Les clients modernes ont de plus grandes attentes envers les entreprises avec lesquelles ils font affaire. En plus de fournir des produits de qualité qui répondent aux besoins des acheteurs, les organisations d’aujourd’hui doivent exercer leurs activités d’une façon éthique et responsable, et avoir une incidence positive sur la scène mondiale.
Mais bien que plusieurs des entreprises les plus importantes d’aujourd’hui aient pris l’initiative d’accorder la priorité à la conscience sociale et à l’intégrité, les modèles de gouvernance plus officiels sont toujours recherchés. Les mandats légaux (sous forme de lois, de directives et de réglementations applicables par les gouvernements fédéraux et étatiques) imposent des normes strictes et mesurables pour les entreprises, qui permettent de s’assurer que les organisations qui exercent leurs activités dans des juridictions précises le font d’une manière sécuritaire, juste et conforme aux attentes établies.
Les lois ne sont évidemment pas statiques; elles évoluent et changent constamment. Les entreprises doivent donc rester pleinement informées des mises à jour apportées aux réglementations pertinentes pour ne pas être pénalisées. Pour protéger leurs intérêts et garantir qu’elles exercent leurs activités dans le respect de la loi, les organisations de chaque secteur sont assujetties à la conformité réglementaire.
Les entreprises existent pour répondre aux besoins des clients et générer des revenus. La conformité réglementaire les aide à atteindre ces objectifs. Le non-respect des lois réglementaires entraîne généralement des amendes coûteuses, des poursuites judiciaires et des enquêtes, toutes susceptibles d’avoir des répercussions sur les profits et d’empêcher l’entreprise de mener ses activités. La conformité est également essentielle au maintien de la réputation d’une entreprise. Dans une ère où l’information est rapidement communiquée, toute erreur de conformité à la réglementation peut rapidement être rendue publique, nuisant ainsi à l’image d’une marque et brisant la confiance des consommateurs.
Par exemple, la loi Sarbanes-Oxley Act (SOX) souligne le rôle essentiel de la conformité dans le maintien de l’intégrité financière et de la confiance du public envers les entreprises. En tant qu’infrastructure réglementaire, la loi SOX impose des contrôles internes rigoureux et des audits fréquents pour prévenir la fraude financière et assurer l’exactitude des rapports financiers. La loi SOX impute la responsabilité aux plus hauts dirigeants d’entreprise, protégeant ainsi les investisseurs des déclarations financières erronées, et réduit le risque de scandales financiers pouvant ternir la réputation de l’entreprise. De plus, la conformité à la loi SOX favorise la transparence opérationnelle et renforce les protocoles de sécurité des données, ce qui aide les entreprises à éviter les pénalités et les amendes juridiques importantes.
Un autre exemple est la norme NERC-CIP, qui a été créée pour s’assurer que l’infrastructure critique des entreprises des secteurs de l’énergie et des services publics est correctement entretenue et protégée contre les cybermenaces. Nous avons vu les effets désastreux des feux de forêt, qui peuvent se produire lorsqu’une infrastructure n’est pas correctement maintenue, entraînant des poursuites judiciaires et une détérioration de la confiance du public.
Toutefois, la conformité réglementaire ne se limite pas seulement à éviter les sanctions; lorsque la conformité est mise sous la loupe, les entreprises sont plus enclines à innover, particulièrement dans certains secteurs, comme la réglementation environnementale, où la conformité peut favoriser le développement de technologies plus vertes et de pratiques plus durables.
De plus, un programme de conformité performant peut améliorer l’efficacité opérationnelle en simplifiant les processus et en mettant en place des contrôles de sécurité des données plus complets. Puisque les atteintes à la protection des données deviennent plus fréquentes et que les menaces sont plus variées, la conformité aux lois sur la protection des données est essentielle. L’omission de protéger les données sensibles peut causer des dommages irréparables, tant à l’entreprise qu’à ses relations avec ses clients.
