La gestione delle risorse si riferisce alla pianificazione, alla programmazione e all'assegnazione futura delle risorse, con l'obiettivo di massimizzare l'efficienza e l'efficacia.
Essenzialmente, la gestione degli asset è un approccio concepito per garantire che gli asset aziendali vengano applicati quando e dove avranno l'impatto più positivo. Questi asset possono essere materiali, come attrezzature e capitale, o immateriali, come tempo e competenze dei dipendenti.
Indipendentemente dal settore, indipendentemente dall'azienda, il completamento di progetti e la fornitura di prodotti e servizi richiedono risorse. E le risorse sono limitate. La gestione delle risorse ha lo scopo di garantire che queste risorse limitate vengano utilizzate in modo efficiente. Grazie a una corretta gestione delle risorse, le organizzazioni possono ottenere di più con meno. Aiuta i decision maker a comprendere meglio quali risorse sono disponibili, quando e per quanto tempo, in modo che possano applicarle correttamente.
Una gestione delle risorse efficace comporta numerosi vantaggi chiave. Questi includono:
Il vantaggio più evidente della gestione delle risorse è la capacità di sfruttare al meglio le risorse disponibili. L'utilizzo delle risorse tiene conto delle risorse umane e non umane, confrontando la disponibilità con l'uso per determinare dove le risorse vengono sottoutilizzate, dove vengono sovrautilizzate e dove potrebbero essere meglio bilanciate per migliorare l'efficacia.
In termini di risorse dei/delle dipendenti, l'utilizzo delle risorse contribuisce a far sì che team e persone vengano costantemente messi/e in discussione e che abbiano a disposizione task sufficienti per rimanere occupati/e, senza sovraccaricarli/e e rischiare il burnout.
La gestione delle risorse comporta la creazione di un piano trasparente e documentato che descrive risorse e assegnazioni. Con una visione chiara delle task e delle responsabilità aggiornate in tempo reale, ogni membro del team può facilmente vedere chi sta lavorando su cosa, quali risorse sono allocate e quali sono disponibili. Ciò migliora la comunicazione, elimina le incomprensioni associate all'overbooking e alle ripetute modifiche dello stato delle task e aumenta la precisione degli aggiornamenti di stato.
Il miglioramento della comunicazione grazie alla maggiore trasparenza mantiene le persone aggiornate e informate. Ciò migliora il coinvolgimento dei dipendenti e la fiducia degli stakeholder.
Più spesso, le organizzazioni devono gestire più progetti in un'ampia gamma di team e reparti, cercando di tenere conto di centinaia di task diverse e delle risorse associate. La maggiore concentrazione su un progetto riduce la concentrazione sugli altri, con conseguenti errori di gestione. La gestione delle risorse consente alle organizzazioni di ampliare la propria visione, con una panoramica completa di tutto e di tutti.
Una panoramica accurata consente ai decision maker di vedere esattamente a che punto si trova ciascun progetto, quali scadenze si avvicinano e cosa deve essere fatto per garantirne il successo. Rappresenta una realtà di monitoraggio in tempo reale e offre al management un maggiore controllo sulle azioni quotidiane e a lungo termine. Fornisce inoltre un quadro più chiaro dell'utilizzo totale delle risorse, informando le previsioni delle risorse per le iniziative successive.
Una previsione accurata e stime "on-the-nose" possono significare la differenza tra successo e fallimento. La gestione delle risorse migliora la capacità di un'organizzazione di prevedere in modo affidabile le esigenze future e risolvere i problemi prima che possano trasformarsi in realtà. Grazie a un quadro chiaro della posizione delle risorse e delle attività che stanno svolgendo, i project manager possono ottenere informazioni dettagliate sulle tempistiche. Ciò consente di applicare tali conoscenze ai progetti futuri, per previsioni più accurate relative alla pianificazione e all'utilizzo delle risorse.
Nello stesso modo, tempistiche più chiare consentono alle organizzazioni di prepararsi meglio ai bottleneck dei progetti, prendendo provvedimenti tempestivi per risolvere l'inattività pianificata, le ferie e altri eventi problematici.
Il miglioramento delle stime e delle previsioni porta naturalmente a un miglioramento del successo dei progetti. La gestione delle risorse consente di attribuire in modo accurato i costi effettivi ai progetti, semplificando l'allocazione e il monitoraggio delle risorse. Nel complesso, questi e gli altri vantaggi precedentemente affrontati determinano naturalmente un aumento dei margini di profitto.
In altre parole, una migliore gestione delle risorse consente di migliorare il successo aziendale.
Una gestione efficace delle risorse dipende dalla capacità di un'organizzazione di creare un piano di gestione delle risorse, tipicamente gestito o controllato da un manager delle risorse. Il piano di gestione delle risorse viene utilizzato principalmente per gestire le risorse umane, il team di progetto composto da singoli dipendenti con ruoli e responsabilità assegnati. Tuttavia, i piani di gestione delle risorse dovrebbero anche occuparsi di altre risorse essenziali, tra cui attrezzature, spazi, finanze, ecc. La prima fase della creazione di un piano di gestione delle risorse consiste nell'identificare e catalogare tutte le risorse necessarie per completare il progetto.
I fattori essenziali per la creazione di un piano di gestione delle risorse sono i seguenti:
Le risorse rappresentano la preoccupazione principale per la creazione di un piano di gestione delle risorse. Pertanto, la maggior parte del tempo nelle prime fasi della pianificazione delle risorse dovrebbe essere dedicato alla creazione di un elenco dettagliato di tutte le persone, le competenze, gli strumenti e le altre risorse necessarie per il successo del progetto. Obiettivo: più accurato è questo elenco, migliore sarà il suo servizio per il piano di gestione delle risorse.
