La gestion du cycle de vie du contrat (CLM) est le processus automatisé et discipliné de supervision de tous les aspects d’un contrat, de sa création à son renouvellement ou à son expiration. Elle assure l’efficacité du suivi, de la gestion et de la conformité, en atténuant les risques et en améliorant la performance des accords essentiels.
Quel que soit le secteur ou le public, si vous faites abstraction de tout ce qui concerne les affaires, tout est question d’interactions humaines. Souvent, ces interactions sont complexes; elles recouvrent plusieurs étapes et soulignent des obligations réciproques. Les contrats juridiquement contraignants qui permettent d’officialiser ces accords et précisent clairement ce que chaque partie est en droit d’attendre (et ce qu’elle est censée faire) sont essentiels à l’établissement de l’infrastructure des opérations organisationnelles. Alors que le contexte juridique et réglementaire dans lequel les entreprises évoluent devient de plus en plus complexe, la gestion et le respect efficaces des contrats sont de plus en plus difficiles.
La gestion du cycle de vie du contrat (CLM) permet de simplifier ces processus. Elle régit les contrats essentiels tout au long de leur cycle de vie, de leur conception à leur négociation en passant par leur exécution, leur conformité continue, et leur renouvellement ou leur conclusion le cas échéant.
Pour comprendre l’importance de la gestion du cycle de vie du contrat, il est utile d’examiner de plus près les processus qui définissent l’élaboration, l’exécution et le suivi des contrats. Chacune des étapes suivantes représente un jalon crucial dans le parcours du contrat, de la conception à la conclusion :
Le processus commence par un besoin d’entreprise nécessitant une transaction avec une autre partie. Il peut s’agir de l’achat de biens ou de services, de la conclusion d’une vente, de la formalisation d’un partenariat, etc. La demande peut être soumise par n’importe quel employé d’une organisation. Les demandes peuvent concerner un nouveau contrat ou la révision d’un contrat avec un tiers. Dans le cas d’un nouveau contrat, la demande comprend l’objet du contrat, le type de partie (client, partenaire, fournisseur), le nom des parties et d’autres renseignements requis pour le type de contrat spécifique. Une demande d’examen des contrats de tiers comprend le contrat, un contrat-cadre de service par exemple et tous les documents d’appui, tels qu’une entente de confidentialité ou un énoncé de travail (EDT).
Le processus décrit en détail les modalités, les conditions et les obligations de base du contrat. Cette étape établit les bases d’un accord clair et sans ambiguïté, notamment les attentes de toutes les parties concernées. Les contrats, par définition, impliquent plusieurs parties. Les décideurs des deux côtés de la table de négociation peuvent peaufiner les modalités du contrat, assurant ainsi accord mutuel et satisfaction. Une négociation efficace concilie et arbitre les intérêts contradictoires, et ouvre la voie à une solution qui bénéficie aux deux parties. L’examen par le personnel juridique et les parties prenantes concernées aide à identifier (et à résoudre) les écueils potentiels du contrat. Dans les entreprises de taille moyenne et les grandes entreprises, différents services peuvent être appelés à examiner des sections précises. Une évaluation complète ayant eu lieu avant de poursuivre, la conformité du contrat aux exigences juridiques et aux politiques organisationnelles est ainsi garantie.
La signature et l’activation du contrat officialisent celui-ci. Cette étape consiste à obtenir les signatures de toutes les parties concernées, à signifier l’engagement et à établir les obligations contractuelles. Les technologies de signatures électroniques sont largement utilisées, mais une signature manuscrite est parfois requise.
Les contrats signés doivent rester à disposition et être accessibles pour permettre leur consultation en tout temps. Un référentiel centralisé assure l’accessibilité, facilite la surveillance de la conformité et permet de résoudre rapidement les demandes ou les différends. Il peut s’agir d’un système local ou d’un système de stockage en nuage tiers.
Les contrats ne prennent pas fin une fois stockés. Les organisations doivent gérer les obligations en continu, suivre les jalons clés et les dates d’expiration. Des flux de travail peuvent être utilisés pour assurer la conformité aux obligations.
Grâce à des analyses, les organisations peuvent obtenir des aperçus sur l’efficacité des contrats et d’autres domaines à améliorer. Elles disposent ainsi d’une base pour la prise de décision fondée sur les données. La surveillance de la conformité, de la performance et des risques pendant la durée de vie du contrat permet un meilleur contrôle de la gestion et de l’optimisation des relations contractuelles.
