Il process mining è uno strumento di data science che individua, convalida e migliora i workflow, rivelando colli di bottiglia e ridondanze nei processi aziendali.
Qualunque sia la tua attività o il tuo settore, hai determinati workflow che fanno funzionare le tue operazioni senza intoppi; più questi processi sono efficaci, più le persone e i sistemi possono essere produttivi all'interno della tua azienda. Per aumentare la produttività e ottenere maggiori entrate, è fondamentale analizzare e ottimizzare i processi di lavoro. La sfida? Determinare dove e come i tuoi workflow possono essere migliorati. È qui che entra in gioco il process mining.
Il process mining è uno strumento unico e potente che consente alle aziende di estrarre i dati di registro dai loro sistemi informativi per comprendere meglio le prestazioni dei diversi processi. Ciò consente di migliorare tali processi attraverso processi decisionali basati su dati. Grazie a questa e ad altre implementazioni informatiche, puoi essere più consapevole della tua struttura e rendere ogni workflow il più fluido possibile.
Per capirlo davvero, bisogna innanzitutto conoscere i registri eventi. Come elemento fondamentale dell'IT, i dati dei registri eventi vengono generati ogni volta che viene eseguita una funzione IT; in sostanza, questi dati sono il modo principale per documentare le interazioni tra esseri umani e bot.
Un registro eventi può essere costituito da un numero qualsiasi di azioni o eventi che si verificano all'interno di un sistema software, e ogni registro annota determinate informazioni come il momento in cui si è verificato l'evento, cosa è successo e il processo che ha richiesto il completamento o l'esecuzione dell'azione. Potrebbe trattarsi di un ticket di assistenza aperto da un cliente e che ora deve essere elaborato o dell'elaborazione di una recente richiesta di prestito online. Qualunque sia l'evento, il process mining sottopone i registri eventi a un'analisi che essenzialmente scatta un'istantanea della funzionalità di un sistema in tempo reale.
Esponendo i colli di bottiglia nei tuoi workflow grazie a questi "screenshot" dei tuoi sistemi, il process mining rende possibile la trasformazione digitale e l'automazione della tua azienda. Ecco un'analisi più approfondita sulle fasi del process mining.
Quando le interazioni o gli oggetti aziendali si muovono attraverso il processo aziendale all'interno di un sistema, lasciano delle "briciole" che chiamiamo impronta digitale. Questi eventi vengono raccolti dalla tecnologia di process mining che ricostruisce visivamente i registri eventi in modo che gli utenti possano capire meglio cosa succede dall'inizio alla fine.
Quando i dati vengono accuratamente raccolti e ricostruiti visivamente, viene creato un cosiddetto gemello digitale, una mappa interattiva della sequenza cronologica degli eventi. Questa mappa riporta in dettaglio tutti i percorsi seguiti da un evento per completare il processo; ogni percorso è chiamato variante e quando le varianti differiscono dal percorso standard, sono chiamate devianti.
I risultati della mappa dei processi rendono molto più semplice la ricerca di problemi o intoppi, in modo da individuare il workflow migliore in base alla mappa dei processi. Dove si trovano i colli di bottiglia? Dove sono in sovraccarico le risorse? Ci sono attività che vengono spesso saltate o che creano deviazioni? La mappa dei processi aiuta a quantificare le cause originarie delle inefficienze che hanno un impatto sui tempi di ciclo, sui costi operativi e sui profitti.
Puoi utilizzare il benchmarking dei processi anche per confrontare le prestazioni di un processo su due dimensioni diverse, ad esempio confrontando direttamente il tempo necessario per elaborare un ordine di acquisto da due fornitori diversi. Questo può aiutarti a rendere le tue operazioni più uniformi o a trovare le best practice per sedi, reparti e così via.
Infine, è possibile utilizzare il controllo di conformità per definire il percorso preferito per determinati processi e quindi qual è il punto di deviazione dei processi. In questo modo puoi vedere la percentuale di eventi che seguono il processo desiderato e quelli che non lo seguono, in modo da poter apportare miglioramenti e ottimizzare i processi.
