Un intranet est un réseau privé utilisé par les organisations pour permettre à leur personnel de communiquer de façon sécurisée, pour favoriser la collaboration et pour stocker des renseignements.
La réussite des entreprises repose sur davantage que des idées visionnaires et des objectifs ambitieux : elles prospèrent réellement lorsque leurs employés travaillent au diapason, communiquent efficacement, partagent des informations et utilisent les bons outils de la bonne façon pour faire progresser leurs efforts collectifs. Et à mesure qu’une entreprise croît en envergure et en complexité, la gestion de la communication et de l’information à l’échelle de l’organisation se complique, jusqu’à devenir un défi de taille. Une mauvaise communication, des données dispersées et un manque d’accès centralisé aux ressources essentielles peuvent nuire à la productivité, faire obstacle à l’innovation et entraîner des erreurs coûteuses.
Si votre entreprise emploie plus d’une personne, il est fort probable que vous ayez besoin d’une forme de systèmes interconnectés pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde, a accès à la même source de vérité et que les tâches importantes ne sont pas négligées, ou inutilement faites en double. Une solution qui s’est imposée comme essentielle et qui est devenue la pierre angulaire de la gestion des communications internes et de l’information est l’intranet d’entreprise.
Un intranet est un réseau privé, sécurisé et interne qui n’est accessible qu’aux employés d’une organisation. Il agit en tant que centre nerveux virtuel et comme concentrateur centralisé de ressources essentielles pour les employés, leur offrant un point unique pour collaborer à des projets, partager des connaissances et rester informés des dernières mises à jour au sein de l’entreprise. Essentiellement, un intranet améliore la connectivité de votre lieu de travail, simplifie les flux de travail et favorise une culture de collaboration au sein de votre entreprise.
Bien qu’en notre ère moderne la plupart des gens aient une idée claire de ce qu’est l’Internet, l’intranet est quant à lui quelque chose de différent, qui prend la forme d’un type de réseau distinct en termes d’accessibilité et de structure.
L’Internet est un vaste réseau d’ordinateurs et de serveurs interconnectés qui s’étend sur l’ensemble du globe, et qui permet l’échange d’informations et de services à une échelle monumentale. Cette vaste infrastructure numérique fonctionne comme un réseau ouvert et public, dépourvu de toute forme unique de propriété ou de contrôle. En d’autres mots, il n’y a pas d’entité gouvernante qui gère l’Internet dans son intégralité. L’Internet représente plutôt la fusion d’innombrables réseaux interconnectés administrés par divers gouvernements, fournisseurs de services et organisations partout dans le monde.
En comparaison, un intranet est un réseau privé et exclusif, qui n’est accessible qu’aux personnes ayant l’autorisation appropriée. Contrairement à l’Internet, dont l’accessibilité est universelle, un intranet est conçu pour être contenu entièrement et de façon sécurisée dans les limites d’une organisation. Il fonctionne comme un écosystème numérique interne où les employés peuvent partager, stocker et gérer l’information pertinente pour leur travail sans l’exposer au domaine public.
Dans l’intranet d’entreprise, les droits d’accès et les autorisations sont gérés précautionneusement, de façon à garantir que les renseignements sensibles demeurent confidentiels et que leur accès soit limité uniquement aux personnes qui en ont besoin pour leurs rôles. Cet environnement contrôlé améliore non seulement la sécurité des données, mais aide aussi les organisations à se conformer aux règlementations sur la protection des données tout en protégeant leurs précieuses propriétés intellectuelles. De plus, un intranet peut fournir une plateforme efficace pour le travail collaboratif et le partage des connaissances au sein de l’entreprise.
Entre l’Internet, qui est un réseau entièrement public, et l’intranet, qui est un réseau réservé uniquement aux utilisateurs internes autorisés d’une organisation, se trouve l’extranet, qui est le point faisant passerelle entre les deux.
Un extranet dans un intranet étend l’accessibilité de certaines fonctionnalités intranet aux intervenants externes comme les clients, les partenaires ou les fournisseurs. Il s’agit d’une extension du réseau d’une organisation qui est faite de manière contrôlée de sorte à accorder un accès sélectif à des personnes ou à des entités qui ne font pas partie de la main-d’œuvre immédiate de l’entreprise. Les parties externes qui accèdent à l’extranet reçoivent une autorisation spécifique leur permettant d’interagir avec les sections de l’intranet adaptées à leurs besoins.
