Les données rassemblent l’organisation
Snowflake offre Data Cloud, un réseau mondial où des milliers d’organisations mobilisent des données à une échelle, une simultanéité et des performances quasi illimitées. Les données semblent croître de manière exponentielle chaque jour, et les organisations de tous les secteurs doivent recueillir, traiter et stocker ces données pour ensuite les transformer en aperçus utiles pour l’entreprise. Snowflake aide ses clients à tirer davantage de valeur de leurs données, pour prendre des décisions, découvrir des occasions et proposer des solutions. L’objectif de Snowflake est d’aider chaque entreprise à devenir centrée sur les données, ce qui se traduit par une amélioration des performances pour ses clients. 

Être axé sur les données est au cœur de la proposition de valeur aux clients de Snowflake et est essentiel à ses activités en tant qu’entreprise. Snowflake met tout en œuvre pour que les données permettent à chaque unité de son entreprise de satisfaire les demandes accrues de sa clientèle. Snowflake gère sa propre place de marché centralisée pour recueillir des données et en tirer des aperçus utiles à l’ensemble de ses activités. Les données sont ensuite utilisées pour consolider la collaboration et éclairer les décisions aux intersections des besoins fonctionnels. L’entreprise évite délibérément les méthodes qui créent des silos au sein d’un département ou d’une fonction, et privilégie plutôt des approches axées sur les services pour renforcer les connexions à l’échelle de l’entreprise.  

Snowflake devait optimiser ses opérations juridiques en utilisant les données pour obtenir des aperçus intégrés et faciliter la collaboration interfonctionnelle. L’équipe des opérations juridiques a manifesté le souhait de disposer d’une plateforme clé en main pour l’entreprise, capable de se superposer à la technologie existante et de s’y intégrer. Elle souhaite également bénéficier d’une solution permettant de suivre les données pour une utilisation commerciale élargie, en répondant aux besoins spécifiques des opérations juridiques en matière de gestion des demandes et de facilitation des affaires. Une fois ces capacités en place, l’équipe des opérations juridiques disposerait des données et des aperçus nécessaires pour prendre de meilleures décisions quotidiennes et accroître la valeur à long terme pour l’organisation.

Amélioration du rendement grâce aux aperçus sur les opérations juridiques
Comme Snowflake connaissait déjà la solution Gestion des services informatiques (GSTI) de ServiceNow, l’entreprise est partie du principe que la solution Prestation de service juridique (LSD) de ServiceNow répondrait à ses besoins en matière de fonctionnalité et s’intègrerait à son écosystème technologique existant. Elle a choisi LSD comme point de départ pour automatiser ses procédures et a entamé un parcours de deux ans pour simplifier les demandes juridiques, accroître l’efficacité et renforcer la valeur d’entreprise. 

Snowflake a commencé avec l’application Stock Pre-Clearance de LSD. Snowflake étant récemment devenue une société cotée en bourse, il était urgent d’aider les employés souhaitant vendre des actions participatives. Le processus existant exigeait une quantité considérable de travail manuel. Il supposait notamment d’envoyer des demandes par courriel à l’équipe juridique de l’entreprise, qui était donc submergée par le nombre de demandes et répondait de manière inefficace. Dans le mois suivant la mise en œuvre de LSD, l’équipe juridique a été en mesure de traiter ces demandes d’autorisation préalable plus rapidement et plus efficacement, réduisant ainsi le temps de réponse de plusieurs heures. Les parties prenantes de l’entreprise ont pu constater directement le potentiel offert par une fonction d’opérations juridiques modernisée, ce qui a permis à l’équipe juridique de mettre en œuvre des flux de travail pour d’autres parties de la fonction. 

Snowflake a ensuite modernisé l’assistance offerte par l’équipe juridique pour les approvisionnements commerciaux. Encore une fois, l’entreprise faisait auparavant ces demandes directement par courriel. Le service juridique avait de la difficulté à suivre le rythme. Il perdait souvent des demandes dans la confusion et subissait des retards de plusieurs semaines. Snowflake a intégré un autre flux de travail LSD, ce qui a permis de mettre en place un suivi des accords sur les niveaux de service (ANS). L’équipe des opérations juridiques a utilisé les données capturées dans ce flux de travail pour identifier rapidement plusieurs problèmes à l’origine des retards. Elle a entrepris les actions nécessaires pour résoudre ces problèmes, allant de la redistribution des ressources à la standardisation des modèles de demande, en passant par l’amélioration de la partie du travail qui relevait du service juridique.

