La gestione strategica del portfolio, o SPM, descrive i processi e gli strumenti che le aziende possono utilizzare per allineare le risorse disponibili al fine di raggiungere gli obiettivi strategici.
Tempo, risorse, persone, strumenti, budget e non solo sono tutti elementi che presentano dei limiti. Pertanto, i decision maker devono spesso selezionare quali progetti, prodotti, programmi o iniziative ("investimenti") perseguire e quali abbandonare. In generale, queste decisioni si basano su diversi fattori, tra cui il più importante è forse il grado di allineamento di tali investimenti con gli obiettivi strategici dell'organizzazione. Se una certa iniziativa non supportasse i risultati aziendali desiderati, ad esempio, potrebbe essere eliminata. D'altro canto, le iniziative che si allineano bene agli obiettivi strategici dovrebbero essere considerate prioritarie.
La gestione strategica del portfolio (SPM) comprende una vasta gamma di funzionalità aziendali, processi e supporto tecnologico volti a consentire alle organizzazioni di sviluppare costantemente portfolio di soluzioni e opzioni strategiche. Se utilizzate correttamente, tali opzioni sono in grado di migliorare il modo in cui l'organizzazione alloca le proprie risorse finite in strategie che riguardano tutta l'azienda.
Per ottenere una gestione strategica del portfolio di successo, è necessario implementare tre caratteristiche fondamentali: allineamento del portfolio, processo decisionale orientato al valore e adattabilità continua del portfolio. Le organizzazioni che eccellono in tutti e tre questi ambiti hanno il doppio delle probabilità rispetto alla concorrenza di ricavare risultati aziendali migliori dai propri investimenti di carattere digitale e tecnologico.
Un approccio alla gestione strategica del portfolio favorisce una maggiore agilità aziendale integrando in modo efficace:
- Gestione adattiva dei progetti
- Gestione dell'esecuzione delle strategie
- Architettura aziendale
Tutto ciò che un'organizzazione fa può essere incluso nel suo portfolio strategico. Ciò comprende iniziative di cambiamento finalizzate a migliorare il modo in cui l'azienda interagisce con la clientela, promuove prodotti o servizi, migliora la produttività dei dipendenti e molto altro.
Insieme, questi componenti del portfolio strategico fanno sì che importanti decisioni aziendali possano essere informate su quali azioni devono essere intraprese per ottenere un impatto positivo sull'azienda e raggiungere i suoi obiettivi.
Anche se i due termini possono sembrare quasi identici e a volte vengono utilizzati in modo intercambiabile, la gestione strategica del portfolio non è uguale alla gestione adattiva dei progetti (APM). Sebbene la SPM includa i processi e gli strumenti per la compilazione e il mantenimento dei giusti investimenti, l'APM riparte da dove ha lasciato la SPM, definendo il modo in cui le organizzazioni procedono nell'esecuzione di tali investimenti all'interno del portfolio. Sia la SPM che l'APM sono necessarie per le organizzazioni che desiderano ottimizzare la propria concorrenzialità.
Sebbene la SPM abbia la capacità di influire su ogni ruolo all'interno di un'organizzazione, la responsabilità della gestione strategica del portfolio spetta principalmente al team dell'alta dirigenza. Se applicata in maniera adeguata, la SMP aiuta i manager ad allineare meglio la propria strategia e le attività operative.
La gestione strategica del portfolio differisce dalle soluzioni tradizionali di gestione di programmi e progetti, in quanto non è incentrata principalmente sul modo in cui vengono gestiti i progetti, i programmi, i prodotti o le iniziative. Al contrario, la preoccupazione principale nella gestione strategica del portfolio è allineare la strategia aziendale al lavoro. Ciò consente ai decision maker di pianificare, fornire e monitorare il valore in diverse metodologie e strutture. In altre parole, è pensata per garantire che vengano completate le attività giuste per l'allineamento di ulteriori obiettivi aziendali all'organizzazione.
Tenendo presente questo aspetto, le aziende possono godere di numerosi vantaggi preziosi derivanti da un'efficace gestione strategica del portfolio. Tra questi, si annoverano:
Uno dei principali vantaggi della gestione strategica del portfolio è la sua capacità di ridurre il tempo necessario affinché prodotti, servizi o progetti raggiungano il mercato. Gestendo attivamente e dando priorità ai progetti all'interno del portfolio, le organizzazioni possono ottimizzare l'allocazione delle risorse, semplificare i processi e rimuovere possibili colli di bottiglia. Ciò si traduce in una maggiore efficienza, in quanto i progetti sono allineati agli obiettivi strategici, garantendo che gli sforzi siano focalizzati sul completamento tempestivo delle iniziative più preziose. Con una chiara comprensione delle dipendenze dei progetti e della disponibilità delle risorse, i decision maker possono contribuire ad accelerare i tempi di realizzazione dei progetti, consentendo all'azienda di cogliere rapidamente le opportunità del mercato e ottenere un vantaggio competitivo.
