Che cos'è il monitoraggio degli asset dell'IT?

Un tempo, la registrazione fisica di asset mobili si faceva con carta e penna. Tutte le operazioni, dal fare l'inventario al controllare chi e quando aveva eseguito il pagamento di un articolo e quando se ne prevedeva la restituzione, venivano registrate e gestite manualmente

Naturalmente, i computer hanno facilitato il processo di monitoraggio degli asset, ma richiedono l'immissione manuale da parte di un umano e il conteggio fisico degli asset da inserire nel sistema di gestione degli asset. L'introduzione di software ERP (dall'inglese Enterprise Resource Planning, Pianificazione risorse aziendali) ha innovato il processo automatizzando la gestione delle risorse dell'organizzazione.

Sebbene l'ERP sia ancora comunemente usato oggi, comporta un certo svantaggio: non monitora in modo efficiente i singoli articoli. È ideale per monitorare una grande quantità di merci come l'inventario dei negozi al dettaglio. Gli scanner portatili si sono diffusi sempre più, semplificando in parte il lavoro. Sfortunatamente, la maggior parte degli scanner richiede una connessione fisica a un computer, ad esempio un sistema POS (point-of-sale). Questo permette quindi l'interazione con il software ERP, ma crea lacune in termini di flessibilità. L'informatica mobile ha cambiato nuovamente tutto, fornendo dispositivi palmari che permettono all'individuo di spostarsi da e verso gli asset, senza limitazioni spaziali. Questi dispositivi mobili hanno sistemi informatici integrati con capacità di memoria proprie e spesso possono lavorare senza una connessione di rete, memorizzando e caricando i dati di scansione a piacimento dell'utente.

Oggi, gli smartphone e le loro funzionalità di fotocamera ad alta risoluzione offrono opportunità più innovative con applicazioni semplici in grado di eseguire la scansione dei codici a barre di tutti i tipi e inviare informazioni a un repository cloud centrale.

Questi identificatori unici possono essere visti quasi ovunque ci sia un inventario e i progressi nella tecnologia di scansione mobile hanno aumentato la loro utilità. I codici a barre sono il metodo più comunemente usato per monitorare gli asset. Inoltre, i codici a barre tendono ad avere un costo inferiore, sono versatili, facili da usare, veloci e generalmente molto accurati. Richiedono però un accesso generale e un orientamento manuale e non sono sempre di qualità abbastanza alta da permettere una scansione senza soluzione di continuità.

L'identificazione a radiofrequenza (RFID) è possibile grazie a tag o chip che trasmettono informazioni sull'articolo a un ricevitore. I tag RFID possono essere scansionati in remoto, possono eseguire la scansione di più articoli e sono più flessibili. Tuttavia, tendono a costare di più, hanno dei limiti tecnologici come le gamme limitate, possono perdere i segnali di scansione, subire interferenze radio e talvolta registrare erroneamente articoli che si trovano nelle vicinanze anziché l'articolo di cui si intende eseguire la scansione.

I dispositivi di monitoraggio GPS (Global Positioning System) si collegano a un asset e inviano la posizione a un server centrale a intervalli regolari. Questo processo viene gestito in modo completamente automatico, non è necessaria l'interazione umana per monitorare la posizione dell'asset. A causa del loro costo crescente, i dispositivi GPS vengono solitamente utilizzati per monitorare asset di alto valore, anziché articoli a basso costo o in quantità elevata. I dispositivi GPS offrono dati di posizione in tempo reale, sono passivi e forniscono avvisi di movimento nel caso in cui un asset cambi inaspettatamente la posizione. Tuttavia, sono costosi, sono meno precisi in ambienti interni (a causa dell'interferenza del segnale tra il dispositivo e il satellite), forniscono solo dati di localizzazione anziché informazioni relative all'elaborazione di un asset e possono essere rimossi.

In genere, esistono due tipi di sistemi hardware utilizzati per la scansione dei codici a barre: dispositivi fisici rugged e smartphone.

I dispositivi rugged sono computer palmari e portatili progettati per svolgere compiti specifici e abbastanza durevoli da resistere a manipolazioni generali, ambienti difficili, vibrazioni, condizioni atmosferiche estreme, acqua e polvere. Spesso offrono una maggiore durata della batteria e possono includere pacchi di batterie estensibili per supportare il lavoro sul campo per periodi più lunghi. Combinando hardware e software personalizzati, questi dispositivi sono generalmente più costosi degli smartphone, ma rappresentano ancora opzioni piuttosto diffuse per molte organizzazioni, soprattutto grazie ai loro vantaggi in termini di scansione più veloce, durata, sicurezza migliorata e funzionamento semplificato rispetto alle numerose variazioni e ai potenziali problemi che presentano i dispositivi consumer.

Rispetto ai dispositivi rugged e specializzati, gli smartphone sono molto più accessibili. In molti casi, il personale di magazzino e addetto al monitoraggio ha già un dispositivo di proprietà su cui può caricare le applicazioni software pertinenti. La scansione tramite smartphone tende anche a essere più economica, più leggera, più facile da visualizzare e, di solito, è quella che gli e le utenti preferiscono.