En d’autres mots, l’extranet sert d’espace collaboratif où les partenaires externes peuvent obtenir du soutien, accéder à l’information sur les produits, passer des commandes ou participer à des projets partagés avec l’organisation. En offrant cet accès contrôlé, les entreprises peuvent favoriser des relations plus solides avec leurs clients, simplifier les activités de la chaîne d’approvisionnement et améliorer la façon dont elles travaillent avec leurs partenaires commerciaux.
Une fonctionnalité caractéristique et efficace de l’intranet est sa capacité à connecter des utilisateurs autorisés tout en limitant les accès non autorisés. Par conséquent, la configuration d’un intranet nécessite une planification et une mise en œuvre réfléchies afin de créer un espace de travail numérique efficace, convivial et entièrement sécurisé, adapté aux besoins particuliers de votre organisation. Le processus commence généralement par la définition des objectifs, suivie d’une évaluation approfondie des besoins et des ressources de votre entreprise.
Avant de pouvoir établir un intranet de travail, votre entreprise a besoin des éléments suivants :
- Réseau local (LAN)
Une infrastructure réseau locale fiable et robuste est l’élément fondamental de l’intranet d’une entreprise. Un réseau local connecte tous les appareils de l’entreprise et facilite la communication et le transfert de données. - Serveurs
Les intranets requièrent des serveurs dédiés pour héberger et gérer le contenu interne, les applications et les bases de données. Ces serveurs stockent et organisent l’information, ce qui en facilite l’accès pour les utilisateurs internes. - Logiciels intranet
Des logiciels intranet spécialisés sont essentiels pour concevoir et mettre sur pied l’interface et les fonctionnalités d’un intranet. Ces solutions permettront à votre entreprise de sélectionner les capacités spécifiques qu’elle désire dans son intranet, comme la gestion de documents, les outils de collaboration, les systèmes de messagerie interne et les fonctionnalités de suivi des tâches (pour n’en nommer que quelques-unes). - Outils de sécurité
Les intranets requièrent des mesures de sécurité rigoureuses pour protéger les données sensibles et en préserver la confidentialité. Les pare-feu, les protocoles de chiffrement et les contrôles d’accès sont des composantes essentielles de la sécurité de l’intranet.
Dès les tout premiers jours de la communication numérique, les entreprises ont eu l’idée de se doter de réseaux internes, de ce que ceux-ci permettent aux employés de communiquer plus facilement et d’accroître leur productivité grâce à un accès direct aux documents et aux outils internes de l’entreprise. Les premiers intranets se limitaient aux réseaux privés des organisations, mais le besoin croissant pour les employés travaillant hors site de pouvoir accéder à distance au réseau interne a fait que les entreprises ont dû se mettre en quête d’un moyen de faciliter les connexions internes sécurisées passant par l’Internet public. Les réseaux privés virtuels (RPV) sont la réponse à ce besoin.
Un RPV établit un tunnel sécurisé, chiffré et point à point qui assure une session privée et protégée entre les utilisateurs à distance et les réseaux internes d’une entreprise, en passant par l’Internet public. En utilisant un RPV, vos employés pourront accéder de façon sécurisée à des documents internes sensibles, peu importe leur emplacement physique.
La protection des données est peut-être le facteur le plus important dans un réseau interne efficace, ce qui signifie que la sécurité est l’un des éléments les plus essentiels. Pour se défendre contre les cybermenaces et les accès non autorisés, et même contre les menaces internes (actes malveillants ou autres), les entreprises emploient plusieurs formes de sécurité numérique. Ces mesures de sécurité comprennent souvent :
- Authentification des utilisateurs
Les employés sont tenus de fournir des authentifiants de connexion uniques pour accéder à l’intranet, ce qui garantit que seul le personnel autorisé peut y accéder. - Contrôles d’accès
Les privilèges d’accès sont attribués en fonction des rôles propres à chaque poste, limitant l’accès des employés aux seuls renseignements pertinents à leurs responsabilités. - Chiffrement
Les données sensibles transmises à l’intérieur de l’intranet sont chiffrées, ce qui les rend illisibles pour toute partie non autorisée, même si elles sont interceptées. - Mises à jour régulières
Les logiciels et les systèmes intranet sont régulièrement mis à jour avec des correctifs de sécurité pour corriger les vulnérabilités et assurer une protection optimale.
