Les lois et les réglementations aident à assurer l’équité des pratiques sur le marché, à protéger les droits des consommateurs et à créer un environnement de travail sécuritaire et équitable. Cela dit, les lois en elles-mêmes ne suffisent généralement pas à faire appliquer le changement, surtout lorsqu’il s’agit de répondre aux exigences d’affaires internes. Souvent, le véritable défi pour les entreprises consiste à comprendre et à respecter les besoins complexes associés à la conformité interne. La conformité d’entreprise est le mécanisme par lequel les entreprises s’assurent que leurs employés et elles-mêmes respectent les normes juridiques et éthiques qu’on attend d’eux. Elle englobe tout, depuis les politiques internes et les programmes de formation aux stratégies d’audit et de mise en application.
Essentiellement, la conformité d’entreprise consiste à mettre en œuvre et à tenir à jour des politiques et des procédures au sein d’une organisation pour veiller à ce que toutes les opérations soient conformes aux normes éthiques de l’entreprise. Bien que certains aspects de la conformité d’entreprise puissent être exigés sur le plan juridique, les entreprises adoptent volontairement de nombreux éléments afin d’améliorer la gouvernance et l’intégrité opérationnelle.
Bien qu’elle puisse parfois sembler restrictive et dicter les paramètres opérationnels au sein d’une entreprise, la conformité d’entreprise consiste essentiellement à protéger l’entreprise contre les risques internes et les manquements à l’éthique. Elle renforce l’intégrité des opérations commerciales par l’élaboration et l’application de politiques et d’infrastructures internes. Ces infrastructures aident à maintenir la réputation et la viabilité opérationnelle d’une entreprise en veillant à ce que chaque action respecte les normes éthiques et les objectifs stratégiques établis. Plus précisément, l’importance de la conformité d’entreprise s’étend aux éléments suivants :
En établissant des directives et des procédures claires, les programmes de conformité d’entreprise décrivent les responsabilités de chaque employé et de l’organisation dans son ensemble. Cette responsabilité permet de s’assurer que toutes les actions sont conformes aux normes juridiques et éthiques, ce qui favorise une culture d’intégrité tout en protégeant l’entreprise contre la prise de décisions potentiellement préjudiciables.
La transparence est essentielle à la conformité, car les politiques exigent une image claire du fonctionnement des entreprises et des mesures qu’elles prennent pour assurer leur conformité aux attentes établies. Cela encourage les entreprises à faire preuve d’une plus grande ouverture au sujet de leurs opérations, de leurs processus décisionnels et de leurs pratiques commerciales. Les initiatives de conformité d’entreprise bien utilisées fournissent aux parties prenantes internes des renseignements plus précis sur le fonctionnement interne de l’organisation. Ce qui est peut-être encore plus important, c’est que la conformité d’entreprise peut aussi améliorer les relations avec les clients, qui accordent de plus en plus d’importance à l’honnêteté et à l’ouverture dans les entreprises avec lesquelles ils font affaire.
La gouvernance d’entreprise, qui met l’accent sur une gestion et une prise de décisions efficaces, est complétée par des programmes de conformité rigoureux qui garantissent que toutes les actions sont conformes à la loi et à l’éthique. Lorsqu’elle est harmonisée, la gouvernance d’entreprise améliore l’efficience et la responsabilité des opérations de l’entreprise.
Sachant qu’ils font partie d’une organisation qui respecte des directives en matière de comportement légal et éthique, les employés peuvent éprouver une fierté accrue du travail qu’ils accomplissent. Ce type d’environnement positif, où la conduite éthique est la norme, contribue également à un sentiment de valeur au sein du personnel, ce qui donne lieu souvent à une satisfaction et à une loyauté accrues au travail.
En assurant le respect des lois et réglementations environnementales, les programmes de conformité d’entreprise peuvent aider les entreprises à réduire leur empreinte écologique et à promouvoir des pratiques commerciales durables. Cet engagement interne à l’égard de la gérance environnementale est crucial pour la santé à long terme de la planète et il cadre avec les attentes croissantes du public et des consommateurs en matière de responsabilité des entreprises.
Bien que la conformité d’entreprise soit souvent plus directement associée aux politiques internes volontaires, des sanctions juridiques peuvent tout de même être associées à la non-conformité dans certains domaines. En s’assurant qu’une entreprise respecte toutes les réglementations pertinentes, les programmes de conformité peuvent réduire le risque de sanctions juridiques.
Un programme de conformité d’entreprise complet intègre tous les aspects de la conformité dans l’ensemble de l’organisation. La portée de cette intégration s’étend de la gestion des réglementations externes et des politiques internes à la formation approfondie des employés. En veillant à ce que chaque service et chaque membre du personnel respectent ces normes, on atténue considérablement le risque de défaillances et d’infractions majeures. Cette harmonisation est essentielle à la santé et à l’efficience globales de l’entreprise.
