이러한 결과를 가능하게 하는 것이 바로 구매 관리입니다.
구매 관리는 구매의 기본적인 목적을 지원합니다. 즉, 비즈니스가 적절한 비용으로 적절한 상품과 서비스를 구매하여 운영을 뒷받침할 수 있도록 돕습니다. 이를 위해 구매 팀은 다음과 같은 몇 가지 주요 작업을 처리해야 합니다.
- 지출의 정확성과 책임성을 위해 PO(구매 주문서)를 생성하여 트랜잭션을 문서화하고 승인합니다.
- 기간 계약을 통해 공급자와의 장기 계약 관계를 수립하여 안정적인 가격과 지속적인 공급을 확보합니다.
- 비용, 품질, 납품 측면에서 최적의 가치를 협상하고, 공급 및 서비스를 획득하여 비즈니스 요구 사항을 충족합니다.
- 잉여 자산과 장비를 처분하여 자원을 최적화하고 비용을 회수하고 보관 또는 폐기와 관련된 불필요한 비용을 방지합니다.
- 구매 결정이 운영 요구 사항을 지원할 수 있도록 구매를 프로젝트 요구 사항에 맞춰 조정합니다.
- 지출을 투명하게 유지하여 구매 결정에 대한 가시성을 제공합니다.
구매의 첫 번째 단계는 비즈니스 요구 사항과 시기를 결정하는 것입니다. 여기에는 제품 또는 서비스 사양 정의, 수요 평가 및 과거 데이터를 사용한 향후 요구 사항 예측이 포함됩니다.
기업이 협력하기로 선택한 벤더의 유형에 따라 많은 것이 달라지므로 구매팀은 가격, 서비스 수준, 생산 역량, 규정 준수와 같은 요인에 따라 잠재적 공급자를 평가해야 합니다. 이 단계는 TPRM(외부 공급업체 위험 관리)과 밀접한 관련이 있으며, 옵션 비교를 위해 신규 벤더를 조사하거나 공식 RFx(정보, 제안 또는 견적 요청)를 발행하는 작업이 포함될 수 있습니다.
계약을 마무리하기 전에 잠재적 위험 및 규정 준수 여부를 평가해야 하기 때문에 이 단계는 공급자 선정과 중복되는 경우가 많습니다. 구매팀은 공급자 자격 증명을 확인하고 업계 규정 준수 여부와 잠재적 파트너의 재무 안정성을 평가함으로써 실사를 수행합니다. 온보딩에는 신규 공급자를 구매 시스템에 통합하는 과정이 포함됩니다.
공급자를 선정하고 나면 구매팀의 다음 책임은 협상입니다. 가격, 납품 일정, 서비스 조건 및 기타 계약 세부 정보 등을 모두 논의하게 됩니다. 직접 협상은 최적의 가치를 확보하는 동시에 기대치를 명확하게 정의하는 데 도움이 됩니다.
PO는 구매 수량, 비용, 사양 및 조건을 자세히 설명하며 이전 단계에서 합의된 거래를 승인하는 공식 문서입니다. PO는 구매자와 공급자 사이의 명확성을 높여주고, 주문 처리를 위한 기본적인 참조의 역할을 합니다.
납품 시 구매팀은 배송물을 검토하여 합의된 사양 및 품질 표준과 일치하는지 확인합니다. 구매 주문서, 송장, 수령 문서를 비교하는 ‘3자 대조’ 프로세스는 정확성을 확인하는 데 도움이 됩니다. 불일치가 발생할 경우, 기업은 주문을 거부하거나 공급자와 협력하여 문제를 해결할 수 있습니다.
상품이나 서비스가 예상대로 제공되었음을 확인한 후, 외상 매입금 송장을 처리합니다. 이 단계에서는 지급이 계약 조건에 따라 이루어지게 하고 자금이 지급되기 전 모든 서류가 완비되었는지 확인합니다.
상세한 구매 기록은 감사를 지원하고, 세금 규정을 준수하며, 향후 구매 결정에 대한 정보를 제공하는 데 매우 유용합니다. 또한 구매팀은 성과 데이터를 사용하여 공급자를 평가하고 지속적인 품질을 보장하여 장기적인 파트너 관계를 강화합니다.
