La gestion des absences est le processus de suivi et de réduction des absences des employés aux fins de maintien de la productivité. Cela englobe l’utilisation de politiques et d’outils pour suivre les types de congés des employés, comme les congés de maladie, les vacances et les autres congés, afin de réduire à un minimum les perturbations sur le lieu de travail et de maintenir la productivité.
Les employés sont plus que des actifs, ce sont des personnes. Qu’il s’agisse d’une maladie, d’une urgence, d’un rendez-vous ou simplement d’un congé bien mérité, chaque employé peut (et doit) occasionnellement être autorisé à s’absenter de son travail. Mais bien que les congés soient une nécessité, les absences non planifiées ont leurs conséquences. L’absence imprévue de personnes clés peut mettre un frein à la productivité de l’équipe, ce qui perturbe les processus et nuit aux résultats de l’entreprise. Même les congés planifiés peuvent créer des problèmes potentiels lorsqu’ils sont gérés incorrectement. Pour contrer ces risques et mieux se préparer à gérer les absences des employés, les entreprises ont recours à des solutions de gestion des absences.
La gestion des absences est le processus stratégique qui consiste à suivre, à comprendre et à ajuster les absences des employés. Grâce à une combinaison de politiques, de programmes et d’outils, les entreprises peuvent s’assurer que les congés des employés, qu’ils soient planifiés ou non, ne perturbent pas les activités quotidiennes. Cela permet non seulement de maintenir la productivité de l’équipe, mais aussi de favoriser le bien-être des salariés en reconnaissant et en prenant en compte leur besoin de congés personnels. Il s’agit d’un équilibre délicat, qui doit tenir compte de ce qui distingue une absence légitime de celles qui sont frivoles, excessives ou trompeuses. Cela dit, lorsque la gestion est efficace, elle peut conduire à un lieu de travail plus sain et plus productif.
Les entreprises existent pour générer de l’argent. Il n’est donc pas surprenant que tout ce qui se passe dans une entreprise soit associé à un montant en dollars. Former et équiper les employés, payer les locaux et les services publics, fournir des assurances, entre autres choses, représentent des dépenses qui doivent être constamment compensées par le travail réalisé par les équipes internes. Les absences retirent temporairement des membres de l’équipe de l’équation, ce qui entraîne une perte de productivité et un gaspillage de coûts opérationnels.
Il s’agit d’un problème important. On estime que l’absentéisme des employés est à l’origine de milliards de dollars de perte de productivité aux États-Unis chaque année. Plus précisément, les risques liés à une mauvaise gestion des congés des employés se classent au moins dans l’une des deux catégories suivantes :
- Problèmes financiers
Les absences, même de courte durée, peuvent avoir une incidence directe sur les résultats d’une entreprise. Les coûts associés à la recherche d’un remplaçant et l’impact sur la productivité potentiellement réduite du remplaçant s’additionnent rapidement. Sans gestion des absences, l’entreprise est souvent contrainte de réagir plutôt que d’anticiper et de planifier ces scénarios, ce qui entraîne des perturbations et des revers financiers. - Problèmes de culture
L’argent peut être une préoccupation majeure lorsqu’il s’agit des absences des employés, mais ce n’est pas le seul aspect qui est touché. Lorsque les employés s’absentent, les autres doivent souvent les remplacer, en faisant des heures supplémentaires ou en assumant des responsabilités supplémentaires, ce qui entraîne une baisse de l’efficacité et de l’engagement des employés. Si rien n’est fait, cette situation peut même en venir à définir la culture de l’entreprise, créant du ressentiment et du mécontentement parmi les employés. Au fil du temps, cela peut freiner l’engagement des employés et provoquer un épuisement professionnel. Les absences prolongées ou récurrentes peuvent même être le signe de problèmes organisationnels sous-jacents, tels que le harcèlement au travail ou une baisse de moral.
Heureusement, la mise en œuvre d’un logiciel de gestion des absences pour suivre et contrôler les données des employés peut contribuer à réduire le nombre d’absences non planifiées tout en aidant les entreprises à mieux gérer les congés planifiés et non planifiés d’une façon qui profite aux employés, protège la culture de l’entreprise et assure la productivité continue de la main-d’œuvre.
