Una lavagna Scrum è uno strumento di gestione progetti concepito per aiutare i team Scrum a visualizzare i propri progressi e gli elementi di backlog all'interno di un framework Scrum più grande. La lavagna Scrum organizza i progetti in segmenti temporali denominati sprint.
L'approccio Agile ha rivoluzionato il modo in cui gli sviluppatori creano software. Facendo affidamento su attività di apprendimento, collaborazione, pianificazione e miglioramento costanti tra team interfunzionali, le organizzazioni possono applicare processi iterativi per distribuire rapidamente applicazioni e rispondere in modo più flessibile ai cambiamenti. Questo approccio consente di introdurre vantaggi essenziali durante l'intero processo di sviluppo software, anziché costringere gli utenti finali ad attendere il completamento del progetto per avervi accesso. All'interno della suite di strumenti di gestione progetti Agile, Scrum è uno dei più utilizzati.
Scrum è un framework Agile che fornisce una struttura alla metodologia Agile e si basa su più livelli di responsabilità, un backlog che illustra l'intero corpo del lavoro da completare e gli sprint a cui i team collaborano per completare e rilasciare incrementi dei prodotti. Scrum e la metodologia Agile consentono di semplificare i processi di sviluppo, ridurre i costi, accelerare la distribuzione e aumentare l'adattabilità dei progetti. Purtroppo, lavorare e collaborare a velocità elevate può creare confusione tra i membri del team. Le lavagne Scrum aiutano a garantire che tutti siano sempre allineati.
Detta anche "lavagna Sprint" o "lavagna delle attività Scrum", una lavagna Scrum è una rappresentazione digitale o fisica dello stato di avanzamento e della proprietà di varie attività all'interno dello sprint Agile. In genere, la lavagna è divisa in quattro colonne, ciascuna delle quali rappresenta gli aspetti dello sprint e il loro stato di avanzamento rispetto al completamento.
Le lavagne Scrum generalmente seguono questa struttura:
Una "storia utente" è una funzionalità che deve essere implementata. A ogni storia inclusa nella lavagna Scrum viene assegnato un "punto requisito" che indica la difficoltà di implementazione della funzionalità, insieme ad altre informazioni rilevanti sull'utente di destinazione. Le storie utenti aiutano a definire le attività da completare durante lo sprint.
Una volta identificate e definite le attività necessarie, la colonna "Da fare" può ora essere popolata con le attività essenziali che non sono ancora state avviate. Ogni attività deve includere una data di scadenza e deve essere associata a uno specifico membro del team (o proprietario) responsabile del lavoro.
Quando si inizia a lavorare sulle attività della colonna Da fare, queste vengono spostate nella colonna "In corso". Questa colonna rappresenta visivamente il lavoro che si sta svolgendo al momento ma che non è ancora completato.
Infine, una volta completate le attività, queste vengono spostate nella colonna "Fatto". Man mano che lo sprint avanza, i membri del team possono facilmente vedere i progressi fatti osservando l'aumento del numero di elementi nella colonna "Fatto".
La metodologia Agile è volta a migliorare l'adattabilità all'interno del processo di sviluppo e le lavagne Scrum, in linea con essa, consentono una maggiore flessibilità per affrontare i processi esistenti. Le colonne possono essere aggiunte o ulteriormente suddivise in colonne secondarie per renderle più funzionali. Ad esempio, alcune organizzazioni includono "In revisione" prima della colonna "Fatto" o come colonna secondaria di quest'ultima. Si può anche aggiungere una colonna "In sospeso" per le attività che al momento non possono avanzare.
Una lavagna Scrum è sostanzialmente una mappa. Offre ai leader e ai singoli membri del team Scrum una rappresentazione visiva dell'obiettivo e del livello di avanzamento. Ciò consente di ottenere alcuni vantaggi fondamentali nell'ambito dello sviluppo Agile:
Gli sprint Agile sono efficaci solo se i team collaborano nel modo giusto. La lavagna Scrum è uno strumento che consente a tutti i partecipanti di vedere in un'unica posizione a che punto è un progetto, a chi è assegnata ciascuna attività e a chi è possibile rivolgersi per chiedere supporto. Questo favorisce una migliore comunicazione all'interno dei progetti e contribuisce a semplificare e ottimizzare gli sforzi per migliorare l'efficienza.
Gli strumenti per creare lavagne Scrum digitali sono progettati per essere facili da usare e di solito includono interfacce trascinamento e rilascio intuitive. Consentono agli utenti di aggiungere e spostare attività tra le colonne premendo un pulsante e di sfruttare le guide e i tutorial incorporati per garantire agli utenti inesperti di imparare subito a usarle. Anche le lavagne Scrum fisiche possono essere implementate rapidamente, servendosi magari di note adesive o di una lavagna da posizionare all'interno di un'area comune dell'ufficio.
Un aspetto fondamentale della lavagna Scrum è la sua completezza. Contempla ogni compito nonché tutte le attività necessarie perché il singolo compito raggiunga il completamento. Inoltre, quando le attività procedono più lentamente del previsto, la lavagna Scrum mette in evidenza con chiarezza il punto in cui si trovano questi colli di bottiglia affinché possano essere affrontati e risolti prima che influenzino negativamente il progetto.
Come menzionato in precedenza, una lavagna Scrum può assumere la forma di una lavagna fisica a cui le attività vengono collegate e aggiornate manualmente, oppure essere disponibile in versione digitale sul cloud o nei server locali.