구매 관리는 비즈니스가 필요한 물품과 서비스를 효율적이고 비용 효과적으로, 그리고 회사 정책을 준수하면서 획득할 수 있도록 보장합니다. 간단히 말해, 구매 관리는 구매 프로세스를 완성하게 하기 위해 존재합니다.
잘 짜여진 구매 관리 전략은 큰 영향을 미치며, 비용 절감을 통해 비즈니스의 단기적인 재무 상태를 개선하는 동시에, 지출과 공급자 성과에 대한 더 큰 가시성을 제공하여 장기적인 재무 계획에서도 중요한 역할을 수행합니다. 마찬가지로 구매 관리를 통해 물류 운영이 직면하는 위협을 명확하게 파악할 수 있으므로 공급망 위험 관리에도 도움이 됩니다.
구매 관리의 이점
효과적인 구매 관리는 위에서 언급한 대략적인 이점을 바탕으로,보다 구체적인 이점을 제공합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.
- 지출 절감
구매 관리는 비즈니스가 더 나은 계약을 협상하고 공급업체를 통합하며 불필요한 구매를 줄이는 데 도움이 됩니다. - 위험 완화
효과적인 구매 프로세스는 기업이 공급자 신뢰성, 계약 분쟁 및 규정 준수 위반과 관련된 위험을 최소화할 수 있도록 지원합니다. - 품질 향상
표준화된 구매 관행을 통해 기업은 양질의 제품과 서비스를 조달할 수 있습니다. - 가시성 향상
중앙 집중식 구매 관리를 통해 구매 결정, 공급자 성과 및 전체 지출에 대한 투명성을 높일 수 있습니다. - 규정 준수 강화 및 위험 관리
구매 관리는 회사 정책, 산업 규정 및 계약상 의무의 준수를 위해 규정 준수 관리를 지원합니다. 또한 표준화된 프로세스를 통해 승인, 공급업체 자격 평가 및 감사 요구 사항을 충족하면 규정 위반 및 재정적 처벌의 위험을 줄일 수도 있습니다. - 민첩성 향상
구매를 사후 대응적인 백오피스 기능에서 비즈니스 성장을 위한 능동적이고 전략적인 요소로 전환하는 기업이 많아지고 있습니다. 잘 관리된 구매 프로세스를 통해 보다 빠르게 의사 결정을 내릴 수 있으며 시장 변화에 적응하고 새로운 기회를 잡는 기업의 역량이 강화됩니다.
구매팀은 공급자 관계 관리, 거래 감독, 비즈니스 목적 지원을 위한 구매 전략 조정에서 적극적인 역할을 수행합니다. 이 팀의 책임은 대부분 구매에 집중되어 있지만, 구매 관리 이면의 실제 업무는 지출 패턴 분석, 위험 평가, 구매 효율성을 높이기 위한 내부 이해 관계자와의 협력 등 지원 작업을 통해 이루어집니다.
구매팀의 주요 책임에는 다음이 포함됩니다.
- 공급자 관계 최적화
- 구매 워크플로우 표준화
- 구매 성과 추적
- 규정 준수 및 위험 관리
- 계약 이행 보장
- 재무 계획 지원
- 단일 벤더에 대한 의존도를 줄이기 위한 공급자 다각화
수동 구매 프로세스는 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉬우며 확장하기 어렵습니다. 이럴 때는 자동화가 답입니다. 구매 주문서 승인, 송장 처리, 지급 조정 등의 구매 작업을 자동화하면 관리 작업 부하가 줄고 트랜잭션 시간이 단축됩니다. AI 자동화는 최첨단 AI(인공 지능)를 채택하여 자동화 솔루션의 효율성을 더욱 개선해줍니다. 디지털화도 마찬가지로 정확성을 높여 주는데, 디지털 구매 소프트웨어를 사용하는 조직은 지출을 더 쉽게 추적하고 향후 의사 결정에 필요한 귀중한 인사이트를 얻을 수 있습니다.
구매팀은 승인된 벤더 목록을 유지관리하고, 가격, 신뢰성 및 서비스 품질과 같은 요인을 기반으로 공급자를 평가하며, 계약 조건이 꾸준히 가치를 제공할 수 있도록 정기적으로 계약을 검토해야 합니다. 강력한 벤더 관리 접근 방식은 장기적인 공급자 관계를 구축하는 동시에, 필요에 따라 성과가 저조한 벤더를 대체할 수 있는 유연성을 제공합니다.
