alle assenze e alle ferie può portare a insoddisfazione e a tassi elevati di rotazione dei dipendenti. Se non affrontata, ciò può creare una cultura aziendale negativa, con conseguente mancanza di risorse e una reputazione offuscata, il che a sua volta potrebbe danneggiare i tassi di reclutamento. Se un'organizzazione ha difficoltà a trovare e a mantenere assunzioni di alta qualità, potrebbe essere il risultato di un approccio inefficace alla gestione delle assenze.
Per stabilire un approccio efficace alla gestione delle assenze, un'organizzazione deve prima creare una policy di gestione delle assenze. Si tratta di un insieme strutturato di linee guida che delinea il modo in cui un'azienda gestirà le assenze pianificate e non pianificate dei dipendenti. Questa politica non solo garantisce coerenza ed equità, ma aiuta anche l'organizzazione a rispettare i requisiti legali. La definizione di una policy di gestione delle assenze ben ponderata implica la comprensione di varie complessità e l'esecuzione di fasi specifiche. Di seguito, esploriamo i passaggi fondamentali per creare una politica di gestione delle assenze efficace:
Definisci chiaramente le assenze
Definire e comunicare chiaramente le aspettative in merito alla presenza è fondamentale. I dipendenti devono sapere quando devono essere sul lavoro per poter lavorare pienamente come parte del team. La politica deve anche articolare il tempo libero disponibile per i dipendenti durante tutto l'anno, offrendo chiarezza e contribuendo a prevenire l'uso improprio. Sii chiaro nel quantificare il congedo e identificare ciò che conta come assenze pianificate e non pianificate.Determina come verranno monitorate le assenze
Un monitoraggio efficiente e accurato delle assenze è fondamentale. Anche se alcuni datori di lavoro possono ancora fare affidamento su processi manuali (come i fogli di calcolo), la maggior parte ha iniziato ad adottare soluzioni automatizzate per semplificare l'attività migliorando al contempo la precisione. La scelta degli strumenti giusti per un'organizzazione può semplificare gli oneri amministrativi e rendere la gestione delle assenze più semplice ed efficiente.Comprendere le leggi sul lavoro
I diritti dei dipendenti sono protetti dalla legge e il diritto di prendere il congedo non fa eccezione. Detto questo, ogni Stato affronta questo diritto in modo diverso, stabilendo leggi normative e requisiti di conformità per assenze retribuite, non retribuite ed estese. Queste leggi possono comportare sanzioni severe, pertanto si consiglia sempre all'azienda di conoscere i requisiti legali quando stabilisce una politica di gestione delle assenze.Stabilire le procedure
La politica di gestione delle assenze deve delineare esplicitamente le procedure relative alle assenze. Chi devono notificare i dipendenti quando saranno assenti e quando? In che modo i manager affronteranno i modelli di ritardo ingiustificato? Qual è il processo per approvare o negare le richieste di ferie? Procedure chiare aiutano a mantenere l'ordine e a garantire che tutte le parti coinvolte sappiano cosa aspettarsi.
Una gestione efficace delle assenze non si limita a disporre di policy, ma si tratta di implementare tali politiche in modo da soddisfare gli interessi dell'azienda e dei dipendenti. Per raggiungere questo equilibrio è necessario rispettare le best practice che incoraggiano la comunicazione, la flessibilità e l'empatia. Ecco alcune delle best practice per la gestione delle assenze che possono portare a un luogo di lavoro più armonioso e produttivo:
Un dipendente può venire in ufficio e svolgere un'intera giornata di lavoro mentre combatte un raffreddore? Assolutamente… ma non dovrebbero. Lo stesso si può dire per i dipendenti che soffrono di esaurimento o che hanno bisogno di prendersi qualche mezza giornata per adempiere alle responsabilità personali. I dipendenti malsani o esausti producono meno, offrono un lavoro di qualità inferiore e alcuni possono persino diffondere il raffreddore ai colleghi. Pertanto, incoraggiare i dipendenti a evitare di prendersi giorni di ferie è controproducente.
