Améliorer les performances et la productivité
les semi-conducteurs sont de plus en plus impliqués dans tous les aspects de notre vie aujourd’hui, des smartphones et des portables aux véhicules autonomes, en passant par nos appareils IoT intelligents qui régulent les thermostats et les appareils, les caméras qui rendent nos rues plus sûres et les appareils médicaux qui surveillent notre santé. Les entreprises et les secteurs s’appuient de plus en plus sur les données et l’électronique avancée. MKS instruments est la base de l’écosystème des semi-conducteurs et permet de mettre en place des technologies qui transforment notre monde. Presque toutes les puces semi-conductrices fabriquées dans le monde sont fabriquées avec des produits MKS.

L’entreprise a une longue tradition d’excellence et de résolution des problèmes les plus complexes de ses clients. Avec sa croissance rapide, le défi était de gérer des centaines de projets réalisés en même temps pour plusieurs clients. Son système de gestion de projet était obsolète et le processus de gestion de portefeuilles ne cessait de croître en complexité. Il était temps pour l’entreprise d’améliorer les performances et la productivité de ses processus.

D’heures de travail à quelques minutes,
MKS a été initié à la valeur des options de ServiceNow, car l’entreprise acquise utilisait déjà ServiceNow. MKS a continué à étendre son utilisation de ServiceNow, mais manquait toujours de solution de gestion de projet fiable. Lorsque Lori Krikorian a rejoint MKS en tant que directrice IT Project Management Office (PMO), elle a immédiatement été confrontée à une incapacité à suivre les projets et à en rendre compte.

Elle commente : « Nous utilisions PowerPoint, des documents Word et des feuilles de calcul Excel. Je n’ai pas pu examiner l’ensemble du portefeuille et rendre compte efficacement de l’état de santé des projets. » Lori a insisté pour la mise en œuvre de ServiceNow Strategic Portfolio Management (SPM) afin d’améliorer les processus du PMO IT, tout en sachant que cela aurait un impact positif sur le reste de l’entreprise.

Dans le cadre de la migration vers ServiceNow, MKS a pu remplacer plusieurs produits hérités par une seule plateforme. Les feuilles Excel Microsoft Office, les présentations PowerPoint et Liquid Planner ont tous été remplacés par ServiceNow, offrant ainsi un accès rationalisé à la gestion de projet et aux données de projet. 

Désormais, le travail est plus facile pour elle. « Avant SPM, chaque fois que je présentais des informations sur un portefeuille aux dirigeants de MKS, il me fallait environ une journée pour créer une présentation de 90 pages contenant un rapport sur l’état d’avancement du projet pour chaque projet. À présent, je consulte la feuille de route Alignment Planner Workspace Planning, je vous présente la feuille de route et je l’examine en tant qu’organisation IT. Je peux ensuite télécharger ces informations et les partager avec les personnes concernées. »

Le département IT utilise Alignment Planner Workspace pour créer des feuilles de route non seulement pour les projets par portefeuille pour les présentations des parties prenantes, mais aussi pour les feuilles de route par division et par programme.

Meilleurs processus internes
SPM rend les projets et les données clairement visibles, y compris la valeur que chaque projet apporte à l’entreprise, non seulement au niveau du PMO IT, mais aussi au niveau du bureau de gestion des projets d’entreprise (EPMO). L’espace de travail du planificateur d’alignement et la gestion de projets et de portefeuilles (ppm) offrent une vue immédiate et permettent des discussions éclairées sur les projets, ainsi que l’alignement du travail sur les objectifs et la stratégie. Au vu de tous ces projets variés, il est essentiel d’aligner le travail sur la stratégie pour obtenir des résultats stratégiques. 

Lori explique : « Nous utilisons SPM pour tout ce qui passe par le pipeline de la demande. Projets d’applications, projets d’infrastructure. Je suis même les mises à niveau. À peu près tout. Et je veux voir tout le travail. »

SPM augmente la productivité, car les heures auparavant perdues sur les processus manuels sont désormais utilisées à d’autres fins. Par exemple, les chefs de projet du PMO IT économisent environ quatre heures par semaine en n’ayant pas à créer des présentations PowerPoint pour leurs statuts de projet. Au lieu de cela, les chefs de projet utilisent l’espace de travail du planificateur d’alignement de SPM, le portail d’investissement et l’enregistrement de projet lui-même pour mener leurs réunions et envoyer des informations sur le projet aux personnes concernées. La solution a également un impact positif sur l’expérience de l’utilisateur final, grâce à une solution Demand Management repensée.