Bien que la gestion des absences puisse présenter des avantages pour toute entreprise qui travaille avec des employés, certaines entreprises ont davantage besoin d’une politique de gestion des absences que d’autres. Voici quelques indicateurs à prendre en compte pour déterminer s’il vaut la peine de mettre en place une gestion des absences :
- Productivité réduite
Trop d’absences non planifiées peuvent entraîner une baisse non négligeable de la productivité, tandis que trop peu d’absences ou trop peu de congés planifiés entraînent un surmenage des employés, qui deviennent improductifs. Ces deux situations sont marquées par une baisse de la productivité et sont des signes clairs que l’entreprise pourrait bénéficier d’une gestion des absences.
- Mauvaise qualité du travail
Tout comme la productivité, la qualité du travail diminue lorsque les absences deviennent trop fréquentes ou trop rares. Si les tâches sont mal exécutées, cela peut être lié à un stress émotionnel ou à des engagements personnels mis de côté. La gestion des absences peut aider à la détection de ces problèmes.
- Augmentation du taux de roulement des employés
Une approche rigide des absences et des congés peut conduire à l’insatisfaction et à des taux élevés de roulement du personnel. Si rien n’est fait, cela peut créer une culture d’entreprise négative, entraînant un manque de ressources et une réputation ternie, ce qui peut à son tour nuire aux taux de recrutement. Si une entreprise a du mal à trouver et à conserver des employés de qualité, cela peut être dû à une approche inefficace de la gestion des absences.
Pour être en mesure d’adopter une approche efficace de la gestion des absences, une entreprise doit d’abord élaborer une politique de gestion des absences. Il s’agit d’un ensemble structuré de lignes directrices qui décrivent la manière dont l’entreprise traitera les absences planifiées et non planifiées de ses employés. Cette politique garantit non seulement la cohérence et l’équité, mais aide également l’entreprise à se conformer aux exigences légales. Pour élaborer une politique de gestion des absences bien pensée, il faut comprendre plusieurs aspects complexes et suivre des étapes précises. Nous examinerons ci-dessous les étapes fondamentales de la création d’une politique de gestion des absences efficace :
Définir clairement les absences
Il est essentiel de définir et de communiquer clairement les attentes en matière d’assiduité. Les employés doivent savoir à quel moment ils sont censés être au travail pour pouvoir fonctionner pleinement en tant que membres de l’équipe. La politique doit également préciser le nombre de jours de congé dont disposent les employés tout au long de l’année, afin de clarifier les choses et d’éviter les abus. Soyez clair en quantifiant les congés et en déterminant ce qui est considéré comme des absences planifiées et non planifiées.Déterminer la manière dont les absences seront suivies
Il est essentiel d’assurer un suivi efficace et précis des absences. Si certains employeurs ont encore recours à des processus manuels (comme des feuilles de calcul), la plupart ont commencé à adopter des solutions automatisées pour simplifier la tâche tout en améliorant la précision. Le choix d’outils adaptés à une entreprise peut alléger les charges administratives et rendre la gestion des absences plus facile et plus efficace.Comprendre le droit du travail
Les droits des employés sont protégés par la loi, et le droit de prendre des congés ne fait pas exception. Cela dit, chaque pays aborde ce droit différemment, en établissant des lois réglementaires et des exigences de conformité pour les absences rémunérées, non rémunérées et prolongées. Ces lois peuvent être accompagnées de sanctions sévères. Il est donc toujours recommandé aux entreprises de se familiariser avec les exigences légales lorsqu’elles établissent une politique de gestion des absences.Établir des procédures
La politique de gestion des absences doit décrire explicitement les procédures relatives aux absences. Qui les employés doivent-ils prévenir de leur absence, et quand? Comment les gestionnaires traiteront-ils les habitudes de retards non justifiés? Quel est le processus d’approbation ou de refus des demandes de congé? Des procédures claires permettent de maintenir l’ordre et de s’assurer que toutes les parties concernées savent à quoi s’attendre.