Le organizzazioni di oggi devono essere pronte ad affrontare interruzioni inaspettate, come progressi tecnologici, cambiamenti del mercato o eventi imprevisti. La gestione strategica del portfolio fornisce alle aziende l'agilità e la flessibilità necessarie per rispondere in modo efficace agli eventi che possono emergere. Valutando costantemente il portfolio e rivedendo regolarmente le priorità dei progetti, le organizzazioni possono riallocare in modo proattivo le risorse, modificare gli ambiti dei progetti o persino introdurre nuove iniziative per mitigare l'impatto delle interruzioni. La capacità di rispondere tempestivamente alle interruzioni riduce al minimo le potenziali conseguenze negative e predispone l'organizzazione a una crescita e una resilienza costanti.
Ottenere un'integrazione efficace tra gli obiettivi strategici e l'esecuzione dei progetti è una sfida comune a molte organizzazioni. La gestione strategica del portfolio risolve questo problema fornendo un approccio strutturato e sistematico per garantire che i progetti siano allineati alla strategia aziendale complessiva. La SPM facilita la trasformazione degli obiettivi strategici in progetti tangibili, definendo obiettivi chiari, compiti cardine e parametri di successo. Monitorando attivamente le prestazioni dei progetti e valutando il loro allineamento agli obiettivi strategici, le organizzazioni possono prendere decisioni consapevoli in merito al proseguimento, alla ridefinizione delle priorità o all'interruzione dei progetti. Tale allineamento promuove un approccio più coeso e mirato all'esecuzione dei progetti, riducendo il rischio di perseguire iniziative che non contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi strategici dell'organizzazione.
Gli strumenti che supportano la gestione strategica del portfolio aiutano a semplificare i processi di controllo dei progetti. Le aziende possono facilmente individuare investimenti redditizi evitando allo stesso tempo di sprecare risorse su iniziative che hanno meno probabilità di successo o che non sono allineate ai loro obiettivi. Ciò contribuisce a migliorare l'efficienza aziendale, non solo identificando ed eliminando gli investimenti inefficienti, ma anche e soprattutto semplificando il modo in cui le organizzazioni affrontano tali investimenti. In questo modo l'organizzazione può concentrarsi sul lavoro giusto per ottenere i risultati giusti.
Dare priorità agli investimenti in base al loro potenziale di allineamento con gli obiettivi strategici non è un concetto nuovo: la gestione del portfolio dei programmi, la gestione finanziaria agile, la gestione delle strategie, l'analisi del portfolio IT integrato e altre discipline contribuiscono tutte al raggiungimento di risultati strategici. L'aspetto in cui la SPM si differenzia dagli approcci più tradizionali è la sua capacità di riunire queste discipline. Anziché assegnare l'esecuzione di ciascuna attività a un team diverso, la gestione strategica del portfolio connette in modo coerente le discipline correlate in modo tale che qualsiasi cambiamento sia immediatamente visibile e considerato in ogni attività correlata.
Il mondo aziendale di oggi è caratterizzato da cambiamenti continui e imprevedibili, poiché le nuove tecnologie e normative sottopongono le organizzazioni a una pressione ancora maggiore per ottenere risultati e farlo in tempi brevi. La necessità di avere flessibilità organizzativa, competitività, innovazione e velocità diventano fattori trainanti che impediscono le interruzioni. Per tenere il passo con i cambiamenti man mano che si verificano, le aziende hanno bisogno dell'agilità necessaria per variare le proprie strategie da un momento all'altro. La gestione strategica del portfolio consente alle organizzazioni di definire rapidamente la strategia, fissare obiettivi e risultati chiave (OKR), allineare le roadmap, creare budget e assicurarsi le risorse per tenere conto delle nuove strategie man mano che si verificano i cambiamenti.
