Microsoft Word でのナレッジ記事の作成

  • リリースバージョン: Washingtondc
  • 更新日 2024年02月01日
  • 読む6読むのに数分

    • Microsoft Word でナレッジ記事を作成し、Word を使用してコンテンツを作成して共同作業します。

    始める前に

    手順

    1. Microsoft 365 アプリランチャーからアイコンを選択して、Office 365 アカウントから Microsoft Word アプリを起動し、Word ドキュメントを開きます。
      詳細については、「Office 365 アプリランチャーの使用」を参照してください。
    2. [新規] セクションで、[新規空白ドキュメント (New blank document)] をクリックするか、既存の Microsoft Word ドキュメントを開きます。
    3. Word ドキュメントの [ホーム] タブで、ナレッジアイコン (ナレッジアイコン) をクリックします。
    4. Word ドキュメントの [Knowledge Management] ペインで、 [記事の作成] をクリックします。
    5. [ナレッジ] フォームのフィールドに記入します。
      表 : 1. ナレッジフォーム
      フィールド 説明
      番号 自動生成されたナレッジ記事の番号。
      ナレッジベース ナレッジ記事が保存されるナレッジベース。ナレッジ記事を 1 つのナレッジベースにのみ関連付けられます。
      カテゴリ ナレッジ記事のカテゴリ。この値は、ユーザーが選択したカテゴリ内の記事を検索する際に役立ちます。選択したナレッジベース内で利用可能なカテゴリのみを選択できます。カテゴリのない記事が (空の) カテゴリに表示されます。
      所有権グループ ナレッジ記事の所有グループ。所有グループは、メンバーのグループおよび承認とフィードバックの各タスクを担当するマネージャーで構成されています。所有権グループは、関連付けられているナレッジ記事の公開、編集、廃止ができます。
      注:
      このフィールドは、glide.knowman.ownership_group.enabled プロパティが有効になっている場合にのみ利用できます。所有グループが割り当てられておらずナレッジ記事を公開するための承認が必要な場合は、ナレッジ管理者とナレッジマネージャーに承認のために自動送信されます。詳細については、「所有グループ」を参照してください。
      Workflow [ドラフト]、[レビュー中]、[公開済み] など、ナレッジ記事のワークフローステータスの公開。新しい記事では、ワークフローステータスが [ドラフト] に設定されています。
      簡単な説明 ナレッジ記事のタイトル。このタイトルは、ナレッジ記事を参照したり検索したりするときや、記事の上部に表示されます。

      このフィールドには最大 100 文字入力できます。
      ドキュメント URL Microsoft Word のオンライン版にアクセスするための記事の URL。

      Microsoft SharePoint と Microsoft OneDrive でビジネスアカウントでのみ作成された Word ドキュメントの URL は自動的に生成されます。その他のアプリケーションおよびアカウントタイプの場合は、[ドキュメント URL] フィールドに URL を手動で入力する必要があります。

      注:
      ブラウザーの URL をコピーして貼り付けることは避けてください。常に機能するとは限りません。Word ドキュメントのコラボレーションツールに応じて、他のユーザーと共有するために特別に生成された URL を使用します。

      URL を手動で入力する場合：

      • Microsoft SharePoint には、ドキュメントへのアクセス権を付与する特定のユーザー用に Word Online アプリケーションによって生成された URL を使用します。
      • Box の場合は、Box 共有リンクを使用します。詳細については、「共有リンクの作成」を参照してください。
      バージョン 自動生成された記事のバージョン番号。公開された記事に変更が加えられるとこの数はインクリメントされます。
      注:
      このフィールドは、記事のバージョニング機能が有効になっている場合に利用できます。
      有効期限 このナレッジ記事の有効期限が切れる日付。[有効期限] 後または [有効期限] が空の記事は、検索結果に表示されません。

      [有効期限] フィールドのデフォルト値は、ナレッジベースに設定された [記事の有効期間] フィールドに由来します (「ナレッジベースの作成」参照)。[有効期限] は、記事の作成日から [記事の有効期間] フィールドに指定された日数までの間に開始します。[記事の有効期間] フィールドが空の場合は、ナレッジ記事の [有効期限] フィールドのデフォルトの日付が 2100 年 1 月 1 日に設定されます。

      記事の作成者または編集者は、デフォルトの [有効期限] を維持するか変更するかを選択できます。

      毎月の初日に、アプリケーションは承認済み受信者のリストにメール通知を送信して、翌月に期限切れになる記事について知らせます。受信者は [有効期限] を延長して、記事を引き続き使用できます。詳細については、「ナレッジ管理 でのメール通知の管理」を参照してください。

      注:
      システムの日付形式またはユーザー初期設定が yy 年形式を使用するように設定されている場合に、[有効期限] がデフォルトの日付に設定されている際は、問題が発生する可能性があります。システム管理者に問い合わせるか、ユーザー初期設定を yyyy 年形式の日付形式を使用するように修正してしてください。詳細については、「グローバル日時フィールド形式」および「システムの日付形式のカスタマイズ」のトピックを参照してください。
      予定公開日 ナレッジ記事が自動公開される将来の日付。詳細については、「Microsoft Word でのナレッジ記事の公開スケジュール設定」を参照してください。
    6. Word ドキュメントの [ドキュメント] ペインで、記事の内容を入力します。
    7. Word ドキュメントの [Knowledge Management] ペインで、 [送信] をクリックします。
    8. オプション: [公開] をクリックして記事を公開します。

      ナレッジ記事は、ナレッジベースのワークフロー設定に応じて公開されます。

      • [ナレッジ - すぐに公開]：後日公開が予定されていない限り、ナレッジ記事はすぐに公開されます。
      • [ナレッジ - 公開承認]：後日公開が予定されていない限り、ナレッジ記事は承認完了時に公開されます。

      詳細については、「Microsoft Word でのナレッジ記事の公開スケジュール設定」を参照してください。

      記事のバージョニング機能が有効になっている場合、ナレッジ記事のバージョン番号が更新されます。詳細については、「ナレッジ記事のバージョン番号」を参照してください。

    次のタスク

    ユーザーがドキュメントを共同作成できるように、ドキュメントの URL を共有できます。詳細については、「ドキュメントのコラボレーションと共同作成」を参照してください。