Un PMO peut être un groupe interne ou un groupe externe embauché pour gérer des produits. Les PMO diffèrent des autres aspects d’une équipe de gestion de projets. Les PMO ont un large champ d’application et sont composés de personnes issues de nombreuses disciplines. Ils sont responsables des normes de gestion de projets plutôt que d’un projet individuel. Le bureau comprend généralement un mélange de professionnels de l’informatique, de la planification, des finances et de la gestion des risques qui collaborent pour s’assurer que tous les projets répondent aux résultats organisationnels définis.
Toutes les organisations n’ont pas besoin d’un PMO, mais chacune a besoin d’un gestionnaire de projet. Le gestionnaire de projet est la personne responsable du contrôle global et de la réussite des projets. Les gestionnaires de portefeuille supervisent tous les projets et programmes d’une organisation, mais se concentrent sur les objectifs globaux et sur la manière dont les projets et les programmes s’alignent sur ces objectifs.
Un PMO conserve la documentation sur les projets et fournit des orientations et des mesures clés pour l’exécution des projets sous sa gouvernance. Très souvent, le PMO est également responsable de la budgétisation et du financement des projets relevant de sa compétence.
L’utilisation d’un PMO dans une organisation peut être bénéfique pour les stratégies de gestion de projets et l’entreprise. Dans l’ensemble, un PMO peut fournir une supervision et une planification de haut niveau à une entreprise. La gestion de projets est supervisée, et il existe des procédures standard pour l’organisation.
Voici trois autres façons dont les PMO peuvent être utiles et apporter une réelle valeur ajoutée à une entreprise :
Avec un PMO, toutes les personnes travaillant sur des projets dans l’entreprise disposent de méthodes et de procédures standardisées claires. Un PMO définit et maintient les normes de gestion de projets de l’entreprise, ce qui permet aux gestionnaires de projet et aux autres membres de l’équipe de gestion de projets de connaître plus facilement les procédures approuvées. Un PMO standardise ces éléments et simplifie le processus.
La standardisation des procédures par un PMO offre une occasion unique de procéder à un alignement organisationnel. Le service ou le groupe du PMO peut s’assurer que les normes et procédures de gestion de projets sont alignées sur l’objectif global de l’entreprise, sa trajectoire et les autres objectifs liés aux produits. L’alignement organisationnel permet également de s’assurer que les projets apportent une réelle valeur ajoutée. Un PMO est également dans une position unique pour signaler les similitudes entre les projets afin d’éviter un trop grand chevauchement ou une perte de ressources. Chaque projet peut ainsi être aligné sur les autres et sur l’objectif de l’entreprise.
L’une des responsabilités d’un PMO est d’identifier et de former les gestionnaires de projet. Le fait qu’un PMO assume cette responsabilité permet à une organisation de disposer de gestionnaires de projet mieux formés et plus qualifiés. Au lieu de confier la formation à une personne ayant peu d’expérience dans la gestion de projets, un service créé uniquement pour la gestion de projets peut s’assurer que la formation a bien lieu et qu’elle est de grande qualité. Ainsi, les entreprises qui disposent d’un PMO (ou qui font appel à un PMO) peuvent avoir de meilleurs gestionnaires de projet.
Toutes les entreprises n’ont pas de PMO, et tous les PMO ne se ressemblent pas. Il n’existe pas de norme pour la mise en place d’un PMO. Il existe néanmoins des formes communes de PMO dans le cadre de la stratégie de gestion de projets d’une organisation. Voici deux des formes les plus courantes qui illustrent les différents rôles qu’un PMO peut jouer au sein d’une entreprise.
Un type courant de PMO est le PMO de soutien ou de conseil. Un PMO de soutien rassemble tous les projets d’une organisation, fournit les pratiques exemplaires pour les projets, ainsi que des modèles et des formations, mais de manière plutôt consultative. Ce type de PMO peut être externe; il peut également faire partie d’un PMO spécifique à un service, à une région ou à une division.
Un PMO directif dispose d’un niveau élevé de contrôle de gestion et du pouvoir de faire appliquer les normes et les pratiques de l’organisation. Essentiellement, un PMO directif est l’autorité centrale de l’organisation en matière de gestion de projets. Alors qu’un PMO de conseil peut se contenter de fournir des conseils sur les pratiques exemplaires pour un projet particulier, un PMO directif a le pouvoir d’imposer l’utilisation des pratiques exemplaires pour ce projet.
Les PMO jouent un rôle important dans la gestion de projets. Lorsqu’une organisation fait appel à un PMO, elle bénéficie généralement de trois types principaux de rôles et de responsabilités : l’orientation, la documentation et la production de rapports.
Les PMO peuvent fournir une orientation sur les stratégies et les outils de gestion de projets. Ils fournissent notamment une orientation sur les méthodologies et les pratiques exemplaires en la matière. Voici quelques-unes des méthodologies et des infrastructures de gestion de projets les plus courantes et les plus utiles pour lesquels les PMO peuvent apporter leur aide :
- Modèle Agile
Le modèle Agile est une approche itérative de la planification et de l’orientation des processus de projet, qui les décompose en cycles plus petits appelés sprints. Il est flexible et puissant.