Uno dei principali vantaggi della gestione strategica del portfolio è la sua capacità di accelerare i processi aziendali. Ciò va oltre la semplice introduzione sul mercato dei progetti in maniera più rapida; la SPM riduce il tempo necessario per spingere le idee attraverso il funnel dell'innovazione, consentendo di completare e lanciare nuove iniziative digitali rispettando anche le più rigorose delle scadenze.
Da ultimo, ma non meno importante, la gestione strategica del portfolio offre ai team un quadro completo delle risorse disponibili, mantenendo l'attenzione sulla strategia a lungo termine e sugli obiettivi fondamentali anche nelle situazioni che emergono. La SPM contribuisce a garantire che le aziende possano operare senza distrazioni, allineando ogni processo e team in modo tale da supportare gli obiettivi generali dell'azienda.
Le organizzazioni investono molto in iniziative digitali per migliorare l'esperienza dei clienti, promuovere l'innovazione e accrescere l'efficienza operativa. Tuttavia, molte aziende faticano a realizzare appieno il valore atteso da questi investimenti. La gestione strategica del portfolio fornisce un framework per valutare e definire le priorità delle iniziative digitali in base al loro allineamento con la strategia aziendale, la potenziale generazione di valore e la necessità di risorse. Concentrandosi sulle iniziative che offrono i rendimenti più elevati e gestendo in maniera efficace la loro esecuzione, le organizzazioni possono massimizzare il valore ricavato dagli investimenti digitali, raggiungendo i risultati aziendali desiderati.
Organizzazioni diverse in settori diversi adotteranno probabilmente approcci unici al processo di creazione e implementazione di un portfolio strategico. Al di là di questo, vi sono quattro fasi fondamentali di questo processo di cui la maggior parte delle aziende dovrebbe essere a conoscenza.
Prima che un'organizzazione possa iniziare ad allineare le proprie risorse, deve capire che cosa sta cercando di ottenere: i risultati aziendali desiderati. Innanzitutto, valuta e comprendi gli obiettivi strategici dell'organizzazione, inclusi gli obiettivi a breve e a lungo termine. In secondo luogo, fai un inventario di tutte le risorse disponibili, inclusi budget e persone. Infine, rivedi le priorità stabilite. I responsabili della pianificazione e gli uffici gestione progetti (PMO) con i responsabili delle risorse possono quindi assegnare priorità e classificare gli investimenti. Questa fase include inoltre l'identificazione di attività e progetti che non contribuiscono al raggiungimento del successo strategico, in modo che le loro risorse possano essere reindirizzate altrove per essere meglio utilizzate.
Ottenuto un quadro chiaro dello stato attuale del portfolio, il passo successivo consiste nella selezione da parte dell'organizzazione dei parametri aziendali fondamentali attraverso i quali può misurare il successo. Monitorando le prestazioni dei processi, l'organizzazione può individuare le aree che potrebbero richiedere una correzione di rotta per mantenere le operazioni allineate alla strategia attuale. Un approccio consiste nel definire un processo a fasi per suddividere i progetti tradizionali in fasi più piccole e più gestibili. È necessario analizzare queste fasi per accertarsi che supportino gli obiettivi strategici più ampi e per adeguarli, se necessario. Inoltre, le organizzazioni possono incorporare metodi di gestione progetti Agile o ibridi.
In questa fase del processo, le organizzazioni sviluppano una pianificazione del portfolio strategica, che delinea progetti, programmi o iniziative specifici che saranno inclusi nel portfolio. Il piano deve definire chiaramente gli obiettivi del portfolio, insieme agli indicatori chiave di prestazione (KPI) che verranno utilizzati per misurare i progressi. Inoltre, il piano deve tenere in considerazione l'allocazione delle risorse, tra cui budget, personale e altri asset, per garantire che le iniziative selezionate possano essere eseguite in modo efficace. È altrettanto importante considerare i problemi emergenti o altri potenziali rischi che possono causare problemi.
Una volta applicata la pianificazione strategica del portfolio, è giunto il momento di eseguire le iniziative selezionate. Questa fase comporta l'implementazione dei progetti e dei programmi in base alle priorità stabilite e all'allocazione delle risorse. In seguito all'esecuzione, la gestione continua è essenziale per garantire che il portfolio rimanga allineato agli obiettivi strategici dell'organizzazione e si adatti alle circostanze mutevoli. Ciò comporta il monitoraggio del portfolio e di tutti gli elementi correlati, apportando modifiche laddove necessario per conservare le priorità e continuare a progredire verso il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Ciò può includere anche la revisione dei budget, la riassegnazione delle risorse o persino il posticipo o la cancellazione dei progetti. Dato che qualsiasi portfolio attivo richiederà una gestione attenta, questa fase si protrae a tempo indeterminato.