Une gestion efficace des absences ne consiste pas seulement à mettre en place des politiques. Il faut également mettre en œuvre ces politiques d’une manière qui sert à la fois les intérêts de l’entreprise et ceux des employés. Pour trouver cet équilibre, il faut adopter les pratiques exemplaires qui encouragent la communication, la souplesse et l’empathie. Voici quelques-unes des pratiques exemplaires en matière de gestion des absences qui peuvent conduire à un lieu de travail plus harmonieux et plus productif :
Un employé peut-il venir au bureau et travailler toute une journée en combattant un rhume? Absolument… mais il ne devrait pas. Il en va de même pour les employés qui souffrent d’épuisement professionnel ou qui ont besoin de prendre une demi-journée de temps en temps pour s’acquitter de leurs responsabilités personnelles. Les employés en mauvaise santé ou épuisés sont moins productifs, fournissent un travail de moindre qualité, et certains peuvent même transmettre le rhume à leurs collègues. Il est donc contre-productif d’encourager les employés à éviter de prendre des jours de repos.
Les employés doivent savoir que leur santé physique et mentale est importante et que les politiques sur les congés existent pour leur permettre de s’absenter du travail lorsqu’ils en ont besoin. En présentant les congés des employés sous le bon angle, les dirigeants peuvent également démontrer leur engagement en faveur du bien-être des employés, ce qui se traduit par une main-d’œuvre en meilleure santé, plus heureuse et plus engagée.
L’absentéisme et les congés non planifiés peuvent avoir de nombreuses causes, et elles ne découlent pas toutes du fait que les employés essaient de profiter de la générosité de l’employeur. De simples malentendus liés aux politiques en matière de congés des employés peuvent entraîner des difficultés accrues dans la gestion des absences, d’où l’importance de communiquer efficacement les attentes.
Parallèlement, il est recommandé que les gestionnaires et les employés reçoivent une formation complète sur les politiques de gestion des absences de l’entreprise. Cela permet de créer une main-d’œuvre où chacun comprend l’impact de sa présence ou de son absence sur les finances et la culture de l’entreprise, ainsi que la manière dont les congés des employés sont surveillés.
Parfois, ce n’est pas le travail en lui-même, mais le fait de se rendre au travail à une heure précise qui peut poser problème. Certains employés qui ne se sentent pas capables de se déplacer jusqu’au bureau peuvent parfaitement pratiquer le télétravail, et ceux qui ont des problèmes d’horaires peuvent être prêts à travailler huit heures par jour, à condition que ces huit heures ne se limitent pas à l’horaire traditionnel de 9 h à 17 h. Heureusement, la technologie moderne permet une plus grande souplesse de travail qu’auparavant.
Des modalités de travail souples tiennent compte de la diversité des besoins et des modes de vie des employés. En proposant le télétravail et des horaires flexibles, les entreprises peuvent réduire le stress et améliorer l’équilibre général entre vie professionnelle et vie privée. Cela permet non seulement de renforcer le moral, mais aussi d’accroître la productivité et la créativité, sans parler de la réduction de l’absentéisme.
L’efficacité des politiques et des programmes dépend de celle des personnes chargées de les mettre en œuvre, ce qui est particulièrement vrai en matière de gestion des absences. Une gestion efficace des absences repose sur des gestionnaires compétents qui savent comment appliquer ces politiques de manière cohérente, précise et compatissante, tout en se conformant fermement aux réglementations fédérales et provinciales.
Une formation ciblée permet aux gestionnaires de disposer des outils nécessaires pour gérer divers scénarios d’absence, reconnaître les schémas inquiétants et offrir un soutien aux employés. Une telle formation renforce l’empathie, la cohérence et l’efficacité dans le traitement des absences, ce qui crée une expérience de travail plus positive pour toutes les personnes concernées.
