Afin de suivre le rythme de la demande et des attentes dans les marchés de plus en plus concurrentiels, les organisations modernes font face à une pression toujours plus importante pour livrer leurs projets à temps, respecter le budget et maximiser l’utilisation des ressources dont elles disposent. Ce défi est aggravé par la nécessité d’équilibrer plusieurs projets, de gérer l’insuffisance des effectifs et de s’adapter aux priorités changeantes. Sans une stratégie claire de gestion efficace des ressources, les entreprises risquent de manquer d’efficacité et de passer à côté d’occasions, ce qui finit par nuire à leurs résultats financiers.
Une approche ciblée de la gestion des ressources peut être la réponse.
Au fond, la gestion des ressources est une approche conçue pour s’assurer que les actifs de l’entreprise sont appliqués au moment et à l’endroit où ils auront le plus d’impact positif. Ces ressources peuvent être tangibles (comme les équipements et le capital) ou intangibles (comme le temps et les compétences des employés). Une gestion efficace des ressources consiste en plusieurs processus clés qui, ensemble, optimisent la façon dont les ressources sont gérées.
Les trois éléments clés de la gestion des ressources sont les suivants :
Cela comprend le suivi et l’évaluation de la façon dont les ressources sont utilisées. En surveillant l’utilisation des ressources de près, les décideurs peuvent identifier les inefficacités, les goulots d’étranglement et les secteurs où les ressources sont sous-utilisées ou surutilisées. Cette surveillance est essentielle au maintien d’aperçus à jour sur la performance des ressources, ce qui favorise une meilleure planification à long terme.
L’attribution consiste à répartir les ressources disponibles d’une manière qui concorde avec les objectifs fixés. Elle permet de s’assurer que les ressources sont attribuées aux bonnes tâches et aux bonnes équipes, en équilibrant les charges de travail et les priorités afin d’améliorer la productivité. Une attribution adéquate permet de s’assurer que les projets critiques reçoivent les ressources dont ils ont besoin, tout en évitant la surattribution.
L’approvisionnement est le processus d’acquisition et de mise à disposition des ressources pour répondre aux exigences du projet. Il s’agit d’obtenir les bons outils, le bon personnel et les autres ressources nécessaires pour assurer la réussite du projet. L’approvisionnement en ressources permet de s’assurer que tous les composants essentiels sont en place avant le début des travaux.
Quels sont les avantages de la gestion des ressources?
Une gestion efficace des ressources apporte plusieurs avantages clés. En voici une liste non exhaustive :
L’avantage le plus évident de la gestion des ressources est la capacité de tirer le maximum des ressources disponibles. L’utilisation des ressources tient compte des ressources humaines et non humaines, en comparant la disponibilité à l’utilisation afin de déterminer où les ressources sont sous-utilisées, où elles sont surutilisées et où elles pourraient être mieux équilibrées pour une efficacité accrue.
En ce qui concerne les ressources humaines, l’utilisation des ressources permet de s’assurer que les équipes et les individus sont constamment mis au défi et qu’ils ont suffisamment de tâches pour les garder occupés, sans les surcharger et sans risquer d’épuisement professionnel.
La gestion des ressources consiste à créer un plan transparent et documenté décrivant les ressources et les affectations. Grâce à une vue claire des tâches et des responsabilités mise à jour en temps réel, chaque membre de l’équipe peut facilement voir qui travaille sur quoi, quelles ressources sont attribuées et quelles ressources sont disponibles. Cela améliore la communication, élimine les malentendus associés à la surréservation et aux changements répétés de statut des tâches, et augmente la précision des mises à jour de statut.
L’amélioration de la communication grâce à une transparence accrue permet à tous de rester informés et à jour. Cela améliore l’engagement des employés et la confiance des parties prenantes.
Souvent, pour ne pas dire toujours, les organisations doivent gérer plusieurs projets répartis entre un grand nombre d’équipes et de services, en essayant de tenir compte de centaines de tâches différentes et des ressources associées. Si elles accordent une attention accrue à un projet en particulier, l’attention qu’elles portent aux autres projets diminue, ce qui peut conduire à une mauvaise gestion. La gestion des ressources permet aux organisations d’élargir leurs horizons, et d’avoir une vue d’ensemble complète de tout et de tous.
Une vue d’ensemble précise permet aux décideurs de voir exactement où en est chaque projet, les échéances qui approchent et le travail qui doit être fait pour assurer sa réussite. Elle permet un suivi en temps réel et donne à la direction plus de contrôle sur les actions quotidiennes et à long terme. Elle fournit également une image plus claire de l’utilisation totale des ressources, ce qui permet de mieux prévoir les besoins en ressources pour les initiatives ultérieures.