Dans une perspective élargie, le maintien de la conformité permet aux employés d’effectuer leur travail efficacement, ce qui permet à l’entreprise d’atteindre ses objectifs et de favoriser une culture d’autonomisation et une croissance améliorée. De plus, en cas de poursuite, un solide programme de conformité d’entreprise peut grandement aider l’organisation devant les tribunaux, car il permet de démontrer les mesures prises par l’entreprise pour demeurer conforme et de créer une trace écrite que les professionnels du droit pourront suivre.
Étant donné l’importance de l’enjeu (et de ce qu’il y a à gagner), l’établissement d’un programme de conformité d’entreprise efficace exige une approche délibérée. Voici les principales étapes que les entreprises doivent prendre en considération pour établir et tenir à jour des programmes de conformité d’entreprise efficaces :
Essentiellement, la conformité d’entreprise vise à contrer le risque. Pour ce faire, les entreprises doivent d’abord repérer les secteurs où elles sont les plus vulnérables à la non-conformité. Des évaluations régulières des risques devraient être effectuées pour anticiper les problèmes potentiels, en tenant compte de facteurs comme les résultats de l’audit, l’historique des litiges, les tendances de l’industrie en matière d’application de la loi et la rétroaction des employés. Ces évaluations aideront à établir l’ordre de priorité des ressources et à adapter le programme de conformité pour gérer plus efficacement certains risques.
Une conformité d’entreprise efficace est une responsabilité commune à l’ensemble de l’entreprise, ce qui signifie qu’elle commence par un engagement de la part des dirigeants. Les cadres supérieurs et les autres décideurs clés doivent non seulement appuyer le programme de conformité, mais y participer activement. Ils devraient avoir le pouvoir d’administrer les règles et de demander des comptes au personnel à tous les niveaux. Mais il ne s’agit pas seulement d’assurer la conformité, les dirigeants devraient donner l’exemple en adoptant un comportement éthique, en encourageant une communication ouverte au sujet de la conformité et en renforçant l’intégrité comme valeur fondamentale de l’organisation.
Un code de conduite bien défini devrait décrire clairement l’objectif du programme, les attentes en matière de comportement et les responsabilités. De plus, il faut établir des politiques et des normes détaillées qui portent sur des domaines précis de conformité pertinents pour l’industrie, comme les pratiques anticorruption, l’observation fiscale et la conservation des dossiers.
Lorsque tout le monde a voix au chapitre, l’organisation s’en trouve renforcée. La technologie peut simplifier le processus par lequel les employés signalent les problèmes de conformité, qu’ils soient fondés sur des préoccupations opérationnelles ou des exigences juridiques. Il peut s’agir de soumettre des demandes de conformité, de signaler des plaintes ou de consigner des incidents. De plus, le maintien d’un système fiable de suivi du traitement de chaque rapport ou demande assure un traitement équitable tout en assurant la conservation d’une documentation essentielle qui peut être consultée dans l’éventualité où les actions de l’entreprise seraient remises en question.
Toute personne qui représente l’entreprise à titre officiel est responsable de la conformité. Cela signifie que tous les employés, y compris les dirigeants de l’entreprise et les fournisseurs tiers, doivent avoir reçu une formation approfondie sur les lois, les codes, les politiques et les normes en vigueur. Idéalement, la formation devrait être adaptée à des rôles précis (en particulier pour les secteurs à risque élevé) et devrait être entièrement documentée et faire l’objet d’un suivi. La politique de conformité et les outils de gestion de la formation peuvent simplifier ce processus, en assurant une formation complète et uniforme à l’échelle de l’entreprise.
Un programme de conformité d’entreprise ne doit pas être statique; il s’agit d’un processus dynamique qui exige une évaluation et une amélioration continues. La rétroaction régulière des employés, la surveillance continue de l’efficacité de la conformité et le maintien d’une bonne information sur les réglementations étatiques et fédérales aideront les organisations à préserver leur conformité face aux attentes changeantes. Cette approche continue visant à améliorer la conformité permet de s’assurer que le programme demeure efficace au fil du temps et qu’il s’adapte à l’évolution du contexte commercial et réglementaire.
Les entreprises d’aujourd’hui représentent un grand pouvoir, et lorsqu’elles s’engagent correctement à respecter les politiques et directives internes établies, elles peuvent être un moteur de changement positif. ServiceNow, reconnue comme chef de file dans le rapport Forrester Wave sur les plateformes de gouvernance, risque et conformité (GRC) T4 2023, soutient les organisations qui accordent la priorité à la conformité.
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