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Che cos'è Inventory Management?

Inventory Management descrive tutti i processi e gli strumenti per il sourcing, l'immagazzinamento e l'utilizzo dell'inventario di un'azienda, comprese le materie prime e le merci.

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In poche parole, Inventory Management è in grado di garantire che un'azienda disponga sempre degli articoli giusti, nei punti giusti, nelle quantità giuste, al momento giusto e al prezzo e al costo giusto.

Inventory control è un sottoinsieme di Inventory Management, focalizzato specificamente sulla gestione delle scorte attualmente conservate in magazzino. Inventory control è progettato per garantire un'efficiente conservazione e organizzazione di tali scorte, riducendo gli investimenti in termini di tempo e costi associati al controllo dell'inventario.

Inventory management precede Inventory control, poiché include ogni aspetto dell'inventario, tra cui produzione, supply chain, evasione degli ordini, vendite, e reporting. Di conseguenza, disporre di una gestione dell'inventario affidabile è essenzialmente un prerequisito per un controllo dell'inventario efficace.

  • Prodotti finiti e in vendita
    Prodotti pronti per essere venduti ai/alle clienti.
  • Beni MRO
    Manutenzione, riparazione e merci operative: inventario non destinato alla vendita, ma che supporta il processo di produzione.
  • Materie prime
    Inventario essenziale da cui si ricavano i prodotti finiti.
  • Scorte di sicurezza
    Ulteriori scorte finite sono disponibili per soddisfare le carenze dei fornitori o gli aumenti imprevisti della domanda.
  • In fase di lavorazione
    Prodotti non ancora finiti, merci in vendita che non hanno completato il processo di produzione.

In molti casi, l'inventario di un'organizzazione è la sua identità. Oltre a essere una risorsa preziosa, l'inventario può essere la connessione principale di un'azienda con i/le clienti. Se l'inventario non è disponibile quando e dove è necessario, i/le clienti potrebbero rimanere facilmente scontenti/e. Allo stesso tempo, le eccedenze e i resi comportano un massiccio consumo di risorse aziendali. E questa è solo la punta dell'iceberg.

Semplifica il business

Soddisfare la richiesta di scorte da parte dei/delle clienti senza eccedere è una sfida estremamente delicata. Da un lato, le aziende che hanno un inventario troppo esiguo rischiano di perdere i/le clienti, ma ci sono anche dei pericoli nel conservare troppe scorte. Le organizzazioni che si ritrovano con un inventario significativamente superiore a quello necessario dovranno probabilmente pagare per immagazzinare l'eccesso, scontare severamente la merce per incoraggiare i/le clienti ad acquistare di più, o addirittura eliminare le scorte indesiderate rendendole una perdita totale.

L'inventario è un organismo complesso che richiede osservazione, analisi e adattabilità ravvicinate. Con un Inventory management efficace, le organizzazioni possono ridurre i costi e migliorare i processi importanti, semplificando il business e consentendo un aumento dei ricavi.

Aumenta la soddisfazione dei/delle clienti

La capacità di un'organizzazione di evadere gli ordini e offrire prodotti ai/alle clienti ha un impatto significativo sul suo successo complessivo. Questo va oltre gli acquisti singoli e gli ordini puntuali. Quando un'azienda manca una consegna, sbaglia i prodotti o non è in grado di consegnare in tempo, le aspettative dei/delle clienti si abbassano. I/le clienti delusi/e sono meno propensi a rivolgersi a quell'organizzazione in futuro, indipendentemente dal fatto che l'azienda intraprenda o meno le misure necessarie per risolvere i problemi.

Inoltre, sebbene inventory management sia importante nei settori B2C, potrebbe essere ancora più essenziale per il B2B. Le aziende hanno scadenze e obiettivi da gestire e se l'inventario su cui fanno affidamento non è disponibile quando ne hanno bisogno, potrebbero rimetterci in termini di vendite, profitti e produttività.

Fa crescere le organizzazioni

Le piccole aziende con un unico magazzino sono più propense a gestire manualmente i propri prodotti e componenti. Ma con la crescita dell'attività, crescono anche le dimensioni e la complessità dell'inventario. Una crescente base di clienti potrebbe richiedere nuove linee di produzione, che a loro volta richiedono nuovi impianti di produzione e così via.

L'applicazione nelle prime fasi di un efficace sistema di Inventory management, prima che l'azienda inizi a espandersi, può aiutare a eliminare molti dei problemi di crescita legati all'inventario che derivano da una rapida espansione. Man mano che un'azienda cresce, può continuare a gestire efficacemente il proprio inventario per soddisfare le esigenze dei/delle clienti.