Un aspetto chiave della SPM è avere una visione unica e integrata che mostri tutto il lavoro (in sospeso, in corso e completato) nel contesto delle iniziative strategiche, consentendo alle aziende di vedere i progressi effettivi verso gli obiettivi chiave, identificare i trend che possono indicare sfide o opportunità e analizzare l'impatto dei potenziali cambiamenti di rotta.
Come indicato in precedenza, la gestione strategica del portfolio riunisce una serie di discipline diverse. Di seguito identifichiamo diversi componenti importanti della moderna SPM:
I modelli operativi vengono utilizzati dalle aziende per visualizzare e organizzare il modo in cui l'azienda opera, riunendo l'offerta, le capacità aziendali e la struttura aziendale per offrire valore alla clientela in modo allineato alla strategia organizzativa.
La gestione del portfolio consente ai team e alla leadership aziendale di ottenere una visione olistica di tutte le tecnologie informatiche dell'intera azienda, supervisionando, controllando e gestendo le risorse in tutta l'organizzazione.
La gestione finanziaria aiuta ad allineare i costi alla strategia aziendale, con particolare attenzione a prevedere con precisione l'impatto del taglio dei costi in diverse aree.
La gestione del rischi e della sicurezza viene utilizzata per identificare potenziali pericoli e per proteggere meglio tutte le aree che possono presentare problemi di sicurezza o di non conformità. Tale componente fornisce informazioni su quali sistemi possono comportare un aumento dei rischi, quali sono questi rischi e come rispondervi al meglio.
La governance dell'architettura aziendale descrive i livelli strutturali dei sistemi aziendali complessi e consente alle organizzazioni di allineare meglio le risorse e gli strumenti con il resto dell'azienda.
La gestione strategica del portfolio è un approccio versatile che può essere applicato in varie aree all'interno di un'organizzazione per migliorare il processo decisionale, l'allocazione delle risorse e l'allineamento strategico. Di seguito sono riportati diversi casi d'uso che descrivono in dettaglio come la SPM può avere un impatto positivo:
- Ottenere informazioni in tempo reale
La gestione strategica del portfolio offre alle organizzazioni visibilità in tempo reale sui budget e sugli investimenti di capitale. Ciò consente un processo decisionale consapevole, basato su informazioni accurate e aggiornate. - Ottimizzare il Return on Investment
Utilizzando la gestione strategica del portfolio, le organizzazioni possono sviluppare piani di capitale che ottimizzino il ROI. Ciò comporta la valutazione e la definizione delle priorità dei progetti di capitale in base al loro valore potenziale e il loro allineamento alla strategia aziendale generale. - Semplificare il portfolio di capitale
La gestione strategica del portfolio aiuta a semplificare il portfolio di capitale identificando progetti ridondanti o di basso valore e riallocando le risorse verso iniziative con un maggior impatto strategico. Ciò massimizza l'efficienza e garantisce un utilizzo efficace delle risorse.
- Rivalutazione strategica periodica
La gestione strategica del portfolio consente alle organizzazioni di rivalutare periodicamente la propria direzione strategica. Ciò garantisce che il portfolio rimanga allineato alle mutevoli condizioni del mercato, alle esigenze dei clienti e alle funzionalità interne. - Allocazione flessibile delle risorse
Grazie alla gestione strategica del portfolio, le organizzazioni possono allocare fondi in base alle priorità in continua evoluzione. Ciò consente loro di modulare gli investimenti e l'allocazione delle risorse in risposta alle opportunità emergenti o alle priorità aziendali in costante cambiamento. - Riassegnazione della priorità degli investimenti
Con il cambiare delle circostanze, la gestione strategica del portfolio consente alle organizzazioni di ridefinire la priorità degli investimenti. I progetti possono essere modificati, messi in pausa o accelerati per garantire che le risorse siano indirizzate verso le iniziative più efficaci. - Valutazione regolare delle prestazioni
La gestione strategica del portfolio incoraggia una valutazione regolare delle prestazioni del progetto. Ciò consente alle organizzazioni di utilizzare parametri predefiniti per identificare i progetti con performance inferiori e adottare dunque azioni correttive per migliorare in modo efficace le prestazioni complessive del portfolio.
