Un sistema di gestione delle risorse umane è una suite di strumenti software progettati per assistere dipendenti e professionisti delle Risorse umane supportando le principali funzioni HR.
Qualunque sia la tua attività e indipendentemente dal prodotto o servizio che offri, il tuo successo dipende dalla tua forza lavoro. È grazie alla competenza, all'impegno e alle conoscenze del personale che l'azienda può entrare in contatto con i clienti e superare gli ostacoli verso il successo. I reparti Risorse umane aiutano le organizzazioni di ogni settore a supportare al meglio le persone, fondamenta dell'azienda.
Sfortunatamente, le mutevoli dinamiche aziendali e la crescente necessità di scalare le funzioni HR con la crescita dell'organizzazione creano ambienti sempre più complessi per le Risorse umane. Il giusto sistema di gestione delle risorse umane (HRMS, Human Resource Management System) può fornire alla forza lavoro il supporto necessario per rimanere focalizzata sull'obiettivo, produttiva e soddisfatta anche in visione di un'evoluzione delle aspettative. Grazie all'introduzione di strumenti di collaborazione migliorati, dashboard centralizzati per i dati e funzionalità avanzate di Workflow Automation, HRMS ottimizza la gestione delle risorse umane ponendo in primo piano il successo del personale.
Come menzionato in precedenza, l'HRMS supporta ed estende la funzionalità delle Risorse umane. In molti casi, ciò è reso possibile dalle funzioni di automazione integrate nel sistema.
Automatizzando in modo intelligente molti dei processi fondamentali delle Risorse umane, le soluzioni HRMS consentono ai professionisti Risorse umane di gestire con maggiore efficienza le attività critiche e di concentrare gran parte dell'attenzione sulle questioni strategiche. Anche le funzionalità self-service contribuiscono ad alleggerire i Reparti Risorse umane dal carico di lavoro, offrendo ai dipendenti un controllo più diretto sulle proprie funzioni HR.
Molte soluzioni HRMS fungono inoltre da piattaforme centralizzate attraverso le quali gestire tutte le comunicazioni e le analisi delle Risorse umane. Ciò contribuisce a migliorare la collaborazione tra Risorse umane e dipendenti, offre alle organizzazioni un migliore monitoraggio del personale e crea report complessi con un semplice clic basandosi sui dati delle Risorse umane archiviati.
In poche parole, l'automazione solleva il Reparto Risorse umane dalle richieste di attività manuali e ripetitive, mentre altri strumenti di supporto per le Risorse umane consentono di controllare più da vicino le prassi di gestione del personale. Con l'HRMS le aziende registrano miglioramenti a tutti i livelli, acquisendo vantaggi competitivi, risparmiando denaro, assegnando priorità alle attività HR in modo più efficace e migliorando nel tempo i parametri dei dipendenti.
Le soluzioni HRMS più efficaci si applicano a quasi tutti gli aspetti delle funzionalità delle Risorse umane, inclusa l'analisi dei dipendenti. Per questo motivo, a volte vengono equiparate alle soluzioni HRIS (Human Resource Information System, sistemi informativi delle risorse umane). Tuttavia, sebbene vi sia un certo grado di sovrapposizione, HRMS e HRIS non sono strettamente sinonimi.
Le soluzioni HRIS sono specificamente concepite per tenere traccia e organizzare le informazioni relative ai dipendenti, come nomi, benefit salariali, numeri di previdenza sociale, valutazioni e altro ancora. Le soluzioni HRIS contribuiscono a garantire l'accuratezza nella conservazione della documentazione e nella creazione di report.
Le soluzioni HRMS supportano la gestione di funzioni dei dipendenti quali assunzione, onboarding, gestione dei talenti, esperienza dei dipendenti e molto altro ancora. I principali sistemi di gestione delle Risorse umane includono anche opzioni di gestione dei dati, analisi e creazione di report, sovrapponendosi alle funzionalità dei sistemi HRIS.
HRMS e HRIS operano in sinergia e spesso i fornitori associano i due sistemi inglobandoli in un unico servizio per le Risorse umane.