Chacune des étapes décrites ci-dessus représente des secteurs de risque où une seule erreur ou une responsabilité négligée peut rapidement échapper à tout contrôle, perturbant ainsi les contrats qui définissent les interactions commerciales. Une infrastructure CLM bien définie simplifie tout ce processus et présente une série d’avantages :
La transparence sert de terreau aux relations d’affaires fructueuses. Avec la CLM, les parties prenantes peuvent accéder aux données contractuelles, les comprendre et agir rapidement, ce qui favorise une communication claire et directe. Cette transparence s’étend également au suivi et à la production de rapports sur la performance. Toutes les parties impliquées sont ainsi bien informées et collaborent pour créer un environnement propice aux relations de travail.
La CLM offre des capacités améliorées de surveillance et de gestion des risques associés aux interactions avec d’autres parties. En permettant un accès rapide aux données et en facilitant les audits réguliers, la CLM évite les erreurs qui peuvent se révéler coûteuses et assure en même temps le respect des politiques de conformité et des réglementations.
Si l’efficacité est le mot d’ordre des entreprises modernes, la CLM est l’équipement essentiel pour y parvenir. Des flux de travail et un contrôle administratif établis au sein des systèmes CLM permettent d’identifier et de résoudre rapidement les problèmes, d’accélérer les processus et d’optimiser la durée et la valeur de chaque contrat. Il en résulte un environnement d’affaires plus agile et productif.
La simplification du processus de gestion des contrats atténue davantage le risque de perte de revenus; grâce à l’efficacité accrue mentionnée ci-dessus, la CLM contribue également à la réduction des coûts. Grâce à la transparence, à la prise de décision fondée sur les données et à l’optimisation des valeurs du cycle de vie du contrat, la CLM peut jouer un rôle essentiel dans l’augmentation des revenus globaux et la réussite financière de l’organisation.
Outre les avantages présentés dans la section précédente, la gestion du cycle de vie du contrat soutient également les organisations en offrant :
Des cycles de vie du contrat plus rapides
La CLM accélère l’ensemble du processus contractuel, de la création à l’exécution et au-delà. Les flux de travail automatisés et les processus simplifiés réduisent considérablement la durée d’exécution d’un contrat : de son démarrage à son achèvement.
Rédaction de contrats plus facile
Des modèles standardisés, un langage clair et des outils collaboratifs sont au cœur de la plupart des solutions CLM. Tous ces éléments œuvrent à la simplification du processus de rédaction des contrats, assurant ainsi la cohérence et l’exactitude de l’ensemble.
Négociation claire des contrats
Au moyen d’outils CLM collaboratifs, toutes les parties prenantes peuvent participer à des discussions en temps réel, suivre les changements et parvenir à un consensus rapidement. Les modalités contractuelles en sont plus claires et plus satisfaisantes.
Processus de signature simples
L’intégration de capacités de signature électronique accélère l’exécution des contrats tout en réduisant le recours aux documents papier difficiles à suivre.
Gestion sans effort des obligations
La CLM garantit que les obligations contractuelles sont clairement définies, suivies de près et gérées minutieusement. Les alertes et les rappels automatisés aident les organisations à maîtriser leurs engagements, réduisant ainsi les risques d’omission et de non-conformité.
Analyses détaillées
Comme elles sont en mesure de traiter des volumes importants d’information, les solutions CLM fournissent des analyses de données détaillées, offrant des aperçus sur les mesures clés, les risques et les opportunités. Cette démarche fondée sur les données permet une prise de décision éclairée et une amélioration continue.
Gestion optimale des changements
La CLM intègre les changements apportés aux contrats de façon transparente. Qu’il s’agisse de modifications, de renouvellements ou d’amendements, le système garantit que les changements sont documentés, communiqués et exécutés avec précision.
Accessibilité mobile
Les contrats peuvent exiger une réaction extrêmement rapide sans donner le temps aux réviseurs ou aux signataires de s’installer devant leur ordinateur. L’accessibilité mobile permet aux parties prenantes d’accéder à des contrats et de les gérer où qu’elles se trouvent. Cela favorise la flexibilité, particulièrement dans un environnement d’affaires dynamique où la collaboration à distance devient de plus en plus vitale.
Collaboration améliorée dans le flux de travail
Enfin, la CLM améliore la collaboration entre les membres de l’équipe impliqués dans le cycle de vie du contrat. L’accès centralisé, les mises à jour en temps réel et les fonctionnalités collaboratives favorisent la cohérence du flux de travail, d’où une efficacité accrue et une réduction des lacunes en matière de communication.
