La gestione del portfolio progetti (PPM) è una strategia per allineare e gestire progetti e programmi connessi, interconnessi e dipendenti.
I portafogli di progetto sono costituiti da programmi, processi, operazioni e progetti raggruppati in base alla loro importanza strategica per un'organizzazione e ai suoi obiettivi. Tuttavia, anche se questi progetti possono essere allineati in modo strategico, renderli un'attività di gruppo può essere difficile e complessa. PPM aiuta a semplificare questa impresa, creando una visione d'insieme dei progetti come un'unica entità e aiutando le organizzazioni a stabilire le priorità e a ordinarli per ottenere risultati aziendali ottimali.
Data la somiglianza nella convenzione di denominazione, i termini "project portfolio management" e "project management" vengono talvolta utilizzati come sinonimi. Tuttavia, descrivono due diverse strategie, ognuna con i propri casi d'uso e obiettivi associati.
La gestione dei progetti è un termine ampio che descrive le strategie, gli strumenti e le tecniche utilizzati nella gestione di un progetto. I progetti sono temporanei; esistono per un determinato periodo di tempo e idealmente si traducono in un prodotto o servizio finito. Gli uffici di gestione progetti (PMO) e i project manager utilizzano la gestione dei progetti per assistere nel completamento dei progetti definendo costi e budget, allocando le risorse, assegnando responsabilità e segnalando agli stakeholder.
Project Portfolio Management coordina e analizza il possibile valore delle raccolte (portfolio) di progetti, programmi e richieste correlati. PPM è un approccio di livello superiore che collega la gestione dei progetti alla gestione aziendale, aiutando le aziende a selezionare i progetti in base al livello di allineamento o supporto degli obiettivi aziendali.
PPM offre una visione olistica e in tempo reale dello stato e dello stato dei gruppi di progetto, nonché delle risorse e delle interdipendenze associate. Se utilizzato in modo efficace, questo offre alcuni vantaggi principali.
Il successo aziendale dipende dalla scelta dei progetti giusti in base a obiettivi, rischi, risorse, ecc. Purtroppo, il processo di selezione non è sempre chiaro, spesso porta le aziende ad accettare progetti che non sono in linea con gli obiettivi strategici. In altri casi, i singoli responsabili delle decisioni o persino interi reparti possono concentrarsi troppo sui progetti PET, utilizzando tempo e risorse preziose per perseguire progetti a costo di altre opzioni più preziose.
PPM facilita un processo di selezione dei progetti migliorato incorporando dati affidabili, modelli di punteggio e altri approcci quantitativi e qualitativi per garantire che i progetti vengano selezionati in base a criteri pertinenti. Allo stesso tempo, i progetti attuali che non contribuiscono agli obiettivi dell'organizzazione possono essere identificati e rimossi dal portfolio in modo semplice e obiettivo.
I rischi del progetto non esistono nel vuoto; sono strettamente legati al potenziale di ritorno, rendendo alcuni rischi giustificabili mentre altri no. PPM offre alle aziende una visione chiara dei rischi rispetto ai rendimenti di interi portafogli di progetti, rivelando quali sono i rischi che vale la pena correre e quali no.
Gli strumenti di stima PPM forniscono l'analisi dei costi dei progetti e li confrontano con i potenziali vantaggi, mentre gli avvisi integrati aiutano i PMO e i project manager a identificare e risolvere rapidamente ritardi, sforamenti di budget e problemi tecnici prima che possano creare problemi più grandi. Implementata correttamente, la gestione del portfolio di progetti riduce al minimo i rischi di progetto, consentendo alle organizzazioni di perfezionare i propri portafogli in modo da includere solo i progetti che offrono un valore sufficiente per compensare i potenziali rischi.
Quando i progetti vengono valutati e gestiti individualmente, l'IT può creare silo tra individui, reparti e decision maker. PPM riunisce questi stakeholder, consentendo loro di coordinarsi olisticamente sull'intero portfolio di progetti e creando un team più coeso.