In risposta alla crescente esigenza di un supporto più completo per le Risorse umane, attualmente sono disponibili molte soluzioni HRMS che forniscono funzionalità di base simili. Tra queste:
Una delle principali responsabilità delle Risorse umane è garantire che i dipendenti ricevano il sostegno, l'apprezzamento e le risorse necessari a garantire il loro pieno coinvolgimento. Il coinvolgimento del dipendente nell'HRMS promuove relazioni positive tra dipendenti e leadership e offre soluzioni per svolgere ulteriore formazione, creare rapporti di mentorship, gestire programmi di riconoscimenti e molto altro ancora.
Parallela al coinvolgimento del dipendente, l'esperienza del dipendente tiene conto dei benefit, dell'accessibilità alle risorse, delle opzioni di feedback per i dipendenti e della trasparenza del posto di lavoro, per una maggiore soddisfazione della forza lavoro. Allo stesso tempo, le Risorse umane possono applicare in tempo reale i dati e le informazioni acquisite dall'HRMS per identificare ed eliminare i problemi che potrebbero avere un impatto negativo sull'esperienza del dipendente.
La gestione delle retribuzioni è una parte complessa ma essenziale delle Risorse umane, che va ben oltre l'invio dell'assegno dello stipendio. L'HRMS automatizza molti aspetti della retribuzione, tra cui il calcolo dei guadagni, le trattenute, la facilitazione dei depositi diretti e l'accesso semplificato ai documenti di pagamento (come gli estratti conto) senza dover richiedere assistenza al Reparto Risorse umane.
I processi delle Risorse umane devono essere accurati e tempestivi per supportare al meglio gli obiettivi aziendali. Allo stesso tempo, questi processi devono rientrare nei budget stabiliti. L'automazione offerta dall'HRMS elimina molti colli di bottiglia che possono rallentare i processi delle Risorse umane fino a bloccarli. Analogamente, l'errore umano non è più un problema. L'ottimizzazione dei processi crea una soluzione efficiente e conveniente ed è una funzionalità primaria dell'HRMS.
La funzionalità di gestione dei talenti è concepita per le attività di reclutamento e sviluppo dei candidati interessati alle posizioni di lavoro nell'azienda. Ciò non riguarda solo i candidati esterni, ma anche gli attuali dipendenti che propongono altri dipendenti o si candidano per altre posizioni all'interno dell'organizzazione. Le soluzioni per la gestione dei talenti possono includere ogni aspetto associato al reclutamento, all'assunzione, all'onboarding e al trasferimento interno.
Lo scopo delle Risorse umane è facilitare i dipendenti affinché possano lavorare al meglio. La gestione della forza lavoro nell'HRMS aiuta a monitorare e ottimizzare lo sviluppo dei dipendenti, fornendo al contempo ai responsabili dati più chiari sulle ore di lavoro e sulla presenza dei dipendenti e una piattaforma per svolgere e revisionare le valutazioni sul loro merito. La gestione della forza lavoro è direttamente correlata anche alla registrazione degli incidenti, alla pianificazione dei compensi, alle politiche relative a permessi e ferie e alla gestione degli obiettivi. Quest'area si estende anche alla gestione del personale esterno, aiutando a gestire i dipendenti non assunti a tempo pieno come stagisti e appaltatori.
In base al fornitore, le soluzioni HRMS offrono diversi strumenti o funzionalità. Per assicurarti che la tua azienda disponga degli strumenti adatti a supportare la forza lavoro, quando esamini le possibili soluzioni HRMS considera come prioritarie le funzionalità descritte di seguito:
Gli strumenti HRMS semplificano la gestione precisa di compensi e benefit, fornendo ai reparti Risorse umane le risorse necessarie per configurare, tenere traccia dell'idoneità e collaborare con i fornitori per definire piani ed effettuare pagamenti.
È possibile configurare una piattaforma HRMS centralizzata affinché includa portali per i dipendenti in cui il personale possa accedere ai propri dati, aggiornare le informazioni, gestire i benefit, trovare risposte alle domande comuni, richiedere assistenza e altro ancora.