Dans l’ensemble, LSD a aidé Snowflake à capturer de précieuses nouvelles données sur le travail juridique, conformément à l’objectif prévu. L’équipe des opérations juridiques a utilisé certaines de ces données (comme les données liées à la demande commerciale et à l’efficacité opérationnelle) pour améliorer ses propres efforts. Elle a également partagé ces données sur la place de marché des données interentreprises de Snowflake pour qu’elles soient exploitées par d’autres services. Par conséquent, Snowflake a pu analyser ces données pour obtenir des aperçus sur le rendement de l’entreprise. L’entreprise a, par exemple, utilisé les données de conformité pour affiner son processus de sélection des tiers. Les données recueillies par LSD ont été utilisées par une équipe d’évaluation des risques tiers pour mieux évaluer le risque lié aux fournisseurs, aux clients ou aux partenaires.

Mesurer l’impact
Grâce à LSD, l’équipe des opérations juridiques a acquis une meilleure visibilité des mécanismes, de l’exécution et du rythme de travail du service juridique. Ces aperçus ont permis à l’équipe de mettre en œuvre des flux de travail supplémentaires qui ont augmenté l’efficacité du cycle, de repérer les problèmes cachés et de résoudre les retards dans l’exécution des demandes.  

Efficacité 

• Amélioration de la réactivité. Le fait de ne plus envoyer les demandes par courriel a réduit le temps de réponse et les demandes perdues. Les nouveaux flux de travail et l’automatisation ont permis à Snowflake de mieux gérer le temps et les demandes juridiques. Cela a réduit considérablement le délai d’exécution (le temps d’approbation des fournisseurs pour l’approvisionnement a diminué d’environ 60 %). 
• Travail plus efficace. En utilisant des fonctionnalités comme le suivi des niveaux de service, le service juridique peut mieux déterminer où et quand les demandes sont bloquées, traiter rapidement les goulots d’étranglement et séparer les problèmes qui se produisent dans d’autres secteurs de l’entreprise que le service juridique. Après le déploiement du flux de travail Stock Pre-Clearance, les temps de cycle sont passés de plusieurs heures à quelques minutes.

Valeur

•  Confiance accrue des parties prenantes. Le déploiement de capacités comme le flux de travail Stock Pre-Clearance de ServiceNow permet de redonner du temps aux employés, ce qui génère de la reconnaissance, de la confiance et la possibilité d’aller plus loin. Il a aussi permis de réduire les risques liés à la conformité et d’accélérer les accords sur les niveaux de service juridiques. 
• Amélioration des aperçus. L’utilisation du produit a accru le nombre et le volume des données liées à la place de marché des données, ce qui permet aux autres secteurs de l’entreprise d’identifier les problèmes et d’agir en conséquence. Par exemple, les capacités de production de rapports mettent en évidence des problèmes, comme le manque de volume prévu pour la conformité des exportations. Ce type de filtrage identifie les problèmes avant les audits pour aider les partenaires à remédier aux non-conformités avec l’entreprise. 

Vision de l’avenir
Alors que le service juridique de Snowflake continue son parcours d’amélioration de la gestion de la prestation de services, il prévoit explorer comment il peut étendre l’utilisation de LSD pour améliorer les services qu’il fournit à d’autres fonctions (p. ex., les RH). Il estime que l’intégration de LSD pourrait optimiser la façon dont les juristes communiquent, que ce soit les uns avec les autres, avec leurs clients ou dans leurs propres flux de travail, ce qui rendrait les processus de travail connexes plus agiles. De plus, le service juridique continuera de fournir de nouvelles données à la place de marché interne de Snowflake alors qu’il s’apprête à déployer six nouveaux flux de travail au cours des prochains mois. 

Snowflake est une entreprise technologique ayant une vaste expertise en analyse de données. Elle a utilisé la solution Prestation de service juridique de ServiceNow pour accroître son efficacité et augmenter la valeur de son service juridique pour l’organisation. L’équipe juridique peut maintenant travailler de façon proactive avec l’entreprise pour optimiser les demandes, trouver des gains d’efficacité et définir de nouvelles et meilleures façons de travailler. L’équipe des opérations juridiques a établi un partenariat avec l’entreprise sur la base d’une expérience éprouvée en matière d’aperçus pertinents et fondés sur des données.