La verità è che il modo in cui un'azienda gestisce il suo inventario è in grado di influenzare molti aspetti diversi dell'attività, dal magazzino e dalla pianificazione, all'esperienza della clientela, alla sicurezza e alla conformità, fino all'importantissimo risultato economico.

Inventory Management è essenzialmente una strategia per tenere traccia di prodotti e componenti man mano che si spostano attraverso la produzione, i fornitori, le scorte disponibili, le vendite, ecc. Molte organizzazioni scelgono di integrare un'analisi o previsioni più approfondite nel proprio approccio, ma il cuore e l'attenzione di Inventory Management saranno sempre l'inventario stesso.

Il funzionamento di Inventory Management dipende in gran parte dalle dimensioni dell'azienda e dal tipo di prodotto gestito. Ad esempio, le organizzazioni che trattano prodotti non deperibili, che difficilmente diventeranno obsoleti, possono semplicemente conservare le proprie merci per lunghi periodi di tempo per attendere periodi di bassa domanda. Tuttavia, per la maggior parte delle aziende, non è possibile accumulare scorte: cibo, abiti, dispositivi elettronici e molto altro, ciascuno ha una durata di conservazione prevista, dopo la quale il valore dell'articolo si riduce in modo significativo.

Inventory Management opera attraverso la catalogazione e la semplificazione dell'acquisto o della produzione di tali prodotti. Aiuta le organizzazioni a calcolare meglio le dimensioni ottimali dell'inventario e a determinare quali scorte devono trovarsi in una determinata sede in un dato momento.Inventory Management aiuta anche a gestire la merce in magazzino e a controllare la quantità di prodotti in vendita, a prelevare la merce per evadere gli ordini e a garantire che le spedizioni ai/alle clienti siano gestite correttamente.

Esistono diverse tecniche per aiutare le organizzazioni a gestire meglio le proprie scorte. Queste includono:

  • Analisi dell'inventario ABC
    Classifica le merci in diversi livelli, in base ai prodotti che forniscono il maggior ritorno in termini di profitto.
  • Ordini arretrati
    Consente ai/alle clienti di effettuare ordini per scorte non ancora disponibili.
  • Spedizioni in blocco
    Fornisce grandi quantità di articoli a un prezzo scontato.
  • Consegna
    Consegna merci senza acquistarle da un fornitore o una fornitrice; pagale solo dopo la vendita.
  • Docking incrociato
    Riduce la necessità di stoccaggio a lungo termine; i prodotti vengono consegnati in magazzino e quindi immediatamente preparati per la spedizione in un punto vendita.
  • Conteggio dei cicli
    Conta regolarmente piccole quantità di inventario senza eseguire una procedura di inventario completa.
  • Dropshipping
    Affida la gestione delle scorte a una società esterna.
  • Inventario JIT
    Mantiene il minor numero possibile di giacenze in magazzino, per evitare i pericoli dell'eccesso di scorte.

Il monitoraggio e il controllo delle scorte man mano che si spostano dalla produzione ai fornitori, fino allo stoccaggio e infine nelle mani dei/delle clienti, si articola in cinque fasi essenziali:

Acquisto

La fase di acquisto descrive le fasi associate all'acquisto di prodotti completati dai produttori per la vendita ai/alle clienti o all'acquisto delle materie prime utilizzate nella costruzione di prodotti.

Produzione

Questa fase si applica solo alle aziende che producono i propri beni; la produzione gestisce la fabbricazione di prodotti a partire da materie prime.

Conservazione delle scorte

Le materie prime e i beni pre-venduti devono essere conservati in modo efficace. La conservazione delle scorte gestisce lo stoccaggio e garantisce un inventario accurato.

Vendite

La fase di vendita fa riferimento al processo di scambio di beni e prodotti ai/alle clienti in cambio di un pagamento.

Reporting

Infine, la generazione di report (Reporting) è una fase essenziale per determinare la quantità di scorte vendute, il profitto generato dall'inventario e le aree in cui i processi possono essere migliorati.

Proprio come esistono molti tipi diversi di inventario, esistono anche molti modi diversi per migliorare la gestione dell'inventario in tutta l'organizzazione. Di seguito sono riportate le Best practice comunemente utilizzate per la gestione dell'inventario:

Dare priorità all'inventario in base alla domanda

Idealmente, ogni prodotto deve essere gestito in modo da garantire efficienza e precisione ottimali. Tuttavia, man mano che le organizzazioni iniziano a implementare Inventory Management, potrebbe essere utile concentrare prima i propri sforzi sui beni più richiesti. Con gli articoli più venduti, le organizzazioni possono poi concentrarsi sull'inventario meno importante.

