eDiscovery fait référence au processus d’identification, de collecte et de production de renseignements stockés électroniquement (RSE) à des fins juridiques, comme dans le cadre d’enquêtes ou en tant que preuves dans le cadre de poursuites. Les RSE peuvent inclure des courriels, des documents, des publications dans les médias sociaux et des données numériques.
L’information numérique fait maintenant partie intégrante de pratiquement tous les aspects de la société, y compris des domaines des litiges et de la criminalistique. Alors que les communications numériques continuent de supplanter les canaux analogiques plus traditionnels et que les appareils électroniques sont de plus en plus omniprésents dans l’ensemble des industries et des modes de vie, la quantité faramineuse de RSE augmente à un rythme effréné. Cela fournit des occasions nettes aux professionnels du droit et aux enquêteurs criminels; la preuve (sous la forme d’information numérique) donne un aperçu des cas juridiques et des parties prenantes concernées. Bien sûr, étant donné le volume de RSE disponible, les méthodes traditionnelles de détection ne sont plus suffisantes.
Pour répondre à ce besoin, les organisations et les professionnels du droit se tournent vers eDiscovery.
Nouvelle méthode de détection pour un monde de plus en plus axé sur le numérique, eDiscovery est une solution complète au problème de la gestion des preuves numériques. Capable de détecter, de recueillir et de produire des RSE en réponse aux demandes juridiques autorisées et aux enquêtes internes, eDiscovery englobe toute la gamme des types de données numériques. Cela comprend :
- les courriels;
- les documents;
- les présentations;
- les bases de données;
- les messages vocaux;
- les fichiers audio et vidéo;
- les médias sociaux;
- les sites Web.
Les documents papier sont loin d’être aussi courants que par le passé. Comme la majorité des communications et des dossiers d’affaires sont maintenant stockés sous forme électronique, une nouvelle approche numérique est nécessaire pour maîtriser la consignation virtuelle des dossiers. Grâce à eDiscovery, les organisations peuvent localiser et récupérer efficacement des preuves électroniques et d’autres renseignements numériques, même lorsque ces preuves sont réparties sur des serveurs complexes. Cela en fait un outil indispensable pour le règlement des litiges et des enquêtes juridiques.
eDiscovery simplifie le processus de détection. Contrairement aux méthodes traditionnelles sur papier, qui exigent beaucoup de temps et de ressources, e-Détection tire profit de la technologie pour rechercher, recueillir et organiser rapidement les RSE. Avec cette efficacité, les organisations gagnent du temps et réduisent considérablement les coûts associés à l’examen et à la récupération manuels des documents.
Au bout du compte, l’importance d’eDiscovery réside dans sa capacité à faire économiser du temps et de l’argent aux entreprises. En offrant un accès rapide et précis aux preuves numériques, les organisations peuvent gérer plus efficacement les contestations judiciaires, atténuer les risques et attribuer les ressources. Alors que le volume de données électroniques est en pleine croissance, adopter eDiscovery est devenu essentiel pour les entreprises qui cherchent à demeurer concurrentielles et conformes dans le contexte juridique moderne.
Malgré tous les efforts et tout le temps qu’eDiscovery peut faire économiser aux organisations, il s’agit tout de même d’un processus méticuleux qui exige le respect strict d’une séquence d’actions précise. Bien que les procédures particulières puissent varier d’un cabinet d’avocats doté d’eDiscovery à un autre, on rencontre généralement neuf phases qui aident à simplifier la collecte, la conservation et la présentation des RSE. Ces étapes constituent collectivement le processus eDiscovery, qui permet aux organisations de gérer et de présenter efficacement les renseignements stockés électroniquement, d’assurer la conformité aux exigences juridiques et d’aider à résoudre les litiges :
Le processus eDiscovery commence par la gouvernance de l’information, qui englobe l’établissement de procédures, de contrôles et de politiques pour la collecte et la conservation des données. Le modèle de référence de la gouvernance de l’information (MRGI) sert de cadre directeur pour veiller à ce que les organismes dotés d’eDiscovery suivent de façon uniforme les pratiques exemplaires établies.