Sebbene all'inizio le lavagne Scrum fossero lavagne fisiche implementate all'interno di spazi di lavoro condivisi, la maggior parte delle moderne lavagne Scrum esiste solo virtualmente.
Questo perché le lavagne digitali Scrum sono efficaci nel coordinare team remoti: riescono a garantire una collaborazione appropriata tra team che si trovano in uffici o piani diversi dello stesso edificio o in giro per il mondo. Le lavagne Scrum digitali possono inoltre essere ulteriormente potenziate tramite workflow automatizzati e report digitali e possono essere pianificate in anticipo. Queste lavagne si aggiornano in tempo reale, in modo che ogni utente possa accedere alle stesse informazioni indipendentemente dalla distanza fisica.
Le lavagne Scrum si basano su alcuni fattori fondamentali per funzionare correttamente.Tra questi, si annoverano:
Ogni lavagna Scrum descrive in dettaglio uno sprint singolo e specifico, ovvero l'intervallo di tempo in cui il team deve raggiungere un obiettivo predeterminato (come il completamento di un elemento specifico del progetto di sviluppo). Lo sprint può avere qualsiasi durata, ma deve essere limitato a una quantità di lavoro definita. Gli sprint non sono un momento in cui fare il più possibile: sono più adatti a realizzare attività specifiche e pre-identificate. Gli sprint sono tipicamente composti da quattro tipi di eventi:
- Una fase di pianificazione in cui il team Scrum definisce l'obiettivo dello sprint e affronta qualsiasi altro problema o preoccupazione per prepararsi allo sprint.
- Sessioni di pianificazione giornaliere di 15 minuti (chiamate anche "Daily Scrum") in cui i team di sviluppo esaminano il lavoro del giorno precedente e pianificano le operazioni da eseguire per il giorno corrente. I Daily Scrum identificano inoltre eventuali cambiamenti che devono essere apportati alla lavagna Scrum e documentano l'avanzamento totale dello sprint verso l'obiettivo.
- Una revisione condotta alla fine dello sprint per identificare i punti di forza e di debolezza e analizzare tutti gli aspetti del progetto corrente (ad esempio budget, sequenze temporali, produttività, ecc.).
- Una valutazione retrospettiva separata dalla revisione, in preparazione della sessione di pianificazione dello sprint successivo, per applicare quanto appreso dallo sprint precedente e migliorare l'efficacia in futuro.
Gli artefatti Scrum sono elementi essenziali che costituiscono e supportano la lavagna Scrum. Tra questi:
- Backlog dello sprint che illustrano le attività specifiche incluse nello sprint corrente. Queste attività devono essere organizzate per priorità in modo che le attività più importanti vengano completate il prima possibile.
- Backlog del prodotto che indicano che cosa fare per raggiungere l'obiettivo generale del progetto e portarlo a compimento. Questo elenco di azioni comprende tutte le attività relative all'intero prodotto, non solo quelle legate allo sprint in corso.
- Incrementi che descrivono in dettaglio quali attività del backlog sono state realizzate durante lo sprint.
Forse l'elemento più importante della lavagna Scrum è il team che lo gestisce. I ruoli all'interno di questi team comprendono:
- Proprietari di prodotti, che supervisionano lo sprint e hanno il compito di garantire che i lavori siano assegnati correttamente, le attività siano chiaramente definite, gli obiettivi siano pertinenti e lo sprint proceda come pianificato.
- Scrum Master, che lavorano con i proprietari dei prodotti e i team di sviluppo per garantire che i processi rispettino i principi di Agile Scrum. Queste persone sono responsabili della facilitazione degli eventi Scrum, come le sessioni di pianificazione e revisione e, nel contempo, aiutano a organizzare e assegnare priorità agli elementi di backlog.
- Team di sviluppo, che sono responsabili del completamento di elementi di backlog. I team di sviluppo Scrum sono generalmente composti da tre a nove membri, che rappresentano tutte le competenze necessarie per produrre incrementi di prodotto.
Le lavagne Kanban, insieme alle lavagne Scrum, sono un altro tipo di framework utilizzato per rappresentare visivamente il processo Agile. Tuttavia, anche se il concetto di lavagna Kanban può sembrare simile a quello di lavagna Scrum (in quanto utilizza colonne popolate per attività), la lavagna Kanban segue un processo diverso ed è progettata per essere utilizzata da più di un team di sviluppo.
A differenza di una lavagna Scrum, una lavagna Kanban non è di proprietà di un team specifico e non si applica a un singolo sprint. Kanban restituisce un quadro più ampio per tenere traccia dei progressi di tutti i team all'interno del workflow generale dell'azienda. Kanban è limitato a un numero fisso di elementi che possono essere aggiunti alla colonna "In corso" e non include storie utente o backlog. Anche le lavagne Kanban sono semplificate per gli utenti non esperti: raramente includono tecniche di visualizzazione dei dati, sono piuttosto soluzioni non approfondite che consentono di vedere l'avanzamento del progetto.
Per le organizzazioni che adottano una metodologia Agile, la velocità di distribuzione sempre maggiore e la continua necessità di adattamento possono rendere estremamente difficile visualizzare e monitorare i progressi del progetto. Le lavagne Scrum all'interno del framework Scrum forniscono una possibile soluzione. Ma con così tanti strumenti Scrum attualmente disponibili, in che modo le aziende possono determinare quale sia la scelta giusta per le loro esigenze? ServiceNow Agile Development offre la risposta.
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