La gestion de la main-d’œuvre décrit les processus utilisés pour attribuer les employés et les ressources afin d’optimiser la productivité, de réduire les risques et de rester conforme aux réglementations et politiques.
Souvent, il est admis que la réussite d’une entreprise dépend de la manière dont elle gère les interactions externes, en particulier la création de produits efficaces, l’offre de services de qualité et le maintien de relations positives avec les clients. Or, si ces processus frontaux sont d’une importance vitale, ils ne représentent pas toute l’équation de la réussite d’une entreprise. Les processus, interactions et stratégies internes jouent un rôle essentiel dans l’efficacité avec laquelle une entreprise peut répondre aux demandes des clients tout en s’adaptant à l’évolution des marchés et à d’autres circonstances. Et parmi ces processus internes essentiels, ceux qui peuvent avoir l’impact le plus important sont souvent ceux qui impliquent la ressource primordiale de l’entreprise : ses employés.
Ces derniers apportent les compétences et l’expérience dont ils ont besoin pour accomplir les tâches qui leur sont confiées, mais avant de pouvoir les utiliser de manière optimale, ils ont besoin d’être guidés. La gestion de la main-d’œuvre (WFM) permet aux entreprises d’adopter une approche stratégique de l’attribution des employés, ainsi que des ressources essentielles dont ils dépendent. Correctement mise en œuvre, la gestion de la main-d’œuvre permet aux entreprises d’adopter une approche de l’affectation des ressources (et des ressources humaines) plus intentionnelle et mieux axée sur les objectifs.
Un logiciel de gestion de la main-d’œuvre efficace englobe l’acquisition de talents, le perfectionnement des compétences, la gestion de la performance, la planification, le suivi des heures de travail, les prévisions de main-d’œuvre et la conformité avec les réglementations du travail. Il permet également de relever les défis liés à la gestion des équipes distribuées et à la facilitation du travail à distance. En intégrant ces composants, les entreprises peuvent mettre en place une main-d’œuvre souple et adaptable, capable de répondre aux demandes du marché et d’atteindre les objectifs de l’entreprise. Ces avantages vont au-delà de l’efficacité opérationnelle et ont un impact sur la satisfaction des employés, les taux de maintien en poste et l’optimisation des coûts.
Plus précisément, une approche efficace de la gestion de la main-d’œuvre peut offrir les avantages suivants :
Un logiciel WFM efficace permet aux entreprises d’obtenir des aperçus précieux sur les mesures essentielles de l’activité. En utilisant des outils et des technologies WFM avancés, les entreprises peuvent déterminer avec précision le nombre exact d’employés nécessaires à la réalisation de tâches ou de projets spécifiques. Cette approche fondée sur les données garantit une dotation en personnel optimale, évitant ainsi les scénarios de sureffectif ou de sous-effectif qui peuvent avoir un impact négatif sur la productivité et la rentabilité.
De plus, les systèmes WFM offrent une visibilité en temps réel sur la performance quotidienne des employés. Grâce à des fonctions automatisées de suivi et de création de rapports, les entreprises peuvent surveiller et mesurer la productivité des individus et des équipes, définir les domaines à améliorer et prendre des décisions éclairées afin d’optimiser l’attribution des ressources. Cette approche fondée sur les données aide les entreprises à identifier les employés les plus performants, à récompenser les contributions exceptionnelles et à résoudre rapidement les problèmes de performance, favorisant ainsi une culture d’amélioration continue.
La gestion de la main-d’œuvre joue un rôle essentiel dans l’harmonisation des politiques dans l’ensemble de l’entreprise. En établissant des politiques et des procédures cohérentes, la gestion de la main-d’œuvre élimine les incohérences qui peuvent entraîner une augmentation des coûts, des pénuries de personnel, des incidents de sécurité sur le lieu de travail et des inefficacités au niveau de la production. En outre, la gestion de la main-d’œuvre permet aux entreprises de se tenir plus efficacement au courant de l’évolution du droit du travail et de la législation sur l’emploi, garantissant ainsi la conformité réglementaire.
Une stratégie de gestion de la main-d’œuvre correctement mise en œuvre garantit que tous les employés respectent les réglementations du travail, les normes du secteur et les politiques de l’entreprise. Elle favorise des pratiques équitables en matière de planification, de suivi du temps de travail, de gestion des congés et d’autres processus liés au personnel. Cette harmonisation des politiques permet non seulement d’atténuer les risques liés à la conformité, mais aussi de créer un environnement de travail structuré, d’améliorer la satisfaction des employés et de réduire la probabilité de conflits potentiellement perturbateurs.
La gestion de la main-d’œuvre a une incidence directe sur les taux d’engagement et de maintien en poste des employés. En utilisant des pratiques WFM, les entreprises peuvent élaborer des processus de planification transparents et équitables, permettant aux employés de bénéficier d’une prévisibilité et d’un équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle. Les employés qui ont le contrôle de leurs échéanciers et qui peuvent facilement demander des congés ou changer d’équipe éprouvent une plus grande satisfaction au travail et sont plus susceptibles de rester fidèles à leur entreprise.