Les intranets font désormais partie intégrante des organisations modernes, quels que soient leur taille et le secteur auquel elles appartiennent. Les entreprises se dotent d’intranets pour simplifier les communications internes, centraliser le partage des connaissances, améliorer la collaboration et optimiser la gestion des flux de travail. Avec l’augmentation du travail à distance et du nombre d’équipes aux membres géographiquement dispersés, les intranets ont prouvé leur valeur inestimable dans le maintien d’une connectivité transparente s’étendant jusqu’aux employés qui travaillent à domicile ou autrement loin des serveurs de l’entreprise.
Les intranets évoluent pour intégrer des fonctionnalités avancées comme des fonctions de recherche utilisant l’intelligence artificielle, la livraison de contenu personnalisé, une intégration plus complète avec d’autres outils d’affaires, et des interfaces conviviales. Ces améliorations sont conçues pour offrir aux employés un espace de travail numérique plus intuitif et plus efficace, pour accroître leur productivité, et pour favoriser un environnement de travail collaboratif.
À la base, les intranets sont des outils de communication, mais cela ne signifie pas qu’ils se limitent à la messagerie instantanée. Les intranets d’aujourd’hui sont des solutions internes polyvalentes indispensables aux organisations modernes, qui répondent à un large éventail de besoins opérationnels. Parmi les principaux cas d’utilisation de l’intranet, nous retrouvons notamment les suivants :
Les intranets sont généralement utilisés pour héberger l’information de façon centralisée et pour fournir un accès sécurisé aux politiques, aux documents et autres informations pertinentes dont les employés ont besoin pour leurs rôles. Ainsi, la récupération d’informations est simplifiée et tout le monde a accès aux ressources les plus à jour. Les systèmes de gestion de contenu (SGC) et les systèmes de gestion de documents (SGD) en sont des exemples.
Les intranets rendent les organisations en mesure de gérer et de partager leurs connaissances plus efficacement; ils servent de référentiels pour l’expertise interne, les projets antérieurs, les pratiques exemplaires et les leçons apprises. Les employés peuvent contribuer à l’ensemble en y apportant leurs idées et leurs points de vue, ce qui permet à l’entreprise de tirer parti de leurs connaissances collectives et de créer une précieuse base de savoir qui à son tour favorise un apprentissage et une croissance continus. Grâce à des forums, des tableaux d’idées, des espaces d’équipe et des discussions, les employés peuvent poser des questions ou trouver des réponses en collaboration avec leurs pairs. De plus, les connaissances peuvent être consignées de sorte à pouvoir être mises à disposition de toute l’entreprise même lorsque la personne qui y a contribué n’en fait plus partie.
Les solutions intranet efficaces intègrent des flux de travail automatisés, qui permettent aux employés d’en faire plus, plus facilement. Les employés peuvent assigner des tâches, collaborer sur des projets, surveiller les échéances et suivre les jalons des projets, ce qui simplifie les flux de travail et augmente la productivité globale. Les outils intranet de gestion des tâches, de collaboration sur des documents, d’automatisation et de suivi des progrès contribuent tous à une gestion efficace du flux de travail global.
En tant que centres de communication internes, les intranets permettent aux entreprises de partager facilement et efficacement, à l’échelle de l’organisation, des annonces, des mises à jour de politiques, des avis d’événements et d’autres nouvelles importantes. Ainsi, tous les employés restent bien informés, alignés sur les objectifs de l’entreprise, et engagés activement dans ses initiatives. Des outils sociaux et de communication comme les wikis, les forums et les blogues peuvent également être utilisés pour créer des communications internes bidirectionnelles entre les employés.
Un bon engagement des employés est essentiel pour assurer leur satisfaction et leur rétention. Les intranets offrent des canaux de rétroaction, des sondages et des forums interactifs qui permettent aux employés d’exprimer leurs opinions, de partager leurs idées et de participer à des discussions. Ces plateformes favorisent un sentiment d’appartenance et permettent à la direction d’évaluer le niveau de satisfaction des employés, et de répondre aux préoccupations, de façon anonyme, au besoin.
