Dynamiser une institution nationale 

« Notre objectif durable est de développer notre relation unique avec les Français », explique Rodolphe Belmer, Chairman and CEO de TF1. TF1 est une institution nationale. La chaîne de télévision gratuite n° 1 en France est restée dans le cœur des téléspectateurs du pays depuis sa création en 1935, en programmant les marques de divertissement les plus populaires de France, des séries de prestige, des événements sportifs majeurs et des bulletins d’information les plus regardés en Europe. Selon Statista, en 2023, la chaîne de télévision nationale privée a été considérée comme la première chaîne de télévision en France. 

Pour continuer à développer cette relation unique avec la nation, TF1 évolue pour devenir de plus en plus dynamique, progressiste et digitale. Avec le lancement de TF1+, son ambition est de créer la plateforme française de streaming gratuit incontournable. L’objectif est que le contenu TF1 soit disponible sur tous les écrans, dans tous les foyers français, à la disposition de tous les citoyens français, des téléviseurs connectés aux smartphones.

Suivre le rythme de l’évolution du paysage médiatique

Pour ce faire, TF1 doit non seulement modifier la façon dont le contenu est consommé, mais également transformer la façon dont le contenu est produit. Les équipes de contenu TF1 sont désormais plus mobiles et plus digitales ; la post-production implique de plus en plus de logiciels pour optimiser la qualité audio et image ; le contenu est transmis entre les équipes créatives dans toute la France.

Par conséquent, TF1 investit constamment dans les dernières technologies, telles que les caméras, les serveurs, les solutions d’accès Internet haut débit mobile, et même les gilets à toute épreuve pour ses journalistes. Dans le secteur de la télévision en constante évolution, cela représente un défi unique : TF1 veut que ses équipes de production bénéficient d’une liberté créative, mais, en tant qu’entreprise, elle doit conserver le contrôle. Les actifs technologiques non gérés présentent un risque de cybersécurité, la duplication est un gaspillage et l’administration quotidienne est chargée des relations avec les fournisseurs et de la maintenance. Tout cela détourne les activités de création de contenus télévisés attrayants.

« Disposer d’une base de données précise des actifs est essentiel pour nos activités », explique Jonathan Ambourg, IT Manager chez TF1. « À tout le moins, elle devient essentielle pour la cybersécurité. »

Prendre le contrôle de 140 000 actifs matériels

En 2020, l’entreprise disposait d’environ 140 000 actifs matériels, ce qui nécessitait l’intervention de 100 personnes pour les gérer. Cette équipe s’appuyait sur un seul logiciel qui était progressivement devenu obsolète et inutilement complexe, et qui fonctionnait sur des serveurs arrivant en fin de vie utile.

Le logiciel s’avérait une véritable difficulté pour les utilisateurs. Elle était rigide, peu fiable et n’a pas réussi à générer le niveau de détail requis par l’entreprise. TF1 avait besoin de clarté sur la conformité, la valeur actuelle des actifs et la question de savoir si les actifs devaient être éliminés ou recyclés.

Selon Jonathan, le problème était la qualité de la base de données. « Notre priorité était de nettoyer la base de données et d’améliorer sa fiabilité. En créant une base de données plus qualitative, elle facilitera la surveillance du cycle de vie des équipements, de leur lieu d’installation, de leur fonctionnement et de l’historique des incidents. »

À long terme, TF1 utilise la plateforme IA de ServiceNow pour la transformation de l’entreprise, en implémentant la gestion des services IT (ITSM) en 2014, suivie de la solution Configuration Management Database (CMDB) en 2016. Rétrospectivement, Jonathan explique qu’il s’agissait des premières étapes vers une gestion efficace des actifs. « Notre ancien outil de gestion des actifs arrivant en fin de vie, nous ne cherchions pas vraiment un successeur. Nous savions que ce serait la plateforme ServiceNow. »

La migration vers ServiceNow CMDB offre une vue d’ensemble globale de l’infrastructure IT, des services et de leurs relations. Ce processus a été achevé en 2023 avec l’ajout de la gestion des actifs IT (ITAM), y compris la gestion des actifs matériels (HAM Pro).