En termes simples, les processus et les stratégies de conformité réglementaire orientent les organisations pour les aider à atteindre leurs objectifs. Pour cette raison, les services de gestion de la conformité doivent généralement s’assurer que leur organisation se conforme entièrement à tous les mandats légaux officiels.
L’importance de la conformité réglementaire est mise en lumière par les avantages qu’elle procure; elle peut constituer un avantage concurrentiel. En effet, les entreprises qui mettent en œuvre des programmes de conformité efficaces bénéficient généralement des avantages suivants :
Les programmes de conformité aident les organisations à demeurer informées des lois applicables et à les respecter. Cette approche proactive réduit considérablement le risque d’infractions juridiques, de poursuites judiciaires et de restrictions pouvant interrompre les activités régulières et entraîner des amendes ou d’autres pénalités plus sévères. En veillant au respect des lois, la conformité réglementaire aide les entreprises à éviter les problèmes juridiques indésirables afin qu’elles puissent se concentrer sur leurs principales activités commerciales.
Les consommateurs et les partenaires commerciaux privilégient de plus en plus les entreprises qui réussissent tout en exerçant leurs activités d’une façon éthique et responsable. Par exemple, de nombreux clients choisissent de faire affaire avec des organisations qui démontrent leur respect des critères ESG, plutôt qu’avec celles qui ont un impact négatif sur l’environnement. Ainsi, un bilan solide en matière de conformité améliore l’image de marque et la réputation d’une entreprise. Faire preuve d’un engagement envers la conformité peut devenir une partie importante de l’identité de marque d’une entreprise, en favorisant la confiance et la fidélité des clients, des investisseurs et des employés.
Les programmes de conformité impliquent souvent la mise en œuvre de procédures standardisées et de pratiques exemplaires. Cette standardisation simplifie non seulement les flux de travail, mais aussi le maintien d’un espace de travail plus sûr. Par exemple, la conformité aux réglementations sur la santé et la sécurité au travail assure que l’environnement de travail est exempt de risques injustifiés pour la santé, ce qui réduit les risques d’accident tout en améliorant la productivité générale.
Le respect de la réglementation permet d’uniformiser les règles du jeu sur le marché. En s’assurant que toutes les entreprises respectent les mêmes règles et les mêmes normes, la conformité favorise une concurrence juste et saine. Cela est particulièrement important dans les secteurs où la non-conformité peut fournir un avantage indu, comme le fait de faire des économies pour réduire les coûts.
Un programme de conformité efficace aide les entreprises à atténuer les risques avant qu’ils ne deviennent des problèmes majeurs. Cet aspect de la gestion des risques est essentiel pour maintenir la durabilité et la rentabilité à long terme. En minimisant les risques d’encourir des sanctions juridiques et de subir des dommages à la réputation, et en créant un environnement de travail sécuritaire et efficace, un programme de conformité peut contribuer à la santé financière et à la stabilité d’une entreprise.
Bien que la conformité réglementaire joue un rôle essentiel et offre une gamme d’avantages, elle comporte également certains défis que les organisations doivent surmonter. Plusieurs de ces obstacles découlent de la nature dynamique des réglementations elles-mêmes et de la complexité de leur intégration aux structures et aux cultures commerciales existantes.
Voici quelques-uns des principaux défis :
Puisque les lois évoluent pour s’adapter aux circonstances sociales, la prédiction des tendances réglementaires futures est une tâche ardue. Le paysage juridique pouvant être imprévisible, les organisations investissent parfois dans des outils de prévision de la conformité et participent régulièrement à des analyses comparatives de l’industrie. Rester informé des nouvelles réglementaires et développer un réseau avec les organismes de l’industrie peut également fournir des aperçus utiles sur les changements potentiels à venir.