I dipendenti devono sapere che la loro salute fisica e mentale è importante e che esistono politiche di congedo dei dipendenti per offrire loro la possibilità di perdere il lavoro quando ne hanno bisogno. Presentando il congedo dei dipendenti in una luce positiva, i leader possono anche dimostrare il loro impegno per il benessere dei dipendenti, portando a una forza lavoro più sana, più felice e più coinvolta.
Possono esserci molte cause dietro l'assenteismo e il congedo non pianificato dei dipendenti e non tutte derivano da dipendenti che cercano di trarre vantaggio dalla generosità del datore di lavoro. Semplici malintesi relativi alle politiche di congedo dei dipendenti possono portare a maggiori difficoltà nella gestione delle assenze, motivo per cui è così importante comunicare efficacemente le aspettative.
Allo stesso tempo, si consiglia che i manager e i dipendenti ricevano una formazione completa sulle politiche di gestione delle assenze aziendali. Ciò crea una forza lavoro in cui tutti comprendono in che modo la loro presenza o assenza influisce sulle finanze e sulla cultura dell'azienda e in che modo il congedo dei dipendenti viene monitorato.
A volte non è il lavoro in sé; è l' entrata in funzione in un momento specifico che può essere problematico. Alcuni dipendenti che non si sentono all'altezza del compito di recarsi in ufficio possono sentirsi perfettamente in grado di telelavoro e coloro che hanno problemi di pianificazione potrebbero essere disposti a dedicare l'intera giornata lavorativa di otto ore, a condizione che queste otto ore non siano limitate alle tradizionali 9:00-18:00. Fortunatamente, la tecnologia moderna consente una maggiore flessibilità del lavoro rispetto a un tempo.
La flessibilità negli accordi di lavoro riconosce le diverse esigenze e stili di vita dei dipendenti. Offrendo lavoro da remoto e orari flessibili, le aziende possono ridurre lo stress e migliorare l'equilibrio complessivo tra vita lavorativa e vita privata. Ciò non solo aumenta il morale, ma spesso porta anche a una maggiore produttività e creatività, per non parlare di una riduzione dell'assenteismo.
Le politiche e i programmi sono efficaci solo quanto le persone incaricate di implementarli, e ciò è particolarmente vero in termini di gestione delle assenze. Una gestione efficace delle assenze dipende da manager qualificati che sanno come applicare queste politiche in modo coerente, accurato e compassionevole, pur rimanendo pienamente conformi alle normative.
Fornire una formazione mirata fornisce ai manager gli strumenti per gestire vari scenari di assenza, riconoscere i modelli preoccupanti e offrire supporto ai dipendenti. Tale formazione migliora l'empatia, la coerenza e l'efficienza nella gestione delle assenze, creando un'esperienza di lavoro più positiva per tutte le persone coinvolte.
Al ritorno dopo un'assenza prolungata, può essere difficile per i dipendenti modificare la propria mentalità e tornare nel flusso del lavoro quotidiano. Potrebbero non essere completamente aggiornati sugli obiettivi attuali o su altri sviluppi e, nel caso di coloro che si sono recentemente ripresi dalla malattia, potrebbero non essere ancora sani abbastanza per un completo ritorno ai loro doveri precedenti. Stabilire una politica per i colloqui di ritorno al lavoro può contribuire a garantire che tutto sia in ordine prima che il dipendente torni a lavorare.
Un colloquio sul ritorno al lavoro non deve essere eccessivamente formale, ma deve essere strutturato in modo da consentire una discussione sulla causa dell'assenza, sul modo in cui il dipendente si sente quando torna al lavoro, e se siano necessari adeguamenti ragionevoli o ulteriore supporto per facilitare una transizione sana e senza problemi. Questo colloquio dovrebbe aiutare a stabilire le aspettative sia per il dipendente che per il manager in futuro.
