Renouvellement d'un système d'approbation vieillissant
les systèmes d'approbation utilisés par Fujitsu dataient de plus de 20 ans, ce qui rendait l'expansion difficile. À cela s'ajoute le fait que les entreprises du groupe Fujitsu ont toutes utilisé leurs propres workflows d'approbation personnalisés, ce qui a créé des goulots d'étranglement pour la mise en œuvre de la gestion agile.
Dans le cadre de ses efforts visant à mettre en œuvre une nouvelle mission : « rendre le monde plus durable en renforçant la confiance dans la société grâce à l’innovation », Fujitsu a lancé une nouvelle marque commerciale, Fujitsu Uvance, en octobre 2021.
Cette marque se compose de sept éléments clés : les domaines transversaux de la fabrication durable, de l’expérience consommateur, de la vie saine et de la société de confiance visent à résoudre les problèmes de société, tandis que les changements digitaux, les applications business et L’IT hybride couvrent les domaines technologiques qui les soutiennent.
Pour construire une société durable, Fujitsu s'efforce de dépasser les frontières industrielles et nationales, et de soutenir les réformes d'entreprise, ainsi que les styles de travail et la vie des individus. Digital Ships favorise notamment une gestion agile et des changements entre le travail et la vie privée des employés, qui tirent pleinement parti des données et technologies internes de Fujitsu.
L’un des aspects de l’initiative a été l’avancement à grande échelle d’un système d’approbation mis à jour. Le système actuel a été créé à la fin des années 1990 et devenait de plus en plus obsolète, ce qui rendait difficile l’extension de ses capacités.
Kanna Kimura, responsable du département Enterprise Service Management de la division Digital System Platform de Fujitsu, explique :
« Le système d’approbation actuel prend simplement une version papier d’une circulaire, la digitalise et la distribue. Par conséquent, nous n’avons pas été en mesure de répondre efficacement aux exigences de la mondialisation ou de la mobilisation. »
Les structures propres de Fujitsu ont également radicalement changé depuis la création du système, et le fossé entre ses capacités et les opérations de Fujitsu est devenu de plus en plus évident. Fujitsu a donc annoncé une politique d'entreprise visant à revoir les règles d'approbation ainsi que le système de mise en œuvre.
Cette initiative s'est liée à une initiative lancée en 2020 visant à unifier les règles d'approbation dans l'ensemble du groupe Fujitsu. Cela signifiait que les sociétés du groupe dont les opérations d’approbation étaient basées sur leurs propres règles disposaient de processus standardisés. Cependant, les opérations d’approbation variaient considérablement d’une entreprise à l’autre, certaines déplaçant simplement les processus par e-mail, faute d’infrastructure adéquate. Il serait donc effectivement impossible de parvenir à une véritable unification.
Takeshi Horikawa, Senior Manager du département Corporate Governance Legal de la division Legal, Intellectual Property and Internal Control Advancement de Fujitsu, explique : « Compte tenu du contexte du système d’approbation, nous avons décidé de le renouveler à partir de l’infrastructure. En reconstruisant le système grâce à un workflow à usage général conçu pour soutenir les approbations à l’échelle mondiale, nous améliorerons l’efficacité et l’expérience utilisateur, et assurerons une gouvernance appropriée. Nous avons également besoin d’un haut niveau d’évolutivité pour faire face aux réformes en cours des processus basés sur les données. »
Six domaines d’intérêt pour le nouveau système
avec Fujitsu qui exploite environ 400 sociétés du groupe dans 180 pays, la création d’un nouveau système d’approbation pour environ 120 000 employés ne serait pas facile. Elle a donc choisi une approche axée sur la conception dans le cadre d’un processus visant à définir le nouveau système « futur » idéal.