Les intranets jouent un rôle essentiel dans l’alignement des employés sur les objectifs et la vision d’ensemble de l’organisation. En communiquant des objectifs et des initiatives stratégiques, les entreprises peuvent aider leurs employés à comprendre comment leurs apports individuels contribuent au succès global de l’organisation, ce qui favorise un sens de la mission, ainsi que la motivation. L’établissement, la communication et l’ancrage d’une culture commune améliorent l’engagement des employés et donc la rétention du personnel.
Les intranets facilitent la collaboration interfonctionnelle en éliminant les silos au niveau des différents services. Ils permettent aux employés de différentes équipes de collaborer sur des projets, de partager des idées et de travailler ensemble pour atteindre des objectifs communs, ce qui favorise une culture de collaboration qui encourage l’innovation et la créativité.
La mise sur pied d’un intranet au sein de votre organisation peut améliorer considérablement l’efficacité opérationnelle, la collaboration et l’expérience globale des employés. Voici quelques-uns des principaux avantages dont votre entreprise pourrait profiter en investissant dans une solution intranet efficace :
L’un des principaux avantages d’un intranet est sa capacité à favoriser une communication transparente et efficace entre les utilisateurs internes autorisés. En offrant une plateforme centralisée, les intranets permettent de communiquer des messages et de tenir des discussions de groupe en temps réel, ainsi que de publier des annonces ciblées. Cette communication permet aux employés de rester informés, connectés et engagés, ce qui améliore la collaboration et la productivité.
Les intranets servent de précieux référentiels pour partager des connaissances et les pratiques exemplaires. En créant un emplacement centralisé pour la documentation, les tutoriels et d’autres ressources, les organisations favorisent une culture d’apprentissage continu et de libre-échange de connaissances. Les employés peuvent ainsi accéder à des connaissances et à une expertise précieuses, ce qui leur permet de prendre des décisions plus éclairées et mieux informées.
Un intranet modernise l’expérience employé en reproduisant les interfaces conviviales et les fonctionnalités des applications grand public populaires. Cet environnement numérique familier et intuitif favorise l’adoption et l’engagement des utilisateurs, ce qui rend la navigation plus facile aux employés pour tout ce qui touche aux tâches, à l’accès à l’information et à la collaboration, et ce jusqu’au niveau des équipes et des services.
Les intranets permettent aux organisations de personnaliser la communication et la transmission des informations en fonction des préférences et des rôles des utilisateurs. Des tableaux de bord et des flux de nouvelles personnalisables permettent aux employés de recevoir des mises à jour adaptées à leurs besoins spécifiques. Cette personnalisation améliore l’engagement des employés et minimise les risques associés à la surinformation.
Les intranets offrent aux organisations une meilleure visibilité sur les projets en cours, sur la progression des tâches et sur les indicateurs clés de performance. Les gestionnaires peuvent utiliser des outils intégrés pour surveiller les activités des équipes, identifier les goulots d’étranglement et suivre les jalons des projets, le tout en temps réel. Cette transparence favorise la responsabilisation tout en permettant une prise de décision rapide et en encourageant une culture d’évaluation de la performance axée sur les données.
Les intranets aident à éliminer les silos au sein des organisations en facilitant la collaboration et le partage d’information interservices. Les employés de différentes équipes peuvent collaborer sur des projets à partir d’un emplacement centralisé, partager leur expertise et tirer mutuellement profit du travail des uns et des autres en termes d’idées et de connaissances. Cette intégration mène à une main-d’œuvre plus cohésive et plus efficace.
Bien que les intranets offrent de nombreux avantages aux organisations modernes, ils n’en peuvent pas moins présenter certains défis. Comme pour toute technologie, il existe en ce qui concerne les intranets des risques d’inefficacités possibles que votre entreprise devra prendre en compte pour assurer une mise en œuvre et une utilisation réussies. Lorsque vous investissez dans un intranet, soyez conscient des risques d’inefficacités suivants :
Les intranets dotés d’une fonctionnalité de recherche inadéquate peuvent frustrer les utilisateurs qui peinent à trouver rapidement l’information dont ils ont besoin. De nombreux intranets prennent la forme de « fermes de liens » mal optimisées reposant sur une très faible architecture d’information. Une fonctionnalité de recherche mal conçue peut retourner des résultats inutiles ou obsolètes, nuire à la productivité, être frustrante pour les utilisateurs et même les induire en erreur, et réduire l’utilité générale de l’intranet.