Les avantages associés à la CLM ne sont pas négligeables. Toutefois, la gestion du cycle de vie du contrat présente également plusieurs défis auxquels les organisations doivent faire face avant de pouvoir profiter pleinement des avantages qu’elle apporte. Il est impératif pour les organisations de reconnaître et de surmonter ces obstacles afin de maximiser l’efficacité de leurs stratégies CLM :
Les contrats contiennent souvent un langage juridique complexe, ce qui entraîne une ambiguïté et peut aboutir à une mauvaise interprétation. Ce problème peut être réglé en standardisant les modèles de contrat avec un langage clair et concis. Faites appel à des experts juridiques pour assurer la lisibilité des contrats et leur conformité aux normes du secteur. Mettez en œuvre des programmes de formation pour améliorer la compréhension des parties prenantes.
Sans un ensemble de processus standardisés, les organisations sont susceptibles de subir des retards, des erreurs et des inefficacités dans le cycle de vie de leurs contrats. Pour y remédier, un flux de travail CLM uniforme doit être mis en œuvre. Définissez des rôles et des responsabilités clairs et établissez des hiérarchies d’approbation. Automatisez toutes les tâches simples et répétitives. Examinez et optimisez régulièrement le processus afin de poursuivre son amélioration.
Le suivi d’un seul contrat est facile à gérer, mais à mesure que le nombre de contrats augmente, la gestion de leur cycle de vie devient plus complexe. La gestion d’un volume élevé de contrats peut entraîner une désorganisation et des problèmes d’accessibilité. Les référentiels de contrats et les systèmes de gestion de documents centralisés aident à lutter contre les problèmes associés au stockage et à l’organisation. Grâce à ces outils, vous élaborez des systèmes de catégorisation et de marquage détaillés afin de faciliter la récupération des contrats. Procédez régulièrement à l’audit et à l’archivage des contrats périmés pour désencombrer le système.
Le suivi manuel du statut et de la performance des contrats peut être chronophage et sujet aux erreurs. Ce problème est relativement simple à résoudre : mettez en œuvre un système CLM doté de capacités de suivi et de production de rapports et utilisez des indicateurs clés de performance pour surveiller les jalons, les échéances et la conformité des contrats. Pour aller plus loin, tirez parti de l’automatisation pour fournir des mises à jour en temps réel.
Les personnes impliquées dans un contrat ne sont pas nécessairement toutes d’accord quant à son évolution. L’absence de consensus entre les parties prenantes peut mener à des conflits de priorités. Pour créer un environnement de collaboration et des objectifs communs entre les décideurs, établissez des canaux de communication clairs et organisez régulièrement des réunions afin d’harmoniser les objectifs et les attentes. Assurez-vous que toutes les parties concernées participent aux processus de création et d’approbation des contrats dès le début.
Comme toujours, la transparence est fondamentale. Sans une visibilité claire des données, des objectifs et des contrats pertinents, il peut arriver que les parties prenantes comprennent mal certaines spécificités ou se retrouvent en situation de conflit d’intérêts. Les mécanismes de production de rapports sur l’accessibilité peuvent améliorer la transparence, et les outils CLM créent des pistes d’audit et suivent les modifications de documents afin que tout le monde puisse voir l’emplacement du contrat et son parcours.
Une gestion efficace du cycle de vie du contrat repose sur un ensemble éprouvé de pratiques exemplaires associées à trois domaines clés : la planification, la mise en œuvre et l’utilisation.
Commencez par comprendre les processus contractuels existants. Visualisez l’état futur souhaité, en identifiant les points à améliorer et les gains en matière d’efficacité.
Définissez clairement les mesures de réussite de la mise en œuvre de la CLM, en les alignant sur les objectifs organisationnels. La feuille de route ainsi établie permet de mesurer l’efficacité de la stratégie CLM.
Mettez la CLM en œuvre graduellement. Démarrer à l’aide d’un projet pilote permet des améliorations itératives et limite les interruptions des opérations en cours.
Obtenez le soutien et l’adhésion de la direction pour les initiatives de CLM. Un engagement au niveau de la direction favorise l’harmonisation organisationnelle et donne la priorité à la réussite de la mise en œuvre de la CLM.
Mettez en place une structure de gouvernance solide pour la CLM. Définissez les rôles, les responsabilités et les processus décisionnels pour assurer une mise en œuvre fluide et une gestion continue.
Proposez une formation complète aux membres de l’équipe impliquée dans la CLM. Des équipes responsabilisées et bien informées contribuent à l’adoption réussie des outils et des processus CLM.
Établissez l’ordre de priorité des contrats en fonction de leur criticité et de l’urgence de la migration. Une approche progressive permet une migration systématique, limitant les interruptions et assurant l’intégrité des données.