PPM abbatte le barriere tra i progetti, offrendo ai leader aziendali un'ampia visione dell'impatto complessivo dei progetti correlati, anziché costringerli a valutare e scegliere solo tra un numero limitato di progetti specifici. Ciò significa un flusso di comunicazione migliorato che include tutte le persone coinvolte, nonché un processo decisionale più informato.
Portare un progetto dalla concezione alla consegna comporta una serie complessa di azioni. Fattori imprevisti possono e creeranno complicazioni, spesso con conseguenti ritardi nei progetti e costringono i project manager a modificare le scadenze aumentando al contempo la spesa. Purtroppo, man mano che i progetti superano il budget e la pianificazione, i loro potenziali ritorni iniziano a seccarsi. I progetti impantanati deviano anche le risorse da altre attività essenziali, con un impatto sull'azienda oltre l'ambito del progetto stesso.
PPM incorpora report intuitivi e in tempo reale, in modo che i manager possano identificare deviazioni, colli di bottiglia e altri problemi che possono rallentare o far deragliare i progetti. Possono quindi intraprendere immediatamente azioni correttive, rimettendo in carreggiata il progetto prima che possa cadere troppo indietro per essere recuperato.
L'obiettivo finale di quasi tutti i progetti è quello di generare più ricavi di quelli spesi per la creazione e la realizzazione del progetto. Il ritorno sugli investimenti (ROI) è sempre stato un parametro affidabile in base al quale misurare il successo dei progetti e PPM è progettato per garantire che i progetti perseguiti dalle aziende e inclusi nei loro portafogli siano quelli che genereranno un significativo ritorno positivo sul denaro e sulle risorse investite.
Attraverso processi di selezione migliorati, una comunicazione più efficace tra i vari livelli, una riduzione dei rischi associati ai progetti e una maggiore probabilità che i progetti vengano completati nei tempi e con il budget previsto, la PPM aiuta a garantire che gli investimenti nei progetti si ripaghino da soli e contribuiscano a far crescere le aziende che li forniscono.
Sebbene il termine project portfolio management possa essere utilizzato per descrivere essenzialmente qualsiasi strategia per la gestione di gruppi di progetti, il PPM di successo tende a seguire una serie di cinque fasi stabilite. Questi passaggi consentono alle organizzazioni di prendere l'intera gamma di potenziali progetti che potrebbero desiderare di perseguire e di perfezionarli finché non si trovano solo le opzioni che soddisfano i criteri di selezione predefiniti basati su ROI, efficienza, rischio, allineamento strategico e altro ancora.
In altre parole, le cinque fasi di PPM aiutano le aziende a stabilire le priorità, a eliminare i progetti non redditizi e a concentrare il loro tempo e le loro risorse solo sui progetti più ad alto impatto. Garantiscono inoltre che tutti i progetti approvati funzionino all'interno della strategia aziendale e che il portfolio sia bilanciato correttamente in termini di rischio e risultati.
Tenendo presente questo, le cinque fasi sono le seguenti:
La gestione del portfolio di progetti è uno strumento essenziale per aiutare i progetti a contribuire positivamente al successo aziendale. Ma prima che possano farlo, il successo stesso deve essere definito. Prima di iniziare a utilizzare PPM, è necessario descrivere chiaramente gli obiettivi strategici di un'organizzazione e decidere in modo analogo i parametri per la valutazione dei progetti. I criteri di valutazione possono assumere molte forme, ma generalmente si basano su obiettivi finanziari o altri parametri di punteggio , come l'allineamento della strategia, la fattibilità tecnica o l'attrattiva del mercato.
Se le aziende non definiscono chiaramente che cosa significa successo e valore per loro, sono costrette a effettuare selezioni di progetti basate su criteri meno concreti che portano alla creazione di un portfolio sbilanciato in termini di rischio, rendimento o rilevanza strategica.
Una volta identificati gli obiettivi strategici e data una definizione di successo e valore, le organizzazioni possono iniziare a costruire questa base per creare portafogli di progetti.
