La gestion du travail est la coordination stratégique des flux de travail, des tâches et des ressources aux fins d’optimisation de la productivité, de l’efficacité et de la collaboration au sein d’une entreprise. Cela englobe la planification, l’organisation, la hiérarchisation et le suivi du travail afin d’atteindre les objectifs de manière efficace.
La gestion du travail englobe toute une série de méthodes et d’approches visant à garantir l’efficacité de l’exécution des tâches, de l’achèvement des projets et de la productivité globale. Voici quelques types de gestion du travail.
La gestion de projet englobe la planification, l’exécution et la supervision de tâches ou d’initiatives précises avec des objectifs, des échéanciers et des budgets définis. Cela garantit que les projets élaborés sont ventilés en étapes que l’on peut gérer, attribuer aux personnes ou aux équipes appropriées, et surveiller afin d’obtenir les résultats voulus.
La gestion du temps vise à optimiser la façon dont les personnes répartissent leur temps entre les tâches et les activités. Cela nécessite de fixer des priorités, de créer des calendriers et d’employer des techniques pour améliorer la productivité et minimiser les distractions, ce qui permet de mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle et d’améliorer l’efficacité.
La gestion des ressources concerne l’affectation et l’utilisation des actifs d’une entreprise, notamment les ressources humaines, les finances, les équipements et le matériel. Une gestion efficace des ressources permet de s’assurer que les bonnes ressources sont disponibles au bon moment pour répondre aux besoins des projets et des activités.
La gestion des processus englobe la conception, la mise en œuvre et l’amélioration des flux de travail et des procédures au sein d’une entreprise. Elle vise à simplifier les activités, à éliminer les inefficacités et à améliorer la qualité en normalisant et en optimisant les processus.
La gestion des relations avec les clients se concentre sur l’établissement et le maintien de relations solides avec les clients. Cela englobe des stratégies, des outils et des pratiques visant à améliorer la satisfaction, la fidélité et l’engagement à long terme des clients.
La veille économique englobe la collecte, l’analyse et l’interprétation des données pour permettre la prise de décisions éclairées. Cela englobe l’utilisation d’outils et de technologies de veille économique pour transformer les données brutes en informations précieuses qui guident la planification stratégique et l’amélioration du rendement.
La perspective commerciale dans la gestion du travail consiste à aligner toutes les activités liées au travail sur les objectifs généraux de l’entreprise. Elle met l’accent sur l’importance d’une vision globale du travail, qui tient compte de son impact sur les résultats, de la satisfaction des clients et de la viabilité à long terme de l’entreprise. Une gestion efficace du travail garde toujours à l’esprit le contexte plus large de l’entreprise, ce qui garantit que tous les efforts contribuent au succès de celle-ci.
Les entreprises font face à toutes sortes de défis, qu’il s’agisse de charges de travail considérables, d’avancées et de complications technologiques, de données numériques, du service à la clientèle, de l’attribution des ressources, de la gestion des employés et de bien d’autres facteurs. La gestion du travail englobe toutes ces responsabilités et permet aux entreprises de tirer le maximum de chaque optimisation ou processus, notamment en créant des flux de travail réutilisables que chaque équipe peut exploiter. Voici quelques-uns des avantages et des effets positifs les plus importants d’une gestion du travail bien exécutée :
Optimisation de la productivité
Une gestion efficace du travail permet de simplifier les tâches et les projets, d’améliorer la productivité, de minimiser les retards et d’augmenter le rendement.Utilisation des ressources
La gestion du travail maximise l’efficacité des ressources, en répartissant judicieusement les ressources humaines, financières et technologiques afin de minimiser les gaspillages et d’optimiser le potentiel.Adaptabilité
La gestion du travail permet également aux entreprises de s’adapter rapidement à des conditions changeantes et de conserver un avantage concurrentiel dans un environnement commercial dynamique.Assurance qualité
Les entreprises peuvent obtenir des résultats de qualité constante en établissant et en améliorant les processus et en renforçant la satisfaction des clients.Atteinte des objectifs
La gestion du travail aligne tous les efforts sur les objectifs stratégiques, ce qui facilite le suivi des progrès et la réalisation des objectifs.Collaboration et communication
Une gestion efficace du travail favorise la collaboration et clarifie les rôles, ce qui réduit les malentendus et améliore le travail d’équipe.Atténuation des risques
La gestion du travail permet de déceler les problèmes à un stade précoce, ce qui favorise leur résolution proactive et l’atténuation des risques de façon à maintenir les projets sur la bonne voie.Satisfaction des clients
Enfin, la gestion du travail donne la priorité aux besoins des clients, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction grâce à la prestation de services et de produits de haute qualité en temps opportun.
Le processus de gestion du travail peut varier légèrement d’une entreprise à l’autre, mais voici quelques étapes fondamentales qui fonctionnent dans tous les cas lorsqu’on doit élaborer un processus efficace.