À leur retour après une absence prolongée, les employés peuvent avoir du mal à réajuster leur état d’esprit et à se remettre dans le bain du travail quotidien. Ils ne sont peut-être pas tout à fait au courant des objectifs actuels ou d’autres changements survenus. Quant à ceux qui se sont récemment remis d’une maladie, ils ne sont peut-être pas encore en assez bonne santé pour reprendre pleinement leurs anciennes fonctions. La mise en place d’une politique d’entretien de retour au travail permet de s’assurer que tout est en ordre avant que l’employé ne reprenne le travail.
Un entretien de retour au travail n’a pas besoin d’être trop formel, mais il doit être suffisamment structuré pour permettre une discussion sur la cause de l’absence, sur la manière dont l’employé envisage son retour au travail et sur l’éventuelle nécessité d’ajustements raisonnables ou d’un soutien supplémentaire pour faciliter une transition saine et harmonieuse. Cet entretien doit permettre de définir les attentes de l’employé et du gestionnaire pour la suite.
Le recours à la technologie pour la gestion des absences, grâce à des capacités de suivi améliorées et à des outils en libre-service, crée un environnement efficace et stimulant. Les outils de suivi modernes minimisent l’erreur humaine, allègent la charge administrative et fournissent des informations permettant de traiter un grand nombre des problèmes sous-jacents qui peuvent conduire à l’absentéisme.
Ces capacités permettent de prendre des décisions fondées sur des données et contribuent à une approche plus simple de la gestion des absences. Simultanément, les outils en libre-service favorisent un sentiment d’autonomie et de responsabilité chez les employés en leur permettant de demander et de gérer leurs congés sans avoir à dépendre d’autres personnes. Cela permet non seulement de réduire les frais administratifs, mais aussi d’améliorer la transparence et la concordance entre les congés des employés et les besoins de l’entreprise. La combinaison de ces outils crée une approche globale, axée sur la technologie, qui sert à la fois les objectifs de l’entreprise et le bien-être des employés.
Sans les bons outils, la complexité du suivi des absences non planifiées, de l’historique des congés, de la conformité réglementaire et des tendances de retard peut devenir accablante. Pour autant, les solutions logicielles de gestion des absences ne visent pas seulement à alléger la charge administrative, mais aussi à fournir des informations précieuses pour améliorer la productivité globale de l’entreprise et le bien-être des employés.
Les principales capacités du logiciel de gestion des absences comprennent :
- Affichage de l’historique des absences et des congés
Cette fonctionnalité offre une vue d’ensemble de l’historique des absences et des congés de chaque employé, ce qui permet de comprendre les schémas individuels qui peuvent être déterminants pour personnaliser les stratégies de gestion. - Exécution de rapports
Le respect des réglementations en vigueur, comme la loi sur le congé familial pour raison médicale, est essentiel. Les logiciels de gestion des absences peuvent produire des rapports détaillés afin que l’on puisse s’assurer que les congés planifiés et non planifiés sont conformes aux exigences légales. - Comparaison des taux d’absentéisme aux valeurs de référence du secteur
Il est essentiel de comprendre comment les taux d’absentéisme d’une entreprise se comparent aux normes du secteur pour évaluer globalement l’efficacité et la compétitivité. Les logiciels de gestion des absences peuvent fournir des informations comparatives qui facilitent la prise de décision et la planification stratégique. - Automatisation et simplification des processus de demande de congé
Les outils modernes de gestion des absences sont souvent assortis d’options en libre-service qui permettent aux employés de demander et de gérer eux-mêmes leurs congés. Cela favorise le sens des responsabilités et l’autonomie des employés, tout en réduisant les frais administratifs. - Intégration aux autres outils des RH
De nombreux systèmes de gestion des absences sont conçus pour s’intégrer de manière transparente à d’autres outils des RH. Cela garantit que toutes les informations relatives aux absences d’un employé sont facilement accessibles et harmonisées avec d’autres fonctions des RH, ce qui crée une approche de gestion plus cohérente.
Une gestion efficace des absences des employés nécessite une approche stratégique et réfléchie qui concilie conformité, engagement et productivité. Mais comment les entreprises peuvent-elles simplifier ce processus complexe tout en garantissant une expérience de premier ordre pour les employés? Employee Journey Management de ServiceNow offre une solution complète.
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