I vantaggi del process mining sono molti e specifiche, tra cui la possibilità di trasformare le tue operazioni in modo da renderle più potenti e produttive che mai. Altri vantaggi sono i seguenti:
Non devi perdere troppo tempo a cercare anomalie o dati; basta premere un pulsante per eseguire il process mining da un registro di audit, utilizzare filtri e ricevere una notifica via e-mail quando l'estrazione è completa.
I registri eventi e le varianti possono essere difficili da comprendere, ma con gli strumenti giusti puoi utilizzare grafici interattivi dei processi, ispezionare percorsi specifici in dettaglio e utilizzare parametri predefinite per l'analisi delle prestazioni.
Poiché il process mining è un processo visivo, è semplice condividere i risultati dei dati, collaborare utilizzando le mappe dei processi e abilitare la governance e il controllo dei profili in base a determinati ruoli.
La maggior parte dei software di process mining ha una tecnologia di gestione dei miglioramenti integrata che tiene traccia delle iniziative di miglioramento esistenti e nuove e del valore di business dei miglioramenti dei processi.
Per mettere davvero in pratica i risultati del process mining, puoi integrare i parametri di analisi delle prestazioni e stabilire determinati benchmark che ti aiutino a monitorare i risultati del valore di business in base a specifiche iniziative di miglioramento.
Nella forza lavoro moderna, i leader aziendali non possono permettersi di perdere terreno quando si tratta di innovazione e miglioramento digitale. Il process mining sta diventando una fase aziendale essenziale perché i dati che raccoglie aiutano a identificare le tendenze, a ottimizzare le prestazioni e a fare previsioni utili per il futuro. Può ridurre i tempi di alcuni processi, tagliare i costi e ridurre gli investimenti, minimizzare gli sprechi e migliorare la qualità complessiva delle operazioni, rendendo la tua azienda ancora più competitiva.
Riducendo i costi ed eliminando le inefficienze nelle loro attività grazie a prove basate sui dati, i leader possono prendere decisioni sicure e obiettive su budget e risorse. In definitiva, si eliminano le congetture e la soggettività dell'esperienza umana e si apportano miglioramenti utilizzando informazioni basate sui fatti.
Il process mining utilizza le seguenti caratteristiche per estrarre informazioni dai registri eventi in modo che la tua azienda possa mapparle:
- Individuazione automatica dei processi: garantisce che l'individuazione dei processi avvenga automaticamente, in modo che l'estrazione dei modelli di processo da un registro eventi avvenga in modo efficiente.
- Controllo di conformità: monitora le deviazioni confrontando il modello di processo e i registri.
- Social network/organizational mining: individua modelli e relazioni tra gli eventi all'interno delle strutture di rete/organizzazione per migliorare le tecniche.
- Costruzione automatizzata di modelli di simulazione: utilizza modelli di simulazione automatizzati per prevedere l'impatto di tendenze o cambiamenti futuri sui processi.
- Estensione del modello: offre la flessibilità di estendere o migliorare i modelli esistenti quando si scoprono nuove informazioni.
- Riparazione del modello: filtra i comportamenti devianti nel modello utilizzando il controllo di conformità.
- Previsione dei casi: anticipa i risultati dei casi sulla base di indicatori chiave di prestazione e utilizzando le sequenze eseguite in precedenza.
- Raccomandazioni basate sullo storico: offre raccomandazioni utilizzando raccolte di dati e registri eventi passati.
I tre tipi principali di tecniche di process mining sono l'individuazione, la conformità e il miglioramento.
Come già detto, questo tipo di process mining utilizza i dati dei registri eventi per creare un modello di processo senza utilizzare modelli di processo precedenti per potenziarlo. Ciò significa che il modello creato viene sviluppato solo con i dati raccolti per quegli eventi isolati. Questo è il tipo di process mining più comune.