À cette étape, les parties prenantes s’efforcent de déterminer quelles données doivent être préservées. Cela se fait au moyen d’entrevues, d’un examen des faits du cas et d’une analyse de l’environnement numérique. Il est essentiel de déterminer quels renseignements sont pertinents pour le litige en cours.
Une fois cernées, les données doivent être conservées, et les responsables des données reçoivent la directive officielle de ne pas les supprimer. La conservation garantit que l’information potentiellement cruciale demeure disponible et intacte.
Il existe diverses technologies de collecte des données, mais les méthodes choisies doivent respecter le processus juridique défini. L’équipe de collecte s’assure que les actifs numériques sont recueillis sans que soient modifiées les métadonnées essentielles, comme les dates de création des fichiers, la taille et les journaux d’audit associés à chaque fichier.
Les données brutes recueillies sont généralement désorganisées et ne conviennent pas à la présentation juridique. La phase de traitement consiste à organiser les données et à extraire les renseignements pertinents. Les outils d’automatisation peuvent aider à extraire des données pertinentes dans la masse de renseignements non pertinents.
L’examen de la documentation et des actifs numériques peut se faire manuellement ou à l’aide de l’intelligence artificielle. À cette étape, les renseignements pertinents sont séparés des données inutiles qui ne sont pas pertinentes pour le litige en cours. Cette phase permet de détecter également les documents soumis au lien de confidentialité exclusif avocat-client.
À cette étape, les actifs numériques sont mieux organisés aux fins de présentation. Les examinateurs déterminent les tendances et les renseignements clés essentiels aux litiges et conçoivent un plan de présentation à utiliser lors du procès ou de l’enregistrement des dépositions.
Dans le cadre de la préparation aux procédures judiciaires, les actifs numériques doivent être transformés en documents physiques qui peuvent être présentés au tribunal. Les avocats sélectionnent et préparent les données clés pour la présentation.
Enfin, les preuves en litige doivent être présentées à diverses parties, y compris les avocats, les juges, les jurés, les médiateurs et les participants à l’enregistrement des dépositions. Lors de cette étape, les données sont organisées de façon claire et compréhensible, ce qui les rend facilement compréhensibles et accessibles au public cible.
Comme nous l’avons mentionné ci-dessus, eDiscovery peut comporter certains défis. Toutes les entreprises qui souhaitent tirer parti d’eDiscovery tout en réduisant au minimum les risques et les perturbations doivent relever ces défis. Voici quelques-uns des principaux obstacles associés à eDiscovery, ainsi que des suggestions pour les atténuer :
Le volume faramineux de renseignements stockés électroniquement (RSE) peut donner l’impression qu’eDiscovery est un processus complexe et accablant.
Solution : L’utilisation d’outils avancés d’analyse de données et d’apprentissage machine permet aux organisations de repérer rapidement les données pertinentes dans de grands volumes de données. La mise en œuvre de stratégies de réduction des données, comme la déduplication et le tri des données, peut également aider à gérer efficacement le volume.
Bien qu’eDiscovery offre une approche plus rapide et simplifiée comparativement aux méthodes de détection traditionnelles sur papier, le processus eDiscovery, avec ses multiples étapes et son examen approfondi des données, peut tout de même être un processus fastidieux, susceptible d’entraîner des retards dans les procédures judiciaires.
Solution : Les entreprises devraient investir dans des logiciels et des technologies eDiscovery très appréciés pour leurs capacités efficaces de traitement et d’examen des données. Un personnel adéquatement formé peut également contribuer à accélérer le processus, tout comme l’élaboration de protocoles et de flux de travail relatifs à eDiscovery clairs.
Pour être efficace, eDiscovery exige une collaboration entre les équipes juridiques et informatiques, qui ont souvent des priorités et une expertise différentes.
