Il self-service per dipendenti (ESS) è una tecnologia basata sul web all'interno dei sistemi HR aziendali che consente ai dipendenti di gestire le informazioni personali, accedere alle risorse ed eseguire attività amministrative in modo indipendente, migliorando l'efficienza e riducendo la dipendenza dai processi tradizionali cartacei o manuali.
Le aziende efficienti si basano su personale dedicato e di talento. Ma supportare questa forza lavoro richiede una notevole attività amministrativa. I reparti Risorse umane, in particolare, si trovano ad affrontare l'esigenza in continua crescita di migliorare efficienza e precisione. La gestione dei benefit delle retribuzioni, delle grandi quantità di documenti cartacei essenziali che portano via tempo e dei dati del personale tende a monopolizzare la maggior parte del tempo delle risorse umane, impedendo al reparto di diventare un asset strategico reale per l'azienda.
Il self-service per dipendenti è progettato per alleggerire gran parte di questo carico, attraverso la digitalizzazione e l'automazione delle attività importanti. Allo stesso tempo, ESS offre al personale un controllo più diretto sui propri dati.
In generale, ESS è disponibile per la forza lavoro tramite l'intranet o il portale dell'azienda. Queste piattaforme online per il coinvolgimento del dipendente offrono facile accesso a una Knowledge Base in cui è possibile effettuare ricerche e ad applicazioni web interattive che spesso combinano sistemi automatizzati e opzioni avanzate di supporto per gli utenti. Alcuni portali dedicati al personale includono anche forum o strumenti di discussione in stile social in cui trovarsi per discutere dei problemi, rispondere alle domande degli altri e lavorare insieme a possibili soluzioni
Come accennato in precedenza, ESS è una soluzione ai problemi dei reparti Risorse umane e del personale di cui si occupano. Da un lato, ESS semplifica il lavoro delle risorse umane rendendolo più efficace; dall'altro, offre al personale una maggiore visibilità e la possibilità di commentare le modalità di gestione dei propri dati. Come parte di più ampie strategie di coinvolgimento del dipendente, questi fattori contribuiscono a semplificare l'intero processo delle risorse umane e a migliorare l'esperienza dei dipendenti, creando un'organizzazione più efficiente, produttiva e conveniente.
ESS non è concepito per sostituire l'esperienza del team Risorse umane, ma per alleggerirlo da determinate attività ripetitive e consentire al personale di accedere in modo diretto a informazioni e funzionalità delle risorse umane. Ciò crea una serie di vantaggi per le organizzazioni dotate di ESS:
- Costi ridotti
In genere, le risorse umane dedicano la maggior parte del tempo a rispondere alle domande del personale e a trattarne i dati. ESS solleva il reparto Risorse umane da queste responsabilità, non solo facendolo diventare un partner più strategico in grado di concentrarsi su altre attività importanti, ma riducendo anche la necessità di assumere e formare ulteriori responsabili delle risorse umane.