Des prédictions précises et des estimations justes peuvent faire la différence entre la réussite et l’échec. La gestion des ressources améliore la capacité d’une organisation à prédire de manière fiable les besoins futurs et à résoudre les complications avant qu’elles ne se transforment en véritables problèmes. En ayant une vue d’ensemble claire de l’emplacement et de l’utilisation des ressources, les chefs de projet ont un aperçu précis des chronologies. Ils peuvent ainsi appliquer ces connaissances à des projets futurs, pour des prévisions de planification et d’utilisation des ressources plus précises.
Dans le même esprit, des chronologies plus claires signifient que les organisations peuvent mieux se préparer aux goulots d’étranglement des projets, et prendre des mesures tôt pour compenser les temps d’arrêt prévus, les jours fériés et d’autres événements perturbateurs.
La gestion des ressources aide à réduire les temps d’inactivité et la surutilisation, en veillant à ce que les ressources soient constamment utilisées sans pour autant être surchargées. Grâce à une visibilité en temps réel sur la capacité et la disponibilité des ressources, les gestionnaires de ressources peuvent mieux attribuer les tâches, ce qui réduit les temps d’arrêt entre les projets. Cet alignement des ressources sur les besoins du projet augmente la productivité, et permet aux employés et aux actifs de rester pleinement engagés.
L’amélioration des estimations et des prévisions mène tout naturellement à une amélioration de la réussite du projet. La gestion des ressources aide à attribuer des coûts réels précis aux projets, simplifiant ainsi l’attribution et le suivi des ressources. Combinés, ces avantages et les autres avantages précédemment abordés se traduisent naturellement par une augmentation des marges de profit.
En d’autres termes, une gestion améliorée des ressources mène tout naturellement à une amélioration du succès de l’entreprise.
Les facteurs essentiels à la création d’un plan de gestion des ressources sont les suivants :
Les ressources sont la principale préoccupation lors de la création d’un plan de gestion des ressources. Par conséquent, durant les premières phases de la planification des ressources, la majorité du temps doit être consacrée à la création d’une liste détaillée de l’ensemble des personnes, compétences, outils et autres ressources nécessaires à la réussite du projet. Soyez rigoureux; plus cette liste est précise, plus elle sera utile pour le plan de gestion des ressources.
Les périodes d’utilisation de chaque ressource aident à établir les échéanciers. Évaluez, autant que possible, le temps nécessaire pour chaque ressource, et utilisez cette information pour fixer les échéances et les chronologies.
Une planification efficace de la gestion des ressources ne comprend pas que des contraintes liées à la portée, aux échéanciers et aux coûts; elle doit également intégrer des hypothèses intelligentes et éclairées. Ces hypothèses peuvent porter sur les ressources disponibles et le moment où elles le seront, mais elles doivent être clairement identifiées comme des hypothèses dans le plan. Cela permettra de les distinguer des contraintes plus fiables qui doivent servir de base au plan.
Enfin, un plan de gestion des ressources efficace attribuera clairement les rôles et les responsabilités de toutes les ressources humaines qui font partie de la stratégie. Des affectations sans ambiguïté permettent de s’assurer que toutes les personnes concernées savent qui est responsable de quoi et à quel moment elles peuvent s’attendre à ce que les tâches soient effectuées.
La première phase de la gestion des ressources consiste à identifier et à attribuer les ressources, à tenir compte des frais et autres coûts, et à obtenir l’approbation des clients ou des décideurs concernés. En s’inspirant de projets antérieurs similaires, les chefs de projet peuvent établir des estimations plus précises des besoins en ressources.
Au cours de la deuxième phase de la planification des ressources, le chef de projet commence à examiner les tâches à effectuer dans le cadre du projet et à les associer aux ressources identifiées à la phase précédente. En ce qui concerne les ressources humaines, assurez-vous que les tâches sont attribuées non seulement en fonction de la disponibilité, mais aussi en fonction des compétences et des capacités.
Une fois les ressources attribuées, l’étape suivante consiste à déterminer le temps requis pour chaque tâche et à créer des échéanciers en conséquence. Lorsque vous prévoyez ce temps, faites attention à ne pas sous-charger ni surcharger l’échéancier; trop peu de travail démotive les employés, tandis que trop de travail peut entraîner un épuisement professionnel.
En tenant compte des autres engagements et demandes en matière de ressources ainsi que des objectifs du projet actuel, le chef de projet travaille ensuite à planifier officiellement l’utilisation des ressources pour des tâches précises. Le fait de planifier l’utilisation des ressources aide à estimer les dates d’achèvement avec précision.
Il est courant de dire qu’aucun plan ne survit au contact de la réalité. C’est pourquoi la surveillance des projets est un aspect essentiel de la planification de la gestion des ressources. Consultez régulièrement l’outil de gestion des ressources et comparez la performance réelle avec les estimations d’attribution des ressources établies. S’il y a des goulots d’étranglement, un mauvais alignement des ressources, des domaines dans lesquels le projet est bloqué ou d’autres problèmes, une surveillance constante permettra au chef de projet d’identifier et de résoudre ces problèmes avant qu’ils ne puissent faire dérailler le projet.