Même s’il contient une grande quantité d’informations, un intranet qui ne comporte pas d’options intégrées d’invite à l’action en fonction de ces informations (comme finaliser les politiques ou commander de l’équipement) risque d’amener les employés à se sentir déconnectés des tâches qu’ils doivent accomplir. Des solutions intranet efficaces devraient intégrer des programmes pertinents et être appuyées par un système d’action clair afin que les utilisateurs puissent faire davantage que simplement trouver des réponses ou accéder à des documents.
Si les employés ne participent pas activement à l’apport de contenu, au partage des connaissances ou aux discussions sur l’intranet, son efficacité en tant qu’outil collaboratif s’en trouvera limitée. Pour prévenir une faible participation des utilisateurs, il faut entretenir une culture qui encourage et incite les employés à utiliser activement l’intranet et à y contribuer.
La mise sur pied et la maintenance d’un intranet peuvent impliquer des coûts initiaux importants, ainsi que des dépenses continues par la suite. Non seulement un intranet demande à une organisation d’investir dans le matériel, les logiciels et l’infrastructure pour sa configuration, mais il entraîne aussi par la suite des dépenses associées à sa personnalisation ainsi qu’aux mesures de sécurité et aux mises à jour régulières pour qu’il demeure pertinent et sécurisé. Si l’intranet échoue à entraîner un retour sur investissement, il se pourrait qu’il représente au contraire une perte financière importante.
Certaines organisations peuvent avoir du mal à offrir un soutien technique adéquat aux utilisateurs de l’intranet. Sans une assistance technique appropriée, les employés pourraient rencontrer des problèmes ou des difficultés lorsqu’ils accèdent à l’intranet ou qu’ils l’utilisent, ce qui risque d’entraîner de la frustration et de réduire la satisfaction des utilisateurs. Il est essentiel de pouvoir assurer un soutien technique rapide et fiable pour garantir le bon fonctionnement et l’adoption de l’intranet.
Pour les grandes organisations ou celles qui ont des équipes dispersées géographiquement, la gestion de l’infrastructure réseau de l’intranet peut être complexe. Le besoin d’assurer une connectivité fluide, une haute disponibilité et un rendement rapide dans plusieurs endroits à la fois peut poser des défis de gestion de réseau que certains services de TI ne sont pas en mesure de relever.
Sans responsabilité et gouvernance claires, un intranet risque d’aller à la dérive en manquant de mises à jour cohérentes. Il est essentiel d’avoir du personnel ou une équipe dédiée responsable de la gestion, de la mise à jour et de la maintenance de l’intranet pour en assurer la pertinence et la convivialité.
Les employés s’attendent à un accès sans accroc aux ressources de l’entreprise et aux outils de collaboration à partir de leurs appareils mobiles, ou lorsqu’ils travaillent à distance. Un manque de prise en charge native des fonctionnalités des appareils mobiles telles que TALK, Camera, etc., peut nuire à la productivité des utilisateurs de l’intranet en déplacement, tandis qu’un nombre insuffisant d’options d’utilisation à distance risque de complètement priver d’accès une partie importante de la main-d’œuvre moderne.
Logiciel intranet fait référence aux solutions et outils numériques spécialisés conçus pour créer, gérer et optimiser les intranets au sein des organisations. Les logiciels intranet servent de base à l’intranet, en offrant des caractéristiques et des fonctionnalités conçues pour simplifier la communication, le partage d’informations et la collaboration, et accroître la productivité globale de la main-d’œuvre.
Les logiciels intranet se présentent sous diverses formes, allant des plateformes préconçues avec fonctionnalités prêtes à l’emploi, jusqu’aux solutions personnalisables adaptées aux besoins spécifiques d’une organisation. Ils comprennent généralement des composantes pour la gestion du contenu, le partage de documents, le suivi des tâches, la collaboration en équipe, les répertoires des employés, et plus encore. Ces logiciels permettent aux entreprises de créer un environnement de travail numérique centralisé et sécurisé.