Ryan Healey, principal Business Systems Analyst et ServiceNow Product Owner chez MKS, explique : « Avant ce déploiement, l’accès était cloisonné et vous deviez être placé dans un groupe d’affectation avant de pouvoir soumettre une demande ou une idée à notre processus de demande. Nous consolidons désormais toutes les entrées pour les évaluer et les hiérarchiser afin de fournir le travail. Tout le monde peut le voir, c’est plus convivial, et je pense que nous obtenons un peu plus d’intérêt. »

L’agilité grâce à la gestion de projet hybride
, l’entreprise bénéficie d’une plus grande transparence sur les demandes, les projets actifs et les projets en cours de développement dans ses trois divisions grâce à Demand Management, Project Portfolio Management, Alignment Planner Workspace Roadmap Planning et d’autres outils de SPM.

L’utilisation du portail d’investissement, des rapports et des tableaux de bord pour partager des informations en temps réel plutôt que des decks hors ligne avec des données statiques a également fait une grande différence. « Je peux facilement découper et découper les données de manière interactive et créer une compréhension commune entre les parties prenantes pour une planification et une livraison efficaces de l’ensemble du portefeuille de projets », commente Lori, qui espère améliorer son utilisation de toutes les applications de SPM.

La plateforme offre également la possibilité d’utiliser la gestion de projet hybride, certaines équipes utilisant en cascade avec ppm et d’autres Agile, en intégrant des améliorations et d’autres tâches pour trier les tableaux, ce qui optimise la livraison.

« Nous répartissons nos projets par itérations pour montrer la valeur au client plus rapidement », commente Lori. « Nous bénéficions vraiment de tous les avantages d’Agile : rapidité de livraison, transparence et flexibilité. Je peux organiser le travail, tout le monde dans mon équipe peut le voir et tout est clairement présenté. »

Obtenir les demandes des clients hors du trou noir
SPM impact s’étend également aux clients, qui disposent d’une vue plus claire de leurs projets et améliorations grâce à MKS. Par exemple : « Nous envoyons des informations sur les améliorations à nos clients et ils peuvent voir notre rapidité », explique Lori. « Ils voient combien de stories nous avons pu remplir pour eux par rapport à ce que nous avions auparavant. »

Ryan ajoute : « Il ne s’agit pas seulement d’une feuille de calcul Excel. Elle est intégrée au système et en temps réel. Auparavant, ils soumettaient une demande d’amélioration et perdaient en visibilité. Il est tombé dans ce trou noir jusqu'à ce qu'il soit sorti de l'autre côté prêt à être testé. Cela a facilité la vie de tous. »

En savoir plus
Lori a déjà travaillé avec ServiceNow et a été sa championne chez MKS. Avec des avantages évidents pour l’entreprise et ses clients, l’équipe souhaite s’appuyer sur la réussite de SPM.

L’équipe espère commencer à utiliser bientôt certains outils, notamment des rapports d’état et des analyses de performances. « Nous allons nous améliorer en permanence », explique Lori. « Nous voulons mettre en œuvre davantage et activer davantage de fonctionnalités. »

« Plus nous incitons les gens à utiliser la plateforme, plus ils sont intéressés », explique Ryan. « Ils demandent ce qui est possible, ce qui peut être fait. De nombreux employés se demandent : « ServiceNow peut-il le faire ? » Et la réponse est toujours : « Oui, c’est possible ». »

Avec la croissance continue de l’entreprise, il sera utile de rationaliser les acquisitions pour l’intégration IT. En fait, MKS vient d’acquérir Atotech, une grande entreprise de chimie basée en Allemagne qui emploie plus de 4 000 personnes dans le monde et qui, sans surprise, a décidé de migrer vers ServiceNow.