- Modèle en cascade
Avec le modèle en cascade, toutes les tâches s’enchaînent, comme une cascade. Le calendrier nécessite une planification minutieuse, mais le flux peut faire avancer les projets efficacement.
- Méthode Scrum
La méthode Scrum est similaire à la méthode Agile, mais ses livrables sont dus tous les 30 jours. C’est une excellente méthode pour les équipes qui ont des difficultés à être productives.
- Six Sigma
Six Sigma est une méthodologie utilisée pour améliorer les processus en éliminant ce qui est considéré comme des défauts. L’objectif est de réduire les erreurs de toute nature pour obtenir une précision maximale et des produits de grande qualité.
L’un des rôles importants d’un PMO est la documentation. Les PMO fournissent une orientation et des pratiques exemplaires pour la gestion de projets, et les pratiques exemplaires sont tirées de projets antérieurs. Lorsque les PMO maintiennent une documentation sur les projets, ils peuvent prendre de meilleures décisions et faire de meilleures prévisions sur le fonctionnement et l’efficacité à adopter pour un projet particulier. La documentation permet de guider la pratique.
Les rapports des PMO sont un outil précieux pour la réussite de la gestion de projets. La production de rapports permet de maintenir les projets sur la bonne voie et de tenir les parties prenantes informées de leur avancement. Lorsqu’un PMO gère la production de rapports, il peut suivre l’avancement du projet, informer toutes les parties prenantes et rendre compte du projet à la direction. Cela réduit la charge de travail des membres du projet en matière de production de rapports, tout en permettant de maintenir le projet sur la bonne voie du début à la fin.
Les PMO peuvent apporter de nombreux avantages à l’entreprise et assumer de nombreux rôles et responsabilités importants, mais ils peuvent aussi poser des défis. Ces défis peuvent être difficiles à relever, mais ils peuvent tous l’être pour les entreprises qui souhaitent tirer profit d’un PMO pour réussir leur gestion de projets. Voici quatre des défis les plus courants que posent les PMO et comment les surmonter.
Un PMO n’est utile que s’il communique avec les membres de l’équipe travaillant sur le projet. Si la communication entre le PMO et les membres de l’équipe est insuffisante, l’équipe ne bénéficie pas des connaissances et des normes que le PMO peut lui apporter. Pour surmonter ce défi, il est important de prévoir plusieurs voies de communication et des bilans réguliers entre le PMO et les membres de l’équipe.
Pour certaines entreprises, il est préférable que le gestionnaire de projet fasse office d’intermédiaire, ce qui peut être efficace à condition qu’il y ait une communication régulière.
La dotation en personnel des PMO est particulièrement importante pour la réussite d’un PMO. Un défi se pose lorsque les équipes du PMO manquent des compétences nécessaires pour apporter une réelle valeur ajoutée à l’équipe de gestion de projets. La solution pour surmonter ce défi consiste à sélectionner avec soin des équipes qui possèdent les compétences nécessaires pour assumer les rôles et les responsabilités d’un PMO. De nombreuses entreprises recrutent des profils très variés.
Certains PMO n’ont pas de visibilité sur le déroulement des projets et sur les activités des équipes. Ce manque de visibilité limite le potentiel et la valeur que les PMO peuvent apporter. Lorsque les PMO n’ont pas de visibilité, ils ne peuvent pas guider les équipes sur les pratiques exemplaires de gestion de projets applicables à un projet donné. Pour surmonter ce défi, il est important de fournir aux PMO une visibilité sur ce que font les équipes. Cela peut également contribuer à améliorer la communication.
Les conflits peuvent faire échouer tout type de projet. Ne pas résoudre les conflits au sein des équipes peut entraîner de nombreux problèmes avec les PMO. La clé est de fournir des moyens de résoudre les conflits avant qu’ils ne s’aggravent. Atténuer les problèmes dès le début peut permettre aux équipes de rester plus productives et réduire le risque de blocage d’un projet.
Le bon logiciel de PMO s’aligne également sur les objectifs d’affaires. Malheureusement, toutes les entreprises n’utilisent pas le bon logiciel. De nombreuses organisations utilisent Gestion de portefeuille de projet (PPM) comme logiciel de PMO. Mais la vérité, c’est que cette application ne tient pas ses promesses. Il est difficile de développer et de maintenir l’alignement entre les stratégies, les investissements et les résultats malgré l’utilisation de PPM.
C’est pourquoi ServiceNow a créé Gestion de portefeuille stratégique (SPM). Cela permet aux organisations de hiérarchiser et de financer ce qui compte le plus, d’élaborer une feuille de route pour orienter les investissements, de communiquer des plans et de suivre les progrès. SPM permet aux équipes de planifier les travaux et de les exécuter selon n’importe quelle méthode tout en consolidant et en centralisant les demandes de l’entreprise. Ce logiciel de PMO peut aider les organisations à surmonter les défis et à profiter des avantages d’un PMO solide.
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