지속적으로 교육을 제공하면 구매 전문가는 업계의 변화에 적응하고 구매 관리와 관련된 영역에서 기술을 향상시킬 수 있습니다. 이는 기존 팀을 개선할 수 있는 기회이며, 인력이 줄거나 또는 예산 제약이 있는 시기에 특히 중요할 수 있습니다. 자동화 및 프로세스 최적화를 통해 여유 시간을 확보할 수 있기 때문입니다. 구매 직원들이 업계 동향, 신기술, 규제 변화에 대한 최신 정보를 숙지할 수 있도록 교육 프로그램에 투자하고, 관련 기술을 개발하고 개선할 수 있도록 지원하세요. 공급망 관리 및 구매 분석에 대한 경험을 갖춘 전문가를 채용하면 팀의 비용 절감 역량을 더욱 강화할 수 있습니다.
공급자는 잘 알고 신뢰하는 비즈니스와 협력하기를 원합니다. 이러한 관계를 구축하면 가격 책정 개선, 서비스 품질 향상, 납품의 신뢰성 강화로 이어집니다. 구매팀은 벤더와 열린 소통을 유지해야 합니다. 이를 통해 명확한 기대치를 설정할 수 있고, 문제 발생 시 공동으로 해결책을 모색할 기회가 마련되기 때문입니다. 또한 백업 공급자가 있으면 공급망 중단 시에도 비즈니스 복원성을 확보할 수 있습니다. 정기적으로 성과를 검토하면 비즈니스는 벤더의 신뢰성을 평가하고 데이터에 기반해 향후 파트너십에 대한 의사 결정을 내릴 수 있습니다.
구매 관리에서는 일관성이 핵심입니다. 표준화된 구매 프레임워크는 구매 활동 및 기타 관련 작업을 관리하기 위한 명확한 지침을 제공합니다. 이 프레임워크는 공급자 선정, 계약 협상, 구매 승인 및 기록 보관 절차를 명확하게 설명해야 합니다. 제대로 된 프레임워크는 비효율성을 줄이고 보다 체계적인 구매 프로세스를 만들 수 있습니다.
지출 분석을 수행하면 비즈니스는 경비를 추적하고 추세를 살펴보며 비용 절감의 기회를 모색할 수 있습니다. 구매 내역, 공급자 성과 및 계약 가격을 검토함으로써 구매팀은 더 나은 거래를 협상하고 예산 편성 전략을 최적화할 수 있습니다.
구매는 독립적으로 운영해서는 안 되며, 재무, 인벤토리 관리, 공급망 조정 및 기타 관련 시스템과 연결될 때 가장 효과적으로 기능합니다. 구매 도구와 회계 및 ERP(기업 자원 관리) 플랫폼을 연결하면 데이터 사일로를 줄이고 워크플로우를 개선할 수 있습니다. 구매 데이터와 재무 보고 솔루션을 통합하면 비즈니스는 실시간으로 지출을 추적하고, 중복 프로세스를 제거하며, 포괄적인 인사이트를 바탕으로 정보에 입각한 구매 결정을 내릴 수 있습니다. 최적의 구매를 위해서는 모든 관련 시스템에서 모든 물류 및 관련 데이터를 사용할 수 있어야 합니다.
ServiceNow의 재무 및 공급망 자동화 도구 제품군은 모든 단계에서 구매 효율성을 뒷받침합니다. 소싱 및 구매 운영은 구매 워크플로우를 간소화하고 승인을 자동화하며 공급자 관리를 강화합니다. 공급자 라이프사이클 운영은 통합된 디지털 경험을 통해 공급자 관계를 개선합니다. 외상 매입금 운영은 결제 프로세스를 가속화하여 오류를 줄이고 조기 결제 할인 혜택을 제공합니다. 자동화 엔진은 구매팀이 반복적인 행정 작업이 아닌 가치가 높은 작업에 집중할 수 있도록 지원합니다. 또한 ServiceNow는 직원들이 올바른 결정을 내리는 데 필요한 데이터와 인사이트를 활용하여 비즈니스를 지원할 수 있도록 이 모든 것을 통해 실시간 가시성과 제한 없는 공동 작업을 제공합니다.
지금 ServiceNow 데모를 시청하고 구매를 단순한 거래에서 전략적 영역으로 확장해 보세요.