- Gestione migliorata dei permessi
Grazie ai sistemi ESS è possibile automatizzare molti aspetti del processo di approvazione delle richieste di permesso. Il personale può operare all'interno del sistema per tenere traccia delle ore di permesso pagate e delle richieste inviate, che vengono inoltrate automaticamente attraverso i canali di approvazione corretti. I responsabili possono inoltre utilizzare ESS per tenere traccia dei giorni di malattia, identificare le tendenze orarie e migliorare la pianificazione delle assenze del personale. - Gestione più accurata delle spese
ESS semplifica il processo di gestione delle spese offrendo al personale un accesso semplificato ad approvazioni e rimborsi automatizzati. Il portale per i dipendenti consente di gestire le spese da qualsiasi dispositivo con connessione a Internet, per una gestione efficace anche in mobilità. - Gestione dei benefit semplificata
Con ESS gli utenti autorizzati possono monitorare e tenere traccia di tutte le informazioni rilevanti sui benefit del personale. Ciò non include solo i dettagli sulla copertura, la cronologia dei pagamenti e i contributi di datori di lavoro e dipendenti, ma anche una posizione centrale da cui rivedere le dichiarazioni, tenere traccia dell'idoneità e della partecipazione e iscriversi ai programmi di benefit. - Aumento dell'autonomia del personale
I portali personalizzati e altre soluzioni ESS consentono ai dipendenti di avere maggiore controllo. Grazie a efficienza e convenienza, ESS coinvolge e informa il personale, rendendolo in grado di assumersi maggiori responsabilità per la gestione delle risorse umane. - Migliore conformità
Le aziende che non rispettano le normative EEO, FMLA, OSHA e altre leggi e norme governative sono passibili di ingenti sanzioni. Le piattaforme self-service per dipendenti garantiscono accuratezza e responsabilità nelle operazioni di reporting relative alla conformità. Possono inoltre automatizzare i report, selezionare il formato corretto per le informazioni di conformità e informare gli utenti su eventuali aggiornamenti legislativi. - Accesso più chiaro alle informazioni
Grazie a un unico database centralizzato dove raccogliere tutte le informazioni delle risorse umane, il personale di tutti i livelli saprà esattamente dove trovare le risposte alle domande, le procedure approvate e i documenti di vitale importanza. - Analisi affidabili
I sistemi ESS consentono di raccogliere e tenere traccia di grandi quantità di dati di utilizzo. Grazie ai programmi di analisi integrati, i responsabili possono valutare l'efficacia delle campagne e delle iniziative e integrare dati affidabili sulle risorse umane nelle decisioni future.
Come risulta evidente dall'elenco dei vantaggi sopra indicati, la tecnologia self-service per dipendenti riveste un'importanza significativa nelle aziende moderne, contribuendo a migliorare le operazioni e il successo complessivo dell'organizzazione. Di seguito sono elencati diversi motivi fondamentali per cui la tecnologia ESS è così essenziale per il successo dell'intera azienda:
I sistemi ESS semplificano i vari processi HR, rendendoli più efficienti e meno dispendiosi in termini di tempo. Automatizzando le attività di routine (come le richieste di permesso, la creazione di report delle spese e la gestione dei benefit), il personale può completare queste attività in modo rapido e accurato senza la necessità di un massiccio intervento manuale. Questa maggiore efficienza si traduce in livelli di produttività più elevati in tutta l'organizzazione.
I reparti HR tradizionali possono essere frenetici, spesso sommersi da documenti cartacei, inserimento dei dati e attività ripetitive. La tecnologia ESS alleggerisce questo carico, consentendo al personale di assumere il controllo delle proprie responsabilità relative alle risorse umane. Quando i dipendenti gestiscono le proprie informazioni personali, richiedendo permessi e accedendo ai documenti fondamentali in modo indipendente, i team Risorse umane possono concentrarsi su iniziative strategiche e sul tipo di questioni complesse che richiedono una vera competenza. Ciò migliora il ruolo delle risorse umane come partner strategici all'interno dell'organizzazione.
I sistemi ESS contribuiscono a creare un ambiente di lavoro positivo offrendo al personale maggiore autonomia nelle proprie attività legate alle risorse umane. Questa responsabilizzazione promuove un senso di proprietà e responsabilità, che può contribuire notevolmente ad aumentare la soddisfazione complessiva sul lavoro. Quando il personale può accedere con facilità alle informazioni, a risposte rapide alle richieste e a un'esperienza utente fluida, è più propenso a sentirsi coinvolto e motivato nel proprio ruolo.
ESS è un'ampia categoria di gestione delle risorse umane, con molti tipi di sistemi diversi per una vasta gamma di settori. Ciononostante, i sistemi più efficaci tendono a condividere determinate funzioni, tra cui:
Le organizzazioni possono utilizzare i sistemi ESS per creare, pianificare e condividere contenuti importanti con reparti e dipendenti tramite diversi canali, tra cui e-mail di massa, annunci, link e altri contenuti da distribuire tra il personale. I destinatari possono essere filtrati in base a una vasta gamma di criteri, come il titolo professionale e la posizione.