La gestion de la main-d’œuvre permet également aux entreprises d’identifier les lacunes en matière de compétences et d’offrir des occasions de formation et de perfectionnement ciblées. En investissant dans la croissance professionnelle des employés et en alignant leurs compétences sur les besoins de l’entreprise, les entreprises peuvent favoriser une culture d’apprentissage continu et d’avancement professionnel, ce qui se traduit par un engagement et un maintien en poste accrus des employés.
Un autre avantage majeur de la gestion de la main-d’œuvre repose dans l’optimisation des coûts de main-d’œuvre. Les systèmes WFM offrent des capacités de prévision de la main-d’œuvre précises, ce qui permet aux entreprises d’organiser la dotation en personnel en fonction de la demande et d’éviter les dépenses de main-d’œuvre inutiles. En planifiant efficacement les horaires des employés en fonction de la charge de travail et de la demande, les entreprises réduisent les coûts liés aux heures supplémentaires et limitent le recours à la main-d’œuvre temporaire ou contractuelle.
De plus, les outils WFM permettent de déceler les occasions d’efficacité opérationnelle, telles que l’optimisation des quarts de travail, l’amélioration de l’attribution des tâches et la réduction du vol de temps ou du « poinçonnage par un collègue ». Ces mesures d’économie contribuent à la rentabilité et à la compétitivité globales.
Bien que les logiciels de gestion de la main-d’œuvre aient tous pour mission d’optimiser l’orchestration des employés et des ressources, toutes les solutions WFM ne se valent pas. Les meilleurs logiciels WFM offrent un large éventail de fonctionnalités et comprennent généralement les éléments suivants :
Gestion des absences
Une solution WFM efficace offre de solides capacités de gestion des absences pour traiter les différents types de congés des employés, tels que les vacances, les jours de maladie et autres demandes de congés. Elle permet aux entreprises de gérer et de suivre efficacement les absences des employés, en garantissant des niveaux de dotation en personnel appropriés et en minimisant les perturbations des opérations.Analyse
Les fonctionnalités d’analyse avancées sont cruciales dans une solution WFM efficace, fournissant aux entreprises des aperçus exploitables et des capacités de prise de décision basées sur des données grâce à des rapports, des tableaux de bord et des visualisations complets. Ces analyses aident les entreprises à identifier les tendances, à optimiser l’attribution des ressources et à améliorer en permanence les stratégies de gestion de la main-d’œuvre.Budgétisation de la main-d’œuvre
Les fonctions de budgétisation de la main-d’œuvre des logiciels de gestion de la main-d’œuvre aident les entreprises à prévoir et à attribuer avec précision les coûts de main-d’œuvre. Ainsi, les entreprises peuvent adapter les dépenses de main-d’œuvre en fonction des besoins, optimiser la dotation en personnel et garantir une attribution des ressources rentable.Accessibilité mobile
Le travail n’est pas forcément synonyme de bureau (ou d’ordinateur de bureau); la main-d’œuvre d’aujourd’hui est mobile et s’attend à pouvoir exécuter des fonctions vitales à l’aide de ses appareils mobiles intelligents autorisés. L’accessibilité mobile permet aux employés et aux gestionnaires d’accéder au système de n’importe où et à n’importe quel moment pour consulter les horaires, demander des congés et permuter les quarts de travail, tandis que les gestionnaires peuvent approuver les demandes, surveiller les données relatives à la main-d’œuvre et procéder à des ajustements en temps réel lors de leurs déplacements.Gestion des heures supplémentaires
Une solution WFM efficace doit comporter des fonctionnalités permettant de gérer efficacement les heures supplémentaires, afin d’aider les entreprises à surveiller et à contrôler les heures supplémentaires, à garantir la conformité avec les réglementations du travail et à optimiser la planification de la main-d’œuvre en vue de réduire les coûts.Gestion de la performance
Le suivi et l’évaluation de la performance des employés sont un facteur majeur de la gestion de la main-d’œuvre. Les outils de gestion de la performance WFM permettent aux entreprises d’établir des objectifs de performance et de procéder à des évaluations régulières de la performance, tout en fournissant une rétroaction pertinente afin d’améliorer l’engagement et la productivité des employés.Conformité réglementaire.