Une fois le projet terminé, la dernière étape de la création d’un plan de gestion des ressources est la rétrospective. Examinez les estimations établies au cours des premières étapes de planification et comparez-les aux ressources réellement utilisées. Identifiez les points sur lesquels les estimations pourraient être améliorées et ceux sur lesquels les ressources ont pu avoir une performance différente de celle prévue. C’est à ce stade que les chefs de projet peuvent améliorer leur approche pour les projets futurs. Il est donc important de passer en revue et d’examiner tous les facteurs.
Les méthodes traditionnelles de planification statique ne suffisent plus à gérer des projets complexes dont les besoins évoluent constamment. Les algorithmes de planification dynamique deviennent indispensables, car ils permettent d’apporter des ajustements en temps réel en fonction de la disponibilité actuelle des ressources, des compétences et des capacités. Ces outils avancés permettent aux gestionnaires de ressources d’attribuer plus efficacement le personnel et les actifs, améliorant ainsi les résultats globaux du projet en réagissant immédiatement aux perturbations et aux autres changements.
Les outils de veille économique jouent un rôle de plus en plus important dans la gestion des ressources, en fournissant des aperçus appuyés par des données qui aident les décideurs à planifier plus efficacement. Grâce aux tableaux de bord et aux rapports en temps réel, les gestionnaires de ressources bénéficient d’une vue claire de la disponibilité des ressources, des demandes de projet, des lacunes en matière de compétences, etc. Ce niveau de visibilité accru favorise des décisions plus éclairées en matière d’attribution des ressources.
L’intelligence artificielle est intégrée à de plus en plus de fonctions de gestion, et l’IA prédictive révolutionne la façon dont les organisations prévoient les besoins en ressources. Plutôt que de se fier à des données statiques ou à des suppositions manuelles, les outils d’IA analysent de grandes quantités d’information pour identifier des modèles et des tendances, fournissant ainsi des prévisions très précises pour les futures demandes de projet. Cette capacité permet aux organisations de prendre des décisions basées sur les données en matière de dotation en personnel et d’attribution des ressources.
Alors que la gestion des ressources était autrefois un ensemble de tâches entièrement manuelles, les organisations modernes adoptent de plus en plus d’outils d’hyperautomatisation pour identifier et attribuer les ressources plus rapidement et plus précisément. Cela permet de réduire le fardeau administratif. Les systèmes automatisés soutiennent également les chronologies des projets en veillant à ce que les ressources soient identifiées et attribuées rapidement, ce qui améliore l’efficacité et réduit les dépenses.
L’efficacité de la gestion de projets repose sur la capacité d’une organisation à attribuer, à répartir et à orienter correctement les ressources. Cependant, plus les projets sont complexes, plus la gestion des ressources est difficile et exigeante, ce qui signifie que les entreprises doivent s’appuyer sur des solutions logicielles de gestion des ressources adaptées. L’application Gestion des ressources de ServiceNow, qui fait partie de Gestion de portefeuille stratégique (SPM) de ServiceNow, organise et simplifie cet aspect de la gestion de projets. Le résultat final? Des prévisions précises en matière de ressources, une transparence en temps réel et une attribution améliorée de toutes les ressources et de tous les projets.
Gestion des ressources de ServiceNow comprend les fonctionnalités suivantes :
- Ensemble d’utilitaires d’attribution des ressources
Cet ensemble d’utilitaires fournit des aperçus visuels détaillant les demandes et les attributions de ressources. - Plan de ressources
À l’aide de cette fonctionnalité, les chefs de projet peuvent utiliser des données pertinentes pour créer des plans détaillés de gestion des ressources pour n’importe quel projet. - Plans de ressources opérationnels
Les gestionnaires de ressources disposent d’une seule interface utilisateur pour gérer tous les plans de ressources, qu’ils soient basés sur les tâches ou opérationnels. - Rapports sur les ressources
Des rapports fiables et axés sur les données partagent des mises à jour en temps réel liées à l’utilisation des ressources. - Portail Feuille de temps
Grâce à cette fonctionnalité, les ressources humaines peuvent enregistrer quotidiennement le temps consacré aux tâches, même sur des appareils mobiles, et soumettre ces feuilles de temps en un seul clic.
Ces fonctionnalités, parmi d’autres, permettent aux chefs de projet de profiter d’une série d’avantages, notamment :
- Affichage de la disponibilité des ressources
Gestion des ressources de ServiceNow fournit des informations en temps réel sur toutes les ressources disponibles. - Amélioration de la gestion des ressources
En travaillant au sein d’une seule application centralisée offrant une gestion cohérente des ressources à toutes les personnes, tous les projets et tous les systèmes pertinents, les organisations profitent de résultats plus précis et d’aperçus plus clairs. - Alignement des ressources sur les exigences
Gestion des ressources de ServiceNow adapte les ressources aux besoins d’entreprise, en utilisant des calendriers, des échéanciers, une attribution flexible et d’autres outils et intégrations.
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