Le respect constant de la conformité, comme les exigences de la loi SOX et la norme NERC-CIP, implique souvent des dépenses importantes associées aux tests et aux audits. Pour réduire ces coûts, les entreprises peuvent avoir recours à des technologies d’audit évoluées, confier ces mandats à des sous-traitants spécialisés et automatiser les processus de conformité afin de réduire le travail manuel. Ces stratégies contribuent à simplifier les opérations et peuvent potentiellement réduire les dépenses associées aux tests de conformité.
De nombreuses entreprises ont des professionnels dédiés à la gestion de la conformité. Toutefois, cela ne signifie pas que la conformité réglementaire relève uniquement de la responsabilité des chefs et des directeurs de la conformité. Veiller à ce que tous les membres de l’organisation respectent la loi et les normes établies nécessite un changement culturel. Malheureusement, il peut être difficile de développer et de promouvoir une telle culture. Les entreprises peuvent résoudre ces problèmes en obtenant l’appui de la direction quant aux valeurs de conformité, en offrant une formation continue au personnel et en communiquant clairement l’importance de la conformité. Intégrer la conformité aux mesures de performance et récompenser les comportements qui la soutiennent peuvent renforcer davantage cette valeur.
Les professionnels de la conformité peuvent aider les entreprises à assurer le respect de la réglementation. Toutefois, puisque la conformité réglementaire devient une priorité plus importante pour les organisations, la demande croissante limite la disponibilité des candidats potentiels qui ont ces compétences précieuses. Les organisations doivent donc mettre l’accent sur la création de parcours professionnels attrayants pour leurs rôles liés à la conformité, offrir une formation et un perfectionnement continus, et envisager de collaborer avec des établissements d’enseignement pour élaborer des programmes de formation spécialisés en conformité.
En affaires, même les changements les plus positifs peuvent entraîner des perturbations. L’intégration transparente des processus de conformité aux opérations commerciales existantes peut ralentir ou interrompre des processus essentiels. Il est possible de minimiser ces perturbations en utilisant un logiciel d’automatisation et de gestion de la conformité qui permet aux employés de communiquer facilement avec l’équipe responsable de la conformité.
Enfin, un aspect essentiel de la conformité réglementaire consiste à prévoir comment les lois émergentes peuvent avoir une incidence sur l’entreprise. Une analyse détaillée des données est nécessaire pour comprendre et quantifier l’impact des nouvelles réglementations sur les opérations commerciales et la rentabilité. Les entreprises peuvent utiliser des analyses prédictives et des modèles pour évaluer l’impact potentiel des nouvelles réglementations. Des audits et des évaluations d’impact doivent être effectués régulièrement pour évaluer les effets continus de la conformité sur les opérations commerciales.
La conformité réglementaire est un processus continu qui nécessite une planification et une exécution minutieuses. Cela comprend plusieurs étapes clés conçues pour aider les organisations à se conformer aux mandats légaux et propres au secteur. Voici quelques étapes clés de ce processus :
Identifier les réglementations pertinentes
La première étape vers la conformité consiste à identifier les lois et les réglementations qui s’appliquent à l’organisation. Cela comprend la compréhension des règles fédérales, étatiques et municipales qui peuvent avoir un impact direct ou indirect sur les activités ou dicter la façon de les mener. Une compréhension approfondie de ces réglementations permet de s’assurer que tous les aspects pertinents sont couverts et que l’entreprise n’est pas tenue de respecter des normes qu’elle ne connaît pas.
Déterminer les exigences applicables
Une fois toutes les réglementations pertinentes identifiées, l’étape suivante consiste à déterminer les exigences spécifiques de ces réglementations qui s’appliquent à l’organisation. Il s’agit de réaliser une analyse détaillée des réglementations pour comprendre comment elles s’appliquent dans le contexte de l’entreprise et quels changements doivent être mis en place pour assurer la conformité de l’entreprise.