Horikawa explique : « Nous avons consulté un large éventail d’utilisateurs de différents niveaux, des employés chargés de rédiger divers dossiers au personnel de direction. En plus des avis que nous avons reçus, nous avons également permis aux membres du projet de mieux comprendre l’objectif que nous essayions d’atteindre. »
Le concept « futur » comportait six objectifs, dont le plus important était d’améliorer la vitesse d’approbation et de permettre une gestion agile. Elle cherchait également à améliorer l’expérience utilisateur et à résoudre le mécontentement et les zones de confusion entourant l’ancien système. Une gouvernance optimisée garantirait la cohérence et la continuité des décisions en permettant aux utilisateurs de rechercher et de référencer les procédures passées, tandis qu’une meilleure utilisation des données permettrait une meilleure visibilité et éliminerait les goulots d’étranglement. Le cinquième objectif était de se mondialiser, de permettre aux entreprises du groupe du monde entier d'utiliser le même système, tandis qu'un objectif final de coordination garantirait la compatibilité avec les systèmes de travail périphériques existants.
Plate-forme commune pour tous les workflows
afin de répondre à ces six critères, Fujitsu a choisi ServiceNow comme plateforme pour son nouveau système d'approbation.
Auparavant, Fujitsu utilisait des systèmes personnalisés pour chaque région, chaque groupe de sociétés ou même chaque département, mais va désormais promouvoir le programme One Fujitsu pour regrouper tous les processus dans un seul système. ServiceNow App Engine a été sélectionné sur cette base, et tous les systèmes liés au workflow seront créés et exploités à l’aide d’instances partagées App Engine.
« Le nouveau système d’approbation sera notre premier acte dans le cadre de cette politique », explique Kimura. « En intégrant différents workflows dans des instances partagées, nous pouvons promouvoir la coordination des données. Nous avons également estimé que la plateforme offrait l’avantage supplémentaire de nous permettre d’intégrer facilement les connaissances mondiales et les bonnes pratiques développées par ServiceNow dans nos workflows. »
La plateforme permettrait également à Fujitsu de se concentrer sur les opérations d'approbation au-delà du Japon.
« Si nous voulons standardiser les règles et les processus d’approbation dans l’ensemble du groupe Fujitsu, nous devrons nous assurer qu’ils sont conformes aux normes internationales », explique Horikawa. « Nous voulons une plateforme qui nous permette de créer et de créer un workflow qui puisse nous guider rapidement dans cette direction et qui puisse nous adapter de manière flexible aux modifications et extensions futures. En tant qu’utilisateurs, nous disposions d’un certain nombre d’options différentes, mais nous avons finalement indiqué à la division Digital System Platform que nous souhaitions utiliser ServiceNow App Engine. »
Délais d’approbation réduits de 30 %, ce qui a permis d’améliorer les workflows
le projet de création d’un système d’approbation basé sur ServiceNow App Engine a débuté en août 2021, avec la participation d’un consultant ServiceNow. Le processus qui allait devenir l’étape 1 du projet a été lancé en janvier 2022.
Kimura explique : « Le système cible les entreprises du groupe qui exécutaient leurs workflows d’approbation par e-mail et dessert 61 entreprises nationales et 44 entreprises étrangères. Environ 8,7 utilisateurs accèdent au système en moyenne 128 fois par jour. »
Fujitsu a également poursuivi son travail en créant Step 2, qui cible les autres sociétés du groupe et Fujitsu elle-même, et a commencé ses opérations fin mai 2022.
« Lorsque l’étape 2 sera en cours, tous les workflows, des consultations préliminaires aux délibérations et approbations, qui ont été séparées par le système actuel, seront parfaitement imbriqués », poursuit Kimura. « Nous prévoyons de réduire d’au moins 30 % le délai de mise en œuvre des procédures d’approbation »,
Horikawa ajoute : « L’interface utilisateur est si simple et raffinée que tout le monde pourra l’utiliser après avoir passé un peu de temps avec elle. »
Horikawa s'attend à ce que le nouveau système d'approbation ait un impact majeur sur les opérations de Fujitsu et des sociétés de son groupe, mais la publication de l'étape 2 ne signifiera pas la fin des efforts de renouvellement. Fujitsu continuera, estime-t-il, à relever des défis.
« Toutes les données relatives aux opérations d’approbation du groupe dans son ensemble seront agrégées de manière centralisée. Nous devons donc d’abord réformer les processus en fonction de l’analyse des données », note Horikawa. « Nous allons exécuter un cycle continu sur App Engine pour analyser les problèmes identifiés au fur et à mesure que nous opérons le workflow d’approbation et refléter les améliorations des processus dans les nouveaux workflows. Cela nous permettra de mettre en place une forme de gestion plus agile. »