Criar uma regra de arquivamento

Defina os critérios para arquivamento de registros criando uma regra de arquivamento.

Antes de Iniciar

Como você pode definir várias regras de arquivamento para uma tabela, verifique todas as regras de arquivamento existentes para evitar possíveis conflitos. Por exemplo, se houver uma regra para arquivar registros com mais de seis meses, a criação de outra regra para arquivar registros com mais de três meses poderá causar um conflito. Nesses casos, qualquer uma das regras pode ser executada, cada uma arquivando registros sob condições diferentes.

Função necessária: administrador

Procedimento

1. Acesse o formulário de regra de arquivamento de uma das maneiras a seguir.

   Opção	Etapas
   Como usar uma política de gestão de dados	Navegar até Todos > Gestão de dados do sistema > Políticas de gestão de dados. Selecione a política de gestão de dados para a tabela com os registros que você deseja arquivar. Na lista relacionada Regras de arquivamento, selecione Novo.
   Como usar o módulo Regras de arquivamento	Navegar até Todos > Arquivamento do Sistema > Regras de Arquivamento. Selecione Novo.

2. No formulário, preencha os campos.

   Tabela 1. Formulário Regra de arquivamento

   Campo	Descrição
   Nome	Nome que identifica a regra. Usado como o valor de exibição para referências a esta regra de arquivamento.
   Tabela	A tabela com os registros que você deseja arquivar. Você não pode mudar a tabela em uma regra de arquivamento existente. Para arquivar registros em uma tabela diferente, crie uma nova regra de arquivamento. Você não pode selecionar uma tabela em um escopo da aplicação diferente. Você não pode criar uma regra de arquivamento para uma tabela em que update_synch está definido como verdadeiro na entrada do dicionário da tabela. Você não pode criar regras de arquivamento para algumas tabelas internas do sistema ou tabelas secundárias. Por exemplo: Auditoria do Sistema [sys_audit] Registro excluído de auditoria [sys_audit_delete] Mudança de relacionamento de auditoria [sys_audit_relation] Anexo [sys_attachment] Entrada de registro [sys_journal_field]
   Reter referências	Opção para manter o sys_id de um campo de referência em vez de armazenar o nome de exibição como uma cadeia de caracteres na tabela de arquivamento. Importante: A caixa de seleção Manter referências se torna lida somente depois que você a seleciona e salva a regra de arquivamento. Quando você habilita esta opção em uma tabela com registros arquivados, o sistema reprocessa automaticamente todos os registros de arquivamento existentes e habilita as referências. Este processo pode levar algum tempo para ser concluído para tabelas de arquivamento maiores. Você pode rastrear o status exibindo a tabela Migrações de referência de regra de arquivamento [sys_archive_ref_migration]. Para obter detalhes sobre como reter referências manualmente, consulte Processo de migração de dados para arquivamento de dados da tabela de campos de não referência para campos de referência.
   Descrição	Descrição da regra de arquivamento.
   Condições	Construtor de condições para especificar condições de filtro que definem os registros a serem arquivados. Por exemplo, você pode arquivar registros inativos mais antigos do que uma determinada data. Certifique-se de que os registros corretos estejam selecionados testando as condições em uma exibição de lista antes de ativar a regra de arquivamento. Por exemplo, Para arquivar registros encerrados há mais de dois anos a partir de hoje, use o operador relativo em uma condição como [Closed] [relative] [before] [2] [Years] [ago]. Para arquivar registros do ano atual e do ano anterior, e não há dois anos a partir da data de hoje, use uma condição como [Fechado] [antes] [Últimos 2 anos].
   Rearquivamento automático	Opção que permite que um registro restaurado seja rearquivado automaticamente após um período definido.
   Duração do Rearquivamento Automático	O intervalo de tempo antes que o registro restaurado seja arquivado automaticamente.