Le pagine con gli elenchi delle cose da fare all'interno di ESS mostrano a colpo d'occhio tutte le attività attualmente assegnate a una determinata persona. Indicano inoltre le condizioni da soddisfare per far sì che l'attività venga contrassegnata come completata. Il personale può disporre e organizzare le attività future e applicare filtri per visualizzare solo alcune attività specifiche.
Dipendenti e responsabili delle risorse umane possono visualizzare facilmente le richieste aperte, revisionare quelle passate e controllare lo stato di richieste specifiche e attuali, tutto da un'unica pagina.
Una Knowledge Base per il personale è un database in cui è possibile ricercare informazioni utili e rilevanti per le risorse umane. I dipendenti possono trovare rapidamente risposta alle domande più comuni e link a importanti strumenti, moduli e così via.
Con un organigramma ESS, il personale può visualizzare la struttura dell'azienda nel suo intero: dipendenti, qualifiche professionali, responsabilità e molto altro.
Le opzioni di live chat nella piattaforma ESS consentono al personale di interagire in tempo reale con gli agenti del servizio di assistenza. È sufficiente selezionare un argomento di conversazione da un elenco di categorie.
I forum dei dipendenti all'interno del sistema ESS offrono uno spazio in cui interagire, farsi coinvolgere, collaborare e trovare soluzioni ai problemi.
Questi vantaggi contribuiscono a migliorare l'esperienza clienti. I clienti apprezzano stime precise dei tempi di arrivo, tempi di attesa minimi e la comodità di poter tenere traccia delle consegne e delle richieste di servizio in tempo reale. Il software di invio aiuta i service provider a soddisfare e superare le aspettative dei clienti, aumentando la soddisfazione e la fidelizzazione della clientela.
I sistemi ESS più efficaci tendono a essere offerti da fornitori terzi che mettono a disposizione risorse e indicazioni per garantire che le aziende client dispongano di tutto ciò di cui hanno bisogno per ottenere il massimo dalle soluzioni ESS adottate. Detto questo, le organizzazioni possono migliorare l'efficacia delle soluzioni self-service in diversi modi. Per l'implementazione di ESS è bene considerare le seguenti best practice:
- Adoperarsi per la pertinenza
Un componente importante della maggior parte dei sistemi self-service per dipendenti è la Knowledge Base. Ma quali informazioni deve includere la Knowledge Base di un'organizzazione? Ovviamente, questo aspetto cambia da azienda ad azienda e da settore a settore, ed è per questo che è fondamentale che le organizzazioni assumano un ruolo attivo per assicurarsi di disporre delle informazioni più pertinenti e accurate possibili. Partendo dalle più comuni domande e richieste dei dipendenti e allargandosi per includere i dati di analisi dei motori di ricerca relativi alle ricerche pertinenti, le organizzazioni possono garantire che le informazioni della Knowledge Base siano utili e complete. - Concentrarsi sulla facilità d'uso
I portali self-service devono essere completi e informativi, ma tutte le informazioni del mondo sono inutili se i dipendenti non riescono a navigare al loro interno. Proprio come i clienti, i dipendenti e altri utenti interni desiderano un'esperienza piacevole e semplificata per l'uso dei prodotti. Un ESS efficace mette l'esperienza al centro grazie a un design intuitivo, funzioni di ricerca di facile utilizzo e dati rappresentati visivamente. - Ottimizzare ESS per l'uso su dispositivi mobili
ESS non deve essere limitato all'ufficio. Il personale apprezza la libertà di poter gestire i propri dati durante gli spostamenti grazie al self-service ottimizzato per i dispositivi mobili. Questo aspetto è particolarmente rilevante per lavorare con una forza lavoro che opera da remoto. Grazie all'app per dispositivi mobili dedicata o all'accesso basato su browser che offre funzionalità complete e usabilità anche su schermi touch più piccoli, i dipendenti possono accedere alle informazioni fondamentali ed eseguire attività essenziali in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. - Integrare le funzioni di gestione del caso