Créer une base de données qui reflète le mieux la réalité

La plateforme ServiceNow offre une approche plus approfondie de la gestion des actifs matériels et crée une passerelle vers l’automatisation des processus, l’optimisation et la modernisation du travail. Unique plateforme, modèle de données unique et architecture unique, la Now Platform établit immédiatement une vue cohérente et unifiée du matériel disparate de TF1, du câblage aux microphones, en passant par les caméras et les ordinateurs portables.  

Dans les semaines qui ont suivi la migration vers la plateforme ServiceNow, réalisée par le partenaire CloudSpirit et soutenue par ServiceNow impact, TF1 a eu une vue plus claire de son parc matériel. En identifiant le matériel obsolète, dupliqué ou non conforme, TF1 a pu réduire son nombre d’actifs de 140 000 à 80 000. Cela permet de réaliser des économies financières tout en garantissant que le matériel restant est prêt à l’emploi.

« C’est ce que ServiceNow nous offre : une base de données qui reflète le mieux la réalité », explique Jonathan. « Nous avons désormais un cercle vertueux de gestion des équipements. »

Offrir une expérience intuitive aux utilisateurs

Pour les utilisateurs, la plateforme ServiceNow offre une expérience plus intuitive avec des fonctionnalités plus pratiques. La fonction de génération de rapports génère un instantané immédiat du stock ; la fonction de regroupement simplifie les tâches en bloc.

Par exemple, chaque année, le groupe TF1 rassemble du matériel obsolète à envoyer à un spécialiste du traitement des déchets pour y être détruit, donné ou revendu. Cette tâche est désormais grandement facilitée par la fonction « ordre de mise au rebut », intégrée en standard dans le HAM. Ce processus de workflow standard, développé par ServiceNow, a été implémenté dans le système IT de TF1 avec très peu de modifications. Le matériel obsolète est emballé sur des palettes en bois, les chargements de palettes sont connectés à la Now Platform, qui génère un rapport avec la destination finale du matériel.

Fournir des informations claires sur la conformité, l’emplacement et la valeur

Non seulement le volume physique du matériel est désormais clair, mais il y a également une image plus claire de l’état de chaque élément. Un inventaire plus détaillé des actifs permet à TF1 de confirmer les exigences réglementaires, l’emplacement et la valeur.

Aujourd’hui, chaque nouvel actif reçoit immédiatement un QR Code et est saisi dans la CMDB. L’application mobile HAM permet ensuite aux utilisateurs de smartphone de lire chaque QR Code et de mettre à jour l’inventaire. TF1 peut ainsi savoir où se trouve exactement un câble spécifique, par exemple. À l’instar du processus d’élimination des déchets, aucune modification n’a été nécessaire pour configurer ce processus.

Finaliser une approche globale

L’approche TF1 de la gestion des actifs matériels est de plus en plus globale. Elle couvre désormais l’approvisionnement, la cybersécurité et la mise au rebut. TF1 a créé un système de bons de commande dans la Now Platform. La commande est d'abord saisie dans le logiciel de gestion SAP et envoyée dans ITAM. Une fois reçus, les actifs « physiques » reçoivent un code-barres, passant de l’état « en stock » à « installé ». Le workflow des opérations de gestion du cycle de vie pour ces actifs démarre alors, grâce à l’ITAM et AU HAM.

Une adresse IP est désormais attribuée aux actifs technologiques, ce qui permet au DNS de TF1 de surveiller l’emplacement et l’utilisateur. De plus, les fonctions standard de ServiceNow pour la gestion des actifs fixes permettent de calculer la valeur résiduelle des actifs et de prévoir leur cycle de vie. Il est prévu de lancer une troisième fonctionnalité HAM, Return Merchandise Authorization (RMA), afin de simplifier la gestion de la réparation des équipements par l’intermédiaire des fournisseurs, en mettant à jour la CMDB en temps réel.

D’augmenter la productivité de 20 %

L’effet cumulatif est que l’équipe de Jonathan, composée de 100 personnes, est de 20 % plus productive et qu’il existe une culture d’amélioration continue.

« ServiceNow change la dynamique. Les mises à jour étant plus faciles à effectuer, nous pouvons affiner en permanence la qualité de la base de données. Nous passons du quantitatif au qualitatif. »