Lors de la création d’un plan de continuité des activités, il y a quatre domaines principaux sur lesquels vous devrez vous concentrer.
La gestion de la continuité des activités n’est efficace que si elle a été mise en place avant la survenue de l’urgence. Anticiper les risques et se préparer à y faire face en mettant sur pied une équipe de préparation aux situations d’urgence garantira que votre entreprise ne sera pas laissée sans direction en cas de catastrophe. La phase d’anticipation doit comprendre les étapes suivantes :
Posséder un inventaire détaillé des fournitures les plus indispensables, et augmenter cet inventaire si possible, vous assurera de détenir les ressources nécessaires pour mener vos activités, même en cas d’interruption des chaînes d’approvisionnement.
Les processus opérationnels modernes ne fonctionnent pas indépendamment les uns des autres, mais forment une toile complexe de fonctions interconnectées et interdépendantes. L’identification des dépendances entre les fonctions, processus et systèmes vous guidera plus clairement vers les domaines où concentrer vos efforts. Par ailleurs, des dépendances peuvent exister à l’extérieur de votre entreprise et doivent également être prises en compte.
Une analyse de l’impact sur les affaires et une évaluation des risques vous permettront de mieux comprendre où sont les éléments de votre entreprise qui sont le plus exposés au danger. Lorsque ces domaines ont été identifiés, vous pouvez ensuite les hiérarchiser, afin que les éléments essentiels pour lesquels un impact serait potentiellement le plus grand soient examinés en premier pendant le mappage de votre plan de continuité des activités (BCP).
Pour créer votre plan de continuité des activités, vous commencerez probablement par identifier les faiblesses potentielles au sein de votre entreprise. Ces vulnérabilités peuvent créer d’autres problèmes lorsqu’un événement survient. Résoudre les failles existantes et mettre en place des activités de prévention régulières peuvent aider à réduire le risque d’interruption. La phase de prévention doit comprendre les étapes suivantes :
Avec la mise en place des contrôles appropriés, les entreprises peuvent souvent éviter les interruptions qui accompagnent de nombreux désastres et autres urgences. L’identification et la détermination des contrôles à mettre en œuvre en réponse à telle ou telle situation d’urgence, comme les contrôles de cybersécurité dans l’éventualité d’une cyberattaque, ou des digues de protection en cas d’inondation, sont des étapes essentielles de la gestion de la continuité des activités pendant la phase de prévention.
Lors de l’élaboration de votre plan, n’attendez pas la survenue d’une urgence pour vérifier son efficacité. La formation, l’éducation et l’examen du programme des employés vous aideront à clarifier les problèmes qui subsistent concernant votre plan, en vous permettant de mieux prévenir les incidents avant leur apparition.
Une réponse rapide peut être la plus efficace des protections contre les interruptions. Surveillez activement vos systèmes afin de détecter les signes d’incident pouvant entraîner une interruption et prenez les mesures appropriées lorsqu’ils surviennent. Des outils de surveillance avancés pourront même vous permettre de désigner les réponses à appliquer automatiquement dans certaines situations, en éliminant efficacement le temps de réponse comme facteur problématique.
Votre réponse aux interruptions est ce qui déterminera l’impact sur votre entreprise. Assurez-vous que les responsabilités sont clairement définies pour chaque membre d’équipe, et d’avoir préparé une stratégie qui fournira direction et stabilité. La phase de réponse doit comprendre les étapes suivantes :
Votre première étape en cas d’interruption consiste à récupérer pour reprendre les activités. Travaillez à restaurer rapidement tous les systèmes affectés, en donnant la priorité aux systèmes critiques. Prenez en compte le fait que certains systèmes et applications peuvent nécessiter plus de temps pour être à nouveau opérationnels.
La communication doit être un élément essentiel de votre réponse en cas de sinistre. Utilisez les canaux de communication disponibles et non affectés pour vous adresser à vos employés et les informer de la situation. Veillez à ce que vos communications d’urgence soient brèves et directes, et suivez les protocoles de communication établis. En outre, si l’événement est susceptible d’affecter vos clients, vous devez vous assurer qu’ils sont tenus au courant de ce qui arrive et de la manière dont vous vous efforcez de résoudre le problème.
Lorsque vos processus essentiels et vos lignes de communication fonctionnent correctement, votre prochain objectif doit être de restaurer les systèmes endommagés ou compromis. La restauration peut prendre beaucoup de temps, mais si vous avez mis en place un plan de continuité efficace, vous devriez pouvoir traiter les éléments à plus haut risque en premier et retourner à vos activités normales beaucoup plus rapidement.
Certains disent qu’aucun plan ne survit au contact avec l’ennemi. Et bien qu’un plan de continuité des activités robuste et détaillé puisse contribuer grandement à la protection de votre entreprise en cas d’urgence, il est probable que vous devrez parfois l’adapter à des circonstances nouvelles ou inattendues. La phase d’adaptation doit comprendre les étapes suivantes :
Exécutez un processus systématique pour identifier la cause première des problèmes ou événements, ainsi qu’une approche pour les anticiper et y répondre. Cette approche repose sur l’idée qu’une gestion efficace ne consiste pas seulement à éteindre les incendies en cas de problèmes, mais aussi à trouver des moyens de les prévenir.
Évaluez à quel point vos mesures de contrôle ont été efficaces. Il s’agit notamment d’évaluer si les mesures de contrôle ont été conçues de manière efficace et si elles ont fonctionné comme prévu. De nouvelles mesures de contrôle doivent être mises en œuvre là où des lacunes ont été identifiées.