Effectuez des tests rigoureux des systèmes CLM avant le déploiement à pleine échelle. Identifiez et traitez tous les problèmes, en veillant à ce que le système fonctionne de manière fluide tout en répondant aux besoins de l’organisation.
Optez pour un référentiel centralisé basé sur le nuage pour le suivi et la gestion des contrats. L’accessibilité et la collaboration s’en trouvent améliorées et les mises à jour sont assurées en temps réel.
Intégrez des signatures électroniques pour simplifier les processus d’approbation. L’exécution des contrats s’accélère, les retards sont réduits et l’efficacité globale améliorée.
Mettez en place des notifications automatisées pour les jalons et obligations clés du contrat. Cela permet des interventions dans les meilleurs délais et la réduction du risque d’erreur.
Effectuez des audits réguliers pour évaluer la performance du contrat et vérifier sa conformité. Cette approche proactive atténue les risques et assure le respect des obligations contractuelles.
Priorisez la sécurité en tirant parti des fonctionnalités d’authentification unique (SSO), de chiffrement des données et d’autorisations. Protégez les informations contractuelles sensibles et limitez l’accès au personnel autorisé.
Surveillez constamment les données financières associées aux contrats. Cette pratique facilite la planification financière, l’atténuation des risques et l’identification des opportunités d’optimisation.
Évaluez régulièrement les tendances des contrats pour identifier des motifs, des opportunités et des domaines d’amélioration potentiels. Les aperçus fondés sur les données contribuent à une prise de décision éclairée et à une amélioration continue.
La gestion du cycle de vie du contrat décrit le processus global régissant le cycle de vie du contrat. En général, les outils utilisés par les organisations pour optimiser ce processus sont des solutions logicielles de gestion du cycle de vie du contrat. Un logiciel CLM est conçu pour optimiser et automatiser l’ensemble du flux de travail des contrats au sein des organisations. Il comprend une gamme complète de fonctionnalités, allant des étapes initiales de la création du contrat au suivi et à la production de rapports en continu, offrant une approche intégrée de la gestion des contrats.
Le logiciel CLM se distingue des solutions ponctuelles (telles que les logiciels de rappel ou de négociation de contrats) par l’inclusion de fonctionnalités adaptées à chaque phase du cycle de vie du contrat. Plutôt que de se concentrer sur des aspects isolés, les plateformes CLM offrent un espace de travail unifié qui permet aux équipes de superviser efficacement les contrats du début à la fin. Cette approche holistique assure un processus de gestion transparent et consolidé, améliorant la collaboration et l’efficacité dans l’ensemble de l’organisation.
Les solutions logicielles CLM ne sont pas toutes identiques, mais les plus efficaces présentent de nombreuses fonctionnalités communes. Les plus pertinentes sont les suivantes :
La capacité de recevoir des alertes et des notifications relatives aux jalons clés constitue un aspect essentiel de la gestion efficace des contrats. Il peut s’agir d’alertes concernant des points d’escalade, des dates de renouvellement ou des dates d’expiration. Les alertes proactives permettent des actions dans les meilleurs délais, la réduction des risques de non-respect des échéances et une surveillance efficace des contrats tout au long de leur cycle de vie.
La recherche indexée permet aux utilisateurs de trouver rapidement des termes spécifiques dans les contrats. Cette fonctionnalité améliore l’efficacité, car elle évite les recherches manuelles et donne un accès rapide à l’information essentielle. Elle se révèle particulièrement utile dans le cas de portefeuilles de contrats importants. La récupération rapide de détails précis y est essentielle pour prendre des décisions en temps opportun.
Les fonctions de rédaction de contrats d’un logiciel CLM exploitent des bibliothèques de clauses préapprouvées, des signatures numériques et des modèles propres au secteur. Cela accélère non seulement le processus de rédaction, mais garantit également la cohérence et la conformité aux normes du secteur. L’utilisation de signatures numériques accélère davantage l’exécution des contrats, réduisant ainsi le recours à des processus manuels et aux documents papier.
La gestion des documents constitue une des principales fonctionnalités du logiciel CLM. Cela implique de tenir à jour un référentiel central contenant les contrats actifs, des modèles et l’historique complet des contrats. Ce stockage centralisé garantit une accessibilité aisée et facilite le contrôle des versions, réduit le risque d’erreurs et offre une vue d’ensemble du paysage contractuel de l’organisation.
Les fonctionnalités de conformité englobent le contrôle des versions et une piste d’audit, assurant ainsi la transparence et la traçabilité de tous les changements apportés aux contrats. Elles appuient la gouvernance interne et contribuent également au suivi du respect des exigences réglementaires et légales.