Bien qu’il soit possible de configurer un intranet fonctionnel sans investir dans des solutions logicielles tierces, cela peut poser des défis difficiles à relever. Parmi ces défis, notons les suivants :
- Absence d’extensibilité
Les organisations peuvent faire face à des problèmes d’évolutivité lors de la gestion d’un intranet sans solutions logicielles appropriées. Avec la croissance de l’entreprise, et par conséquent de la base d’utilisateurs de l’intranet, le manque d’évolutivité des logiciels peut entraîner des problèmes de performance, des temps d’arrêt accrus et des difficultés à gérer une main-d’œuvre plus importante. - Contenu désorganisé
Sans logiciel intranet adéquat, l’organisation et la gestion du contenu peuvent devenir difficiles. L’information risque de se retrouver éparpillée à divers endroits sans hiérarchie ni association claire, ce qui rendra difficile pour les employés de trouver rapidement des documents ou des ressources pertinents. - Collaboration inefficace
Un intranet est un pôle de collaboration pour les employés, mais sans outils logiciels efficaces, il peut être difficile de favoriser un travail d’équipe efficient. En l’absence de fonctionnalités comme la messagerie en temps réel, l’affectation des tâches et la collaboration sur des documents, les employés risquent de se tourner vers des outils externes ou simplement se rabattre sur la communication par courriel, ce qui créera des silos et nuira à la collaboration. - Fonctionnalité limitée
Gérer un intranet sans solutions logicielles dédiées risque d’en limiter les capacités et les avantages potentiels. Les entreprises qui procèdent ainsi pourraient avoir du mal à créer une interface conviviale, à mettre en œuvre des fonctionnalités essentielles et à assurer une intégration transparente avec d’autres outils d’entreprise. Cette limitation pourrait nuire à la productivité des employés et à leur collaboration. - Risques en matière de sécurité et de conformité
La sécurité devrait être une préoccupation majeure pour tout utilisateur de l’intranet; sans solutions logicielles robustes, les organisations peuvent se retrouver exposées à des risques accrus d’atteinte à la sécurité des données et d’accès non autorisés. Avec un logiciel intranet correctement configuré, des protocoles de sécurité, des mesures de chiffrement et des contrôles d’accès peuvent être mis en œuvre pour protéger les renseignements sensibles contre les menaces. De plus, ces outils peuvent aider les organisations à demeurer conformes aux lois constamment en évolution en matière de protection des données. - Problèmes d’adoption par les utilisateurs
L’adoption par les utilisateurs est essentielle au succès de toute initiative intranet. Sans logiciel intranet convivial, les employés peuvent trouver difficile de naviguer sur la plateforme ou d’interagir efficacement avec ses fonctionnalités. Cela peut mener à de faibles taux d’adoption par les utilisateurs, et du coup à une utilisation réduite ainsi qu’à un retour sur investissement limité.
Pour exploiter le plein potentiel de l’intranet de votre entreprise, il est nécessaire d’adopter un ensemble de pratiques exemplaires conçues pour vous aider à optimiser ses fonctionnalités et son impact positif. Votre organisation peut créer un espace de travail numérique florissant qui favorise la collaboration et accroît la productivité ainsi que la satisfaction générale des employés, en intégrant les pratiques suivantes à votre stratégie intranet :
Une communication efficace nécessite une approche multicanal, et l’intranet peut servir de concentrateur pour cette stratégie. De ce qu’il intègre différentes voies de communication, comme la messagerie instantanée, le courriel, la vidéoconférence et des fonctionnalités semblables aux médias sociaux, l’intranet permet à vos employés de travailler sur la plateforme en utilisant les méthodes qui conviennent le mieux à leurs besoins. Cela favorise une plus grande participation des utilisateurs et facilite l’accès aux informations essentielles pour les utilisateurs autorisés de toutes sortes.
Avec la montée en popularité continue du travail à distance, les intranets devraient être optimisés pour répondre aux besoins des employés qui travaillent hors site. En offrant aux travailleurs à distance un accès sans accroc aux ressources, aux outils de collaboration et aux mises à jour en temps réel, ceux-ci peuvent rester connectés, engagés et productifs même lorsqu’ils se trouvent en dehors de la portée du réseau sans fil de l’entreprise.
L’intranet doit servir de passerelle unifiée et ainsi être intégré à tous les outils et systèmes d’affaires pertinents pour les employés. En permettant une connexion transparente aux logiciels des RH, aux outils de gestion de projet, aux référentiels de documents et à d’autres applications essentielles, souvent en n’ayant à utiliser qu’une seule ouverture de session, l’intranet simplifie les flux de travail et réduit le besoin pour vos employés de passer sans cesse d’une plateforme à l’autre.