La conformità è un'altra forma di process mining, ma invece di basarsi solo sui dati in entrata, confronta la descrizione del processo con un modello di processo esistente per identificare eventuali variazioni. Questo è il modo principale per definire un modello o una prassi prevista e vedere come certi processi seguono o si discostano dallo standard.
Noto anche come extension mining, organizational mining o performance mining, l'enhancement process mining viene utilizzato per migliorare i modelli di processo esistenti. Questa tecnica estende o migliora un modello target utilizzando informazioni scoperte sul processo stesso.
Il process mining e il data mining non sono la stessa cosa, anche se entrambi fanno parte della gestione dei processi aziendali e utilizzano i dati per individuare modi migliori di gestire le operazioni. Il process mining è più specifico perché utilizza principalmente i dati dei registri eventi per generare modelli e migliorare un processo. Il data mining ha una portata molto più ampia e utilizza tutti i tipi di dati per osservare e prevedere i comportamenti di diversi processi e modelli aziendali.
Le aziende che utilizzano qualsiasi processo digitale ripetuto possono trarre vantaggio dal process mining e anche quelle che attualmente non utilizzano tali processi probabilmente abbracceranno l'era della trasformazione digitale per stare al passo con i concorrenti. Detto questo, praticamente ogni settore può utilizzare il process mining per ottimizzare le proprie operazioni. Ecco alcuni esempi.
Se stai cercando di rendere più efficiente o più sicuro il processo di richiesta di un prestito, il data mining ti aiuta a reagire più rapidamente alle vulnerabilità in materia di informazioni riservate e a scoprire dove i clienti e i dipendenti incontrano intoppi. Aiuta inoltre a verificare gli account, ad ampliare la base clienti e molto altro ancora.
È possibile ottimizzare le pipeline DevOps, far sì che i dati vadano dove devono andare e fornire software di alta qualità utilizzando il process mining. È particolarmente utile per creare un processo chiaramente documentato in modo che gli amministratori IT possano assicurarsi che i loro sistemi e workflow funzionino senza problemi.
Ottimizzando i processi e il flusso di dati, puoi anche ottenere una riduzione dei tempi di trattamento dei pazienti nel settore dell'assistenza sanitaria.
Se vuoi ottenere maggiori dati sul comportamento degli acquirenti per capire meglio le tendenze della tua clientela, il data mining può aiutarti a trovare questi modelli e ad aumentare le vendite.
Puoi monitorare e capire meglio i comportamenti e le prestazioni degli studenti grazie al monitoraggio dei dati e adattare i corsi e le pratiche in aula in base alle loro esigenze.
La conformità è una delle sfide più grandi quando si tratta di gestire la tua azienda e il data mining può aiutarti a mantenere la conformità del software individuando le deviazioni dannose.
Il data mining aiuta a mantenere attiva la catena di approvvigionamento grazie a tecniche che elaborano migliaia di dati provenienti dai magazzini e individuano le tendenze nelle prestazioni del magazzino.
Ogni anno che passa, il mondo delle imprese diventa sempre più digitalizzato e ottimizzato grazie a tecnologie e software avanzati, il che comporta una grande curva di apprendimento. In sostanza, il process mining aiuta le aziende a capire come interagiscono i loro processi e a isolare specifiche inefficienze in modo che, con la digitalizzazione e l'automazione dei processi, i leader aziendali possano apportare miglioramenti utilizzando un processo decisionale informato. Ciò significa che il process mining può rafforzare la gestione della catena di approvvigionamento aziendale, la pianificazione delle risorse, l'infrastruttura IT e molti altri aspetti di molti settori.
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Il Data mining dei processi nativo di ServiceNow offre valore in poche ore perché è costruito con il contesto e l'intelligence di tutti i workflow ServiceNow per favorire il miglioramento continuo dei processi. Il process mining avviene in background in tutte le tue operazioni, in modo che tu possa concentrarti sul tuo lavoro mentre il software fa il resto. Potrai quindi utilizzare le raccomandazioni, come l'automazione di alcuni processi o la rivalutazione delle aree in cui il tuo team ha bisogno di maggiore supporto.
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