Sfruttare la tecnologia per la gestione delle assenze attraverso funzionalità di monitoraggio avanzate e strumenti self-service crea un ambiente efficiente e potente. I moderni strumenti di monitoraggio riducono al minimo gli errori umani, alleggeriscono il carico amministrativo e forniscono informazioni per affrontare molti dei problemi sottostanti che possono portare all'assenteismo.
Queste funzionalità consentono di prendere decisioni basate sui dati e contribuiscono a un approccio più semplificato alla gestione delle assenze. Allo stesso tempo, gli strumenti self-service favoriscono un senso di autonomia e responsabilità tra i dipendenti, consentendo loro di richiedere e gestire il congedo senza dover fare affidamento su altri. Ciò non solo riduce i costi amministrativi, ma migliora anche la trasparenza e l'allineamento tra le ferie dei dipendenti e le esigenze aziendali. La combinazione di questi strumenti crea un approccio completo e basato sulla tecnologia che serve sia agli obiettivi organizzativi che al benessere dei dipendenti.
Senza gli strumenti giusti, le complessità del monitoraggio delle assenze non pianificate, delle cronologie di abbandono, della conformità normativa e dei modelli di ritardo possono essere enormi. Tuttavia, le soluzioni software di gestione delle assenze non si limitano a semplificare il carico amministrativo, ma forniscono anche informazioni preziose per migliorare la produttività organizzativa complessiva e il benessere dei dipendenti.
Le funzionalità chiave del software di gestione delle assenze includono:
- Visualizzazione delle cronologie delle assenze e delle congedi
Questa funzionalità fornisce una visione completa della cronologia delle assenze e delle ferie di ciascun dipendente, consentendo di comprendere i singoli modelli che possono essere determinanti nella personalizzazione delle strategie di gestione. - Esecuzione di report
La conformità a normative come l'Employment Rights Act del Regno Unito è essenziale. Il software di gestione delle assenze può eseguire report dettagliati per garantire che le foglie pianificate e non pianificate siano in linea con i requisiti legali. - Confrontando i tassi di assenteismo con i benchmark di settore
Comprendere come i tassi di assenteismo di un'organizzazione si rapportino agli standard del settore è fondamentale per valutare l'efficienza e la competitività complessive. Il software di gestione delle assenze può fornire informazioni comparative che facilitano il processo decisionale informato e la pianificazione strategica. - Automatizzare e semplificare i processi di richiesta di congedo
I moderni strumenti di gestione delle assenze spesso sono dotati di opzioni self-service, che consentono ai dipendenti di richiedere e gestire autonomamente le proprie foglie. Ciò favorisce un senso di responsabilità e autonomia tra i dipendenti, riducendo al contempo i costi amministrativi. - Integrazione con altri strumenti HR
Molti sistemi di gestione delle assenze sono progettati per integrarsi perfettamente con altri strumenti HR. Ciò garantisce che tutte le informazioni relative al tempo libero di un dipendente siano facilmente accessibili e allineate con altre funzioni HR, creando un approccio di gestione più coeso.
Una gestione efficace delle assenze dei dipendenti richiede un approccio strategico e ponderato che bilancia conformità, coinvolgimento e produttività. Ma in che modo le organizzazioni possono semplificare questo processo complesso, garantendo al contempo un'esperienza del personale di livello superiore? ServiceNow Employee Journey Management offre una soluzione completa.
Progettato per trasformare il modo in cui le organizzazioni gestiscono le varie transizioni dei dipendenti, tra cui l'onboarding, il trasferimento di ruoli o il congedo, Employee Journey Management consente ai team Risorse umane di disporre di workflow intelligenti che abbracciano l'azienda, offrendo al personale opzioni self-service complete per la richiesta e la gestione delle richieste di congedo. Basato sulla potente Now Platform®, che definisce il settore, ServiceNow Employee Journey Management ti aiuta a garantire che il personale disponga del miglior supporto per la gestione delle assenze, in modo che possa impegnarsi al meglio per il lavoro quotidiano.
Scopri come gli strumenti giusti possono ottimizzare l'approccio aziendale alla gestione delle assenze; contatta oggi stesso ServiceNow!