Trovare risposte alle domande è parte essenziale di ESS, ma solo una parte. Per portare l'attività a un livello superiore, è necessario includere la funzionalità di gestione del caso. Automatizzando le richieste dei dipendenti, fornendo indicazioni essenziali e passaggi successivi e includendo opzioni di supporto affidabili, è possibile garantire che il personale riceva il supporto di cui ha bisogno, al momento giusto e senza dover accedere a un sistema a parte. - Assicurarsi che ESS sia agevole
Quando scelgono una soluzione ESS, le organizzazioni devono dare priorità alle piattaforme con un design orientato al consumatore. I design di questo tipo sono realizzati su misura per imitare le interfacce e la navigazione intuitive con cui il personale ha a che fare nella propria vita quotidiana. In altre parole, i dipendenti devono sentirsi a proprio agio nell'effettuare l'accesso, esplorare l'interfaccia e utilizzare le funzionalità senza dover affrontare curve di apprendimento ripide. Ciò contribuirà a migliorarne l'adozione da parte degli utenti. - Dare priorità alla formazione
Garantire che i team Risorse umane e il personale siano competenti nell'utilizzo del portale ESS è essenziale per garantirne un'implementazione di successo. Cerca fornitori ESS che offrano un supporto clienti dedicato e l'accesso a risorse e indicazioni utili, in quanto ciò aiuterà i professionisti Risorse umane a sentirsi sicuri nell'utilizzare il sistema ESS al massimo delle sue potenzialità. Le organizzazioni devono inoltre investire in sessioni di formazione del personale e fornire una documentazione completa per i casi d'uso di ESS più comuni.
Sebbene i vantaggi derivanti dall'implementazione della tecnologia self-service per dipendenti siano sostanziali, le organizzazioni devono essere consapevoli delle difficoltà che possono incontrare durante il processo di implementazione. Superare queste sfide è fondamentale per garantire una distribuzione ESS di successo.
L'implementazione della tecnologia ESS comporta un investimento iniziale significativo in termini di tempo e risorse. Le organizzazioni devono dedicare del tempo alla scelta della giusta soluzione ESS, alla relativa personalizzazione in base alle proprie esigenze specifiche, nonché alla formazione dei team Risorse umane e del personale affinché sappiano utilizzare in modo efficace la piattaforma. Potrebbero esservi inoltre dei costi associati alle licenze software, alla configurazione dell'infrastruttura e alla migrazione dei dati.
Soluzione: Inizia effettuando una valutazione completa delle esigenze per identificare requisiti organizzativi specifici, quindi utilizza tali informazioni quando scegli la soluzione ESS per garantire che sia in linea con gli obiettivi stabiliti. Assegna un budget al progetto di implementazione di ESS che tenga conto sia dei costi iniziali che di quelli costanti. Quando effettui la scelta finale, opta per un fornitore ESS che offra scalabilità. I sistemi scalabili crescono a seconda alle esigenze dell'organizzazione, riducendo la necessità di investimenti aggiuntivi frequenti.
La tecnologia ESS richiede una manutenzione e un monitoraggio continui per garantirne prestazioni ottimali. Con l'evoluzione dei processi aziendali, il sistema ESS richiederà quasi certamente aggiornamenti, miglioramenti e correzioni di bug regolari. Garantire la sicurezza dei dati e la conformità alle normative in continuo cambiamento è una responsabilità continua. Senza una manutenzione e un monitoraggio adeguati, l'efficacia del sistema ESS può diminuire nel tempo.
Soluzione: Non cercare di posticipare o ignorare aggiornamenti di sistema importanti. Crea invece un team di supporto IT dedicato responsabile del monitoraggio e della manutenzione continui del sistema ESS. Rimani al passo con gli aggiornamenti software e le patch di sicurezza offerti dal fornitore ESS, poiché questi aggiornamenti spesso includono miglioramenti, correzioni di bug e miglioramenti della sicurezza. Incoraggia il personale a fornire feedback sulla funzionalità e sull'usabilità del sistema ESS e ad applicare tali dati per adattare in modo incrementale il sistema così da soddisfare meglio le esigenze e le preferenze in continua evoluzione degli utenti ESS.
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