Solution : Établissez des voies de communication et des protocoles de collaboration clairs entre ces équipes. Mettez sur pied des équipes interfonctionnelles eDiscovery incluant des représentants des services juridiques et informatiques pour garantir une approche unifiée. Former les deux équipes aux pratiques exemplaires d’eDiscovery peut éliminer le fossé entre les niveaux de connaissances.
Les coûts liés à eDiscovery peuvent augmenter rapidement, surtout dans les cas complexes où les volumes de données sont importants.
Solution : Mettez en œuvre des stratégies de contrôle des coûts en gérant avec soin la collecte et le traitement des données. Au besoin, envisagez d’impartir certaines tâches eDiscovery à des fournisseurs tiers (s’il existe des fournisseurs rentables). Évaluez les modèles de tarification des fournisseurs de logiciels et de services eDiscovery pour vous assurer qu’ils correspondent au budget de l’organisation.
Le traitement de données sensibles au moyen d’eDiscovery nécessite de prendre des précautions extrêmes pour préserver la confidentialité et la sécurité des données.
Solution : Recourez à des contrôles élargis de chiffrement des données et d’accès pour protéger les renseignements de nature délicate tout au long du processus eDiscovery. Soumettez régulièrement les pratiques de traitement des données à un audit et à une surveillance afin de garantir la conformité aux réglementations en matière de protection des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ou la loi américaine sur la portabilité et la responsabilité des assurances-maladie (Health Insurance Portability and Accountability, HIPAA).
eDiscovery devrait être un enjeu crucial pour toute organisation concernée, actuellement ou à l’avenir, par des questions juridiques. Le fait de disposer d’un ensemble d’outils capable de filtrer les gigaoctets de données constitue un filet de sécurité fiable au cas où il faudrait localiser rapidement des RSE précis. Par conséquent, eDiscovery offre un potentiel qui s’étend au-delà du secteur juridique, car il peut profiter à divers professionnels, dont les suivants :
Les avocats sont les principaux utilisateurs des solutions eDiscovery; ils les utilisent pour recueillir, examiner et présenter des preuves électroniques dans le cadre de procédures judiciaires. Ces outils aident les professionnels du droit à repérer et à organiser efficacement les documents électroniques, les courriels et les autres renseignements numériques pertinents qui sont essentiels à leur affaire. En simplifiant le processus de détection, eDiscovery permet de gagner du temps et de réduire les coûts.
Tout comme les professionnels du droit indépendants, les cabinets d’avocats, en particulier ceux qui se spécialisent dans les litiges, comptent beaucoup sur eDiscovery qui est devenu une pierre angulaire de leur pratique juridique. Les solutions eDiscovery permettent à ces cabinets de fournir des services complets et efficaces à leurs clients, en traitant plus efficacement les affaires recourant à des volumes importants de données électroniques.
Les équipes juridiques internes au sein des entreprises tirent parti d’eDiscovery pour gérer les questions juridiques, la conformité réglementaire et les enquêtes internes. Grâce aux outils eDiscovery, les équipes juridiques d’entreprise peuvent cerner et préserver les preuves électroniques tout en veillant à être en mesure de répondre rapidement et efficacement aux contestations judiciaires ou aux demandes de renseignements des autorités de réglementation.
Les organismes gouvernementaux, y compris les forces de l’ordre, les organismes de réglementation et les services juridiques, utilisent eDiscovery pour appuyer leurs enquêtes et leurs procédures judiciaires. Les solutions qui intègrent eDiscovery jouent un rôle essentiel en permettant aux organismes gouvernementaux de recueillir, examiner et organiser les preuves électroniques afin de les utiliser dans la poursuite des affaires criminelles et l’application des mesures réglementaires.
Les responsables de la conformité et des audits utilisent eDiscovery pour vérifier si les organisations respectent les exigences juridiques et réglementaires. En utilisant la bonne approche à l’égard d’eDiscovery, ces professionnels sont en mesure d’identifier et de traiter les infractions potentielles à la conformité en examinant de plus près les dossiers et les communications électroniques les plus pertinents. De même, eDiscovery aide à assurer l’intégrité des données et à prouver la conformité aux règlements de l’industrie.