Crea un'unica fonte di dati in tempo reale

Una gestione dell'inventario efficace dipende dalla precisione e dall'aggiornamento dei dati. Le soluzioni software per la gestione dell'inventario sono in grado di aggiornarsi costantemente, fornendo informazioni in tempo reale sull'inventario. Mantieni queste informazioni in un'unica posizione basata su cloud in modo che rimangano coerenti in tutta l'organizzazione. L'aggregazione perpetua dei dati consente inoltre una migliore analisi dell'inventario.

Applica l'automazione ove possibile

Un altro vantaggio reso possibile dal software di gestione dell'inventario è la capacità di automatizzare parte o addirittura la totalità di una supply chain. La gestione automatizzata dell'inventario migliora la precisione dei dati e consente ai/alle dipendenti di concentrarsi su altre task. Inoltre, l'analisi automatizzata aiuta a migliorare la previsione della domanda, consentendo alle organizzazioni di prevedere meglio l'inventario di cui avranno bisogno in qualsiasi momento.

Utilizza FIFO o LIFO

FIFO è l'acronimo di "First in, first out" e garantisce che gli articoli più vecchi vengano consegnati e venduti prima di quelli più recenti. LIFO significa "last in, first out" e dà invece priorità agli elementi più recenti rispetto a quelli più vecchi. Gli articoli deperibili dovranno naturalmente seguire un approccio FIFO in modo che gli articoli più vecchi possano essere venduti prima che non siano più validi. Tuttavia, i venditori di articoli non deperibili dovrebbero prendere in considerazione LIFO, per ridurre al minimo il costo di una riorganizzazione costante dei prodotti conservati in magazzino.

Affidati a soluzioni mobili

Un sistema di inventario con codice a barre può rendere l'inventario un processo più semplice e veloce. Le soluzioni mobili lo fanno ulteriormente, non solo consentendo ai/alle dipendenti del magazzino di eseguire scansioni e caricare le quantità di inventario in un database centrale, ma anche fornendo dati essenziali ai venditori e al personale di gestione da qualsiasi parte del mondo.

Crea il rapporto con il fornitore o fornitrice

Una gestione efficace dell'inventario dipende fortemente dall'affidabilità dei fornitori. Allo stesso tempo, i fornitori possono essere una buona fonte di dati sulle tendenze emergenti. Infine, i fornitori amichevoli potrebbero anche essere più disposti a offrire migliori opzioni di prezzo alle organizzazioni che portano e vendono i propri prodotti. In ogni caso, è essenziale una solida relazione con i fornitori.

Mantieni delle scorte di sicurezza

Le scorte di sicurezza si riferiscono alle merci che vengono tenute a disposizione per essere utilizzate in caso di carenza di produzione. Quando la domanda aumenta ma l'offerta non è in grado di farlo, le scorte di sicurezza possono aiutare le aziende a evadere gli ordini che altrimenti essere disattesi.

Bundle e kit

Il raggruppamento dei prodotti (chiamato anche "kitting di inventario") descrive il raggruppamento di singoli articoli da vendere insieme. La creazione di bundle può aiutare a eliminare i problemi associati a inventari vecchi o indesiderati, a semplificare il monitoraggio e la gestione delle scorte e ad aumentare il valore complessivo degli ordini, riducendo allo stesso tempo i costi di spedizione.

Investi in Inventory Management

Senza soluzioni di gestione dell'inventario digitale accurate, le organizzazioni corrono il rischio di errori umani che creano problemi importanti. Piattaforme di gestione dell'inventario affidabili contribuiscono a garantire l'accuratezza dei dati e l'analisi in tempo reale.

Ciò consente alle organizzazioni di dedicare meno tempo e impegno al tracciamento delle merci, concentrandosi invece sulla connessione con i/le clienti.

Inventory Management è molto più che un semplice trasferimento delle merci da una sede a un'altra. Per garantire una disponibilità ottimale a costi giusti, le organizzazioni dipendono da strumenti, macchine e hardware essenziali. ServiceNow Hardware Asset Management (HAM) automatizza i processi del ciclo di vita di queste risorse utilizzando workflow interfunzionali. Tieni traccia e gestisci risorse e hardware essenziali, rinnova o ritira le risorse meno recenti e assicurati che le attrezzature e i macchinari utilizzati siano mantenuti in condizioni ottimali, in modo che i tuoi servizi aziendali possano proseguire senza problemi. HAM offre visibilità e supporto, in modo da poter fornire ai/alle dipendenti i beni e i prodotti di cui hanno bisogno.

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