Che cos'è Hardware Asset Management?

Una risorsa hardware è un termine generico che descrive qualsiasi risorsa tecnologica fisica dell'azienda, incluse quelle attualmente in uso, quelle archiviate e le apparecchiature di supporto.

Tenendo presente questa definizione, le risorse hardware sono generalmente raggruppate in quattro categorie principali:

I dispositivi per utenti finali si riferiscono a qualsiasi hardware aziendale utilizzato direttamente dal personale per svolgere il proprio lavoro quotidiano, ad esempio computer, tablet, smartphone, schede SIM e altro. Le risorse hardware comprendono anche i dispositivi personali utilizzati per eseguire attività aziendali all'interno di un'organizzazione.

L'hardware di rete e per le telecomunicazioni è costituito da apparecchiature di supporto che facilitano la comunicazione digitale e analogica. Include router, bilanciatori del carico, switch e sistemi di teleconferenza e videoconferenza.

Le periferiche sono le principali apparecchiature di supporto che si trovano in tutti gli ambienti di ufficio moderni. Possono includere scanner, stampanti, monitor, tastiere, cuffie, proiettori, nonché cavi e adattatori.

Tieni presente che la forza lavoro moderna non è limitata esclusivamente all'ufficio, ma si estende al personale remoto che opera da casa. La gestione delle risorse hardware deve essere in grado di soddisfare le esigenze della forza lavoro remota e tenere conto delle attrezzature fisiche che utilizza per svolgere il proprio lavoro.

Una volta finalizzato il budget e selezionato l'hardware, la fase successiva del ciclo di vita è soddisfare le richieste di hardware. Per farlo, le organizzazioni devono capire quali fornitori sono disponibili, quali sono i livelli di supporto tecnico e di garanzia offerti e se il loro hardware è compatibile con gli altri asset dell'IT all'interno dell'azienda.

Per le aziende che applicano una policy BYOD (Bring-Your-Own-Device), la fase di evasione degli ordini aiuta a garantire che tutti i dispositivi personali che possono essere utilizzati per il lavoro aziendale siano autorizzati ad accedere in modo sicuro ai sistemi interni, siano registrati dal corpo aziendale e siano considerati nelle attività di reporting finanziario.

Dopo aver realizzato il tagging alla risorsa per la futura assistenza e organizzazione dei dispositivi, tale risorsa è pronta per essere configurata e distribuita. Per l'hardware destinato a utenti finali, questa fase può includere la disconnessione dal dispositivo da parte dell'utente, nonché la lettura e l'accettazione di qualsiasi policy di utilizzo accettabile stabilita.

Questa fase include anche il trasporto della risorsa dal magazzino all'area di lavoro designata (inclusi gli ambienti di lavoro remoti), la configurazione della risorsa e l'integrazione della risorsa con qualsiasi altra tecnologia pertinente.

Una volta che l'hardware è stato distribuito, i/le responsabili delle risorse devono fare del loro meglio per ridurre i rischi e garantire prestazioni hardware efficaci. Ciò include la creazione di una vista completa delle risorse hardware nel loro complesso attraverso il monitoraggio continuo.

Il monitoraggio dell'hardware distribuito consente ai/alle manager di tenere sotto controllo le risorse obsolete, evitare che le risorse vengano visualizzate in luoghi imprevisti sulla rete ed eliminare i rischi derivanti da software obsoleti. L'integrazione con workflow IT e Security Operations migliora le funzionalità di monitoraggio e la precisione.

L'hardware richiede naturalmente una manutenzione regolare per garantire un'efficacia costante nel tempo. Questa fase del ciclo di vita comprende qualsiasi intervento di manutenzione programmata, aggiornamento o miglioria, nonché qualsiasi intervento di riparazione di emergenza non programmato.

Durante questo processo, è responsabilità dell'HAM esaminare lo stato dell'hardware in questione per determinare se la risorsa debba essere riciclata, riassegnata o ritirata.

Quando la risorsa raggiunge la fine del suo ciclo di vita, non è riparabile o include vulnerabilità di sicurezza non riparabili tramite patch, la fase finale consiste nel rimuoverla dall'uso attivo. In alternativa, nel caso di apparecchiature BYOD, l'hardware dovrà essere ritirato dal servizio nel caso in cui il membro del personale che lo possiede lasci l'azienda.

Lo stato della risorsa dovrà essere aggiornato all'interno dei sistemi aziendali e tutte le informazioni aziendali dovranno essere cancellate dal dispositivo. Dopodiché il dispositivo potrà essere restituito, venduto, donato, riciclato o smaltito correttamente.

Mantenere un catalogo accurato di tutto l'hardware aziendale, sia in uso che archiviato, semplifica il monitoraggio delle apparecchiature e l'identificazione dell'hardware mancante. Il tagging, l'assegnazione della proprietà e il monitoraggio della posizione delle risorse forniscono alle organizzazioni le informazioni necessarie per mitigare i rischi associati a una conoscenza incompleta delle proprie risorse. Ciò consente inoltre ai team di identificare quali risorse sono inattive e quindi più propense a essere oggetto di furto.

Senza una strategia di gestione delle risorse hardware consolidata, la responsabilità di gestire e tenere traccia delle apparecchiature spesso ricade sul personale dipendente. Senza best practice per l'HAM stabilite, il personale può affidarsi a processi inefficienti, inefficaci o dispendiosi in termini di tempo. Una corretta gestione delle risorse non solo garantisce una catalogazione e una distribuzione accurate delle apparecchiature essenziali, ma consente anche al personale dipendente di utilizzare in modo più efficiente il proprio tempo, prevedendo i problemi delle risorse prima che si verifichino e consentendo alle organizzazioni di automatizzare molti processi di gestione delle risorse.

Le best practice per la gestione delle risorse hardware e i programmi di manutenzione e aggiornamento ben organizzati contribuiscono a garantire che il personale utilizzi le apparecchiature aziendali in modo corretto e ne sfrutti al massimo le potenzialità. Allo stesso tempo, un accurato inventario delle risorse protegge le organizzazioni da spese eccessive, riducendo la spesa complessiva e aumentando gli investimenti in hardware.

È difficile che i team addetti alla sicurezza possano proteggere ciò che non vedono. Un HAM efficace fornisce un elenco completo di tutte le risorse hardware, accompagnato da informazioni sulle relative versioni. Ciò consente ai team di sicurezza di creare strategie di copertura complete, identificando al contempo le risorse che possono essere vulnerabili alle minacce emergenti. Insieme all'ITAM, la gestione delle risorse hardware può anche identificare le risorse hardware non approvate e garantire la conformità alle policy e alle normative stabilite.

Cosa ancora più importante, l'HAM offre alle aziende completa visibilità e controllo sul ciclo di vita delle risorse. Per ogni apparecchiatura, i/le responsabili delle risorse hanno facile accesso ai dettagli dei prodotti e dei fornitori, alla cronologia di utilizzo, alla proprietà e alle attività correnti e molto altro ancora. Facendo affidamento su questi dati, i sistemi HAM possono quindi permettere di prendere decisioni più informate in merito a contratti con i fornitori, servizi, sostituzioni e altro ancora.

Insieme, questi vantaggi offrono un chiaro beneficio alle organizzazioni che investono in una gestione efficace delle risorse hardware. I sistemi e le strategie HAM di alta qualità si ripagano rapidamente, sia in termini di tempo che di denaro.