Effectuer un audit interne
Avant de mettre en place de nouveaux processus, il est important d’avoir une image claire de l’état actuel de la conformité réglementaire de l’organisation. Un audit interne peut fournir cette information en identifiant les cas de non-conformité et d’autres lacunes pouvant nécessiter des améliorations. Cela permet d’établir une base de référence à partir de laquelle élaborer ou modifier des processus de conformité.
Recueillir des preuves de conformité pour les audits à venir
Il s’agit de recueillir et d’organiser les preuves des pratiques actuelles en matière de conformité et des mesures correctives qui ont été prises. Cette étape permet de s’assurer que l’organisation dispose de preuves concrètes pour démontrer ses efforts en matière de conformité et d’intégrité opérationnelle, qu’elle peut fournir lors d’audits externes. À cette étape, la tenue de registres et de documents détaillés facilite les processus d’audit et soutient les allégations de conformité lors des prochains examens réglementaires.
Mettre en place et documenter les processus de conformité
Une fois les exigences identifiées et le premier audit effectué, il convient de modifier les opérations internes pour mieux gérer les différents risques. Il s’agit de mettre en place et de documenter clairement les processus de conformité. Cela consiste aussi à fournir des directives claires sur les responsabilités et les objectifs individuels au sein de ces processus et à consigner soigneusement chaque changement pour les communiquer lors des prochains audits.
Offrir une formation sur la conformité
La conformité incombe à l’ensemble de l’organisation; chaque personne a un rôle à jouer. Des séances de formation régulières doivent être offertes pour informer les employés et les parties prenantes des processus de conformité, de leur importance et de toutes les mises à jour des réglementations.
Surveiller et évaluer les modifications apportées aux réglementations
La conformité n’est pas une tâche unique; elle nécessite une attention continue. Puisque la réglementation change souvent, il est important de surveiller ces modifications continuellement pour déterminer si elles s’appliquent à l’entreprise. Lorsque des modifications pertinentes sont identifiées, les organisations doivent intervenir rapidement afin de mettre à jour leurs processus de conformité en conséquence et former le personnel à nouveau, au besoin.
Hormis les processus de base, une organisation peut prendre d’autres mesures pour favoriser une conformité réglementaire efficace. Voici quelques pratiques exemplaires :
Surveiller continuellement le paysage réglementaire pour déceler tout changement. Cela implique de rester informé des réglementations propres au secteur et des changements juridiques plus généraux, au niveau de la juridiction. Ainsi, les entreprises peuvent adapter rapidement et efficacement leurs stratégies de conformité.
Créer un code de conduite en matière de conformité. Ce document doit énoncer l’engagement de l’organisation envers des pratiques justes, sécuritaires et éthiques, qui servent de directives en matière de conformité pour les employés dans leurs activités quotidiennes et leurs prises de décision.
Établir des priorités dans les tests tout en définissant des contrôles. Cela aidera à prévenir une surcharge de contrôles à mesure que le nombre de réglementations augmente. En harmonisant les contrôles pour couvrir plusieurs réglementations, il est possible de minimiser les tests et la maintenance inutiles, ce qui améliore l’efficacité et la facilité de gestion des contrôles.
Il est important d’examiner et de mettre à jour régulièrement la politique de conformité pour s’assurer qu’elle demeure pertinente, en identifiant et en corrigeant ses éventuelles faiblesses et en la modifiant en fonction des plus récents changements réglementaires. Ces examens aident à maintenir une infrastructure de conformité utile et à jour.
Automatiser les activités liées à la conformité. Il s’agit d’un moyen d’améliorer de manière significative l’efficacité et la précision. Les automatisations permettent de surveiller les changements réglementaires, de gérer la documentation et de s’assurer que les processus de conformité sont suivis de façon cohérente dans l’ensemble de l’organisation. Cette approche axée sur la technologie simplifie la gestion de la conformité et réduit le risque d’erreur humaine.
Officialiser l’engagement de l’organisation envers la conformité en rédigeant et en communiquant une politique de conformité réglementaire détaillée.