La fonctionnalité de production de rapports dans le logiciel CLM va au-delà des simples analyses. Elle permet de créer des rapports personnalisés sur les performances des fournisseurs et le statut des contrats. Un tableau de bord offre une vue complète des mesures critiques, procurant aux parties prenantes des aperçus exploitables. Ces rapports contribuent à la prise de décision stratégique, à l’évaluation des performances et à l’amélioration continue des pratiques de gestion des contrats.
Les contrats peuvent prendre plusieurs formes. Dans la gestion du cycle de vie du contrat, il est important de faire la distinction entre CLM côté achat et CLM côté vente.
La première implique la rédaction de contrats pour l’approvisionnement en biens et services auprès de fournisseurs. Elle a pour objectifs la négociation du meilleur prix, l’optimisation de la gestion des dépenses et l’amélioration de l’efficacité pour respecter les délais d’approvisionnement.
La seconde concerne les contrats qui coordonnent la vente et la livraison de biens et de services à un acheteur. Le délai de vente en est une mesure critique, et les solutions CLM modernes sont adoptées pour simplifier les processus, et éviter ainsi les retards et les pertes potentielles d’affaires. Les informations sur les prix portées aux contrats existants aident à élaborer des stratégies de tarification efficaces.
La sélection d’un logiciel CLM adapté est une décision stratégique qui doit être mûrement réfléchie. Voici quelques facteurs clés à prendre en compte lors de votre choix :
Déterminez les étapes du cycle de vie du contrat qui posent le plus de difficultés pour votre entreprise. Évaluez la valeur qu’apporte chaque plateforme CLM au niveau de ces étapes précises et identifiez les fonctionnalités essentielles absentes. Il est primordial d’adapter le logiciel aux points problématiques de votre flux de travail particulier afin d’optimiser l’efficacité.
Tenez compte de la complexité de vos contrats. Déterminez si vous traitez des accords standard qui exigent de l’uniformité ou des contrats fortement négociés dotés de termes complexes. Choisissez un système CLM qui correspond à la complexité de vos contrats, assurant une gestion transparente et le respect des exigences spécifiques.
Déterminez le budget alloué à un outil CLM en tenant compte des frais d’intégration possibles ainsi que des coûts initiaux. Évaluez si la tarification basée sur l’utilisateur correspond au budget de votre équipe et si des outils supplémentaires sont nécessaires. Trouver le juste équilibre entre les fonctionnalités et l’accessibilité financière est essentiel pour un investissement durable.
Identifiez les plateformes d’affaires que vous souhaitez intégrer à votre logiciel CLM. Confirmez si ces intégrations sont possibles avec les outils envisagés et évaluez leur efficacité et leur coût. L’intégration transparente à d’autres systèmes d’entreprise améliore la productivité globale et la collaboration.
Déterminez dans quels délais l’outil CLM pourra apporter de la valeur. Évaluez si votre équipe dispose du temps et des ressources nécessaires pour une mise en œuvre complète ou si vous préférez une solution prête à l’emploi plus rapide. L’alignement de la période de mise en œuvre sur les besoins de votre entreprise garantit un processus d’adoption en douceur.
Votre entreprise repose sur des relations, et ces dernières sont définies par des contrats. ServiceNow, le principal fournisseur de solutions de gestion informatique, est là pour vous aider à optimiser votre approche de la gestion du cycle de vie du contrat.
Gestion des contrats Pro de ServiceNow (CM Pro) est une solution agile, rentable et basée sur des flux de travail à destination des clients qui envisagent l’acquisition d’un outil de gestion du cycle de vie du contrat (CLM). Conçu en étroite collaboration avec les clients de ServiceNow, CM Pro offre les capacités les plus intéressantes d’un CLM traditionnel, tout en étant facile à mettre en œuvre, à configurer et à utiliser. Les équipes des services juridiques, informatiques, de l’approvisionnement et des ventes peuvent utiliser CM Pro pour améliorer l’efficacité et réduire les risques. Les capacités clés comprennent le libre-service, les modèles, le référentiel, la piste d’audit et la gestion des obligations au moyen de capacités de flux de travail professionnelles. CM Pro est également fourni prêt à l’emploi avec Sourcing and Procurement Operations de ServiceNow. Les équipes d’approvisionnement peuvent ainsi tirer profit de la puissance de la solution pour simplifier davantage le processus d’approvisionnement.
Consultez la fiche technique de Gestion des contrats Pro pour en savoir plus.