Un altro vantaggio della centralizzazione della gestione delle Risorse umane è la raccolta di tutti i dati HR rilevanti in un'unica posizione, rendendo l'analisi e la creazione di report un processo molto più semplice. Le principali soluzioni HRMS vanno anche oltre, aiutando i professionisti Risorse umane nella definizione di KPI e parametri per i dipendenti, nella creazione di dashboard finanziari, nel monitoraggio dei dati operativi e nella garanzia della totale trasparenza sui processi delle Risorse umane. Ciò può anche contribuire a promuovere la conformità con le normative vigenti.
I dipendenti sono più soddisfatti e produttivi quando ampliano le proprie competenze. Gli strumenti di gestione dell'apprendimento nell'HRMS riuniscono i corsi disponibili, i test e le opzioni di certificazione e consentono inoltre di definire e tenere traccia della formazione sulla conformità.
Gli strumenti di pianificazione della forza lavoro sono fondamentali per comprendere e preparare il personale agli scenari attuali e futuri. Ciò include previsioni e budgeting, definizione delle priorità di reclutamento, identificazione delle lacune nelle competenze e altro ancora.
I silos di dati nelle Risorse umane possono essere estremamente dannosi, poiché rendono difficile individuare e recuperare le informazioni fondamentali sui dipendenti. La centralizzazione dei record del personale tramite l'HRMS crea un'unica fonte di riferimento per la gestione dei dati dei dipendenti. Ciò migliora l'efficacia della creazione di report, delle operazioni di audit e del monitoraggio della conformità, riducendo al contempo molti dei costi associati a ciascuno di essi.
Le soluzioni HRMS offrono spesso alle aziende un maggiore controllo sulla gestione dei premi per i dipendenti. Bonus, commissioni sulle vendite, retribuzioni straordinarie ecc. possono essere gestiti dall'HRMS tenendo conto anche di eventuali tasse o detrazioni di altro tipo.
Un HRMS centralizzato deve essere facilmente accessibile per gli utenti di qualsiasi livello di competenza tecnologica. Inoltre, gli utenti devono essere in grado di personalizzare i propri dashboard in modo da includere le informazioni più rilevanti e creare notifiche basate sui ruoli. Più intuitiva è l'interfaccia, più elevati saranno i tassi di adozione dei sistemi HRMS.
Le opzioni HRMS forniscono strumenti per creare e pubblicare le descrizioni delle offerte di lavoro, gestire i curricula, tenere traccia dei candidati, verificare l'esperienza passata e guidare i nuovi assunti nel processo di onboarding. Quando il nuovo assunto è stato inserito nella sua posizione, gli strumenti HRMS possono essere ancora più utili grazie alla gestione di prestazioni e obiettivi e alla verifica delle competenze.
Le soluzioni HRMS forniscono strumenti per pianificare i turni dei dipendenti in base a disponibilità e altre variabili. Le funzionalità automatizzate consentono di elaborare istantaneamente le richieste di permesso aggiornando in tempo reale il foglio permessi, mentre i cartellini possono essere integrati direttamente nelle buste paga.
Prese nel loro insieme e correttamente applicate, queste funzionalità possono migliorare significativamente l'attività. Tra i principali vantaggi dell'HRMS:
- Migliora i dati delle Risorse umane
- Ottimizza l'efficienza operativa
- Migliora la gestione del tempo delle Risorse umane
- Aumenta il coinvolgimento del dipendente e migliora l'esperienza
- Costi di back-end ridotti
- Migliora la conformità con le normative
- Migliora distribuzione e monitoraggio della forza lavoro
- Aumenta velocità ed efficacia di assunzioni e onboarding
Il giusto sistema HRMS può fare una grande differenza nel modo in cui si supportano e gestiscono le funzioni delle Risorse umane all'interno dell'organizzazione. Tuttavia, affinché la gestione delle Risorse umane sia realmente efficace, deve fornire ai dipendenti le risorse e i servizi HR di cui hanno bisogno, quando servono.
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