Une politique de conformité réglementaire est un ensemble formalisé de directives et de procédures établies par une organisation pour assurer le respect des normes juridiques et des réglementations sectorielles applicables à ses opérations. Cette politique permet d’orienter le comportement et les décisions de l’organisation afin qu’elles soient cohérentes avec les exigences réglementaires externes. Une telle politique comporte deux objectifs : Elle vise à prévenir les infractions juridiques pouvant entraîner des sanctions tout en cherchant à préserver l’intégrité et la réputation de l’organisation aux yeux des organismes de réglementation, des clients et du public.
La politique décrit généralement les lois et les réglementations spécifiques applicables à l’entreprise, détaille les responsabilités et les attentes des employés à tous les niveaux et décrit les processus de surveillance et de production de rapports sur la conformité. Il peut s’agir de protocoles pour des audits réguliers, de programmes de formation pour le personnel et de méthodes pour gérer et corriger les manquements à la conformité. En définissant clairement ces aspects, une politique de conformité réglementaire contribue à créer une culture de conformité au sein de l’organisation, en veillant à ce que toutes les activités soient menées dans le respect du cadre juridique et des normes éthiques établies par les organismes de réglementation.
Selon l’emplacement du siège social d’une entreprise et de sa clientèle, une organisation doit potentiellement connaître de nombreuses réglementations locales, étatiques, fédérales et étrangères. De plus, certaines industries sont souvent régies par leurs propres ensembles de lois et de normes; les réglementations propres à un secteur doivent également être incluses dans toute initiative de conformité réglementaire.
Bien qu’il soit recommandé que chaque entreprise réalise une évaluation détaillée des réglementations régissant son propre secteur d’activité, voici quelques réglementations sectorielles importantes à connaître :
Loi SOX : cette loi a été adoptée à la suite de scandales financiers comme Enron et WorldCom. La loi SOX exige l’instauration de réglementations rigoureuses en matière d’audit et de finance pour protéger les actionnaires et le public des erreurs comptables et des pratiques frauduleuses.
Loi FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act) : pour les établissements d’enseignement et les autres organisations qui recueillent des données sur les élèves.
Lois HITECH (Health information Technology for Economic and Clinical Health) et HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) : pour les fournisseurs de soins de santé et les autres entreprises ou groupes qui recueillent, stockent ou transfèrent des données numériques sur les patients.
Norme de sécurité de l’industrie des cartes de paiement (PCI-DSS) : pour les processus de paiement, les entreprises et les groupes qui stockent et transfèrent des données financières numériques.
NIST Risk Management Framework : élaboré par le National Institute of Standards and Technology (NIST), cette infrastructure fournit un processus complet qui intègre les activités de gestion de la sécurité, de la confidentialité et des risques. Il est utilisé par les organismes fédéraux américains et d’autres entités pour aider à gérer les risques liés à la sécurité informatique.
Normes NERC Critical Infrastructure Protection : appliquées par la North American Electric Reliability Corporation (NERC), ces normes sont conçues pour sécuriser les actifs nécessaires à l’exploitation du système électrique en bloc de l’Amérique du Nord. Elles couvrent les actifs physiques et informatiques essentiels à un réseau électrique fiable.
Loi California Consumer Privacy Act de 2018 (CCPA) : cette loi défend les droits des résidents de la Californie concernant leurs données personnelles et impute des responsabilités en matière de protection des données aux entreprises qui recueillent ou vendent de telles informations.
Règlement général sur la protection des données (RGPD) : un règlement essentiel pour les entreprises qui exercent leurs activités dans l’Union européenne ou qui traitent les données des résidents de l’UE. Le RGPD est reconnu pour ses exigences strictes en matière de protection des données, offrant aux personnes un contrôle important sur leurs données personnelles et imposant de lourdes sanctions en cas de non-conformité.
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