3. Opcional: Estime o número de registros a serem arquivados selecionando o link relacionado Recalcular estimativa de arquivamento.
   A estimativa inclui somente registros primários e exclui todos os registros relacionados adicionados à regra de arquivamento. A estimativa ajuda a determinar se a regra de arquivamento afeta o número de registros que você espera. Se a estimativa for muito alta ou baixa, altere as condições da regra de arquivamento de acordo.
   A contagem atualizada aparece no campo Estimativa de registro.
4. Selecione Enviar.

Ativar uma regra de arquivamento

Visualize os registros que você deseja arquivar e ative uma regra de arquivamento.

Antes de Iniciar

Função necessária: administrador

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Você deve ativar a regra de arquivamento e sua política de gerenciamento de dados correspondente para que a regra de arquivamento seja executada.

As regras de arquivamento de amostra estão inativas por padrão.

Procedimento

1. Acesse a regra de arquivamento que você deseja ativar de uma das maneiras a seguir.

   Opção	Etapas
   Como usar uma política de gestão de dados	Navegar até Todos > Gestão de dados do sistema > Políticas de gestão de dados. Selecione a política de gestão de dados para a tabela com os registros que você deseja arquivar. Na lista relacionada Regras de arquivamento, selecione a regra de arquivamento que você deseja ativar.
   Como usar o módulo Regras de arquivamento	Navegar até Todos > Arquivamento do Sistema > Regras de Arquivamento. Selecione a regra de arquivamento que você deseja ativar.

2. Opcional: Estime o número de registros de arquivamento selecionando o link relacionado Recalcular estimativa de arquivamento.
   A estimativa inclui somente registros primários e exclui todos os registros relacionados adicionados à regra de arquivamento. A estimativa ajuda a determinar se a regra de arquivamento afeta o número de registros esperados. Se a estimativa for muito alta ou baixa, altere as condições da regra de arquivamento de acordo.
   A contagem atualizada aparece no campo Estimativa de registro.
3. Ative a regra de arquivamento marcando a caixa de seleção Ativo.
4. Opcional: Arquive os registros imediatamente selecionando o link relacionado Executar arquivamento agora.
   O link relacionado Executar arquivamento agora só estará disponível se a política de gerenciamento de dados correspondente estiver ativada.

Resultado

Os registros que atendem aos critérios da regra de arquivamento são arquivados durante a próxima execução de arquivamento.

O que Fazer Depois

Exibir os registros arquivados navegando até Todos > Arquivamento do Sistema > Tabelas de Arquivamento e selecionando o módulo para a tabela arquivada, por exemplo, Arquivar incidentes.

Criar uma regra de destruição

Exclua registros arquivados e registros relacionados após um determinado período de tempo.

Antes de Iniciar

Função necessária: administrador

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Você pode associar uma regra de destruição a qualquer regra de arquivamento em uma política de gerenciamento de dados.

Se você precisar corrigir as propriedades da regra de destruição em execução nos dados arquivados, consulte Propriedades da regra de arquivamento e regra de destruição.

Procedimento

1. No formulário de regra de arquivamento, selecione Criar regra de destruição.
2. Na guia Regra de destruição, preencha os campos.

   Campo	Descrição
   Ativo	Opção para ativar a regra de destruição.
   Destruir Registros relacionados	Opção para destruir automaticamente os registros relacionados associados aos registros arquivados. Nota: Registros periféricos, que incluem registros nas tabelas Entrada de registro [sys_journal_field], Anexo [sys_attachment] e Auditoria do sistema [sys_audit], são excluídos automaticamente, mesmo se você decidir preservar os registros relacionados.
   Duração do arquivamento	Especifique a quantidade de tempo que os registros permanecem na tabela de arquivamento antes que o sistema os exclua.

3. Opcional: Estime o número de registros arquivados marcados para exclusão selecionando o link relacionado Recalcular estimativa de destruição.
4. Selecione Enviar.

Resultado

Os registros que foram arquivados por mais tempo do que o valor de duração do arquivamento são destruídos quando o trabalho agendado é executado. Você pode verificar o andamento verificando o log de destruição do arquivo.