Compte tenu des sanctions potentielles en cas de non-conformité, les solutions WFM efficaces doivent être capables de garantir que l’entreprise en question fonctionne en conformité avec le droit du travail et les règlements du secteur. Les entreprises peuvent ainsi automatiser les processus liés à la conformité, tels que la gestion des restrictions des heures de travail, des pauses et des périodes de repos, ce qui réduit le risque de violation de la conformité.Planification
De solides capacités de planification permettent aux entreprises de créer des horaires optimisés en fonction de la demande, de la disponibilité des employés, de leurs compétences et d’une série d’autres facteurs. Une planification efficace permet de minimiser les sureffectifs, les sous-effectifs et les conflits tout en garantissant que les bons employés sont affectés aux bonnes tâches.Suivi des heures de travail
Enfin, le suivi précis des heures de travail est une fonctionnalité fondamentale des solutions WFM efficaces. Le suivi des heures de travail permet aux entreprises de capturer et d’enregistrer les heures de travail, les pauses et les absences des employés, ce qui facilite le traitement précis de la paie, fournit des aperçus sur les coûts de la main-d’œuvre et garantit la conformité avec le droit du travail.
La gestion de la main-d’œuvre englobant un tel éventail de fonctions et de responsabilités, il n’est pas surprenant que l’élaboration d’une solution complète adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise puisse représenter un effort considérable en termes de temps et d’efforts. Pourtant, avec tous ces avantages, l’investissement en vaut vraiment la peine. Pour établir les bases d’une gestion optimale de la main-d’œuvre, les entreprises doivent prendre en compte les étapes suivantes :
Dans un premier temps, la direction établit des objectifs à court et à long terme, en déterminant les résultats souhaités d’une solution WFM et la manière dont la main-d’œuvre devra être alignée pour atteindre ces objectifs. L’établissement d’une orientation stratégique donne une vision et un objectif clairs aux efforts de gestion des effectifs, ce qui permet à l’entreprise d’établir des priorités et de répartir les ressources de manière efficace.
Grâce à la collecte de données et à la vérification de la main-d’œuvre actuelle, les entreprises peuvent détecter les chevauchements, les lacunes et les inefficacités dans leurs processus de main-d’œuvre existants. Une analyse approfondie permet d’identifier les domaines à améliorer, tels que les lacunes en matière de compétences, les pénuries de personnel ou les goulots d’étranglement dans les processus, et permet aux entreprises de prendre des décisions fondées sur des données en vue d’optimiser leur main-d’œuvre.
Il existe différents outils et logiciels permettant d’appliquer les principes de la gestion de la main-d’œuvre, et le choix des outils idéaux dépend de la main-d’œuvre actuelle de l’entreprise et de ses objectifs futurs. Trouver les bonnes solutions permet aux entreprises de simplifier les processus et de maximiser l’efficacité sans perdre de vue leurs objectifs.
Une fois les solutions WFM appropriées mises en place, il est important de créer des procédures standardisées à utiliser dans l’ensemble de l’entreprise afin d’assurer la cohérence des processus, d’éliminer les ambiguïtés et de permettre une communication efficace entre les équipes. Des procédures claires favorisent la transparence, minimisent les erreurs et améliorent l’efficacité opérationnelle globale.
En exploitant la technologie et les outils d’automatisation, les entreprises peuvent réduire les tâches administratives manuelles, simplifier la saisie des données et la production de rapports, et minimiser le risque d’erreurs. La mise en œuvre de l’automatisation réduit les exigences en termes de temps et d’efforts associés à des tâches spécifiques, libérant ainsi le temps précieux des employés pour qu’ils puissent se concentrer sur des responsabilités plus pertinentes d’un point de vue stratégique.
La gestion de la main-d’œuvre est un processus continu qui nécessite une surveillance et une évaluation; lorsque les objectifs changent ou que de nouveaux défis se présentent, les entreprises doivent adapter leurs systèmes de gestion de la main-d’œuvre en conséquence. La surveillance des progrès, l’évaluation de la performance et les ajustements nécessaires garantissent que le personnel reste aligné sur les objectifs de l’entreprise et sur l’évolution de ses besoins, même en période d’instabilité.
Pour une main-d’œuvre productive et engagée, les entreprises se doivent de gérer de leurs effectifs de manière efficace. Cependant, bon nombre d’entre elles sont confrontées à des technologies de RH cloisonnées et à des parcours d’employés trop complexes. C’est là que les intégrations de HR Service Delivery de ServiceNow entrent en jeu. ServiceNow s’engage à faciliter le monde du travail en proposant des flux de travail numériques et des intégrations fluides qui améliorent l’expérience employé tout en favorisant la productivité.
Grâce aux flux de travail des employés de ServiceNow et aux intégrations avec les principales solutions HCM et de gestion de la main-d’œuvre, les entreprises peuvent optimiser leur approche de l’attribution et de l’alignement des ressources. Le portail unifié du Centre de l’employé de ServiceNow permet aux employés d’accéder facilement aux applications de RH appropriées et aux renseignements pertinents, éliminant ainsi la frustration liée à la navigation dans plusieurs solutions dorsales. En outre, Agent virtuel de ServiceNow soutient les gestionnaires et les employés avec des conversations élargies, simplifiant ainsi diverses tâches liées aux RH. Et ce n’est que le début.
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