Les gestionnaires des dossiers qui supervisent les politiques de gouvernance de l’information d’une organisation peuvent recourir à eDiscovery pour garantir des pratiques adéquates de conservation et d’élimination des données. Avec eDiscovery, les gestionnaires des dossiers repèrent plus facilement les dossiers pertinents pour les questions juridiques, tout en contribuant à une meilleure gestion des données conformément aux politiques de conservation. Au bout du compte, les gestionnaires des dossiers qui utilisent correctement les solutions eDiscovery réduisent les risques juridiques encourus par leurs organisations.
Compte tenu de l’importance d’eDiscovery pour les enquêtes criminelles, il est tout à fait naturel que certains professionnels considèrent que cet outil est synonyme de criminalistique numérique. Cela dit, bien qu’eDiscovery et la criminalistique numérique impliquent l’examen de données électroniques, ils servent des fins distinctes et ils sont fondamentalement différents sur le plan tant de l’approche que des objectifs.
La criminalistique numérique s’intéresse principalement à la conservation, à l’extraction et à l’analyse de données électroniques à des fins d’enquête ou juridiques. Un expert en criminalistique, formé en informatique et en cybersécurité, prend les rênes du processus et assume la responsabilité première de protéger l’intégrité des preuves numériques et d’extraire les renseignements stockés dans les appareils numériques.
Les experts en criminalistique numérique utilisent des techniques et des outils spécialisés pour acquérir des données de façon méthodique et scientifique, en veillant à ce que toutes les preuves originales restent intactes. Pour ce faire, ils plongent au cœur de l’univers numérique, découvrant des données cachées, des fichiers supprimés et des métadonnées. La criminalistique numérique est couramment utilisée dans les enquêtes criminelles, les incidents de cybersécurité et les cas où l’intégrité des données est primordiale.
Contrairement à la criminalistique numérique, eDiscovery est un processus qui met l’accent sur la détection, la collecte et l’organisation de RSE aux fins d’examen et de production juridiques. À la différence de la criminalistique numérique, eDiscovery sert à l’analyse approfondie des données par un expert en criminalistique (bien que certains outils eDiscovery intègrent une analyse détaillée des données). L’outil est plutôt axé sur la collecte et l’organisation de l’information dans un format facile à comprendre pour les professionnels du droit et les autres parties prenantes. En d’autres termes, l’objectif d’eDiscovery est de rendre les RSE accessibles pour les avocats, les équipes de soutien juridique et les autres parties concernées pendant le processus de communication préalable.
e-Détection est la pierre angulaire d’une gestion efficace des renseignements stockés électroniquement dans le cadre de procédures judiciaires, facilitant le repérage, la collecte et la présentation de preuves électroniques vitales. Toutefois, le volume et la complexité d’eDiscovery exigent des solutions novatrices pour simplifier ses processus complexes. Legal Service Delivery de ServiceNow est une solution logicielle juridique efficace conçue pour appuyer et moderniser la façon dont les services juridiques abordent eDiscovery et la criminalistique numérique. Grâce à ServiceNow, les entreprises peuvent éliminer les silos, réduire les étapes manuelles et accroître l’efficacité tout en réduisant les risques. Cela transforme le parcours juridique de la réception des dossiers à la compréhension, en passant par une amélioration de la visibilité et de la productivité dans l’ensemble.
L’application Legal Digital Forensics est une fonctionnalité distinctive de l’écosystème Legal Service Delivery. Ce logiciel fournit une base judiciaire qui permet de simplifier les processus de demande, d’attribution et de suivi des requêtes liées à eDiscovery à l’échelle de l’entreprise. Il simplifie ainsi le repérage des sources de données de consignataires ou non, et s’intègre de façon fluide aux outils eDiscovery de spécialistes tiers pour offrir des services à valeur ajoutée.
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