- Trasformazione in iniziative attuabili
La gestione strategica del portfolio aiuta a trasformare i programmi strategici in iniziative attuabili. Garantisce che tali iniziative siano chiare, con obiettivi, tempistiche e necessità di risorse ben definiti. - Innovazione e trasformazione
Favorendo un ambiente adatto per l'innovazione e la trasformazione, la gestione strategica del portfolio supporta le aziende nella promozione del cambiamento e nell'anticipazione della concorrenza. Incoraggia l'inclusione di progetti innovativi che hanno il potenziale di creare un valore significativo. - Automazione dei processi
La gestione strategica del portfolio facilita l'automazione dei processi in fasi coinvolti nella gestione di programmi e portfolio. Ciò semplifica i workflow, riduce gli sforzi manuali e migliora l'efficienza operativa complessiva. - Mitigazione dei rischi e visibilità
Grazie a una migliore visibilità, la gestione strategica del portfolio migliora la mitigazione dei rischi. La SPM consente alle aziende di identificare e affrontare tempestivamente rischi e dipendenze, garantendo la gestione proattiva dei potenziali problemi. - Dashboard manageriali
La gestione strategica del portfolio offre dashboard manageriali che comunicano i progressi e gli indicatori chiave delle prestazioni agli stakeholder. Tali dashboard garantiscono una visione completa dello stato del portfolio, consentendo un processo decisionale consapevole a livello di leadership.
- Promuovere l'innovazione e la trasformazione
La gestione strategica del portfolio all'interno del reparto IT consente alle organizzazioni di promuovere l'innovazione e la trasformazione allineando le iniziative IT agli obiettivi strategici. In questo modo, agli investimenti IT viene assegnata la priorità in maniera strategica e questi forniscono valore all'azienda nel suo complesso. - Gestione del portfolio IT integrato
La gestione strategica del portfolio aiuta le organizzazioni a gestire un portfolio integrato di iniziative IT. Consente un'allocazione efficace delle risorse, riduce al minimo la duplicazione e garantisce l'allineamento alla strategia IT e agli obiettivi aziendali. - Mitigazione dei rischi nelle operazioni IT
Grazie alla gestione strategica del portfolio, le aziende possono mitigare i rischi associati alle operazioni IT. Consente l'identificazione e la gestione proattive dei rischi, garantendo operazioni IT fluide e sicure. - Visualizzazione delle interdipendenze
La gestione strategica del portfolio fornisce una rappresentazione visiva delle interdipendenze tra strategia, tecnologia e risultati. Ciò consente alle organizzazioni di comprendere in che modo le iniziative IT contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi strategici e di prendere di conseguenza decisioni consapevoli. - Modernizzare il portfolio applicazioni
La gestione strategica del portfolio supporta la modernizzazione del portfolio di applicazioni. Facilita l'identificazione dei sistemi precedenti che potrebbero essere sostituiti o aggiornati per soddisfare le attuali esigenze aziendali. Analizzando il portfolio di applicazioni all'interno del framework di gestione strategica del portfolio, le organizzazioni possono assegnare priorità agli sforzi di modernizzazione e allocare le risorse in modo efficace.
- Esecuzione efficace delle iniziative strategiche
La gestione strategica del portfolio svolge un ruolo fondamentale nell'esecuzione delle iniziative strategiche. Allineando i progetti alla strategia aziendale complessiva e allocando le risorse di conseguenza, le organizzazioni possono eseguire efficacemente i propri piani strategici e raggiungere i risultati desiderati. - Allineamento dei progetti agli obiettivi strategici
La gestione strategica del portfolio garantisce che i progetti all'interno del portfolio siano allineati agli obiettivi strategici. Tale allineamento riduce al minimo il rischio di perseguire progetti che non contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi strategici dell'organizzazione, consentendo una migliore allocazione delle risorse e una migliore definizione delle priorità. - Monitoraggio dei progressi e cambiamento di rotta
Con la gestione strategica del portfolio, le organizzazioni possono monitorare in maniera costante l'avanzamento dei progetti e modificarne la rotta secondo necessità. La valutazione regolare aiuta a individuare colli di bottiglia, rischi o deviazioni dalla direzione strategica, consentendo azioni correttive tempestive. - Miglioramento della collaborazione e della comunicazione
La gestione strategica del portfolio promuove la collaborazione e la comunicazione tra gli stakeholder nell'esecuzione della strategia. Fornisce un framework strutturato per la condivisione delle informazioni, l'allineamento degli sforzi e la semplificazione di processi decisionali efficaci in tutti i team e reparti.
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