La première étape du processus de gestion du travail consiste à déterminer le travail à effectuer. Pour ce faire, on doit déterminer les tâches, les projets ou les initiatives qui correspondent aux buts et aux objectifs de l’entreprise. On doit également déterminer la portée du travail, les ressources nécessaires et les principales parties prenantes concernées. En définissant clairement ce qui doit être accompli, les entreprises peuvent préparer le terrain pour une gestion efficace du travail.
Une fois le travail défini, l’étape suivante consiste à élaborer un plan complet. La planification consiste à fixer des buts et des objectifs clairs, à élaborer des stratégies pour les atteindre, puis à définir les rôles et les responsabilités des membres de l’équipe. Un plan bien conçu comprend également un budget, une évaluation des risques et un calendrier pour l’achèvement du projet. La planification fournit une feuille de route pour l’ensemble du processus de gestion du travail, ce qui garantit que tout le monde est sur la même longueur d’onde et comprend le chemin à suivre.
L’ordonnancement est le processus qui consiste à allouer du temps et des ressources à des tâches précises dans le cadre du plan de travail. Pour ce faire, on doit établir des calendriers, des échéances et des jalons qui permettront de suivre les progrès réalisés. Une programmation efficace prend en compte des facteurs tels que la disponibilité des ressources, les dépendances entre les tâches et les goulots d’étranglement potentiels. Un calendrier bien construit aide les équipes à gérer efficacement leur temps, à respecter les échéances et à rester sur la bonne voie pour atteindre les objectifs du projet.
La documentation du travail est essentielle pour la transparence, la responsabilité et la rétention des connaissances. Cette étape consiste à créer des dossiers, des rapports et de la documentation qui contiennent des informations clés sur le travail effectué. Il s’agit notamment de documenter les objectifs du projet, les mises à jour de l’état d’avancement, les décisions prises, ainsi que tout changement ou problème qui pourrait survenir. Une documentation appropriée garantit que toutes les personnes concernées par le processus de gestion du travail ont accès aux informations essentielles et peuvent les consulter au besoin.
L’analyse est un processus continu, qui se poursuit tout au long du cycle de gestion du travail. Cela nécessite l’évaluation des progrès, de la performance et des résultats par rapport aux buts et aux objectifs fixés. En analysant les données et les indicateurs clés de rendement, les entreprises peuvent déterminer les aspects à améliorer, prendre des décisions éclairées et ajuster leurs stratégies, le cas échéant. L’analyse fournit des informations précieuses qui peuvent guider les futurs efforts de gestion du travail, ce qui mène à une amélioration continue et à une plus grande réussite dans la réalisation des objectifs de l’entreprise.
La gestion du travail et la gestion de projet sont deux disciplines liées mais distinctes, souvent utilisées dans des contextes différents. La différence fondamentale entre la gestion du travail et la gestion de projet réside dans le fait que la gestion du travail est un processus à beaucoup plus long terme en ce qui concerne les besoins, les préoccupations et les flux de travail à l’échelle de l’entreprise, tandis que la gestion de projet est davantage axée sur un projet unique. Penchons-nous un peu plus sur la question.
Dans la gestion du travail, les composants définitifs fonctionnent comme suit :
Portée
La gestion du travail englobe un large éventail d’activités au sein d’une entreprise, notamment les projets, les activités quotidiennes, les tâches de routine et les processus courants.Objectif
Son objectif premier est de veiller à ce que tous les travaux, basés sur des projets ou opérationnels, soient exécutés de manière efficace, en accord avec les objectifs de l’entreprise.Priorité
La gestion du travail se concentre sur l’optimisation des ressources, des flux de travail et des processus dans l’ensemble de l’entreprise, dans le but d’améliorer la productivité et l’efficacité globale.Exemples
Elle nécessite la gestion des tâches de routine, des activités quotidiennes, des initiatives stratégiques à long terme et de l’amélioration continue des processus.
La gestion de projet est un peu différente :
Portée
La gestion de projet est un sous-groupe de la gestion du travail, qui se concentre sur la planification, l’exécution et l’achèvement de projets distincts avec des objectifs, des calendriers et des budgets définis.Objectif
Il s’agit avant tout de veiller à ce qu’un projet soit mené à bien, qu’il atteigne ses objectifs et qu’il produise les résultats escomptés.Priorité
La gestion de projet met l’accent sur les aspects logistiques de la gestion des ressources, des tâches, des calendriers et des risques dans le cadre d’un projet.Exemples
Elle comprend des activités telles que la planification du lancement d’un produit, la construction d’un bâtiment ou la mise en œuvre d’une mise à jour logicielle.
La gestion collaborative du travail décrit une approche plus globale qui combine les principes de la gestion du travail et de la gestion de projet. Elle met l’accent sur la collaboration, la coordination et la communication entre les différents types de travail, qu’il s’agisse d’activités courantes ou de projets distincts. Les outils et les pratiques de la gestion collaborative du travail visent à créer une plateforme unifiée sur laquelle les équipes peuvent gérer les tâches, les projets et les processus tout en favorisant la collaboration et la transparence.
Essentiellement, alors que la gestion du travail couvre un plus large spectre d’activités au sein d’une entreprise, la gestion de projet se concentre sur la planification et l’exécution de projets individuels. La gestion collaborative du travail cherche à combler le fossé entre les deux en offrant une solution globale qui intègre à la fois les aspects de la gestion du travail et de la gestion de projet afin d’améliorer la productivité globale et la collaboration au sein d’une entreprise.