Gli intervalli temporali per ogni risorsa aiutano a definire i programmi. Stima, nel modo più accurato possibile, quanto tempo sarà necessario per ogni risorsa e utilizza queste informazioni quando stabilisci le scadenze e le tempistiche.
Una pianificazione efficace della gestione delle risorse non include solo vincoli concreti legati ad ambito, tempi e costi, ma deve anche includere ipotesi intelligenti e informate. Queste ipotesi possono essere relative a quali risorse saranno disponibili e quando, ma devono essere chiaramente identificate come ipotesi all'interno del piano. Ciò aiuterà a distinguerle dai vincoli, più affidabili, che dovrebbero servire come parte della base del piano.
Infine, un efficace piano di gestione delle risorse assegnerà chiaramente ruoli e responsabilità per tutte le risorse umane incluse nella strategia. Le assegnazioni inequivocabili aiutano a garantire che tutti i soggetti coinvolti sappiano chi è responsabile di cosa e quando possono aspettarsi che le task vengano completate.
La creazione di un piano di gestione delle risorse è un processo semplice. In generale, si articola in sei fasi e, come i fattori essenziali sopra elencati, inizia con l'identificazione delle risorse essenziali.
La prima fase della gestione delle risorse consiste nell'identificare e allocare le risorse, considerare le commissioni e altri costi e ottenere l'approvazione da qualsiasi cliente o decision maker pertinente. Utilizzando come guida progetti precedenti simili, i project manager possono migliorare l'accuratezza delle stime delle risorse.
Nella seconda fase della pianificazione delle risorse, il project manager inizia a rivedere le task di progetto necessarie e ad associarle alle risorse identificate nella fase precedente. In termini di risorse umane, si assicura che le task vengano assegnate non solo in base alla disponibilità, ma anche in base a competenze e capacità.
Con le risorse assegnate, il passo successivo consiste nel determinare il tempo necessario per ogni task e creare di conseguenza delle pianificazioni. Nel pianificare il tempo, presta attenzione a evitare di sovrastimare o sottostimare la programmazione; un lavoro insufficiente crea disimpegno nei dipendenti, mentre un lavoro eccessivo può causare il burnout.
Tenendo conto di altri impegni e richieste di risorse e degli obiettivi del progetto corrente, il project manager si impegna a pianificare ufficialmente le risorse per task specifiche. Le risorse di pianificazione consentono di creare stime accurate delle date di completamento.
Si dice che nessun piano sopravviva al contatto con la realtà. Tenendo presente questo aspetto, il monitoraggio dei progetti è un aspetto essenziale della pianificazione della gestione delle risorse. Verifica regolarmente con lo strumento di gestione delle risorse e confronta le prestazioni effettive con le stime di allocazione delle risorse stabilite. In caso di colli di bottiglia, disallineamento delle risorse, aree in cui il progetto si è bloccato o altri problemi, il monitoraggio costante consentirà al project manager di identificare e risolvere questi problemi prima che possano compromettere il progetto.
Una volta completato il progetto, la fase finale della creazione di un piano di gestione delle risorse è quella retrospettiva. Esamina le stime stabilite durante le fasi iniziali della pianificazione e confrontale con le risorse effettivamente utilizzate. Identifica dove le stime potrebbero essere migliorate e dove le risorse potrebbero avere avuto risultati diversi da quelli previsti. È qui che i project manager possono affinare il proprio approccio per i progetti futuri, quindi è importante esaminare e considerare tutti i fattori.
Una gestione efficace dei progetti dipende dalla capacità di un'organizzazione di allocare, assegnare e guidare correttamente le risorse. Tuttavia, più i progetti sono complessi, più difficile e impegnativa può diventare la gestione delle risorse. L'applicazione di gestione delle risorse di ServiceNow organizza e semplifica questo aspetto della gestione dei progetti. Il risultato finale? Previsioni accurate delle risorse, trasparenza in tempo reale e migliore allocazione in tutte le risorse e i progetti.
La gestione delle risorse di ServiceNow include le seguenti funzionalità:
- Workbench di allocazione delle risorse
La workbench fornisce informazioni visive dettagliate sulle richieste e le allocazioni delle risorse. - Piano delle risorse
Utilizzando la funzione di pianificazione delle risorse, i project manager possono utilizzare i dati rilevanti per creare piani di gestione delle risorse dettagliati per qualsiasi progetto. - Piani delle risorse operative
I manager delle risorse hanno un'unica interfaccia utente per gestire tutti i piani delle risorse, sia in base alle task sia in modo operativo. - Report sulle risorse
Report affidabili e incentrati sui dati condividono gli aggiornamenti in tempo reale relativi all'utilizzo delle risorse. - Portale del foglio presenze
Con la funzione del portale del foglio presenze, le risorse umane possono registrare le ore sulle task quotidiane anche sui dispositivi mobili, inviando questi fogli presenze con un semplice clic.
Queste e altre funzionalità consentono ai project manager di usufruire di una serie di vantaggi, tra cui:
La gestione delle risorse di ServiceNow fornisce informazioni in tempo reale su tutte le risorse disponibili.
Lavorando all'interno di un'unica applicazione centralizzata che offre una gestione coerente delle risorse a tutti i soggetti, progetti e sistemi pertinenti, le organizzazioni possono ottenere risultati più accurati e informazioni più chiare.
La gestione delle risorse di ServiceNow abbina le risorse alle esigenze aziendali, utilizzando calendari, pianificazioni, allocazione flessibile e altri strumenti e integrazioni.
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