Surveillez et analysez régulièrement l’utilisation de l’intranet pour mieux en comprendre l’adoption par les utilisateurs, ainsi que leur niveau d’engagement par rapport à lui. De telles analyses permettront à votre organisation de déterminer les fonctionnalités populaires, les habitudes de comportement des utilisateurs et les points à améliorer. À l’aide de ces données, vous serez en mesure d’apporter des améliorations éclairées à l’intranet, d’adapter le contenu aux préférences des utilisateurs et d’accroître leur satisfaction générale.
Une architecture bien structurée et intuitive de l’information est une composante essentielle d’un intranet efficace. Organisez le contenu de façon logique et intuitive, assurez une navigation conviviale et mettez en œuvre une puissante fonction de recherche pour vous assurer que les utilisateurs autorisés pourront trouver rapidement et facilement les solutions et les outils dont ils ont besoin. Une architecture claire et efficace de l’information améliore l’expérience utilisateur et encourage une utilisation régulière de l’intranet.
Les intranets les plus efficaces sont des environnements dynamiques qui évoluent constamment pour mieux répondre aux exigences des organisations et de leurs employés. Mettez régulièrement à jour votre intranet et améliorez-le pour qu’il reste aligné sur les objectifs commerciaux en constante évolution, sur les avancées ainsi que sur les connaissances et idées des utilisateurs. Solliciter les commentaires de vos employés et les faire participer au processus d’amélioration contribuera à créer un sentiment d’appartenance par rapport à l’intranet ainsi qu’à assurer sa pertinence et sa valeur continues.
Avec la venue de nouvelles technologies et options d’accessibilité, l’intranet moderne est en voie de subir une importante transformation. Au cours de la prochaine décennie, les intranets deviendront probablement encore plus axés sur l’utilisateur, plus personnalisés et davantage propulsés par l’intelligence artificielle. L’intelligence artificielle jouera un rôle important dans l’amélioration des capacités de recherche, la livraison de contenu personnalisé et l’automatisation des tâches routinières, ce qui simplifiera les flux de travail et augmentera la productivité.
De plus, avec la généralisation du travail à distance, l’intranet continuera de s’adapter et d’optimiser l’accès à distance, ce qui permettra aux employés de collaborer efficacement et d’accéder aux ressources essentielles à partir de n’importe où. L’intranet servira de plateforme cohésive, intégrée à une vaste gamme d’outils et de systèmes d’affaires destinés aux employés, et leur offrira une expérience uniforme et transparente.
Les intranets jouent un rôle crucial dans les organisations modernes, en offrant une plateforme centralisée pour la communication, la collaboration et la gestion de l’information. Toutefois, la complexité croissante des solutions numériques et la prolifération des systèmes déconnectés ont causé la perte de plusieurs anciens intranets, qui n’étaient pas en mesure de répondre aux besoins en constante évolution de la main-d’œuvre flexible et à distance d’aujourd’hui. Reconnaissant ces défis, ServiceNow, le chef de file en matière d’expérience employé, présente une alternative novatrice : Employee Center Professional.
Construit sur la base ServiceNow AI Platform primée, Employee Center Pro apporte une solution aux limites des intranets traditionnels en offrant une expérience employé unifiée et personnalisée. Grâce à son intégration de la prestation de services multidépartementale, des expériences de contenus ciblés et de la fonctionnalité de recherche propulsée par l’intelligence artificielle, Employee Center Pro permet aux employés d’accéder sans effort aux nouvelles, à de l’aide, à l’information et aux ressources dont ils ont besoin, à partir de n’importe quel canal autorisé et de n’importe quel emplacement.
Contrairement aux intranets traditionnels, qui manquent souvent de capacités de personnalisation et de gestion structurées du contenu, Employee Center Pro de ServiceNow offre une interface de qualité grand public qui améliore l’engagement et la satisfaction des utilisateurs à l’échelle de tous les services, de toutes les équipes et de tous les utilisateurs. De plus, grâce à des outils intégrés et à des options d’intégration supplémentaires, les gestionnaires peuvent fournir le soutien accru dont leurs équipes de travail hybrides ont besoin pour demeurer pleinement connectées et productives.