Inizia raccogliendo tutti i potenziali progetti, utilizzando le informazioni fornite dai feedback dei clienti, dai dipendenti, dai manager, dalla pianificazione strategica e dai requisiti di conformità e regolamentazione. Successivamente, aggiungi progetti attuali e in corso all'inventario dei progetti, in modo che anche loro possano essere valutati e giustificati o interrotti. Raccogli tutti i dati su questi progetti che consentiranno loro di essere valutati in base ai criteri stabiliti nella fase 1. Includi le stime sulle dipendenze e sulle risorse necessarie per completare ciascun progetto candidato: Questi numeri non devono essere completamente accurati al momento; le approssimazioni di alto livello sono sufficienti per identificare potenziali progetti in questa fase, con la consapevolezza che più progetti richiederanno una convalida più precisa prima dell'esecuzione.
La fase successiva del processo consiste nel determinare quale combinazione di progetti creerà il maggior valore totale possibile per il portfolio. Utilizzando i criteri di valutazione stabiliti in precedenza, creare un grafico di confronto e classificazione dei progetti candidati. Le classifiche possono essere stabilite in base al valore finanziario stimato o ad altri punteggi di valore. Disponi i progetti sul grafico in ordine dal valore più alto al valore più basso.
Con tutti i progetti candidati classificati, inizia ad assegnare le risorse disponibili, dando priorità ai progetti di valore più elevato. Una volta esaurite tutte le risorse, eliminare i progetti che non avevano un valore sufficiente per ricevere le risorse, creando una linea di taglio e stabilendo provvisoriamente quali progetti saranno e non saranno inclusi nel portfolio. Questo portfolio non è definito come un elemento fondamentale, ma dovrà essere discusso, riesaminato e monitorato. La fase di prioritizzazione del progetto aiuta semplicemente a stabilire le linee di base e fornisce dati per informare i processi decisionali successivi.
Le fasi iniziali della gestione del portfolio di progetti si basano su stime delle risorse e dei costi per creare una stima astratta e di alto livello del valore e dei rendimenti del progetto. Tuttavia, man mano che il portfolio si avvicina al completamento, queste stime devono essere convalidate. Collabora con coloro che gestiscono i progetti e che possono fornire numeri più concreti. Considera possibili colli di bottiglia, disponibilità delle competenze, dipendenze e qualsiasi altro fattore che potrebbe avere un impatto sulla fattibilità del progetto.
Sebbene vi siano sempre variazioni non contabilizzate, un'analisi più approfondita e più consapevole della fattibilità contribuirà ad assicurare che nel portfolio siano inclusi solo i progetti con le migliori possibilità di successo.
Una volta che il portfolio proposto è stato perfezionato e concordato e che i singoli progetti sono stati adeguatamente convalidati, la fase finale è mettere in esecuzione il portfolio. Avvia i progetti e inizia a misurare le prestazioni, monitora i progressi di ogni progetto e gestiscili in modo continuo per garantire che soddisfino gli obiettivi stabiliti.
PMO e project manager devono lavorare a stretto contatto in questa fase e allinearsi con il portfolio manager per raccogliere dati sulle prestazioni pertinenti, allocare e riallocare le risorse, pianificare e avviare revisioni. Questi stakeholder devono inoltre essere pronti e in grado di apportare modifiche al portfolio e ai progetti che lo compongono, ove necessario. Questa fase finale è in corso e durerà per l'intera durata del portfolio.
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La pianificazione della roadmap aiuta ad allineare team e investimenti con gli obiettivi aziendali stabiliti. La pianificazione degli scenari utilizza l' analisi ipotetica per valutare i progetti in base alle possibilità di cambiamento. La gestione dell'innovazione facilita la collaborazione tra i team, accelerando la raccolta e la valutazione efficienti delle idee. Il finanziamento degli investimenti aiuta ad allocare risorse vitali utilizzando obiettivi strategici, portfolio e servizi aziendali. La gestione della domanda centralizza le richieste aziendali e IT, migliorando il processo di investimento per nuovi prodotti e servizi allineato al meglio alle iniziative aziendali chiave. Il risultato finale? Visibilità ottimale su progetti e portfolio, oltre a una maggiore adattabilità, flessibilità, velocità e allineamento strategico.
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