Un système de gestion du travail est un ensemble d’outils de gestion et de logiciels conçus pour simplifier la coordination, la planification, l’exécution et le suivi de diverses tâches et initiatives liées au travail. Ce système fonctionne comme une plateforme centralisée, stratégiquement conçue pour améliorer l’attribution des ressources, simplifier les flux de travail, favoriser la collaboration et accroître l’efficacité globale de l’entreprise.
Les logiciels de gestion du travail offrent plusieurs avantages essentiels aux entreprises dans divers aspects de leurs activités. Voici les principaux piliers des logiciels de gestion du travail et la façon dont ils servent les entreprises.
Les logiciels de gestion du travail simplifient la gestion des tâches en fournissant une plateforme centralisée pour la création, l’attribution, le suivi et la hiérarchisation des tâches. Les entreprises peuvent ainsi bénéficier des avantages suivants :
Efficacité
Cela garantit que les tâches sont organisées et que les membres de l’équipe connaissent leurs responsabilités, ce qui réduit la confusion et les retards.Productivité
Les équipes peuvent se concentrer sur l’accomplissement des tâches plutôt que de passer du temps à coordonner le travail.Visibilité
Les gestionnaires peuvent suivre l’avancement des tâches, détecter les goulots d’étranglement et prendre des décisions éclairées pour maintenir les projets sur la bonne voie.
Les entreprises ne peuvent prospérer sans une communication solide, notamment parce qu’elle influence tous les processus. Une communication efficace est essentielle à la réussite de l’entreprise, et les logiciels de gestion du travail l’améliorent en offrant les avantages suivants :
Collaboration en temps réel
Des fonctionnalités telles que le clavardage, les commentaires et les notifications permettent une communication instantanée entre les membres de l’équipe, même à distance.Transparence
L’historique des communications est souvent enregistré, ce qui permet de conserver une trace claire des décisions et des discussions.Réduction de la surcharge de courriels
La réduction de la dépendance aux courriels pour la communication interne permet d’éviter l’encombrement de la boîte de réception.
Le partage d’informations et de données en toute sécurité est un défi moderne dans le monde d’aujourd’hui, où les appareils et Internet offrent de nombreuses commodités mais aussi des dangers. Les logiciels de gestion du travail facilitent le partage harmonieux des fichiers en incluant les avantages suivants :
Stockage centralisé
Un dépôt centralisé pour les documents et les fichiers facilite l’accès et la collaboration pour les membres de l’équipe.Contrôle des versions
De nombreux systèmes offrent le contrôle des versions, ce qui permet de suivre les modifications et de maintenir l’intégrité des documents.Sécurité
On retrouve souvent des mesures de sécurité visant à protéger les fichiers sensibles et à en contrôler l’accès.
Le suivi temporel est essentiel pour l’efficacité et la gestion des coûts, et les logiciels de gestion du travail peuvent améliorer les capacités et les avantages du suivi temporel par les moyens suivants :
Facturation précise
Cela permet aux entreprises de fournir des factures exactes aux clients en fonction du temps passé sur les tâches ou les projets.Attribution de ressources
Les gestionnaires peuvent évaluer la manière dont le temps est attribué aux différentes tâches et aux différents projets, ce qui permet d’optimiser l’attribution des ressources.Analyse des performances
Les données de suivi temporel permettent d’évaluer la productivité des personnes et des équipes, de déterminer les aspects à améliorer et de prendre des décisions fondées sur des données.
En fin de compte, les logiciels de gestion du travail jouent un rôle essentiel dans la simplification de la gestion des tâches, l’amélioration de la communication, la facilitation du partage des fichiers et l’amélioration du suivi temporel. Ces avantages contribuent collectivement à l’augmentation de la productivité, à l’amélioration de la collaboration et à l’efficacité opérationnelle globale pour les entreprises de toutes tailles, dans tous les secteurs.
La gestion du travail est un terme général qui sous-tend beaucoup de promesses, petites mais ayant un réel impact, et elle peut avoir des significations différentes pour différentes entreprises. Quelle que soit la façon dont une entreprise envisage la gestion du travail, elle doit avoir une approche stratégique qui concrétise sa vision en résultats tangibles. C’est là que la solution Strategic Portfolio Management (SPM) de ServiceNow entre en jeu. SPM permet aux dirigeants de combler le fossé entre la stratégie et les résultats, en veillant à ce que le travail entrepris s’aligne sur les objectifs globaux de l’entreprise.
Grâce à SPM, les entreprises sont en mesure de hiérarchiser, de financer et d’exécuter ce qui compte vraiment, tout en créant une feuille de route claire qui guide les investissements et communique les plans de manière efficace. Cette approche consolidée et centralisée de la gestion de la demande d’entreprise est la pierre angulaire d’une gestion efficace du travail. Apprenez-en plus sur la plateforme SPM de ServiceNow afin de perfectionner votre stratégie de gestion du travail dès aujourd’hui!